Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin trong công tác quản lý cấp tỉnh
1.1.6. Hệ thống thông tin trong công tác quản lý của tỉnh
Hệ thống thông tin quản lý (MIS – Management Information System) là hệ thống tích hợp các yếu tố con ngư i, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định.
Các hệ thống thông tin quản lý được phát triển bắt đầu từ thập niên 60 nhằm cung cấp các báo cáo quản lý. Hệ thống thông tin quản lý là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý ở các cấp độ của tổ chức. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các ngu n dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.
Đầu vào, đầu ra của hệ thống thông tin quản lý - Đầu vào
Đầu vào đối với HTTT quản lý có ngu n gốc từ cả từ bên trong và từ bên ngoài tổ chức. Ngu n dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với HTTT quản lý là các HT xử lý giao dịch. Một trong các hoạt động cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch là thu thập và lưu trữ dữ liệu về các giao dịch đ hoàn thành. Khi mỗi giao dịch hoàn thành, các hệ thống xử lý giao dịch khác nhau sẽ thực hiện việc thay đổi và cập nhật các CSDL nghiệp vụ của tổ chức. Ví dụ, hệ thống xử lý thanh toán sẽ giúp duy trì CSDL về công nợ phải thu ở tình trạng được cập nhật nhất vậy nên các nhà quản lý có thể biết được những đối tượng nào đang có công nợ với tổ chức mình. Chính các CSDL có tính cập nhật nhất này là ngu n 19 dữ liệu nội bộ chủ yếu đối với hệ thống thông tin quản lý. Dữ liệu nội bộ còn có thể có ngu n gốc từ một số lĩnh vực chức năng đặc biệt trong tổ chức.
Các HTTT quản lý sử dụng dữ liệu từ các ngu n bên trong và bên ngoài tổ chức và xử lý các dữ liệu này thành thông tin có giá trị sử dụng hơn cho các nhà quản lý, thông thư ng ở dạng các báo cáo chuẩn theo mẫu định trước.
- Đầu ra
Đầu ra của HTTT quản lý thư ng là một hệ thống các báo cáo được phân phối và truyền đạt tới các nhà quản lý. Các báo cáo đó bao g m báo cáo định kỳ, báo cáo theo nhu cầu, báo cáo đột xuất và các báo cáo siêu liên kết.
Báo cáo định kỳ :là những báo cáo được lập theo chu kỳ đều đặn, ví dụ báo cáo ngày, báo cáo tuần hoặc báo cáo tháng.
- Báo cáo chỉ số thống kê: là một dạng đặc biệt của báo cáo định kỳ, loại báo cáo này thực hiện tóm tắt các hoạt động cơ bản của ngày hôm trước và thư ng phải sẵn sàng vào đầu của một ngày làm việc. Các báo cáo này tóm tắt mức t n kho, doanh số. Những báo cáo chỉ số thống kê thư ng liên quan chặt chẽ đến các yếu tố quyết định của tổ chức. Vậy nên các nhà quản lý và các nhà l nh đạo có thể sử dụng các báo cáo loại này đề can thiệp và thực hiện điều chỉnh các hoạt động kinh doanh một cách kịp th i.
- Báo cáo theo yêu cầu Báo cáo theo yêu cầu là báo cáo được lập để cung cấp thông tin xác định theo yêu cầu của nhà quản lý. Nói cách khác là báo cáo loại
này được lập theo yêu cầu. Ví dụ, một nhân viên quản lý có thể có nhu cầu thông tin về mức t n kho hiện tại của một mặt hàng xác định, hay gi công lao động của một nhân viên xác định. Trong tình huống đó, một báo cáo theo yêu cầu có thể được lập để thỏa m n các nhu cầu thông tin này.
- Báo cáo ngoại lệ: là báo cáo được kết xuất một cách tự động khi tình huống bất thư ng xảy ra. Cũng giống như báo cáo theo yêu cầu, báo cáo ngoại lệ cũng thư ng được sử dụng để theo dõi các khía cạnh quan trọng có tính chất quyết định đối với thành công của tổ chức. Nói chung khi một báo cáo ngoại lệ đ được lập thì thư ng các nhà quản lý hoặc l nh đạo sẽ có động thái can thiệp nào đó. Các giới hạn (hay còn gọi là điểm kích hoạt cho một báo báo ngoại lệ) cần được xác định một cách kỹ lưỡng để tránh quá tải về báo cáo ngoại lệ hoặc ngược lại bỏ qua những vấn đề đáng lẽ cần có sự can thiệp của các nhà quản lý.
- Báo cáo siêu liên kết: là những báo cáo cung cấp cho các nhà quản lý khả năng truy xuất đến các dữ liệu chi tiết nhằm lý giải cho một tình huống bất thư ng mà họ quan tâm. Báo cáo loại này có thể được lập bằng cách sử dụng ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ tư và rất phù hợp cho các nhà l nh đạo những ngư i cần thông tin ở dạng biểu đ hơn là những bảng kê dữ liệu thuần túy. Bằng cách quan sát biểu đ , ngư i làm công tác quản lý sẽ dễ dàng phát hiện ra những điểm bất thư ng ví dụ trong hoạt động bán hàng và tìm cách lý giải cho tình trạng bất bình thư ng đó thông qua việc sử dụng cơ chế siêu liên kết (bằng cách bấm một phím chức năng định trước hoặc kích chuột vào một điểm xác định trên báo cáo hoặc trên biểu đ ). (Vũ Văn Giang, 2019)
1.1.6.2. Vai trò của hệ thống thông tin trong công tác quản lý
Hệ thống thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý, các vai trò đó được thể hiện qua các nội dung sau:
Một là, vai trò của hệ thống thông tin trong lập kế hoạch và ra quyết định
Thông tin và hệ thống thông tin là cơ sở để nhà l nh đạo, quản lý nhận định đúng vấn đề để xây dựng kế hoạch và ra quyết định. Việc nắm bắt, khai thác và sử dụng thông tin một cách khoa học, chính xác, kịp th i, đầy đủ sẽ giúp ngư i l nh đạo, quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn, đạt hiệu quả cao.
Việc thu thập, nắm bắt, xử lý thông tin của ngư i l nh đạo, quản lý thông qua nhiều kênh: báo cáo, các phương tiện thông tin, hội họp, phản ánh của cùng cấp và của cấp dưới và cả những kênh thông tin không chính thức như các dư luận x hội, các tin đ n. Trên cơ sở những thông tin thu được, qua tổng hợp kịp th i và chính xác sẽ giúp ngư i l nh đạo, quản lý ban hành các quyết định trong xây dựng và tổ chức cho cơ quan, đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị hàng năm.
Hai là, vai trò của hệ thống thông tin trong việc tổ chức và kiểm tra thực hiện quyết định
Trong quá trình l nh đạo tổ chức thực hiện quyết định, hệ thống thông tin có vai trò rất quan trọng, nó là căn cứ giúp các nhà l nh đạo xác định chính xác công việc cần tổ chức thực hiện và giải quyết. Ngư i l nh đạo, quản lý cần có hệ thống thông tin đầy đủ về đối tượng bị l nh đạo cũng như các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực,… phân công, nhiệm vụ; tổ chức, sắp xếp; sử dụng cơ sở vật chất;... trong thực thi quyết định.
Ngư i l nh đạo, quản lý phải nắm rõ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy, đ ng th i, phải nắm thông tin về tâm tư, tình cảm, nguyện vọng chính đáng của cán bộ, nhân viên từ đó có biện pháp giúp đỡ, khuyến khích họ phát huy những mặt mạnh, khắc phục những hạn chế, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, việc theo dõi, thu thập thông tin phản h i trong quá trình thực thi các quyết định, kế hoạch,… là điều cần thiết để kịp th i bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp.
Ba là, vai trò của hệ thống thông tin trong tổng kết và rút kinh nghiệm
Công tác tổng kết, đánh giá việc thực hiện quyết định l nh đạo là việc làm rất cần thiết, giúp ngư i l nh đạo, quản lý xác định được mức độ thành công hay thất bại của quyết định mà mình đ đưa ra, mặt được và chưa được, những điểm mạnh cần phát huy và những điểm yếu cần khắc phục, rút kinh nghiệm,…Để làm tốt công tác này, hệ thống thông tin giữ vai trò vô cùng quan trọng, là căn cứ giúp ngư i quản lý nhận định đúng tình hình, đánh giá công bằng và khách quan.
Như vậy, chúng ta thấy rằng chính hệ thống thông tin đ góp phần quan trọng cho việc duy trì các hoạt động l nh đạo, quản lý và chất lượng thông tin quyết định hiệu quả của hoạt động l nh đạo, quản lý. Do đó, cần phải xây dựng được hệ thống
thông tin có chất lượng cao, bảo đảm hoạt động l nh đạo đạt được mục đích đề ra.
(Trần Thị Song Minh, 2019).
1.1.6.3. Nội dung của xây dựng hệ thống thông tin trong công tác quản lý nhà nước cấp tỉnh
Thứ nhất, xây dựng cơ sở hạ tầng, cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ cơ quan nhà nước: xây dựng khai thác, duy trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin của cơ quan mình theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định; xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia đáp ứng giao dịch điện tử qua các phương tiện truy nhập thông tin Internet thông dụng của x hội; tạo các điều kiện thuận lợi để tổ chức, cá nhân dễ dàng truy nhập thông tin và dịch vụ hành chính công trên môi trư ng mạng; tăng cư ng hướng dẫn phương pháp truy nhập và sử dụng thông tin, dịch vụ hành chính công trên môi trư ng mạng.
Thứ hai, cung cấp thông tin phục vụ cơ quan nhà nước, cá nhân, doanh nghiệp: cung cấp, tiếp nhận thông tin trên môi trư ng mạng tạo điều kiện cho ngư i dân tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng; xây dựng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức và cá nhân; tăng cư ng cung cấp các dịch vụ hành chính công liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước (hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền) có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy t có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực quản lý nhà nước thông qua môi trư ng mạng.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc, tăng cư ng sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin. Tăng cư ng sử dụng, khai thác các hệ thống thông tin; Đẩy nhanh việc xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành, đ ng th i số hóa những ngu n thông tin chưa ở dạng số nhằm đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin, phục vụ quản lý, nghiên cứu và tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung.
Thứ ba, phát triển ngu n nhân lực công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước và tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc. Th i gian qua, việc ứng dụng tin học trong quản lý hành chính đ tạo bước chuyển biến rõ nét nâng cao chất lượng
dịch vụ công, làm cho nền hành chính ngày càng hiện đại, phục vụ tốt nhu cầu của nhân dân. Tuy nhiên, để công tác tin học hóa hành chính phù hợp với tiến độ tin học hóa x hội, trong th i gian tới cần tập trung một số nội dung chủ yếu như sau:
- Nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính theo hướng đơn giản, hiệu quả. Thực hiện tin học hóa các quy trình phục vụ nhân dân thuộc các lĩnh vực công, ứng dụng tin học trong xử lý quy trình công việc ở nội bộ cơ quan hành chính, trong giao dịch với các cơ quan hành chính khác và với các tổ chức, cá nhân... Kết hợp việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin với việc thực hiện cải cách hành chính trong cơ quan nhà nước và việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
- Đầu tư xây dựng và củng cố cơ sở hạ tầng mạng, đẩy mạnh tin học hóa trong các cơ quan hành chính nhà nước. Hoàn thiện hệ thống tổ chức phục vụ tin học hóa hành chính và hoàn thiện cơ sở pháp lý.
- Nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về vai trò quan trọng của tin học. Đào tạo đội ngũ nhân lực để phục vụ cho tin học, từng bước phổ cập sử dụng máy tính và Internet ở các cấp.
- Có chính sách khuyến khích đầu tư, phát huy tiềm năng, thế mạnh hiện có, coi công nghệ thông tin là động lực cho phát triển kinh tế x hội, thúc đẩy sự chuyển dịch cơ cấu kinh tế x hội, tăng cư ng thương mại dịch vụ, tạo tăng trưởng kinh tế bền vững...
1.1.6.4. Nội dung nghiên cứu và đánh giá hiện trạng hệ thống thông tin trong công tác quản lý nước cấp tỉnh
- Tìm hiểu môi trư ng x hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống. Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản của hệ thống đó.
- Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn trong tổ chức (sơ đ tổ chức).
- Thu thập và nghiên cứu các h sơ, sổ sách, các file dữ liệu cùng với các phương thức xử lý các thông tin đó.
- Thu thập và mô tả các quy tắc quản lý, tức là các quy định, các quy tắc, các công thức tính toán, ...
- Thu thập và tìm hiểu các chứng từ giao dịch. Mô tả các lu ng thông tin và tài liệu giao dịch được luân chuyển như thế nào.
- Thống kê các phương tiện và tài nguyên đ và có thể sử dụng.
- Thu thập và tìm hiểu các ý kiến khen chê về hệ thống thông tin cũ và những yêu cầu, đòi hỏi về hệ thống tương lai.
- Lập h sơ tổng hợp về hiện trạng.
Một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của hệ thống thông tin là giai đoạn nghiên cứu hiện trạng của hệ thống. Điều này đòi hỏi phân tích viên phải làm việc nghiêm túc và chính xác.