PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
2.3. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Dược Trung ương Medipharco - Tenamyd
2.3.1. Quy trình tiêu thụ tại công ty
Phòng Kinh doanh tiếp nhận mọi yêu cầu đặt hàng của khách hàng (bằng điện thoại, Fax, Email, văn bản trực tiếp), ghi vào sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng theo biểu mẫu I490161KD/BM01 [phụ lục 1](Sổ này được cập nhật hằng ngày trên máy vi tính, khi cần thiết thì in ra); trình Quản lý phòng xem xét. Nếu như không chấp nhận, sẽ báo cáo với ban TGĐ/Giám đốc chi nhánh để xin ý kiến. Kết quả cuối cùng nếu vẫn không chấp nhận, thông báo từ chối với khách hàng. Căn cứ để xem xét yêu cầu khách hàng gồm:
+ Lượng hàng tồn kho, + Số lượng các đơn hàng,
+ Hợp đồng sản xuất, kế hoạch sản xuất, + Năng lực của công ty,
+ Giá cả…
Nếu chấp nhận, phòng Kinh doanh gửi bảng giá cho khách hàng theo biểu mẫu I490161KD/BM02 (nếu khách hàng yêu cầu) và tiến hành đàm phán các yêu cầu.
Trong quá trình đàm phán có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Chấp nhận ngay:
+ Khách hàng mới: Triển khai ký hợp đồng theo biểu mẫu I490161KD/BM03 + Khách hàng cũ (đã có hợp đồng): không cần lập hợp đồng, chỉ cần lập hóa đơn bán hàng.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Khách hàng yêu cầu gửi thử mẫu: Phòng KD viết phiếu yêu cầu sản xuất thử mẫu gửi phòng Nghiên cứu và Phát triển theo biểu mẫu I490161KD/BM04 [phụ lục 2]
Phòng Nghiên cứu và phát triển sẽ sản xuất thử mẫu theo yêu cầu của khách hàng. Nếu khách hàng nhất trí mẫu, triển khai hợp đồng tiếp theo. Nếu khách hàng chưa nhất trí mẫu có thể chế mẫu lại hoặc thông báo từ chối thực hiện. Sau đó, phòng Kinh doanh lập hợp đồng theo các điều khoản trong quá trình đàm phán, trình Ban TGĐ phê duyệt và viết hóa đơn bán hàng nếu tồn kho có đủ hàng. Phòng Kinh doanh và các chi nhánh (được ủy quyền tự khai thác hàng hóa) lập báo cáo tình hình ký hợp đồng mua bán năm theo biểu mẫu I490161KD/BM07 sẵn có của công ty.
Trường hợp trong kho chưa có hàng, phòng Kinh doanh phối hợp Xưởng sản xuất triển khai sản xuất theo yêu cầu của đơn hàng hoặc mua từ các nhà cung cấp khác để cung ứng. Phòng Kinh doanh kết hợp với thủ kho thực hiện việc xuất hàng hóa cho khách hàng theo SOP xuất hàng hóa, đảm bảo đúng theo yêu cầu của đơn hàng hoặc hợp đồng; Ghi sổ theo dõi thực hiện hợp đồng hàng bao tiêu theo biểu mẫu I490161KD/BM05 [phụ lục 3](cập nhật hằng ngày trên máy vi tính, cho từng đối tác bao tiêu, khi cần thiết thì in ra). Kết thúc hợp đồng hoặc đơn hàng, phòng Kinh doanh kết hợp với phòng Tài chính tổ chức đối chiếu công nợ và thu hồi tiền, đồng thời lập biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có) theo biểu mẫu I490161KD/BM06. Trong trường hợp hợp đồng có thay đổi, phòng Kinh doanh đàm phán lại với khách hàng về các vấn đề phát sinh, khi cần có thể lập phụ lục hợp đồng trình Ban TGĐ/Giám đốc chi nhánh phê duyệt. Thông báo cho các đơn vị có liên quan về việc thay đổi hợp đồng.
Dưới đây là lưu đồ về quy trình bán hàng tại công ty: Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
KHÁCH HÀNG
Tiếp nhận yêu cầu
XX
Gửi bảng giá
Đàm phán
Chế mẫu thử
Ký hợp đồng, hóa đơn
Sản xuất, mua hàng
Giao hàng
Thu hồi công nợ, Thanh lý hợp đồng
Sổ tiếp nhận yêu cầu
Bảng giá
Hợp đồng, hóa đơn Hợp đồng, hóa đơn Hợp đồng, hóa đơn
Hóa đơn, phiếu xuất
Thanh lý hợp đồng 1. Phòng Kinh doanh
2. TP Kinh doanh
3. Phòng Kinh doanh
4. Phòng Kinh doanh
5. Phòng Nghiên cứu
6. Phòng Kinh doanh
7. Phòng Kinh doanh, Xưởng Sản xuất
8. Phòng Kinh doanh, Thủ Kho
9. Phòng Tài chính, Kinh doanh
Trách nhiệm
Sơ đồ 2.6. Lưu đồ quy trình bán hàng của công ty
(Nguồn: Phòng Kinh doanh - Thị trường)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
2.3.2. Đánh giá rủi ro và các thủ tục kiểm soát hoạt động tiêu thụ tại công ty
Công ty đã tiến hành đánh giá rủi ro trong từng giai đoạn và đưa ra các thủ tục kiểm soát tương ứng, cụ thể:
Xét duyệt đơn đặt hàng
Tiếp nhận đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong quy trình tiêu thụ sản phẩm.
Trong đơn vị, phòng kinh doanh mà cụ thể là bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng. Nhà quản lý cũng đã xem xét các khả năng xảy ra sai phạm, rủi ro và đưa ra những thủ tục kiểm soát, cụ thể:
Thứ nhất,đơn đặt hàng được chấp nhận nhưng chưa được phê duyệt:
Trước hết, công ty đã thiết kế “Sổ tiếp nhận yêu cầu khách hàng” theo biểu mẫu thống nhất I490161KD/BM01 với các nội dung chính như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, nội dung yêu cầu về mặt hàng cần mua, được người có thẩm quyền xét duyệt. Công ty cũng tiếp nhận đơn hàng thông qua email, điện thoại…Khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng bán theo hợp đồng và khách hàng quen thuộc nên sau khi tiếp nhận đơn hàng, công ty sẽ tiến hành lập bản “Xác nhận đơn đặt hàng sản xuất” yêu cầu họ ký xác nhận. Sau đó mới tiến hành lập “Lệnh sản xuất”
Đối với công ty, để hạn chế việc chấp nhận đơn đặt hàng khi nó chưa được phê duyệt, phòng kinh doanh yêu cầu nhân viên đánh hóa đơn trước khi nhập thông tin vào máy phải kiểm tra xem nó đã đầy đủ chữ ký chưa, đã được phê duyệt chưa.
Thứ hai, bán hàng cho những khách hàng giả mạo:
Công ty chủ yếu bán hàng thông qua hợp đồng, mọi thông tin đã về khách hàng đã được nhập đầy đủ trong máy tính. Còn trong trường hợp, có những khách hàng lạ, những cuộc điện thoại lạ hay những email lạ đặt hàng, lúc này để hạn chế việc bán hàng cho những khách hàng giả mạo, phòng kinh doanh sẽ trình lên cấp trên, Hội đồng kinh doanh của công ty sẽ tiến hành họp đưa ra phương án. Yêu cầu người đặt hàng cung cấp họ tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân, giấy phép kinh doanh, …Sau khi xác minh rõ nguồn gốc, mới tiến hành ra quyết định.
Thứ ba,đồng ý bán hàng nhưng không đủ khả năng cung ứng:
Để hạn chế sai phạm này, nhân viên bán hàng của công ty sẽ tiến hành xác minh lượng hàng tồn kho bằng cách truy cập vào dữ liệu hoặc liên hệ tới bộ phận kho
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
kiểm tra xem có đủ đáp ứng cho nhu cầu của khách hàng hay không. Nếu không đủ, sẽ yêu cầu phòng kế hoạch lập kế hoạch sản xuất bổ sung.
Xét duyệt bán chịu
- Bán chịu cho những khách hàng không đủ khả năng thanh toán:
Công ty tiến hành xác minh về tình hình tài chính của khách hàng trước khi đưa ra thỏa thuận bán chịu trên hợp đồng nhằm hạn chế việc khách hàng không đủ khả năng thanh toán gây bất lợi cho công ty.
Sản xuất
Sản xuất sai quy cách, không đảm bảo chất lượng, không đáp ứng yêu cầu đề ra:
Để hạn chế sai phạm này, bộ phận Kiểm tra chất lượng QC và Đảm bảo chất lượng QA đóng vai trò quan trọng, cụ thể như sau:
Trước khi nhập kho nguyên liệu, bộ phận Kiểm tra chất lượng QC sẽ tiến hành lấy mẫu kiểm tra chất lượng, sau đó chuyển cho bộ phận Đảm bảo chất lượng QA, bộ phận này sẽ đối chiếu những gì QC đã kiểm tra với tiêu chuẩn được đề ra xem đã phù hợp chưa. Nếu đáp ứng được mới tiến hành quyết định nhập kho nguyên liệu. Vì nguyên liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sản phẩm.
Trước khi nhập kho thành phẩm, bộ phận Kiểm tra chất lượng QC lại tiếp tục lấy mẫu kiểm tra xem chất lượng đã đáp ứng chưa, tiếp đến sẽ lập biên bản kiểm nhận, chuyển qua bộ phận đảm bảo chất lượng QA để đối chiếu với tiêu chuẩn đưa ra. Đáp ứng yêu cầu, tiến hành nhập kho thành phẩm.
Giao hàng
Thứ nhất,giao hàng sai quy cách, chủng loại hoặc không đúng khách hàng:
Để hạn chế sai phạm này, nhân viên giao hàng, thủ kho và kiểm soát viên sẽ tiến hành kiểm tra và đối chiếu giữa phiếu xuất kho với hàng thực nhận về số lượng, tên hàng, khách hàng để đảm bảo giao hàng một cách chính xác. Bên cạnh đó, ngoài người vận chuyển thì sẽ phải có một người có chuyên môn áp tải hàng đi kèm. Sau khi giao hàng xong, khách hàng phải ký xác nhận vào chứng từ vận chuyển.
Thứ hai, giao hàng khi chưa được duyệt:
Khi xuất hàng, công ty sẽ lập phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin về tên hàng, số lượng, quy cách đóng gói, số lô…và phải có đầy đủ chữ ký của thủ kho, người lập,
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
thủ trưởng đơn vị.
Thứ ba, hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát mất mát giữa đường do các sự cố không lường trước được:
Công ty tiến hành mua bảo hiểm hàng hóa vì có những lô hàng lên tới mấy tỷ ở trên xe. Nếu trên đường xe bị đổ, lật, cháy,…gây thiệt hại thì sẽ lập biên bản và nhân viên bảo hiểm sẽ đến xác nhận, đền bù thiệt hại cho công ty.
Lập hóa đơn
Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng; lập một hóa đơn thành 02 lần:
Để hạn chế sai phạm này, trước khi in hóa đơn, nhân viên bán hàng sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thông tin trên bản “Xác nhận đơn hàng sản xuất”, sau đó sẽ chuyển qua cho bộ phận Kế toán xem xét lại rồi mới giao cho khách hàng. Các hóa đơn đều được đánh số thứ tự trước khi sử dụng.
Ghi nhận doanh thu, theo dõi nợ phải thu, thu tiền
Thứ nhất, khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt:
Để tránh tình trạng này, công ty hạn chế giao dịch bằng tiền mặt. Giao dịch chủ yếu thông qua ngân hàng. Công ty cũng quy định rõ mức tồn quỹ không được quá 05 triệu đồng. Khi thu tiền mặt, thủ quỹ tiến hành lập phiếu thu. Và khi giao dịch bằng tiền mặt thì cần có sự phê chuẩn của Tổng giám đốc.
Tách biệt chức năng kế toán và thủ quỹ.
Thứ hai,thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ, thất thoát nợ phải thu:
Để hạn chế sai phạm này, công ty đã sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, theo dõi chặt chẽ công nợ của từng khách hàng, lập bảng tổng hợp số dư theo tuổi nợ, tiến hành báo cáo từng quý.
Hằng tuần, công ty đều tiến hành đối chiếu công nợ với khách hàng. Ngoài ra, từng quý, yêu cầu lập báo cáo số hàng bán bị trả lại theo từng nhân viên, địa điểm bán hàng.
Ngoài những thủ tục nêu trên, để đảm bảo hoạt động tiêu thụ sản phẩm đạt hiệu quả cao nhất, công ty còn tiến hành thu thập các ý kiến phản hồi về giá cả, chất lượng hàng bán, tiến độ giao hàng từ khách hàng… dựa trên “Quy trình theo dõi và xử
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
lý phản hồi của khách hàng”. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm phối hợp với các đơn vị trong việc trao đổi thông tin với khách hàng, kể cả việc sửa đổi hợp đồng. Bất cứ sự sửa đổi nào trong hợp đồng phải được xác nhận, xem xét và thông báo đến các đơn vị có liên quan. Tất cả các nhân viên của công ty đều có trách nhiệm tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng (khi tiếp nhận sẽ hỏi rõ: Tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, fax nếu có, nội dung khiếu nại), ghi vào giấy tiếp nhận thông tin khiếu nại của khách hàng theo biểu mẫu I490182KD/BM01 [phụ lục 4],thông báo và gửi về Phòng Kinh doanh.
Phòng KD tiếp nhận và ghi sổ theo dõi phản hồi khách hàng theo I490182KD/BM02 [phụ lục 5]. Phòng KD tiến hành phân loại và đánh giá các khiếu nại, chuyển các đơn vị liên quan (chủ trì) giải quyết khiếu nại. Sau khi thực hiện xong việc xử lý khiếu nại khách hàng, phòng KD sẽ tiến hành ghi kết quả vào sổ theo dõi phản hồi khách hàng. Định kỳ 06 tháng hoặc đột xuất, phòng KD lập báo cáo về tình hình phản hồi của khách hàng trình Ban TGĐ. Căn cứ vào báo cáo, nếu phản hồi nào có tình trạng lặp lại, không tìm ra nguyên nhân ngay hoặc có tổn thất lớn thì lập phiếu yêu cầu hoạt động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến theo “Quy trình khắc phục - phòng ngừa - cải tiến”, báo cáo Ban TGĐ công ty trong cuộc họp quý hoặc họp xem xét của lãnh đạo. Phòng KD phân công cho nhân viên thị trường phụ trách từng khách hàng, từng khu vực quản lý…theo dõi thu thập ý kiến phản hồi. Các ý kiến phản hồi của khách hàng được chuyển về phòng KD ghi vào sổ theo dõi phản hồi khách hàng.
Định kỳ 01 năm 01 lần, phòng KD thu thập toàn bộ thông tin đánh giá của khách hàng, phân loại các ý kiến về sự hài lòng, không hài lòng và kiến nghị của khách hàng, lập báo cáo kết quả thăm dò sự thỏa mãn của khách hàng, đề xuất hướng khắc phục cải tiến trình Ban TGĐ.
VÍ DỤ CỤ THỂ: Về việc tiêu thụ sản phẩm Medo alpha 21 với công dụng giảm viêm, chống phù nề sau chấn thương và phẫu thuật
Giai đoạn 1:Tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Ngày 28/02/2014, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng do chị Phan Thị Bảy đảm nhận đã nhận được email đặt hàng của Công ty cổ phần dược phẩm Tenamyd (Tenamyd Pharma) về sản phẩm Medo alpha 21 H/2 vỷ x 10 viên với số
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
lượng đặt hàng là 4000000 hộp. Chị Bảy tiến hành nhập dữ liệu vào “Sổ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng” rồi chuyển qua cho Ds. Thức xem xét về lượng hàng tồn kho, số lượng đơn hàng, giá cả, kế hoạch sản xuất rồi trình lên cho trưởng phòng kinh doanh Tôn Thất Tâm xét duyệt. Nếu chấp nhận, trưởng phòng yêu cầu bộ phận Marketing do anh Lâm đảm nhiệm gửi bảng giá cho khách hàng để tiến hành đàm phán. Khách hàng đồng ý, phòng kinh doanh tiến hành lập Hợp đồng mua bán trình lên Tổng giám đốc Phan Thị Minh Tâm phê duyệt.
Được sự đồng ý của Tổng giám đốc, vào ngày 01/03/2014, Công ty cổ phần Dược Trung ương Medipharco –Tenamyd và Công ty cổ phần Dược phẩm Tenamyd tiến hành ký kết Hợp đồng mua bán, với các điều khoản đã được thỏa thuận trong quá trình đàm phán gồm:
Điều I: Phạm vi trách nhiệm của hợp đồng Điều II: Chất lượng hàng hóa
Điều III: Phương thức, địa điểm giao hàng Điều IV: Phương thức thanh toán
Điều V: Trách nhiệm của hai bên Điều VI: Khiếu nại
Điều VII: Điều khoản chung
Sau khi hợp đồng được ký kết, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng lập bản “Xác nhận đơn đặt hàng sản xuất” giao cho bên mua xác nhận các thông tin, bao gồm:
- Tên sản phẩm – quy cách – hàm lượng - Đơn vị tính
- Cỡ lô sản xuất tối thiểu
- Tỷ lệ hao hụt đã ban hành theo Quy trình và nguyên liệu chuẩn - Số lượng đặt hàng
- Cân đối nguyên liệu – bao bì – tá dược (tên nguyên phụ liệu/nhà sản xuất, tên đơn vị cung cấp, sản lượng cân đối theo công thức + hao hụt, tồn kho tại Medi, cung cấp thêm, sản lượng tối thiểu mà nhà cung cấp chấp nhận)
- Thời gian giao hàng (theo yêu cầu của công ty Tenamyd Pharma) - Thời gian giao hàng (sau khi đủ nguyên phụ liệu)
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Ghi chú
Sau khi bên mua ký xác nhận xong, công ty chuyển qua giai đoạn tiếp theo.
Biểu mẫu 2.1 Bảng giá hàng sản xuất (I490161KD/BM02)
CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO-TENAMYD 08 Nguyễn Trường Tộ - Tp. Huế - Việt Nam
Tel: (84).(054) 3826094; 3823099 - 3827215 * Fax: (84).(054).3826077 Website: medipharco.com.vn; Email: mediphar@dng.vnn.vn
Huế, ngày 14 tháng 02 năm 2011 BẢNG GIÁ HÀNG SẢN XUẤT
STT
Tên thuốc & Hàm lượng Quy cách
kiện Qui cách đóng gói
ĐVT Giá bán (Chưa
VAT)
Ghi chú
I THUỐC KHÁNG SINH
1 Medo alpha 21 265 hộp Hộp 2 vỷ
bấm x 10tab Viên 433.35
II THUỐC CHUYÊN KHOA
MẮT
1 Mỡ Gentamicin 0,3% - 5g 480 tube H/1tube Tube 3,300
2 Mỡ Hydrocortison 1% - 5g 480 tube H/1tube Tube 9,500
3 Mỡ Mediclophencid H - 4g 480 tube H/1tube Tube 5,300
… …. …. …. …. …..
III THUỐC NGOÀI DA
1 Gel Betamethason - 30g 240 tube H/1tube Tube 30,000
2 Gelacmeigel - 15g 200 tube H/tube Tube 12,000
3 Gel Memedeep 20g 320 tube H/tube Tube 12,857
…. …… …. …… ….. ……
CÔNG TY CP DƯỢC TRUNG ƯƠNG MEDIPHARCO-TENAMYD TỔNG GIÁM ĐỐC
.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
ĐƠN VỊ ĐẶT HÀNG: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐƠN VỊ NHẬN ĐƠN HÀNG
TENAMYD PHARMA CORP. Độc lập - Tự do- Hạnh phúc CTCP DƯỢC TW MEDIPHARCO-TENAMYD
ĐẶT QUA: EMAIL FAX:
SỐ: …06….. / NGÀY ĐẶT:…….
ĐỢT: 01 THÁNG: 04 NĂM 2014 NGÀY XÁC NHẬN: ………
XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG SẢN XUẤT
TT
Tên sản phẩm- Quy cách -Hàm lượng
ĐV tính
Cỡ lô SX tối thiểu
Tỷ lệ hao hụt đã ban hành theo Quy trình và NL chuẩn
Số lượng đặt hàng
CÂN ĐỐI NGUYÊN LIỆU- BAO BÌ- TÁ DƯỢC
Thời gian giao hàng
Ghi chú ĐƠN VỊ CUNG CẤP NPL:
Tên NPL/Nhà SX
Tên đơn vị cung
cấp:
Tena/
Medi
SL cân đối theo
công thức + Hao hụt
Tồn kho tại Medi
Cung cấp thêm
SL tối thiểu nhà CC chấp nhận 1/ Medo alpha 21 H/2 vỷ
x 5 viên nang 500000 0.80% 4000000 T 5/2014
Bao gồm:
a Nguyên liệu Kg Chymotrypsin – Shanghai - TQ Medi 22.13 0 22.13
b Nang Bộ 0.50% Medi 201,000 0 201,000
c Hộp&Toa Bộ 0.50% Medi 201,000 0 201,000
d Màng Nhôm Kg Medi 148 0 148
e PVC/PVDC Kg Medi 1,080 0 1,080
f Các Tá dược
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế