Kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ

2.2. Thực trạng hoạt động KSNB đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế

2.2.6. Kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng

2.2.6.1. Định kỳ kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ

- Kiểm tra toàn diện và tổng kiểm kê tiền mặt mỗi năm 02 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 hằng năm và 0 giờ ngày 01 tháng 07 hằng năm.

- Do đặc thù của hệ thống ATM nên việc kiểm kê, kiểm quỹ được tiến hành theo nguyên tắc: Tiếp quỹ mới cho toàn bộ hệ thống ATM và kiểm quỹ thực tế đối với các hộp tiền ATM vừa lấy về. Số liệu lập báo cáo kiểm kê, kiểm quỹ được lấy trên cơ sở cân đối ngày giao dịch cuối cùng của tháng 06 và tháng 12.

- Kiểm quỹ tiền mặt (kể cả tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền giả), tài sản quý, kiểm kê giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng giao dịch hàng ngày của Đơn vị vào cuối giờ làm việc mỗi ngày.

- Ấn chỉ quan trọng:

 Hàng tháng, Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán(hoặc người được Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán ủy quyền), Thủ kho và những người liên quan phải tiến hành kiểm tra đối chiếu giữa thẻ kho với số liệu trên sổ sách kế toán.

 Kiểm kê hiện vật toàn bộ ấn chỉ quan trọng (đếm từng quyển, bộ, tờ) mỗi quý 01 lần vào thời điểm 0 giờ ngày 01 của tháng đầu quý sau.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất trong các trường hợp:

 Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt.

 Khi thay đổi ổ khóa hoặc bị mất chìa khóa cửa kho tiền, két sắt, tủ sắt.

 Khi nghi ngờ có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi tiền mặt.

 Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của Thống đốc NHNN/Giám đốc Chi nhánh NHNN/Chủ tịch HĐQT ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam/Tổng Giám đốc ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam/Giám đốc Đơn vị.

 Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn tiền mặt.

2.2.6.2. Bàn giao tài sản khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền

- Khi thay đổi một trong ba thành viên giữ chìa khóa cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, Thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao tiền mặt. Tùy theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng phần haytoàn bộ tài sản.

- Trường hợp người đang quản lý và giữ chìa khóa cánh cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền) đi công tác, đi họp hoặc nghỉ việc trong thời gian không quá hai (02) ngày thì chỉ tiến hành bàn giao chìa khóa cánh cửa kho tiền. Khi giao nhận có sự tham gia của Trưởng Phòng Kiểm tra giám sát tuân thủ, Thủ kho tiền và các thành viên cùng ký tên vào sổ “Bàn giao chìa khóa cánh cửa kho tiền”. Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, không được ủy quyền cho ngườikhác làm thay.

2.2.6.3. Quy định về Hội đồng kiểm kê/kiểm đếm/kiểm quỹ cuối ngày

Khi thực hiện kiểm kê định kỳ và các trường hợp giao nhận tiền mặt, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng phải có quyết định của Giám đốc Đơn vị thành lập Hội đồng kiểm kê/kiểm đếm tiền.

- Thành phần của Hội đồng kiểm kê hay Hội đồng kiểm đếm tiền gồm:

 Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng.

 Các ủy viên: Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ, Trưởng Phòng Kiểm tra giám sát tuân thủhoặc cán bộ kiểm tra nội bộ.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Trường hợp cần kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ đột xuất phải thành lập Hội đồng, thành phần Hội đồng không được ít hơn thành phần theo quy định trên.

- Việc kiểm quỹ cuối ngày của Đơn vị do Giám đốc, Trưởng phòng kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ thực hiện hoặc người được Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Trưởng phòng Ngân quỹ ủy quyền.

- Việc kiểm quỹ cuối ngày của Thủ quỹ giao dịch do Trưởng phòng Ngân quỹ hoặc người được Trưởng phòng Ngân quỹ ủy quyền và Thủ quỹ giao dịch thực hiện.

- Việc kiểm quỹ cuối ngày của các phòng nghiệp vụ có quỹ do KSV/GDV và Thủ quỹ nghiệp vụ thực hiện.

- Việc kiểm quỹ cuối ngàyđược thực hiện trên cơ sở số liệu “Tồn quỹ cuối ngày”

của sỗ quỹ/“Cash in hand” của nhật ký quỹ với toàn bộ số tiền mặt tồn quỹ thực tế và theo trình tự sau:

 Kiểm đếm tờ, miếng đối với số tiền mặt không chẵn bó, túi (nếu có).

 Kiểm tra niêm phong trên các bó, bao, túi, thùng tiền, tải/thùng chuyên dùng;

 Tại các phòng nghiệp vụ có quỹ: Dưới sự chứng kiến của các thành viên kiểm quỹ, GDV, Thủ quỹ nghiệp vụ cho toàn bộ số tiền không chẵn bao, túi, thùng vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong.

 Tại phòng Ngân quỹ: Dưới sự chứng kiến của các thành viên, Thủ quỹ chính cho toàn bộ số tiền không chẵn bao, túi, thùng vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có chữ ký của Trưởng phòng và Thủ quỹ để niêm phong.

- Việc kiểm quỹ tiền mặt ATM cuối ngày căn cứ vào số dư trên tài khoản “Tiền mặt tại hộp Cassette của máy ATM”. Trưởng ban, KSV và Thủ quỹ thuộc Ban quản lý quỹ tiền mặt ATM thực hiện kiểm quỹ theo hộp nguyên niêm phong, kiểm đếm tờ đối với số tiền không chẵn bó, kiểm đếm đủ 10 thếp trong bó tiền và kiểm tra tình trạng niêm phong của các bó, bao tiền và hộp tiền ATM. Dưới sự chứng kiến của các thành viên kiểm quỹ, Thủ quỹ cho toàn bộ số tiền không chẵn bao, hộp tiền vào tải/thùng chuyên dùng và dùng niêm phong có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm quỹ để niêm phong.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ

- Việc kiểm kê giấy tờ có giá và giấy tờ coi như có giá cuối ngày của các phòng nghiệp vụ do Trưởng phòng/người được Trưởng phòng ủy quyền và GDV/TTV thực hiện trên cơ sở bảng kê “Chứng từ có giá và giấy tờ coi như có giá hoạt động trong ngày”. Dưới sự chứng kiến của Trưởng phòng/người được Trưởng phòng ủy quyền, GDV/TTV cho toàn bộ giấy tờ có giá và/hoặc giấytờ coi như có giá đã kiểm kê xong vào tải/thùng chuyên dùng, sau đó các thành viên tham gia cùng ký để niêm phong tải chuyên dùng.

- Giám đốc, Trưởng phòng Ngân quỹ, Trưởng phòng nghiệp vụ có quỹ có thể huy động thêm một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm quỹ cuối ngày.

- Đơn vị tổ chức việc giám sát, kiểm kê, kiểm quỹ cuối ngày theo quy chế kiểm tra nội bộ, quy định về kiểm tra, KSNB của NHNT.

 Kết luận việc kiểm tra, kiểm kê, kiểm quỹ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vàấn chỉ quan trọng đãđạt được những mục tiêu sau:

- Kiểm tra toàn diện và tổng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và ấn chỉ quan trọng nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho các báo cáo tài chính.

- Nhằm phát hiện sớm các hành vi gian lận, xâm nhập kho tiền hoặc trong quá trình vận chuyển trên đường, phát hiện các nhầm lẫn về tài sản trong khi nhập xuất kho tiền và thu chi tiền mặt.

- Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn tiền mặt.

- Kiểm tra, kiểm đếm các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền giả để sớm nộp cho các cơ quanchức năng.