PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
2.2. Thực trạng hoạt động KSNB đối với hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam – chi nhánh Huế
2.2.3. Kiểm đếm và giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng
2.2.3.1. Nguyên tắc thu, chi kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, ấn chỉ quan trọng
- Mọi khoản thu, chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá phải thực hiện thông qua quỹ Đơn vị và qua tay 02 người kiểm đếm.
- Thu chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế toán.
Trước khi thu chi, giao nhận phải kiểm tra, kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
Tiền mặt thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), giấy tờ có giá nhận vào hay giao ra phải đủ, đúng về số lượng; Khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ, sổ kế toán, sổ quỹ và số kho. Sau khi thu hay chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá chứng từ phải có chữ ký của người nộp (lĩnh) tiền và người thu (chi) tiền, người giao và người nhận giấy tờ có giá.
Khi thu chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá phải có bảng kê số tiền thu chi, số lượng giấy tờ có giá giao nhận hoặc có biên bản giao nhận.
-Người nộp tiền mặt, ngườigiao nhận giấy tờ có giá phải chứng kiến người nhận kiểm đếm.
-Người nhận tiền mặt, người giao nhận giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại dưới sự chứng kiến của người giao trước khi rời khỏi địa điểm giao nhận.
- Mọi trách nhiệm vật chất của người giao, người nộp sẽ chấm dứt sau khi hai
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Kiểm đếm và giao nhận ấn chỉ quan trọng thực hiện như thu, chi tiền mặt.
- Kiểm đếm, giao nhận tài sản quý được thực hiện theo quy định riêng của Thống đốc NHNN.
2.2.3.2. Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt
Quy trình kiểm soát chứng từ trong hoạt động quản lý tiền mặt
Quy trình kiểm soát chứng từ trong quản lý TM được thực hiện theo 3 bước:
kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiếm soát sau khi thực hiện nghiệp vụ.
Kiểm soát trước
Kiểm soát trước do GDV thực hiện: KH lập và nộp chứng từ (Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, giấy chuyển tiền) cho GDV, GDV kiểm soát chứng từ trước khi giao dịch.
Nội dung kiểm soát:
- Tính hợp lệ của chứng từ: chứng từ lập theo mẫu quy định, phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác yếu tố trong chứng từ, không tẩy xóa, sửa chữa.
- Sự phù hợp của chứng từ: nội dung trên chứng từ phải phù hợp với các giấy tờ xuất trình, phù hợp với các thông tin về KH đã được đăng ký trước, phù hợp với những quy định của NHNN và ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
-Tính đầy đủ của chứng từ: số liên, các tài liệu, giấy tờ kèm theo để đảm bảo thực hiện nghiệp vụ theo đúng quy định.
- Tính chính xác của chứng từ: số tài khoản, sự khớp đúng của số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền, số tiền phí, tiền lãi.
- Kiểm tra số dư tài khoản của KH phải đủ với số tiền giao dịch.
- Giao dịch đúng người, đúng đối tượng: GDV phải nhận dạng KH bằng cách đối chiếu KH trong ảnh CMND/trong các giấy tờ có ảnh khác, giấy giới thiệu của cơ quan.
Sau khi giao dịch:
- Nếu các nội dung kinh tế không phù hợp, không chính xác thì trả chứng từ cho KH, hướng dẫn KH thực hiện lại cho phù hợp, chính xác. Nếu các nội dung kiểm tra phù hợp, chính xác thì hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Số tiền giao dịch nằm trong hạn mức giao dịch của GDV thì GDV tiếp tục hoàn tất giao dịch đối với KH. Số tiền vượt hạn mức giao dịch của GDV thì giao dịch viên phải chuyển chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ cho Thủ quỹ.
Kiểm soát trong
Kiểm soát trongdo Thủ quỹ thực hiện: Sau khi nhận chứng từ từ GDV (đối với các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên), Thủ quỹ tiến hành kiểm soát chứng từ.
Nội dung kiểm soát:
- Kiểm tra sự khớp đúng về số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền, số tài khoản, tên tài khoản của người nhận tiền và trả tiền giữa chứng từ gốc và dữ liệu mà GDV đã hạch toán trên máy vi tính.
- Kiểm tra số dư tài khoản của KH.
- Kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu chứng từ gốc và dữ liệu trên máy tính.
- Kiểm soát sự liên kết giữa tài khoản tiền gửi và các tài khoản đảm bảo khác.
- Tình trạng tài khoản: ngủ hay hoạt động.
-Đối với tài khoản tiết kiệm cần phải kiểm tra thêm các yếu tố như: việc tạo tài khoản mới của GDV có phù hợp, đúng theo yêu cầu của ý kiến KH về loại sản phẩm, loại tiền. Việc kết nối thông tin của chủ tài khoản đã có sẵn trong hệ thống với yêu cầu của chứng từ có đúng hay không, đồng thời kiểm soát các giao dịch điều chỉnh lãi, chiết khấu lãi, thoái chi lãi.
-Đối với các giao dịch khác (phong tỏa, giải tỏa tài khoản tiền gửi, chưyển đổi tình trạngtài khoản…) cần phải kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ nội bộ trong ngân hàng (chứng từ này được lập chứng từ các phòng ban, chi nhánh của KH phải đúng qui định như giấy đề nghị phong tỏa, giải tỏa tài khoản…)
- Kiểm tra việc hạch toán kế toán.
- Kiểm tra việc tính phí, tính lãi theođúng qui định Sau khi kiểm soát:
- Nội dung kiểm tra không phù hợp hoặc không chính xác thì trả chứng từ cho GDV để GDV trả lại cho các bộ phận liên quan thực hiện lại cho phù hợp, chính xác.
Trong trường hợp nếu phát hiện hoặc nghi ngờ KH có dấu hiệu lừa đảo hoặc gian dối
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Các nội dung kiểm tra phù hợp, chính xác thì cập nhật giao dịch vào hệ thống, ký tên vào nơi kiểm soát trên chứng từ và chuyển lại chứng từ cho giao dịch viên để GDV hoàn tất giao dịch với KH.
Kiểm soát sau
Kiểm soát saudo Thủ quỹ thực hiện vào cuối ngày giao dịch: Cuối ngày, GDV in liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng từ theo thứ tự trên liệt kê, kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch bao gồm các yếu tố như: số tiền, loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế toán, ký tên lên liệt giao dịch. Sau đó chuyển toàn bộ chứng từ đã sắp xếp theo thứ tự trên liệt kê giao dịch cho Thủ quỹ để kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch.
Nội dung kiểm soát:
- Kiểm soát các nội dung như kiểm soát trong.
- Kiểm soát sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch.
- Kiểm soát bảng ký quỹ hằng ngày của GDV (các loại tiền).
Sau khi kiểm soát:
- Thiếu chữ ký của GDV hay chữ ký của Thủ quỹ (kiểm soát trong) trên chứng từ phải tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu bổ sung.
- Phát hiện các sai lầm nghiêm trọng như: thiếu chữ ký (dấu) của KH hoặc nghi ngờ giả mạo, số tiền có hiện tượng cạo sửa… thì phản ánh kịp thời cho trưởng bộ phận, trưởng đơn vị để có hướng kịp thời xử lý.
- Nếu khớp đúng thì ký tên xác nhận lên bảng liệt kê chứng từ giao dịch. Sau đó chuyển lên phòng kế toán toàn bộ chứng từ và liệt kê giao dịch cho bộ phận lưu trữ chứng từ để đóng tập và lưu trữ. Thời gian chuyển chứng từ lên phòng kế toán quy định chậm nhất là 16h ngày giao dịch hôm sau.
Kết luậncủa việc kiểm soát chứng từ đãđạt được những mục tiêu sau:
- Nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kế toán phát sinh, đảm bảo an toàn tài sản cho ngân hàng và KH.
-Đảm bảo sự phù hợp với những quy định của nhà nước, của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên, từng bộ phận.
-Đảm bảo an toàn số liệu.
-Đánh giá được khả năng, năng lực công việc của từng nhân viên thực hiện các giao dịch, và xác định được bộ phận hay cá nhân làm sai quy trình nghiệp vụ.
2.2.3.3. Quy định về hạn mức
Đối với từng GDV
Hạn mức giao dịch: 50.000.000 đồng VND; 3.000USD.
Hạn mức tiếp quỹ đầu ngày: 100.000.000 đồng VND; 6.000 USD.
Hạn mức tồn quỹ trong ngày: 100.000.000 đồng VND; 6.000 USD.
Đối với từng Thủ quỹ nghiệp vụ
Hạn mức tiếp quỹ đầu ngày: 500.000.000 đồng VND; 20.000 USD.
Hạn mức tồn quỹ trong ngày: 2.000.000.000 đồng VND; 20.000 USD.
Đối với từng Thủ quỹ giao dịch
Hạn mức tiếp quỹ đầu ngày: 500.000.000 đồng VND; 50.000 USD.
Hạn mức tồn quỹ trong ngày: 2.000.000.000 đồng VND; 50.000 USD.
2.2.3.4. Quy trình thu, chi tiền mặt với KH
a. Quy trình thu tiền mặt
- Khi nhận “Giấy nộp tiền” (Phụ lục 02), “Bảng kê các loại tiền” (Phụ lục 03) của KH, người nhận phải kiểm tra tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Sau đó đối chiếu, kiểm tra sự khớp đúng giữa “Giấy nộp tiền” và “Bảng kê các loại tiền”.
-Căn cứ vào bảng kê nộp tiền để nhận toàn bộ số tiền nộp gồm các loại tiền mệnh giá lớn đến mệnh giá nhỏ. Kiểm số lượng bó, thếp, tờ, miếng loại nào xong đánh dấu theo dõi trên bảng kê đó. Sau đó kiểm đếm chi tiết từng loại tiền (số lượng trước, chất lượng sau). Đóng gói và niêm phong theo quy định. (Chỉ thu nhận những loại ngoại tệ tiền mặt theo quy định của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam)
- Sau khi kiểm đếm xong phải kiểm tra lại toàn bộ số tiền đảm bảo đúng, đủ với
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
- Cất, bảo quản toàn bộ số tiền đã kiểm đếm và đóng gói.
- Ký tên lên chứng từ và bảng kê nộp tiền, duyệt trên màn hình vi tính - Trả chứng từ nhận nộp tiền cho KH.
- Chứng từ thu tiền mặt được lưu giữ như sau:
Đối với số tiền thu trong hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại nhật ký quỹ củaGDV.
Đối với số tiền thu vượt hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại sổ quỹ của Thủ quỹ nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch.
Trường hợp KH yêu cầu nộp nhiều loại tiền (VND, USD, EUR,...) trên cùng một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ của loại tiền mà tài khoản được ghi Có.
-Đối với ngoại tệ tiền mặt rách, nát, bẩn... khó tiêu thụ thì tùy trường hợp cụ thể để hướng dẫn KH làm thủ tục nhờ thu.
b. Quy trình chi tiền mặt
- Nhận, kiểm tra chứng từ và đối chiếu với chứng minh thư/hộ chiếu của người nhận tiền, gồm các yếu tố sau: Số; Ngày, tháng, năm của chứng từ; Họ và tên, địa chỉ;
Số tiền bằng chữ và bằng số; Số và ngày cấp chứng minh thư/hộ chiếu còn hạn sử dụng; Ảnh của người nhận tiền.
- Duyệt chứng từ trên màn hình vi tính
- Lập bảng kê loại tiền chitrả (căn cứ vào tính chất của khoản chi và cơ cấu các loại tiền hiện có tại quỹ). Kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ và bảng kê về các yếu tố nêu trên.
- Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê đã lập cho từng loại mệnh giá (theo bó, thếp, tờ, miếng)
- Kiểm đếm lại số tiền mặt đúng với bảng kê và chứng từ, đồng thời ký tên trên chứng từ và bảng kê chi tiền.
- Yêu cầu KH ký nhận tiền trên chứng từ, trả một liên chứng từ cho KH.
- Chi tiền và chứng kiến KH kiểm đếm lại số tiền chi ra.
- Chứng từ chi tiền mặt được lưu giữ như sau:
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Đối với số tiền thu trong hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại nhật ký quỹ của GDV.
Đối với số tiền thu vượt hạn mức giao dịch: chấm và lưu giữ tại sổ quỹ của Thủ quỹ nghiệp vụ/Thủ quỹ giao dịch.
Trường hợp KH yêu cầu rút nhiều loại tiền (VND, USD, EUR,...) trên cùng một chứng từ thì chứng từ lưu giữ tại nhật ký quỹ, sổ quỹ của loại tiền mà tài khoản được ghi Nợ.
c. Quy trình thu, chi tiền mặt tại địa chỉ theo yêu cầu của KH (chỉ áp dụng đối với KH có tài khoản tại ngân hàng TMCP Ngoại thương –chi nhánh Huế)
-Đơn vị và KH phải có văn bản thỏa thuận và quy định mã số nhận biết(Phụ lục 04).
- KH có yêu cầu ghi rõ số tiền, loại tiền cần nộp, cần nhận, thông báo bằng điện thoại và bằng fax (đối với KH là tổ chức) cho phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản hoặc phòng Ngân quỹ.
- Phòng Ngân quỹ/Phòng nghiệp vụ có quỹ lập “Giấy ủy nhiệm chi” (Phụ lục 05) trình Giámđốc phê duyệt.
- Phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản căn cứ vào giấy ủy quyền và bản fax yêu cầu chi và/hoặc mẫu chữ ký của KH để lập phiếu chi tiền, hạch toán tài khoản thích hợp của KH.
-Người được ủy quyền căn cứ vào phiếu chi và bảng kê chi tiết nhận toàn bộ số tiền.
- Kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, giao nhận, vận chuyển thực hiện theo quy định.
- Bộ phận thực hiện thu chi theo hình thức này là cán bộ thuộc các phòng nghiệp vụ có quỹ/phòng Ngân quỹ/Tổ chuyên trách. Tùy theo giá trị, số lượng tiền cần thu, cần chi Giám đốc quy định cụ thể số lượng cán bộ tham gia nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại địa chỉ theo yêu cầu của KH.
d. Thu, chi tiền mặt, giao nhận giấy tờ có giá giữa Đơn vị với NHNN, các TCTD khác và KBNN
-Đối với các khoản thu, chi tiền mặt đồng Việt Nam thực hiện kiểm đếm theo bó
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Trường hợp Đơn vị kiểm đếm tờ, miếng số tiền đã nhận thì trong phạm vi 15 ngày làm việc, phải thành lập Hội đồng kiểm đếm và kiểm đếm xong dưới sự chứng kiến hoặc có văn bản ủy quyền tổ chức kiểm đếm của đơn vị giao. Kết quả kiểm đếm được lập biên bản. Trường hợp thừa, thiếu tiền, tiền giả, Đơn vị gửi biên bản kiểm đếm kèm niêm phong của bó, túi tiền có thừa thiếu, tiền giả cho đơn vị giao tiền.
-Đối với các khoản thu, chi tiền mặt ngoại tệ, giao nhận giấy tờ có giá đều phải thực hiện kiểm tờ và theo đúng quy trình thu chi tiền mặt theo quy định. Giấy tờ có giá do Đơn vị lưu ký tại NHNN để tham gia các nghiệp vụ thị trường tiền tệ, thực hiện giao nhận theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong, trường hợp không đủ bó thì giao nhận theo tờ.
e. Xử lý đối với tiền nghi giả, tiền giả và báo mất
- Khi kiểm đếm tiền do KH nộp nếu phát hiện có tiền nghi giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng tờ, loại tiền nghi giả. Sau đó lập 02 bản “Biên bản tạm thu”(Phụ lục 06); Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.
-Trường hợp phát hiện có tiền giả, yêu cầu KH xác nhận số series tờ tiền, số lượng, loại tiền giả. Tiền giả phải được đóng dấu “Tiền giả”, đục lỗ theo quy định (đối với VND) và lập 02 bản “Biên bản thu giữ” (Biểu mẫu 04); Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.
-Trường hợp nhận tiền theo bó niêm phong, thu tiền theo túi niêm phong trong quá trình kiểm đếm nếu phát hiện tiền giả phải lập biên bản kiểm đếm có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia kiểm đếm và chứng kiến, gửi kèm niêm phong bó tiền cho bên giao để xử lý theo quy định.
- Việc giám định, kết luận tiền giả phải được tiến hành thận trọng, chính xác.
Người giám định và người duyệt giám định phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về vật chất đối với quyết định của mình.
- Tiền nghi giả và tiền giả được hạch toán ngay trong ngày vào tài khoản ngoại bảng theo quy địnhcủa ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam.
- Xử lý kết quả giám định đối với tiền nghi giả:
Kết quả giám định là tiền thật: Hạch toán xuất tài khoản ngoại bảng để trả lại KH.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ
Kết quả giám định là tiền giả: Đóng dấu “Tiền giả” đục lỗ theo quy định (đối với VND) và lập 02 bản “Biên bản thu giữ” (Biểu mẫu 04); Đơn vị giữ 01 bản, giao cho KH 01 bản.
Biểu mẫu 04: Biên bản thu giữ
NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆT NAM Độc lập –Tự do –Hạnh phúc
--- --- CHI NHÁNH….
……, ngày……tháng……năm 20…
BIÊN BẢN THU GIỮ TIỀN NGHI GIẢ
**********
Hôm nay, tại phòng …... thuộc Chi nhánh NHNT ………
Ông (Bà) ………, Giấy CMND/Hộ Chiếu số:……….. Nơi cấp
…………..ngày…tháng…năm…..
nộp vào……… Chi nhánh ngân hàng TMCP Ngoại Thương. Sau khi kiểm đếm và kết luận những tờ bạc dưới đây là tiền giả như sau:
STT Loại tiền Mệnh giá Số tờ Số Series Thành tiền
Tổng số xxxxxxxx
Bằng chữ
Theo luật pháp của nước CHXNCN Việt Nam quy định về việc sản xuất, lưu hành và tàng trữ tiền giả (Sắc lệnh số 180/SL ngày 20/12/1950, Bộ Luật hình sự nước CHXNCN Việt Nam, Thông tư Liên bộ NHNN –Bộ Nội vụ số 14/TTLB ngày 01/11/1992 và Thông tư Liên bộ NHNN –Bộ Nội vụ số 10/NH – NV ngày 11/03/1996 về việc lưu hành tiền giả, tiền nghi giả và biện pháp xử lý;
Quyết định số 28/2008/QĐ – NHNN ngày 10 tháng 10 năm 2008 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam “Ban hành Quy định về việc xử lý tiền giả, tiền nghi giả trong ngành ngân hàng”) Ngân hàng TMCP Ngoại thương quyết định: tịch thu số tiền nghi giả nói trên.
Biên bản này được lập thành 03 bản có giá trị như nhau - 01 bản cho ngườicó tiền nghi giả.
- 01 bản lưu tại Chi nhánh Ngân hàng TMCP Ngoại thương.
- 01 bản gửi cơ quan thẩm quyền có liên quan (nếu có).
Người có tiền nghi giả Người giám định Trưởng phòng (hoặc người có liên quan)
-Phí giám định (nếu có) sẽ được thu theo biểu phí hiện hành của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam hoặc theo chi phí thực tế phát sinh (giám định ngoài ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam).
- Các phòng nghiệp vụ có quỹ, Phòng Ngân quỹ phải mở sổ theo dõi theo từng loại tiền nghi giả, tiền giả. Tiền nghi giả, tiền giả được bảo quản trong két sắt hoặc kho
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - HUẾ