PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG
3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco - Tenamyd
3.1.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ
Công ty đã ban hành bằng văn bản quy định rõ ràng các bước kèm các chứng từ liên quan đến quy trình bán hàng của công ty gửi đến phòng kinh doanh - thị trường làm căn cứ thực hiện nên nhìn chung, công tác tổ chức kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ khá tốt. Cụ thể:
+ Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện nghiêm ngặt, không để tình trạng chứng từ, hóa đơn xuất ra mà không có đầy đủ sự phê duyệt, ngăn chặn tình trạng gian lận, sai sót, ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
+ Các thủ tục kiểm soát đưa ra cho từng giai đoạn trong quy trình tiêu thụ được tuân thủ một cách nghiêm túc.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
+ Công ty chủ yếu bán hàng theo hợp đồng nên mọi mâu thuẫn, tranh chấp sẽ được xử lý theo hợp đồng, tránh được tình trạng thất thoát tài sản.
+ Công ty chủ động mua bảo hiểm hàng hóa, dự phòng tình trạng xấu trong quá trình giao hàng, điều này đã giúp cho công ty hạn chế được thiệt hại đáng kể.
+ Phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể, rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện dễ dàng và có hiệu quả.
+ Không xảy ra tình trạng chồng chéo công việc
+ Công ty kiểm soát chặt chẽ công nợ của khách hàng, lập bảng phân tích số dư theo tuổi nợ, báo cáo công nợ theo tuần, đối chiếu công nợ theo quý nên đã hạn chế được tối đa rủi ro tổn thất công nợ.
+ Việc phân quyền truy cập vào hệ thống của công ty cũng được thực hiện hết sức chặt chẽ. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ được phân quyền truy cập với một tài khoản riêng biệt và chỉ được truy cập vào dữ liệu liên quan đến phần hành của mình và chỉ được xem các dữ liệu khác khi được hệ thống cho phép. Đây là một hình thức kiểm soát hữu hiệu, chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.
+ Lập hóa đơn: Theo lý thuyết, trước khi lập hóa đơn cần căn cứ vào chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận, đơn đặt hàng, hợp đồng giao hàng (nếu có) nhằm tránh các sai phạm xảy ra như quên lập hóa đơn, lập sai hóa đơn…Nghĩa là mình sẽ giao hàng trước, chuyển quyền sở hữu hàng hóa trước sau đó mới tiến hành lập hóa đơn (căn cứ vào các chứng từ cần thiết trong đó có chứng từ vận chuyển) giao cho khách hàng yêu cầu thanh toán tiền hàng. Nhưng thực tế ở công ty lại không làm như vậy, phòng kinh doanh sẽ tiến hàng đánh hóa đơn và phiếu xuất kho dựa trên “Xác nhận yêu cầu đặt hàng của khách hàng”, chuyển qua phòng kế toán để kiểm tra, kế toán trưởng ký xác nhận, thủ trưởng đóng dấu, ký duyệt rồi chuyển xuống kho làm căn cứ xuất kho, giao hàng cho người vận chuyển. Người vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho khách. Xong nhiệm vụ giao hàng sẽ tiến hành ký xác nhận vào hóa đơn đồng thời giao hóa đơn giá trị gia tăng liên 2 cho khách hàng. Sau khi hoàn tất công việc, về đến công ty, người vận chuyển sẽ giao lại cho công ty các chứng từ cần thiết đã được khách hàng ký nhận, đồng thời người vận chuyển cũng sẽ phải ký vào hóa đơn, phiếu xuất kho các liên còn lại để xác minh hàng đã được giao. Sau đó hóa
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
đơn giá trị gia tăng liên 1 sẽ được lưu tại phòng Kinh doanh, liên 3 sẽ được gửi cho bộ phận kế toán theo dõi nợ phải thu và yêu cầu khách hàng thanh toán.
Như vậy so với lý thuyết, thực tiễn diễn ra ở công ty gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được sự kiểm soát chặt chẽ theo một vòng tròn kín.
- Nhược điểm
+ Xét duyệt bán chịu: Công ty chưa thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, mọi điều khoản chỉ được ghi trong hợp đồng theo thỏa thuận của các bên liên quan mà hợp đồng đa phần dùng cho những khách hàng truyền thống và khách hàng lớn. Cho nên, với những khách hàng chỉ giao dịch một lần và những khách hàng nhỏ sẽ gặp phải rủi ro không trả được nợ cao hơn so với những khách hàng truyền thống.
+ Giao hàng: Phòng Kinh doanh thị trường nhiều khi vẫn cung ứng hàng không kịp thời cho các chi nhánh. Cụ thể: Hàng tháng ngày 20, Chi nhánh Nam Thừa Thiên Huế đều đã dự trù hàng cho tháng sau, nhưng có nhiều mặt hàng qua tháng sau dự trù để nhận vẫn không có hàng, hoặc có khi đến gần cuối tháng mới có (thường là hàng Zulig, Diazem, trong khi thị trường vẫn có đầy đủ, giá lại rẻ hơn 7% đến 10%)
+ Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, thu tiền: Tình trạng các đơn vị mua hàng, nhất là các đơn vị khám chữa bệnh thanh toán tiền hàng chậm, gây khó khăn về mặt tài chính của Công ty, công ty phải trả lãi vay ngân hàng hạn chế lợi nhuận
Công ty cũng chưa có chính sách lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một cách cụ thể.
+ Công ty cũng chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên: Việc tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn còn mang tính tự phát của mỗi cá nhân. Nhân viên thị trường chủ yếu chỉ mới tiếp cận được các công ty, nhà thuốc tại thành phố trung tâm, chưa phát triển đến tuyến huyện, xã là các thị trường rất tiềm năng. Tần suất đi thị trường của nhân viên thị trường rất hạn chế, vì thế không nắm hết thị trường, nên doanh số bán hàng OTC chưa cao. Các cộng tác viên đã ký hợp đồng chậm báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa, chất lượng sản phẩm, hình thức mẫu mã, sản phẩm cạnh tranh cùng loại trên địa bàn về cho công ty. Ngoài ra, công tác tuyển cộng tác viên còn nhiều bất cập, đề xuất tuyển không phù hợp với tăng doanh số, không có phương án cụ thể với các số liệu phân tích thị trường - thị phần hiện tại, thị trường - thị phần sau khi tuyển cộng tác viên.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
+ Việc khảo sát giá các sản phẩm cạnh tranh và sản lượng tiêu thụ tương ứng:
các số liệu không có tính đại diện, nếu chỉ bán với các sản lượng như báo cáo thì các nhà máy hầu như đóng cửa. Trưởng các đơn vị khi nghiên cứu tổng hợp cũng không đạt, có đơn vị chỉ làm phép cộng chứ không phân tích để đưa ra phương án tối ưu.
+ Việc thực hiện chế độ báo cáo theo quy định thiếu nghiêm túc, làm cho có, không đúng thời gian, không đủ nội dung, không phân tích đánh giá, các ý kiến đề xuất không được nhìn nhận trên bình diện hài hòa lợi ích cá nhân, lợi ích nhóm với lợi ích doanh nghiệp và cổ đông. Cụ thể: Trong tháng 9/2013, công ty đã xây dựng ban hành và hướng dẫn thực hiện các biểu mẫu khảo sát báo cáo: Thực hiện báo cáo khảo sát mạng lưới OTC; Thực hiện báo cáo khảo sát đề xuất giá chính sách và sản lượng tiêu thụ 2014. Tuy nhiên, kết quả thực hiện của các đơn vị lại cho thấy các nội dung, số liệu không có ý nghĩa (số liệu không chính xác, bất hợp lý và không có tính đại diện) để lãnh đạo công ty đưa ra các quyết sách phù hợp. Ban TGĐ đã phân tích các bất cập trong báo cáo khảo sát của các đơn vị và yêu cầu làm lại nhưng có đơn vị làm lại vẫn không đạt yêu cầu, có đơn vị không chấp hành. Tại báo cáo khảo sát mạng lưới OTC, các đơn vị không báo cáo được số liệu cụ thể (có số liệu chỉ lấy từ đơn vị quản lý), đặc biệt là số liệu các điểm bán lẻ đã bán hàng công ty sản xuất, số liệu doanh số. Chính vì vậy dẫn đến việc đưa ra kế hoạch 6 tháng cuối năm không có ý nghĩa và không khả thi.