PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG
3.1. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco - Tenamyd
3.1.1. Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ thì sẽ ngăn chặn và phát hiện được các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như đảm bảo thực hiện được các mục tiêu của đơn vị.
Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần.
Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người mà đặc biệt là Tổng giám đốc cùng các cô chú, anh chị phòng Tài chính - Tổ chức và phòng Kinh doanh - thị trường để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong quá trình thực tập, em nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty được tổ chức khá chặt chẽ, biểu hiện ở những mặt sau:
Môi trường kiểm soát
+ Công ty có một bộ máy quản lý chặt chẽ từ trên xuống dưới. Với mô hình quản lý hỗn hợp trực tuyến - chức năng tạo nhiều thuận lợi trong công tác kiểm tra kiểm soát trong toàn bộ hoạt động của công ty. Quyền hạn và trách nhiệm phê duyệt cũng như thực hiện nghiệp vụ bán hàng được phân chia rõ ràng cho các bộ phận và từng cá nhân trong mỗi bộ phận có liên quan. Hơn nữa, giữa các phòng ban đều có sự
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
phối hợp, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty.
+ Lãnh đạo công ty là người có kinh nghiệm, uy tín, có trách nhiệm, có năng lực quản lý và năng lực chuyên môn rất tốt, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Đây là điều kiện thuận lợi để ban giám đốc công ty đề ra các thủ tục, chính sách hợp lý, không ngừng củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản lý, kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Đồng thời lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến công việc của nhân viên và trao đổi với nhân viên một cách nghiêm túc nhưng thân thiện tạo môi trường làm việc thoải mái.
+ Các chính sách và thủ tục được quy định rõ ràng và ban hành đến từng phòng ban, từng nhân viên trong công ty, nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục nhằm đảm bảo các mục tiêu đề ra.
+ Công ty xây dựng quy chế lao động, quy chế về tiền lương, quy chế về quản lý tài chính, thỏa ước lao động tập thể đi kèm các chế tài xử phạt rõ ràng tạo động cơ thúc đẩy người lao động nâng cao sự nghiêm túc, nâng cao vai trò trách nhiệm, tăng cường tính chủ động, sáng tạo trong công việc của mỗi cá nhân, từng bộ phận, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
+ Môi trường làm việc thoải mái, cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân; dây chuyền sản xuất hiện đại, tiên tiến, đạt tiêu chuẩn GMP - WHO đảm bảo cung cấp cho người bệnh thuốc đạt chất lượng cao.
+ Đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình, có ý thức trách nhiệm trong công việc. Mặc dù công việc rất nhiều nhưng họ luôn nỗ lực và cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
+ Nhằm khuyến khích và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, công ty đã tổ chức các chuyến du lịch vào các dịp nghỉ lễ cho nhân viên, góp phần giúp nhân viên giải tỏa phần nào áp lực công việc.
+ Hằng năm đều tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị, các lớp tập huấn phổ biến các thông tin mới; cử người đi đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế những sai sót xảy ra, giảm được khối lượng công tác kiểm
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
soát cho nhà quản lý.
Hệ thống kế toán
+ Hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ ghi sổ đầy đủ, phù hợp với Chế độ kế toán hiện hành; chứng từ được lập thành quyển theo nội dung, được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
+ Phân công khối lượng công việc rõ ràng cho từng nhân viên theo trình độ, năng lực, không có sự chồng chéo công việc của mỗi nhân viên đảm bảo cho việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thởi, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.
Nhìn chung, công tác kế toán đảm bảo gọn nhẹ nhưng hoạt động hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế, quy mô, đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty.
Thủ tục kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát tại công ty được Ban giám đốc ký duyệt và ban hành thành các quy chế để bắt buộc các phòng ban cùng thực hiện; thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt
+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mọi phòng ban trong công ty đều được phân chia trách nhiệm rõ ràng và cụ thể, công ty có bản mô tả công việc quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Chẳng hạn như Phòng Kinh doanh - thị trường có nhiệm vụ tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt và kiểm tra hàng tồn kho có đầy đủ sản phẩm để cung ứng cho khách hàng hay không, xuất hóa đơn bán hàng.
+Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng được công ty áp dụng khá tốt như thủ quỹ và kế toán tiền là hai người riêng biệt, thủ kho không đồng thời là kế toán hàng tồn kho.
+ Nguyên tắc ủy quyền và phê duyệt: Tại công ty, nhằm giúp đỡ cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng giám đốc và Giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau như Giám đốc tài chính, Phó tổng giám đốc kinh doanh… Mỗi người quản lý một mảng khác nhau, điều hành các hoạt động theo mục tiêu, định hướng mà công ty đề ra. Mọi hoạt động của công ty cần phải qua xét duyệt đầy đủ của cấp trên trước khi tiến hành.
Việc tuân theo các nguyên tắc này đã làm cho các thủ tục kiểm soát phát huy tốt tác dụng vì thế mà hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng có khả năng ngăn ngừa các sai
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
phạm và gian lận một cách tốt hơn, góp phần làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng hiệu quả.
- Nhược điểm:
+ Hiện tại công ty chỉ mới có ban kiểm soát chịu trách nhiệm giám sát chứ chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên trách hoạt động theo các chuẩn mực của Kiểm toán nhà nước và Kiểm toán quốc tế.
+ Nhân viên ở một số vị trí vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ và năng lực, số lượng lao động Đại học và trên Đại học còn chiếm tỷ lệ ít.
+ Công ty sử dụng kế toán máy để hỗ trợ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin được nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu việc nhập thông tin đầu vào phải chính xác, kịp thời. Do vậy nếu chỉ sai sót nhỏ xảy ra sẽ khiến cho báo cáo tài chính do máy xử lý sẽ cung cấp thông tin không chính xác, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của nhà quản trị.
+ Công ty chưa có hệ thống sao lưu dữ liệu dự phòng khi có sự cố xảy ra trên mạng máy tính thí dụ như vào tháng 4/2014, phần mềm máy tính có sự cố làm mất hết các dữ liệu liên quan trong tháng nhưng không thể khôi phục lại được. Vì thế mọi dữ liệu, khi cần thiết chỉ có thể tìm trong các tập chứng từ đã được xuất ra, gây mất rất nhiều thời gian.