PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KSNB HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
3.1. Một số đánh giá về Hệ thống KSNB
3.1.1. Về hệ thống KSNB tại Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
Được thành lập theo Nghị định 115/CP ngày 30/10/1962 của Chính phủ, ngày 01/4/1963, Vietcombank chính thức ra mắt và đi vào hoạt động. Ngay từ khi ra đời, tập thể cán bộ, lãnh đạo, nhân viên Vietcombank đã nhanh chóng bắt tay thực hiện những nhiệm vụ đầu tiên của một định chế tài chính mới. Hoạt động trong thời chiến cũng như thời bình, đồng hành với lịch sử phát triển của dân tộc, Vietcombank luôn khẳng định rõ vai trò, vị thế của mình, hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao.
Bước vào tái cơ cấu hoạt động, Vietcombank đã thực hiện thắng lợi các mục tiêu mở rộng đầu tư, hỗ trợ các thành phần kinh tế đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, góp phần vào tăng trưởng kinh tế chung của đất nước.
Trong những năm gần đây, cùng với việc mở rộng tín dụng, chất lượng tín dụng của Vietcombank luôn được kiểm soát ở mức độ an toàn. Cơ cấu tín dụng được chuyển đổi theo hướng tập trung và phục vụ cho các dự án, phương án sản xuất, kinh doanh có hiệu quả, thuộc các lĩnh vực phát triển bền vững… Bên cạnh đó, đẩy mạnh về công nghệ đã làm thayđổi căn bản công nghệ ngân hàng. Từ đó giúp Vietcombank mở rộng và nâng cao các dịch vụ ngân hàng mới, phát huy các dịch vụ truyền thống như thanh toán quốc tế, mở rộng các dịch vụ mới nhằm thu hút KH - hỗ trợ công tác huy động vốn và đa dạng hóa các nguồn thu cho đơn vị. Nhìn lại những trang sử vẻ vang một phần hai thế kỷ của Vietcombank, có thể tự hào trước những đóng góp không nhỏ của toàn hệ thống Vietcombank trên mặt trận là “bà đỡ” cho các doanh nghiệp. Dấu ấn của Vietcombank đã vàđang lan rộng trong đời sống kinh tế- xã hội.
3.1.1.1. Những ưu điểm đạt được
a. Môi trường kiểm soát
- Đơn vị đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnhđạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể cả
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
phạm. Doanh nghiệp đã phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực, đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
- Có các văn bản quy định chung cũng như hướng dẫn cụ thể trong hoạt động quản lý tổng thể và trong các hoạt động chuyểnngân, có hệ thống văn bản thống nhất quy định chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả,…
b.Đánh giá rủi ro
- Ban lãnh đạo đã quan tâm, khuyến khích nhân viên quan tâm phát hiện, đánh giá và phân tích định lượng tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn.
- Đơn vị đãđề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hànhđộng cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó hoặc doanh nghiệp đã có biện pháp để toàn thể nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà tổ chức có thể chấp nhận.
c. Hoạt động kiểm soát
- Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ trong ba lĩnh vực: Cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, Kế toán và Thủ kho được phân định độc lập rõ ràng.
- Ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền hoặc được ủy quyên phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó.
- Đơn vị đã giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, vật tư trang thiết bị khỏi bị mất mát, hao hụt, hỏng hóc hoặc sử dụng sai đúng mục đích.
d. Thông tin và truyền thông
- Đơn vị thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
- Hệ thống truyền thông của doanh nghiệp đảm bảo cho nhân viênở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền.
- Đơn vị có các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị .
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
e. Giám sát
- Những khiếm khuyết của hệ thống KSNB được phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập được báo cáo trực tiếp và kịp thời với cấp phụ trách cao hơn, kể cả ban lãnhđạo để điều chỉnh đúng lúc.
- Đơn vị đã yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnhđạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của doanh nghiệp cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hạivề kinh tế.
3.1.1.2. Những vấn đề còn tồn tại
Khái niệm “Hệ thống KSNB”chưa được hiểu một cách đúng đắn và đầy đủ. Hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ của các TCTD Việt Nam được xây dựng và vận hành trên cơ sở Luật các TCTD ban hành năm 1997 và Quy chế về kiểm tra, kiểm toán nội bộ của các TCTD ban hành kèm theo QĐ số 03/1998/QĐ-NHNN3 ngày 3/1/1998 của Thống đốc NHNN. Về thực chất, bộ phận này làm chức năng kiểm toán và chịu sự quản lý của Tổng giám đốc (Giám đốc), do vậy, các kết quả kiểm tra, kiểm toán khó có thể mang tính độc lập. Bên cạnh đó, chức năng KSNB bị đánh đồng với chức năng kiểm toán nội bộ và mới chỉ dừng lại ở công tác hậu kiểm dưới hình thức tổ chức từng đợt kiểm tra. Vì vậy, những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã phátsinh, do đó hạn chế tác dụng trong việc phát hiện, ngăn ngừa và quản lý rủi ro.
Như vậy, mô hình hiện tại về kiểm tra, kiểm soát và kiểm toán nội bộ của các TCTD Việt Nam không đảm bảo được chất lượng của hệ thống KSNB. Cụ thể, việc phân định trách nhiệmgiữa các cấp lãnh đạo trong các TCTD đối với hệ thống KSNB chưa được rõ ràng, dẫn đến công tác tự đánh giá đối với hệ thống KSNB chưa được thực hiện và bị xem nhẹ, đồng thời, công tác đánh giá độc lập đối với hệ thống KSNB không đảm bảo tính độc lập.
Luậtsửa đổi, bổ sung một số điều của Luật các TCTD (được Quốc hội thông qua ngày 15/6/2004) đã tách bạch hai chức năng KSNB và kiểm toán nội bộ. Tuy nhiên, nếu hệ thống kiểm tra, KSNB của TCTD lại vẫn được hiểu và được thiết lập dưới hình thức một bộ phận chuyên trách, chịu sự quản lý, điều hành của Tổng Giám đốc (Giám đốc) như hiện nay lại là một sai lầm và lãng phí lớn.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Có thể kết luận rằng hoạt động công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán nội bộ tại các NHTM tuy đã đạt được những kết quả bước đầu, nhưng vẫn còn nhiều điểm bất hợp lý, thiếu khoa học dẫn đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu giám sát và tư vấn quản lý ngân hàng trong điều kiện các NHTM đang đứng trước thử thách khắc nghiệt của tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới.
3.1.2. Về hệ thống KSNB đối với hoạt động ngân quỹ 3.1.2.1. Những ưu điểm đạt được
- Nhìn chung về công tác ngân quỹ tại chi nhánh luôn được thực hiện nghiêm túc quy định về giao nhận, bảo quản, vận chuyển; quy trình thu chi tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vàấn chỉ quan trọng theo quyết định của Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ban hành. Đạt được những kết quả đó trước tiên là Ban Giám đốc đã xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị, phổ biến những quy định liên quan đến hoạt độngngân quỹ, đảm bảo mọi cán bộ điều hiểu biết và thực hành theo đúng nội quy định.
Vậy nên tại chi nhánh không có vụ việc nổi côm, tiêu cực nào xảy ra.
- Ban Giám đốc đã luôn chú trọng và quan tâm đến công tác kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ an toàn kho quỹ, tạo môi trường làm việc lành manh, phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước.
- Cán bộ công nhân viên luôn nêu cao tinh thần phòng, chống tham nhũng, tội phạm do vậy hầu hết những sai phạm được ngăn chặn kịp thời và xử lý triệt để.
- Những sai sót, tồn tại trong hoạt động KSNB của hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương –chi nhánh Huế đãđược kịp thời sửa chữa và điều chỉnh thích hợp theo các kiến nghị của Đoàn thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Đoàn kiểm toán nội bộ của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, công ty TNHH KPMQ, phòng KTGSTT.
3.1.2.2. Những vấn đề còn tồn tại
- Theo quy chế thì trong quá trình kiểm tra kiểm soát, bộ phận KTGSTT được độc lập trong đánh giá, kết luận, kiến nghị trong phạm vi chức năng nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, sự độc lập chỉ có tính chất tương đối vì con người cơ bản lấy từ chi nhánh, mọi điều kiện làm việc của phòng kiểm tra đặt tại chi nhánh như phòng làm việc, phương tiện đi lại, sinh hoạt đoàn thể, sinh hoạt Đảng,… đều ghép với chi nhánh, do vậy vẫn còn có sự phụ thuộc nhất định ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kiểm tra.
Xét về góc độ văn hóa, người Việt Nam có lối sống vật chất còn đời sống tinh thần
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
phụ thuộc nhiều vào các quan hệ xã hội chưa kể một số cán bộ có chồng, vợ, con, họ hàng,… đang làm việc tại chi nhánh. Do vậy, dẫn đến việc kiểm tra thiếu tính khách quan, dễ bị e dè, không dám nói.
- Hiện nay, vẫn chưa áp dụng được công nghệ tin học vào hoạt động kiểm tra, giám sát.
- Cơ chế kiểm tra tại chi nhánh mới chỉ chú trọng đến công tác kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ tài sản mà chưa chú ý đến công tác kiểm quản lý cũng như kiểm soát tổng quát. Nói cách khác, KSNB chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra và xử lý các vấn đề đã phát sinh. Cơ chế kiểm soát quá tập trung vào các cuộc kiểm tra, kiểm tra đột xuất trong khi cơ chế kiểm soát thường xuyên cần được xây dựng và thực hiện.
- Về nhân sự: chưa có chương trìnhđào tạo cụ thể cho nhân viên của hệ thống KSNB, chưa có yêu cầu cụ thể về bằng cấp, trìnhđộ nghiệp vụ, chứng chỉ nghề nghiệp hay kỹ năng để trở thành kiểm toán viên, chưa có số giờ quy định tối thiểu về bồi dưỡng nghề nghiệp liên tục để duy trì và phát triển nghiệp vụ của cán bộ phòng KTGSTT.
- Sự phối kết hợp giữa kiểm tra, kiểm toán với các phòng ban chức năng chưa chặt chẽ, chưa có những cuộc gặp thường xuyên với các lãnh đạo bộ phận chức năng để thu thập ý kiến phản hồi của bộ phận này trong công tác và những ý kiến đóng góp nhằm xây dựng kế hoạch, nâng cao chất lượng của công tác kiểm tra, kiểm soát.
- Đơn vị chưa có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính.