PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.2 Quy trình kiểm toán khoản mục Nợ phải trả người bán
1.2.2 Quy trình kiểm toán khoản mục Nợ phải trả người bán
1.2.2.2 Thực hiện kiểm toán
Trong bước thực hiện kiểm toán khoản mục Nợ phải trả người bán, kiểm toán viên sẽ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – phải trả sau đó sẽ tiến hành thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm kiểm soát
Kiểm toán viên có thể thực hiện các bước công việc sau:
+ Kiểm toán viên căn cứ các nhật ký liên quan để kiểm tra việc ghi chép trên sổ cái nợ phải trả, nhằm mục đích xem xét sự có thực của các nghiệp vụ phát sinh. Thực hiện bằng cách chọn mẫu một số các nghiệp vụ trong kỳ trên sổ cái nợ phải trả người bán và kiểm tra ngƣợc lại đến sổ chi hay nhật ký chứng từ thanh toán.
+ Lựa chọn một số các nghiệp vụ phát sinh trên sổ nhật ký và theo dõi việc ghi chép chúng trên các sổ chi tiết, nhằm kiểm tra tính đầy đủ của việc ghi chép từ nhật ký vào các sổ chi tiết.
+ Kiểm tra từ các sổ chi tiết đến các chứng từ gốc để đảm bảo các nghiệp vụ mua hàng thực sự phát sinh. Đồng thời kiểm tra theo chiều ngƣợc lại để đảm bảo tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc ghi nhận đầy đủ.
+ Kiểm toán viên có thể kiểm tra mẫu một số các nghiệp vụ mua hàng bằng cách xem các phiếu mua hàng có đƣợc lập và phê duyệt không, kiểm tra các số thự tự trên đơn đặt hàng, kiểm tra các hợp đồng mua bán, hóa đơn nhà cung cấp.
+ Kiểm tra đối chiếu số tổng cộng trên sổ chi tiết và sổ cái xem có khớp đúng không.
Sau khi hoàn thành các bước công việc trên kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của nợ phải trả người bán, làm cơ sở cho việc thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản cần thiết. Mức rủi ro kiểm soát là thấp khi mà kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kiểm soát của đơn vị hữu hiệu, các thử nghiệm cơ bản có thể đƣợc giới hạn lại, và ngƣợc lại khi đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức cao kiểm toán viên phải mở rộng các thử nghiệm cơ bản.
Thử nghiệm cơ bản
Thử nghiệm cơ bản là thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng về những sai lệch trong yếu trên báo cáo tài chính bao gồm thủ tục phân tích và thử nghiệm chi tiết
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
- Thủ tục phân tích
Thông qua việc tính toán một số các chỉ tiêu và so sánh với các năm trước để nhận ra các biến động bất thường:
• Tỷ lệ nợ phải trả người bán trên tổng giá trị hàng mua trong kỳ.
• Tỷ lệ nợ phải trả người bán trên tổng nợ ngắn hạn
• So sánh số chi tiết của từng người bán trong kỳ để xem xét sự biến động bất thường với năm trước.
- Thử nghiệm chi tiết
Thử nghiệm chi tiết là việc kiểm tra trực tiếp qua số dƣ hay các nghiệp vụ phát sinh. Bao gồm các thử nghiệm sau đây:
• Đối chiếu số liệu sổ cái và sổ chi tiết:
Đối chiếu số liệu sổ cái và sổ chi tiết đáp ứng mục tiêu ghi chép chính xác.
Kiểm toán viên sẽ yêu cầu đơn vị cung cấp số dư chi tiết nợ phải trả người bán vào thời điểm khóa sổ, tiến hành tính toán, tổng cộng, lũy kế, sau đó sẽ tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái và các sổ chi tiết. Nếu số liệu không trùng khớp, kiểm toán viên có thể yêu cầu kiểm tra sai lệch và đề nghị các bút toán điều chỉnh thích hợp.
• Gửi thư xác nhận đối với khoản phải trả:
Kiểm toán viên có thể yêu cầu gửi thƣ xin xác nhận đối với các nhà cung cấp quan trọng chủ yếu của đơn vị. Có thể thông qua việc phỏng vấn nhân viên của đơn vị để xác định những đối tƣợng cần đƣợc gửi thƣ xác nhận. Sau khi gửi thƣ xác nhận kiểm toán viên sẽ kết hợp đối chiếu số liệu trên thƣ xác nhận với số dƣ khoản mục phải trả người bán trên bảng cân đối kế toán. Ngoài việc gửi thư xác nhận kiểm toán viên có thể kiểm tra bảng kê hóa đơn hàng tháng của người bán.
Thủ tục gửi thƣ xác nhận đƣợc thực hiện nhằm mục tiêu hiện hữu và phát sinh, khi thực hiện thủ tục này không cung cấp bằng chứng về mọi khoản phải trả đƣợc ghi chép đầy đủ, ngoại trừ việc gửi thƣ xác nhận về các khoản phải trả có số dƣ cuối kỳ rất thấp hoặc bằng không. Kiểm toán viên có thể kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán phát sinh vào đầu năm sau đối với các khoản phải trả có số dƣ cuối năm để xem xét về việc ghi chép của các khoản phải trả.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
• Chọn mẫu để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu liên quan
Đây là thủ tục nhằm kiểm tra sự có thực của các khoản phải trả. Kiểm toán viên chọn lựa một số khoản phải trả trên số dƣ chi tiết cuối năm, để kiểm tra chứng từ gốc và các tài liệu có liên quan, nhƣ là chứng từ thanh toán, hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho…
Đối với các đơn vị sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, việc kiểm tra khá thuận tiện vì các số dƣ chi tiết nợ phải trả đã thể hiện sẵn trong những hồ sơ chứng từ thanh toán chƣa trả tiền. Khi đƣợc thanh toán, đơn vị sẽ chuyển các chứng từ thanh toán này sang hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả tiền. Do công việc này tiến hành hằng ngày, nên đơn vị cần lưu lại bảng kê chứng từ thanh toán chưa thanh toán vào thời điểm khóa sổ. Bảng kê này bao gồm tên người bán, số chứng từ thanh toán, ngày và số tiền phải trả.
• Kiểm tra các khoản nợ phải trả không được ghi chép
Kiểm tra các nghiệp vụ sau thời điểm khóa sổ: Thông qua việc xem xét các khoản thực thi chi vào đầu niên độ sau, kiểm toán viên có thể phát hiện các khoản chi quỹ nhƣng lại thuộc về chi phí của tháng cuối niên độ kiểm toán.
Để đảm bảo cơ sở dồn tích, các khoản chi phí này đáng lẽ phải đƣợc đơn vị tính vào chi phí của niên độ, đồng thời làm phát sinh các khoản phải trả vào cuối kỳ; thế nhƣng lại không ghi chép đúng kỳ, mà lại ghi vào niên độ sau khi thực chi, làm cho nợ phải trả và chi phí của niên độ kiểm toán bị ghi thiếu một khoản.
Xem xét các tài liệu có khả năng chứa đựng các khoản nợ phải trả không đƣợc ghi chép:
+ Các trường hợp hàng về nhưng chưa có hóa đơn, hay hóa đơn đã về mà hàng chƣa nhận đƣợc: kiểm toán viên cần nghiên cứu các hồ sơ mua hàng dở dang của đơn vị.
+ Các chứng từ thanh toán đƣợc phát hành sau thời điểm khóa sổ: kiểm toán viên cần xem xét cẩn thận để phát hiện những khoản thực tế phát sinh trước thời điểm khóa sổ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
+ Các hóa đơn của người bán nhận được sau ngày kết thúc niên độ vì có thể những hóa đơn này thực sự thuộc niên độ kiểm toán nhƣng sau khi đã gửi hàng đi vài ngày thì người bán mới gửi hóa đơn, do đó chúng phải được ghi vào nợ phải trả của niên độ.
• Kiểm tra bảng chỉnh hợp nợ phải trả với bảng kê hóa đơn hàng tháng của người bán.
Căn cứ bảng kê của người bán đã gửi cho đơn vị trong tháng, nhân viên của đơn vị sẽ đối chiếu các số liệu này với số dƣ trên sổ chi tiết để lập một bảng chỉnh hợp, và thuyết minh sự khác biệt số liệu (nếu có) giữa hai bên. Sự khác biệt này có thể do nhầm lẫn, sai sót trong ghi chép của một bên, nhƣng cũng có thể do khác biệt về thời điểm khóa sổ. Trong trường hợp đơn vị có tiến hành chỉnh hợp, kiểm toán viên chỉ cần kiểm tra lại các bước chỉnh hợp này xem có được thực hiện chính xác hay không.
Nếu đơn vị không tiến hành việc chỉnh hợp, kiểm toán viên có thể tự thực hiện.
Khi kiểm soát nội bộ đối với nợ phải trả là yếu kém, kiểm toán viên cần kiểm tra sổ công văn đến để xem đơn vị đã nhận được mọi bảng kê của người bán hay chưa. Một trong những khác biệt về số liệu giữa đơn vị và người bán có thể sẽ được phát hiện được nhờ bảng chỉnh hợp, đó là các khoản người bán tính cho những lô hàng đã gửi đi, thế nhƣng đơn vị vẫn chƣa nhận đƣợc, hoặc chƣa ghi chép.
Một mục đích khác của thủ tục này là bảo đảm sự phân kỳ chính xác của số dƣ nợ phải trả. Sự phân kỳ nợ phải trả có mối quan hệ chặt chẽ với việc khóa sổ của hóa đơn mua hàng và giúp xác định số dƣ hàng tồn kho. Vì thế, khi quan sát kiểm kê tồn kho vào thời điểm khóa sổ, kiểm toán viên nên ghi chép lại số hiệu của các phiếu nhập kho cuối cùng, chúng sẽ được đối chiếu với những hóa đơn tương ứng của người bán trên bảng kê các khoản phải trả vào thời điểm khóa sổ.
+ Các hóa đơn tương ứng với những phiếu nhập kho từ phiếu nhập kho cuối cùng trở về trước phải được ghi nhận trong nợ phải trả cuối kỳ.
Đạ i h ọ c Kinh
t ế Hu ế
+ Ngược lại, các hóa đơn tương ứng với những phiếu nhập kho sau phiếu nhập kho cuối cùng sẽ không được phép tính vào nợ phải trả cuối kỳ, trừ trường hợp hàng đang đi đường đã nói ở phần trên.
• Xem xét việc trình bày và công bố các khoản phải trả trên báo cáo tài chính + Xem xét các trường hợp phát sinh số dư bên nợ trên các tài khoản Nợ phải trả, thí dụ như trả dư tiền cho người bán, ứng trước tiền cho người bán, trả lại hàng cho người bán sau khi đã thanh toán tiền… Những trường hợp này phải được trình bày trong khoản mục Nợ phải thu của bảng cân đối kế toán để bảo đảm trình bày đúng về tình hình tài chính của đơn vị. Nếu đơn vị không thực hiện điều này và số tiền là trọng yếu, kiểm toán viên phải lập bút toán đề nghị sắp xếp lại khoản mục.
+ Các khoản nợ phải trả trọng yếu đối với các bên liên quan cần đƣợc công bố trên thuyết minh báo cáo tài chính. Các khoản nợ phải trả đƣợc bảo đảm bằng tài sản thế chấp thì phải công bố và tham chiếu với tài sản bị thế chấp.