CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH
3.2 Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty
3.2.2 Biện pháp kiểm soát và sử dụng hiệu quả chi phí
Quản lý, tiết giảm hao hụt trong khai thác vận tải
69
Để quản lý, kiểm soát hao hụt trong khai thác vận tải, công ty cần triển khai một loạt biện pháp triệt để nhằm hạn chế hao hụt đến mức tối đa và cải thiện giá cước cũng như lợi nhuận.
Đào tạo và nâng cao nhận thức cho lái xe: Đảm bảo lái xe được trang bị kỹ năng vận hành phương tiện và ý thức bảo vệ tài sản. Tạo ra sự trách nhiệm và quan tâm trong việc bảo quản và bảo dưỡng phương tiện một cách đúng cách.
Kiểm tra và bảo trì định kỳ: Thực hiện kiểm tra, theo dõi tình trạng cơ giới sau hàng tuần, hàng tháng. Khi có dấu hiệu của phương tiện, cần có biện pháp xử lý kịp thời để tránh phát sinh các chi phí không đáng có.
Quản lý nhiên liệu chặt chẽ: Sử dụng phần mềm quản lý để kiểm soát và theo dõi lượng nhiên liệu sử dụng. Thay vì cấp phiếu dầu thủ công, sử dụng phương pháp khoán nhiên liệu để đảm bảo sự chính xác và tiết kiệm.
Quản lý lịch trình và thời gian nghỉ cho xe và lái xe: Đảm bảo rằng việc điều vận được bố trí hợp lý và đúng quy định an toàn và pháp luật. Tránh những thiệt hại không đáng có và giảm nguy cơ hao hụt vận tải.
Ứng dụng công nghệ số trong quản lý đội xe: Nâng cấp hệ thống quản lý và sử dụng ứng dụng chuyển đổi số nhiều hơn. Loại bỏ các phương thức thủ công để giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý.
Tuy biện pháp quản chế hao hụt vận tải đã được đề xuất, việc tránh khỏi những sự cố ngẫu nhiên ngoài định mức vẫn là điều không thể tránh. Do đó, công ty cần sẵn sàng xử lý kịp thời những tình huống không mong muốn để đảm bảo hoạt động vận tải diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Thực hiện khoán mức chi phí
Để tối ưu quản lý chi phí và nắm chặt chẽ các mức chi phí phát sinh, công ty áp dụng hệ thống khoán mức chi phí. Điều này đảm bảo rằng các khoản chi phí được định mức trong khoảng thời gian cụ thể và phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ
70
liên quan đi kèm. Ngoài ra, công ty cần xem xét lại các nghiệp vụ có chi phí phát sinh cao so với doanh số để tìm ra nguyên nhân và khắc phục lỗ hổng trong quy trình kinh doanh. Điều này sẽ cải thiện tình hình kinh doanh và giúp tiết giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Cơ chế khoán mức chi phí được áp dụng linh hoạt, đội nhóm có doanh thu cao sẽ được hưởng mức chi phí cao hơn. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống chi phí một cách hợp lý hơn mà còn thúc đẩy các đội nhóm cạnh tranh và đạt doanh số cao hơn. Nhờ cơ chế này, các đội nhóm sẽ có tinh thần cầu tiến, nỗ lực để nâng cao doanh thu và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.
Tiết giảm chi phí quản lý
Để tăng hiệu quả chi và tiết giảm trong quá trình kinh doanh, công ty cần phải quản lý và phân chia các loại chi phí liên quan một cách hiệu quả. Bên cạnh nhiên liệu xăng xe đã được tính toán và dự khoán trước, việc thống nhất và phân bổ các chi phí khác sẽ giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên tài chính.
Đầu tiên, công ty nên đề ra mức chi phí cost cho từng hoạt động, tùy theo vị trí và tính chất công việc của từng nhân viên. Ví dụ, chi phí cước di động liên quan đến liên hệ với đối tác sẽ được định mức cụ thể cho từng tháng. Đối với chi phí tiếp khách, công ty cần xác định đối tượng và đặt mức khoản chi phí cụ thể. Nếu có trường hợp chi vượt định mức, cần xử lý nhằm đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc sử dụng tài sản công ty.
Quan trọng hơn, cuối mỗi kỳ tính toán (tháng, quý, năm), công ty cần tổ chức rà soát toàn bộ các chi phí một cách cẩn thận và kỹ lưỡng. Điều này giúp ngăn chặn những trường hợp lạm dụng và trục lợi cá nhân trong việc sử dụng chi phí, từ đó bảo đảm lợi ích và tài sản của công ty được bảo vệ.
Sự thống nhất và quản lý chặt chẽ về việc sử dụng các khoản chi phí sẽ giúp công ty tiết kiệm tài nguyên và tăng hiệu quả kinh doanh. Tạo một môi trường làm việc
71
minh bạch và trách nhiệm giữa toàn bộ lao động, đồng thời đảm bảo sự công bằng và tính bài bản trong việc quản lý tài chính của công ty.
Giảm chi phí dự phòng phải thu khó đòi
Việc đặt ra thưởng cho những nhân viên có thành tích trong việc hoàn thành KPI, đặc biệt là chỉ tiêu thu hồi nợ đúng hạn, là một phương pháp cực kỳ cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt nhất có thể công tác thu hồi nợ đúng hạn không chỉ giúp công ty quay vòng vốn sớm mà còn tránh tăng vay nợ. Đồng thời, nó còn ngăn chặn những khoản nợ xấu khó đòi, đảm bảo vòng quay của vốn doanh nghiệp không bị đình trệ.
Các biện pháp chế tài có thể bao gồm cắt giảm thưởng tháng, quý, hoặc năm tùy theo mức độ chậm trễ của mỗi cá nhân. Điều này sẽ đưa ra một thông điệp rõ ràng về tính cẩn trọng và đáng tin cậy trong việc thu hồi nợ, từ đó tạo động lực cho nhân viên thực hiện công tác thu nợ đúng hạn một cách hiệu quả.
Ngoài việc đặt ra các khoản thưởng và chế tài, công ty cũng cần thúc đẩy tinh thần cống hiến và chia sẻ thông tin về kết quả thu hồi nợ đối với toàn bộ nhân viên. Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, nơi mà mọi người cùng nhau hỗ trợ và cống hiến cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Áp dụng chuyển đổi số, hệ thống phần mềm hỗ kiểm soát chi phí
Hiện nay, có rất nhiều đơn vị trên thị trường cung cấp các ứng dụng để quản lý đội xe một cách chuyên nghiệp, và thậm chí tích hợp cả việc kiểm soát chi phí.
Với việc đội xe mở rộng, việc kiểm soát bán thủ công lộ ra những hạn chế trong việc quản lý. Do vậy, nhu cầu sử dụng các ứng dụng tốt, phù hợp với mô hình của doanh nghiệp là cần thiết.
Việc áp dụng phần mềm quản lý đội xe và tích hợp chi phí sẽ giúp doanh nghiệp có một cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về hoạt động của đội xe. Các thông tin về lịch trình, vị trí, tình trạng và hiệu suất của phương tiện sẽ được cập
72
nhật và theo dõi một cách chính xác và kịp thời. Điều này giúp cải thiện hiệu quả vận hành và giảm thiểu tình trạng quá tải, tiết kiệm nhiên liệu và chi phí bảo trì.
Hơn nữa, việc sử dụng ứng dụng quản lý đội xe còn giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu sự phụ thuộc vào công việc thủ công. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin từ xa, tăng tính linh hoạt và tiết kiệm thời gian. Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót trong công tác ghi chép.
Nhìn chung, việc áp dụng quản lý đội xe chuyên nghiệp và tích hợp kiểm soát chi phí là một bước đi đáng giá và quan trọng để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và tạo lợi thế trong thị trường ngày càng cạnh tranh.
73