PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG
3.2. Một số giải pháp góp phần nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ sản phẩm tại công ty
3.2.1. Giải pháp nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty + Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ tại công ty:
Với cơ cấu kinh doanh đa dạng, quy mô rộng lớn, hoạt động kiểm tra kiểm soát của công ty cần có một bộ phận chuyên trách đảm nhận với nhiệm vụ rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này đồng thời tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực; ngăn ngừa và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. Do vậy, công ty nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc phòng kiểm soát nội bộ, độc lập với phòng kế toán nhằm kiểm tra, giám sát và đề xuất các giải pháp liên quan đến hoạt động tài chính của công ty.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
+ Hoàn thiện chính sách nhân sự: Cần có một báo cáo yêu cầu nhân sự của các phòng ban đối với kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, thông tin này sẽ cho phép Tổng giám đốc xác định nhu cầu nhân sự trong giai đoạn mở rộng quy mô. Khi tuyển dụng nhân sự công ty cần đề ra những tiêu chí cụ thể về trình độ, năng lực, phẩm chất, mức lương....ngay từ đầu để tránh trường hợp người xin việc thì đông mà không đạt yêu cầu, tốn thời gian. Ngoài ra công ty nên tổ chức những cuộc họp nội bộ trao đổi ý kiến giữa các nhân viên với lãnh đạo tạo môi trường làm việc thân thiện, khách quan.
+ Cần đốc thúc, nhắc nhở nhân viên cần cẩn thận khi nhập dữ liệu vào máy. Sau khi nhập cần kiểm tra, đối chiếu lại tránh sai sót.
+ Cần phối hợp với bên công nghệ phần mềm, xây dựng một hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra, tránh trường hợp mất những dữ liệu quan trọng gây ảnh hưởng tới hoạt động của công ty.
3.2.2. Giải pháp nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại công ty + Xét duyệt bán chịu: Công ty cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, chi tiết cho từng đối tượng khách hàng đồng thời cần có một hệ thống kiểm tra về tín dụng của khách hàng.
+ Giao hàng: Trưởng phòng Kinh doanh hàng tháng đốc thúc nhân viên thực hiện việc cung ứng hàng kịp thời cho các chi nhánh, đáp ứng tốt hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Phòng kinh doanh cần rà soát lại khâu dự trù cung ứng hàng cho đơn vị. Vào ngày 25 của tháng, phòng kinh doanh - thị trường và các chi nhánh tiến hành gửi báo cáo cụ thể việc chậm cung ứng hàng: thời gian, lý do…cho Phó Tổng giám đốc kinh doanh soát xét.
+ Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, thu tiền: Sau khi lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ, tiến hành kiểm tra và gửi yêu cầu thanh toán đối với các khách hàng đã đến hạn thanh toán.
+ Mở các khóa đào tạo bài bản cho các cộng tác viên, huấn luyện cho họ các quy tắc khi tiếp xúc với khách hàng, sử dụng các câu khẩu hiệu phù hợp nhắc nhở họ hành xử thích hợp khi tiếp xúc với những khách hàng khó tính. Khi tuyển cộng tác viên, cần phải phù hợp với tăng doanh số. Nghiên cứu cơ chế trả lương thích hợp khuyến khích cộng tác viên tích cực tham gia bán hàng lâu dài cho công ty.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
+ Để tăng tính cạnh tranh cho các sản phẩm công ty sản xuất, công ty đã đề nghị các đơn vị khảo sát giá - sản lượng tiêu thụ của các sản phẩm cạnh tranh, từ đó đề xuất giá và chính sách cho các sản phẩm của công ty nhưng các đơn vị đã làm không đạt vì vậy Hội đồng kinh doanh của công ty nên tự quyết định giá và chính sách.
+ Có chế tài xử phạt thích đáng đối với các trường hợp thực hiện không nghiêm túc chế độ báo cáo theo quy định.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế