PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
2.2. Thực trạng hoạt động KSNB đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế
2.2.4. Bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng
2.2.4.1. Sắp xếp, bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng tại quầy giao dịch và trong kho tiền
a. Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt
- Những cán bộ có nhiệm vụ khi vào quầy giao dịch tiền phải mặc trang phục giao dịch không có túi; khi vào khu vực có tiền phải mặc blouse không túi; Tuyệt đối không được mang theo túi xách, ví, cặp, tiền, các chất dễ nổ, dễ cháy, chất ăn mòn.
Khu vực giao dịch tiền mặt phải bố trí thuận tiện trong giao dịch và phải được trang bị tủ quầy, thùng sắt, két sắt để bảo quản tài sản trong giờ giao dịch; có vách ngăn cách với KH (kính ngăn cách với KH có độ cao ở mức cần thiết, đảm bảo KH không thể luồn tay hoặc với tay vào trong quầy giao dịch lấy được giầy tờ, tài sản); có cửa ra vào, có chốt và khóa.
- Cán bộ đang trực tiếp thu –chi, kiểm đếm, đóng gói tuyệt đối không được rời vị trí làm việc. Khi cần ra ngoài phải báo cáo và được người phụ trách đồng ý. Trước khi ra khỏi nơi giao dịch phải cất tiền, giấy tờ có giá và tài sản trong thùng sắt, tủ quầy, két sắt và khóa cẩn thận.
- Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.
- Nơi giao dịch và kho tiền của Đơn vị có nội quy do Giám đốc quy định.
b. Bảo quản tài sản trong kho tiền
- Hết giờ làm việc buổi sáng, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
số tài sản này được bảo quản trong két sắt hoặc trong giam đệm kho tiền với điều kiện cửa gian đệm có kết cấu giống cửa kho tiền và có haiổ khóa số hoặc trong kho tiền.
- Cuối ngày làm việc phải được bảo quản trong kho tiền. Khi giao nhận, người giao và người nhận phải ký vào sổ “Theo dõi giao nhận” của Thủ kho hoặc Thủ kho phòng nghiệp vụ dưới sự chứng kiến của Trưởng phòng hoặc người được Trưởng phòngủy quyền. Riêng ấn chỉ quan trọng tại các phòng có nghiệp vụ có quỹ đã nhận về để sử dụng được bảo quản trong két sắt đặt tại phòng.
Đốivới tiền mặt để đi tiếp quỹ cho ATM trong ngày nghỉ, ngày lễ được bảo quản trong kho tiền hoặc trong gian đệm kho tiền .
- Tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng bảo quản trong kho tiền phải được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong đúng quy cách, được sắp xếp gọn gàng, khoa học, để riêng ở từng khu vực trong gian kho hoặc riêng từng gian kho trong kho tiền.
Đối với số tiền không chẵn tải, túi, thùng được bảo quản chung vào xe lưới thép, tủ lưới thép, tủ sắt, hòm tôn có khóađặt trong kho tiền. Trên niêm phong xe, tủ, hòm, phải ghi rõ số lượng, giá trị từ mệnh giá lớn đến mệnh giá nhỏ và tổng cộng tiền của từng xe, tủ, hòm.
- Giám đốc quyết định việc bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá tại kho tiền của các Phòng giao dịch với điều kiện kho tiền được trang bị, lắp đặt cánh cửa kho tiền và két sắt đủ tiêu chuẩn theo quy định của NHNN; Có hệ thống PCCC, báo cháy, chống đột nhập, camera; Có lực lượng bảo vệ 24/24 (tối thiểu 2 cán bộ/ca trực ngoài giờ hành chính).
2.2.4.2. Sử dụng và bảo quản chìa khóa thùng sắt, két sắt, kho tiền
a. Bảo quản chìa khóa kho tiền, két sắt
- Mỗi ổ khóa cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt, tủ sắt, thùng sắt phải luôn luôn có đủ và đúng 02 chìa: một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khóa của ổ khóa số là một tổ hợp gồm mã số và chìađịnh vị.
- Từng thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền phải bảo quản an toàn chìa khóa sử dụng hàng ngày trong két sắt đặt tại nơi làm việc của mìnhở cơ quan.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
b. Bảo quản chìa khóa gian kho, két sắt, ATM
- Chìa khóa sử dụnghàng ngày của các két sắt, tủ sắt, thùng sắt của gian kho nào thìđược để trong một hộp sắt nhỏ bảo quản ở một trong những két sắt đặt tại gian kho đó. Chìa khóa cửa gian kho, chìa khóa két sắt bảo quản hộp chìa khóa được bảo quản như chìa khóađang dùng của cửa kho tiền.
- Chìa khóa dùng hàng ngày của các thùng sắt, két sắt bảo quản tài sản tại phòng Ngân quỹ, các phòng nghiệp vụ được niêm phong để vào một hộp sắt nhỏ và bảo quản tại két sắt của Trưởng phòng. Riêng chìa khóa két sắt của xe chuyên dùng, chìa khóa thứ hai của thùng chuyên dùng được niêm phong và bảo quản tại két sắt của Trưởng phòng Ngân quỹ.
- Chìa khóa định vị két tiền ATM sau mỗi lần sử dụng được Thủ quỹ ATM niêm phong để vào một hộp sắt nhỏ/túi nhỏ và giao gửi bảo quản tại két sắt của Trưởng Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM. Chìa khóa nắp máy ATM được bảo quản trong tủ của TTV.
- Trưởng Ban phải mở sổ ghi chép theo dõi thời gian sử dụng chìa khóa định vị két tiền ATM khi tiếp quỹ và/hoặc khắc phục sự cố; TTV phải mở sổ ghi chép theo dõi thời gian sửdụng chìa nắp máy ATM khi đi tiếp quỹ và/hoặc khắc phục sự cố.
c. Bàn giao chìa khóa
Mỗi lần bàn giao chìa khóa, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khóa rồi ký nhận vào sổ “Bàn giao chìa khóa”. Đối với khóa sổ, khi bàn giao xong người nhận phải đổi mã số. Tuyệt đối không bàn giao mã số hoặc nhiều người cùng sử dụng chung 1 mã số.
d. Niêm phong, bảo quản chìa khóa dự phòng cửa kho tiền
- Việc niêm phong chìa khóa dự phòngđược các thành viên giữ chìa khóa và cán bộ KTNB chứng kiến, cùng ký tên trên niêm phong, lập Biên bản niêm phong (Phụ lục 14). Hộp chìa khóa dự phòng được gửi vào kho tiền chi nhánh NHNN trong ngày.
Hộp bảo quản chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền có 02 (hai) ổ khóa, Giám đốc và Thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ; chìa khóa được bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khóa dự phòng.
- Chìa khóa dự phòng cửa gian kho, két sắt, tủ sắt bảo quản tại két sắt của Giám đốc.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
e. Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng
- Mất chìa khóa đang dùng hoặc trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa vắng mặt. Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải lập biên bản.
- Cất thêm các chìa khóa dự phòng của các ổ khóa mới hoặc thay mã số khác hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khóa;
- Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc.
Khi mở hộp chìa khóa dự phòng phải có sự chứng kiến trực tiếp của các thành viên đã tham gia niêm phong (hoặc người được Giám đốc ủy quyền của người đó chứng kiến).
Mỗi lần mở hộp chìa khóa dự phòng phải có văn bản của Giám đốc chấp nhận.
f. Sửa chữa,thay thế khoá cửa kho tiền
Trường hộp ổ khóa hoặc chìa khóa cửa kho tiền bị hỏng, cần sửa chữa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận. Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sữa chữa, thay thế khóa cửa kho tiền két sắt. Khi thực hiện thay thế, sữa chữa khóa cửa kho tiền phải có sự chứng kiến cửa người giữ chìa khóa (hoặc người được ủy quyền).
g. Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá - Bảo đảm an toàn bí mật chìa khóa được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng, không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ chìa khóa; Không mang chìa khóa ra ngoài trụ sở cơ quan; Khi chìa khóa đang dùng hằng ngày bị mất, người làm mất chìa khóa báo cáo ngay với Giám đốc bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khóa.
- Khi chìa khóa cửa kho tiền bị mất, Giám đốc phải báo ngay với cơ quan công an và HSC ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Sau đó lập biên bản về việc mất chìa khóa và làm thủ tục mở hộp chìa khóa dự phòng để sử dụng (Phụ lục 15).
Việc thay thế khóa mới phải thực hiện nhanh chóng trong thời gian không quá 36 giờ.
Trong thời gian mất chìa khóa, phải tăng cường các biện pháp bảo vệ đảm bảo tuyệt đối an toàn tài sản.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
h. Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền
Tuyệt đối không để các chìa khóa cửa kho tiền vào tay một người do bất cứ nguyên nhân gì. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khóa cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khóa cửa kho tiền.
2.2.4.3. Vào, ra kho tiền
a. Đối tượng được phép vào kho tiền khi thực hiện nhiệm vụ
- Thống đốc, Phó Thống đốc NHNN và cán bộ được Thống đốc cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng.
- Giám đốc Chi nhánh NHNN và cán bộ được Giám đốc Chi nhánh NHNN có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của TCTD trên địa bàn tỉnh, thành phố.
- Chủ tịch HĐQT ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, Tổng Giám đốc ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam và cán bộ được Chủ tịch HĐQT ngân hàng TMCP Ngoại thương ViệtNam cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền của Đơn vị.
Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khóa cửa kho tiền.
- Cán bộ Kiểm tra nội bộ của Đơn vị vào kho tiền để giám sát việc xuất, nhập tài sản, kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đãđược Giám đốc duyệt.
- Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức bốc xếp và vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền; Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp;
Xuất, nhập tài sản tạm gửi kho NHNN.
- Các thành viên Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất.
- Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân làm nhiệm vụ sửa chữa, lắp đặt, bão dưỡng các thiết bị, các ổ khóa trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốc chấp nhận cho phép vào kho tiền.
b. Các trường hợp được vào kho tiền
- Thực hiện lệnh, phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng.
- Nhập tiền mặt, sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng vào bảo quản
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Kiểm tra, kiểm kê tài sản trong kho tiền theo quy định hoặc đột xuất.
- Vệ sinh kho tiền, bốc xếp, đảo kho, chống ẩm, chống mối.
- Sửa chữa, lắp đặt, kiểm tra trang thiết bị trong kho tiền.
- Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp.
- Xuất, nhập tài sản tạm gửi kho NHNN; làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, dịch vụ ngân quỹ khác; xuất nhập hàng đặc biệt của NHNN và TCTD khác gửi qua đêm.
c. Quy định vào, ra kho tiền
Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào sổ “Theo dõi ra vào kho tiền” và theo đúng thứ tự quy định. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên sổ “Theo dõi ra vào kho tiền”. Khi vào, Thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, Thủ kho tiền ra cuối cùng.
Việc mở và đóng các ổ khóa cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng Kếtoán, Thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: Thủ kho tiền, Trưởng phòng Kế toán, Giám đốc.
d. Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền
- Trước khi mở khóa, các thành viên giữ chìa khóa kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoàiổ khóa và cửa kho tiền: Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn; Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mở khóa vào kho tiền.
- Trước khi ra khỏi kho tiền: Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho; Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn; Thủ kho tiền phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.
2.2.4.4. Canh gác, bảo vệ kho tiền tại các phòng giao dịch, ATM
a. Quy định làm việc tại trụ sở trong khu vực có kho tiền
Hết giờ làm việc, phải khóa cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền. Không ai tự ý ở lại một mình trong khu vực có kho tiền trừ những người được Giám đốc cho phép. Nếu có yêu cầu làm việc ngoài giờ, ít nhất phải có 02 người được Giám đốc cho phép bằng văn bản và được báo cáo với cán bộ bảo vệ biết.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
b. Canh gác, bảo vệ kho tiền ATM
Kho tiền, ATM phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên đảm bảo 24 giờ/ngày.
Đơn vị lập phương án bảo vệ, phương án PCCC cho kho tiền, ATM và phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an tại địa phương khi có sự cố xảy ra.
c. Canh gác, bảo vệ quầy giao dịch, phòng giao dịch
- Quầy giao dịch và phòng giao dịch phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên cho tới khi chuyển hết tiền mặt về kho tiền.
- Trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch:Những người có trách nhiệm bảo vệ kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền, phòng giao dịch, quầy giao dịch trong phạm vi được phân công.
Kết luận việc bảo quản tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng đãđạt được những mục tiêu sau:
- Tránh rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền.
- Cất giữ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vàấn chỉ quan trọng ở nơi quan an toàn và hạn chế việc tiếp cận.
- Ghi chép, cung cấp thông tin đầy đủ về số liệu nhập, xuất, tồn hằng ngày.
- Đảm bảo tiền và các loại giấy tờ có giá khác không bị ẩm mốc, mối mọt, cháy.
- Sắp xếp tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vàấn chỉ quan trọng một cách khoa học đáp ứng tốt hoạt động kinh doanh của Đơnvị.
- Việc vào, ra kho tiền; sử dụng và bảo quản chìa khóa thùng, két sắt, kho tiền;
sắp xếp và bảo quản đảm bảo tuân thủ đúng với quy định đãđề ra.