PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
2.2. Thực trạng hoạt động KSNB đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế
2.2.1. Trách nhiệm quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng và kho tiền
2.2.1.1. Giám đốc
- Chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng và kho tiền tại Đơn vị.
- Chỉ đạo công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn việc thực hiện nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ trong Đơn vị.
- Trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo quy định; chỉ đạo áp dụng những biện pháp cần thiết chống mất mát, nhầm lẫn; đề phòng trộm cướp, chay nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt và các nguyên nhân khác, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền. Xây dựng phương án bảo vệ trụ sở, Phòng giao dịch, vận chuyển tiền.
- Trực tiếp hoặc ủy quyền Phó Giám đốc: Quản lý và giữchìa khóa một ổ khóa lớp cánh ngoài cửa kho tiền để mở, khóa cửa, giám sát việc nhập, xuất, bảo quản tài sản trong kho tiền; Tham gia kiểm quỹ, kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất của Đơn vị. Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng giữa số tiền tồn quỹ thực tế với số liệu sổ sách kế toán và sổ quỹ của Thủ quỹ. Ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho.
- Quy định các hạn mức (hạn mức giao dịch, hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, hạn mức tồn quỹ trong ngày, hạn mứctồn quỹ cuối ngày) cho từng chức danh trực tiếp thu chi tiền mặt và từng phòng nghiệp vụ có quỹ thuộc Đơn vị.
- Quyết định bằng văn bản giao nhiệm vụ quản lý chìa khóa gian đệm kho tiền cho Thủ kho, Trưởng phòng Ngân quỹ; chìa khóa kho tiền tại Phòng giao dịch cho Trưởng phòng giao dịch, GDV, Thủ quỹ Phòng giao dịch.
2.2.1.2. Trưởng phòng Kế toán
- Chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc nhập – xuất, bảo quản tài sản trong kho tiền.
- Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng theo chế độ kế toán – thống kê, kiểm tra việc mở, ghi chép sổ sách của Thủ quỹ chính, Thủ kho tiền.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Kiểm tra, đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của Thủ quỹ chính, Thủ kho tiền.
- Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánhcửa kho tiền; trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền để giám sát việc nhập, xuất và bảo quản tài sản trong kho tiền.
- Trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó Trưởng phòng: Tham gia kiểm quỹ, kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất của Đơn vị; Kiểm tra, đối chiếu số liệu đảmbảo sự khớp đúng giữa thực tế với sổ sách kế toán và sổ quỹ của Thủ quỹ chính, Thủ kho tiền; Ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho.
2.2.1.3. Thủ kho tiền
- Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối cácloại tài sản bảo quản trong kho tiền.
- Thực hiện việc nhập – xuất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng lệnh của các cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán, hồ sơ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp.
- Mở sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng, thẻ kho và các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác.
- Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng, khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền; áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền; không để ẩm mốc, mối xông, chuột cắn đối với tiền và tài sản trong kho.
- Thực hiện đầy đủ các chế độ, kiểm kê kho, đảo kho, làm các báo cáo nghiệp vụ đánh giá theo định kỳ về tài sản trong kho.
- Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa của cánh cửa gian đệm và một ổ khóa lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khóa cửa gian kho và các phương tiện bảo quản tài sản trong kho tiền (két sắt, tủ sắt, thùng sắt,...)
2.2.1.4. Trưởng phòng Ngân quỹ
- Tổ chức, điều hành và đảm bảo an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền. Quản lý và giám sát hạn mức tiếp quỹ đầu ngày, hạn mức tồn quỹ trong ngày, hạn mức tồn quỹ cuối ngày theo quy định của các phòng nghiệp có quỹ.
-Tham mưu cho Giám đốc về hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý an toàn kho
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Tổ chức việc nhập –xuất, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá,ấn chỉ quan trọng theo quy định.
- Tổ chức và giám sát quá trình kiểm đếm tiền thu theo túi niêm phong của KH túi/thùng chuyên dùng của các Thủ quỹ giao dịch, Thủ quỹ nghiệp vụ và các GDV (nếu có).
- Trực tiếp hoặc ủy quyền cho Phó trưởng phòng: Tham gia kiểm quỹ, kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất; Kiểm tra, đối chiếu số liệu đảm bảo khớp đúng giữa thực tế với sổ sách kế toán và sổ quỹ của Thủ quỹ; Ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê; Ký niêm phong để niêm phong tải/thùng chuyên dùng đựng toàn bộ số tiền không chẵn túi, bao, thùng đã trực tiếp tham gia kiểm quỹ.
- Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa số của cánh cửa gian đệm kho tiền (nếu có) bảo quản tài sản trong giờ nghỉ trưa hoặc tiền đi tiếp quỹ ATM trong ngày nghỉ, ngày lễ.
2.2.1.5. Thủ quỹ chính, Thủ quỹ nghiệp vụ, GDV
- Thực hiện thu chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá đúng chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ.
- Kiểm đếm đầy đủ, chính xác; Phân loại tiền, phát hiện và loại những đồng tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông trong số tiền kiểm đếm. Chịu trách nhiệm tài sản, số lượng, chất lượng đối với tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong phạm vi được giao kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói.
- Bảo quản an toàn tuyệt đối toàn bộ số tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá, giấy tờ coi như cógiá,ấn chỉ quan trọng do mình quản lý.
- Ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác; Đối chiếu toàn bộ các giao dịch phát sinh trên sổ quỹ/nhật ký quỹ và/hoặc liệt kê chứng từ, chuẩn bị toàn bộ số tiền cuối ngày để kiểm quỹ.
- Kiểm quỹ hoặc chứng kiến việc kiểm quỹ cuối ngày theo quy định; Cất toàn bộ số tiền đã kiểm quỹ xong vào tải/thùng chuyên dùng; Dùng niêm phong có đủ chữ ký của các thành viên kiểm quỹ để niêm phong theo quy định.
- Quản lý và giữ 01 chìa khóa két sắt, thùng sắt dùng đựng tiền giao dịch trong ngày thuộc phạm vi trách nhiệm tài sản được giao.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Quản lý và giữ chìa khóa một ổ khóa lớp cánh ngoài/lớp cánh trong cửa kho tiền tại Phòng giao dịch; Trực tiếp mở, khóa cửa kho tiền để giám sát việc xuất nhập và bảo quảntài sản trong kho tiền.
2.2.1.6. Các thành viên Tổ chuyên trách
- Thực hiện việc giao nhận tiền mặt và vận chuyển tiền từ trụ sở Đơn vị đến địa điểm giao nhận và ngược lại theo ủy quyền của Giám đốc.
- Thực hiện vận chuyển hàng đặc biệt theo quy định.
2.2.1.7. Ban quản lý tiền mặt ATM
Giám đốc Đơn vị có quyết định thành lập BQL, gồm các thành viên sau:
-Trưởng/Phó phòng có nghiệp vụ thẻ: Trưởng ban - KSV phòng có nghiệp vụ thẻ: KSV
- GDV phòng có nghiệp vụ thẻ: TTV - Thủ quỹ ATM: Thủ quỹ
Các thành viên trong BQL chịu trách nhiệm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ theo quy định và tuyệt đối không được bàn giao hoặc ủy quyền công việc của mình cho người khác khi chưa có sự chấp thuận bằng văn bản của Giám đốc.
Trưởng ban
- Tổ chức, chỉ đạo, giám sát việc: tiếp quỹ, nạp tiềnvào hộp tiền, kiểm quỹ, nộp quỹ tại trụ sở Đơn vị, sử dụng và quản lý chìa khóa ATM của các thành viên BQL, in số dư tài khoản “Tiền mặt tại ATM” trên hệ thống khi bộ phận đi tiếp quỹ gọi điện báo về.
- Trực tiếp kiểm quỹ cuối ngày toàn bộ số tiền tồn quỹ của BQL
- Ký niêm phong và chứng kiến Thủ quỹ niêm phong số tiền kiểm quỹ cuối ngày.
- Giám sát công tác kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chi tiền của ATM với việc hạch toán trên nhật ký máy, giám sát việc quản lý số dư tài khoản ATM do TTV thực hiện.
- Quản lý chìa khóa dự phong nắp máy của ATM, hộp đựng các chìa khóa két tiền ATM đãđược niêm phong của TQ sau mỗi lần sử dụng tại két sắt của mình.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Kiểm soát viên
- Giám sát việc tiếp quỹ/ nộp quỹ từ quỹ chính về BQL và ngược lại.
- Tham gia quá trình đi tiếp quỹ tại ATM. Chứng kiến TTV mở nắp máy ATM khi đi tiếp quỹ.
- Cùng TTV, TQ ký tên trên niêm phong và chứng kiến Thủ quỹ niêm phong hộp tiền, thùng/tải chuyên dùng.
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa số liệu do TTV khai báo tại ATM với số tiền thực tế tiếp quỹ.
- Chủ động xử lý các sự cố xảy ra tại ATM. Trong trường hợp không thể xử lý được thì báo cáo Trưởng Ban, Ban Giám đốc để có hướng xử lý kịp thời.
- Giữ và quản lý 01 ổ khóa số của két tiền ATM.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng Ban phân công.
Thanh toán viên
- Lập phiếu, hạch toán các bút toán tiếp quỹ, kiểm quỹ, nộp quỹ theo quy định.
- Vận hành các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ tại ATM.
- Kiểm tra đối chiếu dữ liệu chi tiền trên báo cáo, số dư tài khoản tiền mặt của ATM với số tiền kiểm quỹ thực tế.
- Tham gia, chứng kiến việc nạp tiền vào các hộp tiền, tiếp quỹ tại ATM, kiểm quỹ số tiền còn trong các hộp tiền mang về từ ATM, lập biên bản thực trạng các hộp tiền và xử lý khi máy có sự cố cùng KSV và TQ.
- Cùng Trưởng Ban/KSV, TQ ký tên trên niêm phong và chứng kiến TQ niêm phong hộp tiền, thùng/tải chuyên dùng.
- Giữ và quản lý 01 chìa khóa nắp ATM.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng Ban phân công.
Thủ quỹ
- Nhận tiền tiếp quỹ, nộp quỹ theo phiếu hạch toán do TTV lập.
- Lấy các hộp tiền ra khỏi máy để đưa về trụ sở và đặt các hộp tiền mới nạp còn nguyên niêm phong vào máy.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Chịu trách nhiệm nạp đầy đủ, chính xác loại tiền, số tiền trong từng hộp tiền theo quy định đảm bảo đủ tiêu chuẩn lưu thông, không lẫn loại và không có tiền giả;
kiểm đếm tiền và tiếp quỹ trước sự chứng kiến của các thành viên tham gia kiểm quỹ tại Đơn vị.
- Cùng Trưởng Ban, TTV ký tên trên niêm phong để niêm phong hộp tiền, thùng/tải chuyên dùng.
- Tiếp quỹ và tham gia cùng KSV và TTV xử lý khi máy có sự cố liên quan đến tiền tại ATM.
- Giữ và quản lý 01 ổ khóa số (bao gồm mã khóa và chìa khóa định vị) của két tiền ATM. Sau khi sử dụng xong phải niêm phong để bảo quản trong két sắt của Trưởng Ban.
2.2.1.8. Quy định ủy quyền của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầygiao dịch và kho tiền
- Giám đốc được ủy quyền bằng văn bản cho các Phó Giám đốc được thực hiện nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền chịutrách nhiệm trước Giám đốc về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền theo quy định và theo quy định của pháp luật.
- Trưởng phòng Kế toán được ủy quyền bằng văn bản được Giám đốc chấp nhận cho Phó Trưởng phòng thay mình quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về quản lý tài sản và kho tiền theo quy định và theo quy định của pháp luật.
- Trưởng phòng Ngân quỹ được ủy quyền bằng văn bản được Giám đốc chấp nhận cho Phó Trưởng phòng thay mình quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về quản lý tài sản và kho tiền theo quy định và theo quy định của pháp luật.
- Mỗi lần Thủ kho tiền cần nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi họp, đi học
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
thay thế và tổ chức kiểm kê, bàn giao tài sản. Người thay thế chịu trách nhiệm đảm bảo bí mật, an toàn tuyệt đối tài sản và hoạt động nghiệp vụ bình thường trong thời gian được giao nhiệm vụ.
- Trưởng phòng (phòng nghiệp vụ có quỹ/phòng nghiệp vụ không có quỹ) được ủy quyền bằng văn bản được Giám đốc chấp nhận cho Phó Trưởng phòng thay mình quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền trong một thời gian nhất định. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về quản lý tài sản và kho tiền theo quy định và theo quy định của pháp luật.
- Khi hết thời hạn ủy quyền và bàn giao lại tài sản, người được ủy quyền phải báo cáo công việc trong thời gian được ủy quyền bằng văn bản về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền cho người ủy quyền. Người được ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác.
- Giám đốc Đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ không phải là thành viên Ban Giám đốc quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và kho tiền trong các trường hợp đặc biệt và phải báo cáo văn bản cho Tổng Giám đốc ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
Kết luận việc phân chia trách nhiệmquản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá,ấn chỉ quan trọng và kho tiền đãđạt được những mục tiêu sau:
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm giúp mỗi cá nhân hay từng nhóm người xác định được mức độ tự chủ, quyềnhạn của mình trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.
- Công việc này giúp hạn chế thời gian truyền đạt, ra quyết định dễ dàng hơn và đáp ứng yêu cầu của KH tốt hơn.
- Bên cạnh việc tránh chồng chéo trách nhiệm và quyền hạn trong công việc, các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, các sai sót xảy ra có thể phát hiện nhanh chóng, đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ