PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
2.2. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco-Tenamyd
Tổng giám đốc đồng thời kiêm Chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của công ty. Bà được đánh giá là người nhạy bén, giàu kinh nghiệm, được chủ tịch nước trao tặng danh hiệu “Doanh nhân tiêu biểu”. Không những thế, gần đây nhất vào tháng 2/2014, bà tiếp tục đón nhận danh hiệu cao quý
“Thầy thuốc nhân dân”.
Để quản lý tốt việc thực hiện mọi hoạt động của công ty trong đó quan trọng nhất là tiêu thụ sản phẩm, Hội đồng quản trị đã xây dựng và ban hành “Bộ quy chế nội bộ”
liên quan đến các thông lệ kinh doanh, xử lý các mâu thuẫn quyền lợi cũng như các quy chế đạo đức, trong đó có phần “Nội quy lao động” gồm 03 chương 20 điều là những quy định về kỷ luật lao động mà người lao động phải thực hiện khi làm việc tại doanh nghiệp; quy định việc xử lý đối với người lao động có hành vi, vi phạm kỷ luật lao động; quy định trách nhiệm vật chất đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
làm thiệt hại tài sản của doanh nghiệp, áp dụng đối với mọi người lao động làm việc tại doanh nghiệp. “Nội quy lao động” quy định rõ thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;
trật tự, an toàn trong cơ quan; an toàn lao động, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; bảo vệ tài sản và bí mật công nghệ; hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất. Qua phỏng vấn Tổng giám đốc được biết “Nội quy lao động” được phổ biến rộng rãi trong công ty nhưng không yêu cầu nhân viên ký cam kết thực hiện mà dựa vào tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm của từng người và công ty cũng chưa có sự hướng dẫn cụ thể các tiêu chuẩn về đạo đức cho nhân viên. Công ty xử lý vi phạm theo tiền tệ hoặc trên hậu quả phát sinh khi vi phạm thực sự đã xảy ra. Bằng quan sát có thể kiểm chứng những gì Tổng giám đốc nói là đúng: mỗi phòng ban đều được phổ biến “Nội quy lao động” đến từng nhân viên, mỗi phòng lưu giữ mỗi bản; ở cổng, hành lang cùng một số vị trí khác còn được dán một số quy định quan trọng để toàn thể nhân viên có thể nhìn thấy và thực hiện như quy định về thời gian làm việc, quy định về công tác bảo hộ trước khi vào xưởng hay các phòng nghiên cứu và bào chế có chứa các chất độc hại cùng một số quy định khác.
Bên cạnh việc hầu hết người lao động chấp hành đúng như nội quy công ty, vẫn còn tồn tại một số cá nhân thực hiện đối phó. Cụ thể: Trong nội quy quy định rõ buổi sáng bắt đầu làm việc vào lúc 7 giờ (mùa hè) đối với những nhân viên làm việc không theo ca. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập, khảo sát thấy dù sếp đã gương mẫu thực hiện đúng như nội quy thì một số nhân viên vẫn đi làm muộn giờ, có nhân viên đi làm muộn cả tiếng đồng hồ. Không những thế, có những nhân viên đang trong giờ làm việc thì lại ra ngoài ăn sáng, uống cà phê…và làm việc riêng. Ngoài ra vẫn còn tình trạng gây mất trật tự trong công ty như hồi giữa tháng 02/2014, xảy ra vụ xô xát giữa các bảo vệ trong doanh nghiệp gây thiệt hại nghiêm trọng.
Trong “Bộ quy chế” của công ty còn bao gồm các quy trình, chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm như Quản lý giá, Xây dựng kế hoạch, Quản lý kế hoạch, Quản lý hợp đồng, Quản lý doanh thu - doanh số khoán. Ngoài ra, quy trình bán hàng, quy trình theo dõi và xử lý phản hồi khách hàng cũng được công ty quy định cụ thể cùng các biểu mẫu liên quan. Bên cạnh đó, công ty cũng ban hành các biện pháp khen thưởng kỷ luật rõ ràng, đặc biệt là với doanh số khoán. Trưởng các bộ phận luôn
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
tiên phong trong việc chấp hành nghiêm chỉnh những quy định đã đề ra, làm gương cho cấp dưới. Kế hoạch phân phối lợi nhuận của công ty được giám sát bởi Ban kiểm soát. Qua quan sát cho thấy mỗi vị trí đảm nhiệm công việc nào thì sẽ được nhận một quy trình chuẩn do công ty ban hành và theo đó làm theo. Khi được hỏi về công tác bán hàng, được giới thiệu gặp chị Nguyễn Thị Lan - phụ trách việc bán hàng sản xuất cho công ty. Chị đã nói rõ về quy trình bán hàng của công ty và sau đó đưa ra một cuốn văn bản về trình tự và cách tiến hành cụ thể. Chị bảo: “Đây là quy trình do công ty ban hành cùng các biểu mẫu đi kèm, bọn chị làm theo đó. Có gì bất cập hay khó xử lý thì bọn chị trình sếp”
Trong công ty, nhân viên ở một số vị trí vẫn chưa đáp ứng được năng lực và trình độ theo yêu cầu. Nghiên cứu báo cáo thường niên các năm thấy rằng lao động trình độ trên đại học chiếm tỷ lệ thấp trong khi trình độ sơ cấp và công nhân kỹ thuật chiếm tỷ lệ cao. Tuy nhiên, công ty đã và đang thực hiện việc giám sát cũng như huấn luyện nhân viên một cách khá tốt. Hằng năm, công ty đều đưa ra một số chỉ tiêu cử nhân viên đi đào tạo nâng cao trình độ, phục vụ tốt hơn cho công ty.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, theo đó giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự hỗ trợ của phòng kế hoạch tài chính và phòng kinh doanh thị trường. Các bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc và có quan hệ chức năng với nhau. Mọi hoạt động của công ty đều được điều hành và kiểm soát tương đối chặt chẽ. Mô hình này xuất phát từ yêu cầu của việc sản xuất theo hệ thống dây chuyền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu của công ty, đảm bảo tính nhịp nhàng trong làm việc và nắm bắt thông tin được nhanh chóng.
Công ty có sơ đồ tổ chức toàn công ty và sơ đồ tổ chức từng phòng ban và có
“Bản mô tả công việc” cụ thể quy định rõ yêu cầu kiến thức và chất lượng nhân sự cho từng vị trí trong tổ chức.
Hiện tại công ty có Ban kiểm soát gồm 4 người. Với chức năng - nhiệm vụ của mình, Ban kiểm soát Công ty đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Trên cơ sở đó, từng thành viên luôn bám sát tình hình thực tế để giám sát hoạt động của HĐQT, Ban giám đốc, cũng như xem xét tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực và tính
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
cẩn trọng trong quản lý, điều hành công ty ngoài ra còn có trách nhiệm kiểm tra sổ sách, chứng từ kế toán, chứng từ trong Công ty. Trên cơ sở nắm bắt tình hình thực tế, Ban kiểm soát tiến hành họp và đề xuất những kiến nghị cho HĐQT, cổ đông để sửa đổi, bổ sung nếu thấy chưa hợp lý.
HĐQT cũng thực hiện chức năng giám sát hoạt động của Ban Tổng giám đốc thông qua:
- Bộ quy chế hoạt động của công ty đã ban hành; quy chế phối hợp giám sát giữa HĐQT công ty Medipharco- Tenamyd (được coi là công ty Mẹ) với công ty Liên doanh dược phẩm Medipharco Tenamyd BR s.r.l (được coi như công ty Con)
- Ban hành Kế hoạch tổng thể và chi tiết từng nội dung kế hoạch năm 2013- làm cơ sở cho Ban TGĐ và các Hội đồng chuyên môn hoạt động và điều hành quản lí
- Kiểm tra việc thực hiện các Nghị quyết HĐQT của Ban TGĐ
- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định ủy quyền của HĐQT đối với Tổng giám đốc trong lĩnh vực vay tín dụng và hợp đồng mua - bán
- Mời ban TGĐ tham gia tất cả các phiên họp HĐQT mở rộng để BTGĐ báo cáo chi tiết mọi hoạt động của doanh nghiệp
- Tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2013 theo đúng quy định pháp luật hiện hành và Điều lệ công ty để có Nghị quyết về Đường lối - Phương án- Giải pháp và các chính sách bản lề cho hoạt động điều hành của TGĐ
- Kiểm tra giám sát việc thực hiện các nội dung của Nghị quyết Đại Hội đồng Cổ đông thường niên năm 2013
- Báo cáo quyết toán tài chính từng quý và kế hoạch quý sau
- Đánh giá - phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất - kinh doanh - quản lý sử dụng vốn….
- Tìm nguyên nhân tồn tại bất cập? Phân tích nguyên nhân khách quan? Chủ quan? Trách nhiệm liên quan của Tổng Giám đốc và Ban tổng Giám đốc.
- Tìm phương án - giải pháp giải quyết tồn tại bất cập
- Chỉ đạo - phân công cụ thể từng thành viên trong Ban TGĐ phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
Ngoài ra còn thăm dò dư luận đánh giá hoạt động Ban TGĐ thông qua các thành viên HĐQT, Ban kiểm soát, Dư luận cổ đông và người lao động trong đơn vị, tiếp tục giám sát toàn diện hoạt động của công ty Con (Liên doanh) theo Luật Doanh nghiệp thông qua người đại diện (Thành viên HĐQT kiêm phó TGĐ) trực tiếp làm TGĐ điều hành của Liên doanh và Quy chế phối hợp giữ Công ty Mẹ (Medipharco và Liên doanh). HĐQT tiếp tục phân công và bổ sung thêm nhiệm vụ cho các thành viên HĐQT đặc trách theo dõi các hoạt động điều hành của các tiểu ban.