2.2. Thực trạng công tác lập dự án tại Công ty TNHH thương mại Duyệt Ngân
2.2.3 Quy trình lập dự án tại Công ty TNHH thương mại Duyệt Ngân
Công tác lập dự án đầu tư là công việc phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng và sự phối hợp của nhiều bộ phận, lĩnh vực: kỹ thuật, tài chính, pháp lý…
Hiệu quả của công tác lập dự án ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đầu tư sau này.
Chính vì vậy để công tác này đem lại hiệu quả cao thì lập dự án phải tuân thủ theo một quy trình nghiêm ngặt. Tại Công ty TNHH thương mại Duyệt Ngân, công tác lập dự án phải tuân thủ theo quy trình như sau:
Hình 2. 2 Quy trình lập dự án đầu tư tại Công ty TNHH thương mại Duyệt Ngân
(Nguồn: Ban Quản lý dự án)
Đỗ Tiến Đạt 39 Luận văn tốt nghiệp Trình tự thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Tìm kiếm cơ hội đầu tư/đấu thầu xây lắp.
Đây là giai đoạn các ý tưởng được hình thành, thông thường Ban Giám đốc hoặc Giám đốc, trưởng các phòng ban chức năng là người tìm kiếm cơ hội đầu tư, các gói thầu xây lắp cho Công ty. Các dự án tại Công ty chủ yếu về lĩnh vực xây lắp nên các cơ hội đầu tư chủ yếu dựa vào nhu cầu nhà ở, văn phòng trên địa bàn Hà Nội thông qua đầu thấu và qua các mối quan hệ.
Bước 2: Phê duyệt, giao nhiệm vụ.
Sau khi cơ hội đầu tư được trình lên, Ban Giám đốc sẽ xem xét và phê duyệt có đầu tư hay không. Nếu cơ hội đầu tư được chấp nhận thì Giám đốc sẽ phân công công tác lập dự án và thành lập Ban Quản lý dự án.
Bước 3: Thu thập tài liệu.
Sau khi nhận nhiệm vụ từ Ban Giám đốc, Ban Quản lý dự án sẽ tiến hành lập nhóm soạn thảo dự án. Sau khi được lập nhóm soạn thảo dự án sẽ tiến hành thu thập các tài liệu liên quan đến dự án như: Thị trường sản phẩm, giá cả nguyên vật liệu, các quy định của pháp luật hiện hành… Đây là những tài liệu phục vụ công tác lập dự án sau này.
Bước 4: Lập đề cương, dự trù kinh phí.
Các thành viên trong nhóm soạn thảo sẽ dựa vào các tài liệu thu thập được và tiến hành lập đề cương của dự án. Đề cương của dự án sẽ bao gồm các nội dung sau:
Giới thiệu tổng quan về dự án;
Các căn cứ để xác định đầu tư;
Nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của dự án;
Nghiên cứu khía cạnh tài chính của dự án;
Nghiên cứu khía cạnh kinh tế - xã hội;
Tổ chức quản lý và nhân sự cho dự án.
Đồng thời sẽ dự trù thời gian và kinh phí cho công tác lập dự án. Kinh phí của công tác lập dự án gồm có:
Đỗ Tiến Đạt 40 Luận văn tốt nghiệp Chi phí cho việc thu thập tài liệu, thông tin liên quan đến dự án;
Chi phí cho các phương tiện, máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình soạn thảo dự án;
Chi phí trả cho nhân viên làm công tác soạn thảo dự án.
Tùy từng dự án cụ thể mà thời gian và kinh phí cho công tác lập dự án sẽ khác nhau.
Bước 5: Phê duyệt đề cương.
Sau khi nhóm soạn thảo lập đề cương của dự án sẽ trình lên Ban Giám đốc phê duyệt. Việc lập đề cương và tiến hành đánh giá dự án nhằm loại bỏ ngay những dự án không khả thi tránh tốn kém chi phí cho công tác lập dự án sau này.
Bước 6: Lập dự án.
Sau khi đề cương được phê duyệt, nhóm soạn thảo dự án sẽ tiến hành lập dự án đầu tư. Lập dự án là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác, chính vì vậy phải có tinh thần làm việc và sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân sự thực hiện.
Bước 7: Kiểm tra quá trình lập dự án.
Trong thời gian tiến hành lập dự án, Ban Quản lý dự án sẽ trực tiếp kiểm tra quá trình lập dự án để kịp thời điều chỉnh, bổ sung đồng thời đôn đốc các thành viên làm việc để công tác lập dự án theo đúng kế hoạch tiến độ.
Bước 8: Quyết định, phê duyệt.
Hồ sơ dự án sau khi được soạn thảo xong sẽ trình lên Ban Giám đốc thẩm định và đưa ra quyết định có thực hiện dự án hay không. Hồ sơ dự án này cũng là cơ sở để Công ty xin cấp phép đầu tư của các cơ quan nhà nước và xin tài trợ vốn của ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ.
Hồ sơ dự án sau khi được phê duyệt và cấp phép đầu tư sẽ tiếp tục được phòng tổ chức – hành chính lưu lại phục vụ cho công tác thực hiện dự án sau này.