CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
1.3. NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG 15 1. Mục tiêu chung của kiểm soát chi phí
1.3.2. Nội dung công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây dựng
. Mụ tiêu i m soát hi ph nguyên vật i u tr tiếp
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, thì những mục tiêu cần đạt tới là:
+ Tổng chi phí thực tế phát sinh không vƣợt quá dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Đảm bảo hiệu quả của công việc quản lý nguyên vật liệu.
+ Đảm bảo việc vật tƣ không bị mất mát, lãng phí tại nơi sản xuất.
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin về chi phí sản xuất trình bày trên BCTC.
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình phải đảm bảo tính có thật, đƣợc phê chuẩn, đƣợc phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chính xác, đƣợc đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
. Cá rủi ro thường gặp ối với nguyên vật i u tr tiếp
+ Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người yêu cầu đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm.
+ Vật tƣ bị thất thoát do bị mất cắp tại nơi sản xuất.
+ Xuất vật tư nhưng chưa được sự xét duyệt của người có thẩm quyền:
công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã đƣợc phê duyệt yêu cầu xuất vật tƣ nhƣng khi lấy vật tƣ thì không lấy theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác.
. Cá thủ tụ i m soát hi ph nguyên vật i u tr tiếp
Để kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần phải xây dựng
quy trình nghiệp vụ xuất vật tƣ nhƣ sau:
Nguồn: Vũ u Đứ (2005) Hình 1.2: Chu trình kiểm soát tổng quát nguyên vật liệu trực tiếp
Để đảm bảo hiệu quả kiểm soát về chi phí nguyên vật liệu cần phải đảm bảo sự kiểm soát ngay từ giai đoạn tiếp cận nguyên vật liệu, xuất dùng nguyên vật liệu, quá trình sử dụng nguyên vật liệu và tồn kho. Một sự kiểm soát không tốt trong một giai đoạn nào đó sẽ làm gia tăng chi phí, ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
Phân chia trách nhiệm giữa: Chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ mua vật tƣ; chức năng mua vật tƣ và chức năng bảo quản kho và kế toán vật tƣ.
Dòng vận động
Chứng từ cần
thiết
Xử lý đơn
đặt hàng
Nhập NVL Nhận NVL
Tổ chức thi công
công trình Nhập kho
NVL
Đƣa NVL vào công
trình - Phiếu
mua vật tƣ - Đơn đặt hàng
- Biên bản nhận hàng - Hóa
đơn bán hàng
Sổ theo dõi vật tƣ
- Phiếu xuất vật
- Số kế toán chi
phí Tồn
kho NVL
Ban hành chính sách mua vật tƣ, gồm các nội dung:
- Chính sách mua vật tƣ: Cần quản lý về số lƣợng, chủng loại, quy cách, chất lƣợng, giá cả và chi phí thu mua cũng nhƣ kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình.
Trong Công ty vật liệu luôn đƣợc dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo quá trình thi công đƣợc liên tục. Do vậy, Công ty phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó sẽ gây tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công của các công trình. Dự trữ ở mức độ cần thiết đúng mô hình số lƣợng đặt hàng tối ƣu (EOQ), đƣợc áp dụng trong điều kiện nguồn cung cấp vật tƣ ổn định.
- Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: Do địa bàn thi công đƣợc xác định theo từng công trình nên việc lựa chọn nhà cung cấp là rất khó khăn xong cũng phải sàn lọc cẩn thận để chọn đƣợc nhà cung cấp với giá cả thấp nhất và chất lƣợng cao nhất.
+ Thiết lập các thủ tục mua vật tƣ: bộ phận mua hàng ở các phòng nghiệp vụ trong Công ty sẽ xét duyệt các nghiệp vụ liên quan đến mua vật tƣ, nguyên vật liệu, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lƣợng của vật tƣ. Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có sự phê duyệt của lãnh đạo các cấp nhằm đảm bảo vật tƣ mua đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch thi công, dự toán đƣợc duyệt để tránh tình trạng mua quá nhiều hay mua các vật tƣ không cần thiết.
Chứng từ sử dụng trong mua hàng gồm có: phiếu đề nghị cấp vật tƣ, đơn đặt hàng.
Phiếu ề ngh p vật tư: là phiếu yêu cầu cung ứng vật tƣ để phục vụ cho các công việc cần thiết trong quá trình xây dựng. Phiếu này có thể đƣợc lập khi có yêu cầu đột xuất hoặc căn cứ vào các công việc tiếp theo trong dự toán xây dựng và kế hoạch sản xuất và vật tƣ tồn kho, phải đƣợc xác nhận
kiểm tra, kiểm soát thông qua các cấp có thẫm quyền, các phòng nghiệp vụ về sự hợp lý và tính có thật của nhu cầu.
Đ n ặt hàng: sau khi phê duyệt phiếu yêu cầu cấp vật tƣ, bộ phận phụ trách mua vật tƣ sẽ lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Các đơn đặt hàng đều đƣợc đánh số và các thông tin rõ ràng liên quan đến vật tƣ cần cung cấp về số lượng, chủng loại, quy cách, thời điểm giao nhận và phương thức vận chuyển, v.v…
+ Thiết lập các thủ tục giao nhận vật tƣ: Bộ phận nhận vật tƣ khi nhận nguyên vật liệu sẽ phải kiểm tra về mẫu mã, số lƣợng, chất lƣợng, thời gian đến và các điều kiện khác, đồng thời lập biên bản nhận vật tƣ. Sau đó bộ phận nhận vật tư sẽ lập "phiếu nhập kho" số nguyên vật liệu nhận được. Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng trên "đơn đặt hàng" để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua nguyên vật liệu. Nhằm ngăn ngừa sai phạm, gian lận xảy ra, các nhân viên ở bộ phận vật tƣ phải độc lập với bộ phận kho và phòng kế toán, nguyên vật liệu phải đƣợc kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận cho đến khi chuyển đi nhập kho.
Bộ phận kho vật tƣ là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại nguyên vật liệu tồn kho của Công ty. Các nguyên vật liệu đƣợc cất giữ tại kho phải có quy trình bảo quản để nguyên vật liệu giảm hao hụt, không bị giảm phẩm chất, hƣ hỏng,.. Khi bộ phận nhận nguyên vật liệu giao vật tƣ cho thủ kho để bảo quản, thủ kho sau khi kiểm tra vật tƣ về mặt số lƣợng, chất lƣợng,... sẽ ký nhận vào "phiếu nhập kho" và sau đó chuyển phiếu nhập kho đến bộ phận kế toán.
Bộ phận kế toán căn cứ vào "Phiếu đề nghị mua vật tƣ", "Đơn đặt hàng", "Phiếu nhập kho” và "Hóa đơn của nhà cung cấp" để kiểm tra, đối chiếu, theo dõi việc thanh toán với người bán và làm căn cứ để ghi sổ. Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán
phải sử dụng các loại sổ sách tương ứng
+ Xây dựng định mức và hao hụt vật tƣ: Tùy thuộc vào đặc tính của một số loại vật tƣ mà phải xây dựng định mức và tỷ lệ hao hụt cho vật tƣ.
+ Hệ thống kế toán chi tiết vật tƣ: Quy định mở các sổ sách chi tiết cho từng loại vật tƣ về mặt số lƣợng và chất lƣợng. Định kỳ, giữa thủ kho và kế toán vật tƣ đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch. Hệ thống này bải đảm sự đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật tƣ đƣợc chặt chẽ.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh.
+ Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ.
d. Th ng tin ế toán phụ vụ ng tá i m soát Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp gồm:
- Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tƣ, đơn đạt hàng, các phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng, phiếu chi, séc, bảng kê phiếu xuất vật tƣ, bảng dự toán chi phí NVLTT,…
- Sổ sá h: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản chi phí NVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài khoản phải trả (331),…
Các báo cáo chi phí NVL nhằm đánh giá biến động chi phí NVL trực tiếp so với dự toán.
1.3.2.2. Ki m soát hi ph nh n ng tr tiếp . Mụ tiêu i m soát hi ph nh n ng tr tiếp
Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương.
Đây là một khoản chi phí lớn đối với Công ty và các tổ chức. Việc tính sai tiền lương sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Vì vậy kiểm soát chi phí nhân công có một vai trò quan trọng đối với Công ty.
+ Đảm bảo cho vấn đề chi trả lương đúng theo giờ công, chức vụ, cấp
bậc, các khoản trích theo lương đúng theo tỷ lệ quy định. Việc chi trả tăng ca, tiền thưởng có hoạch toán đúng quy định, các chi phí phát sinh về tiền lương là có thật, đƣợc ghi chép đầy đủ, chính xác.
+ Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vƣợt quá dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
+ Đảm bảo hiệu quả quản lý thời gian lao động, số lƣợng lao động cũng nhƣ chất lƣợng lao động.
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương.
. Cá rủi ro thường gặp ối với hi ph nh n ng tr tiếp
- Rủi ro về xác định mức lương: Nếu xác định mức lương của công nhân cao hơn thị trường sẽ làm tăng chi phí của Công ty từ đó sẽ giảm lợi nhuận.
Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái cũng nhƣ sự nhiệt tình trong quá trình làm việc của công nhân.
- Rủi ro về tính lương: Ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của công nhân hoặc tính sai mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân.
- Rủi ro về chi trả lương: Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật số liệu về nhân sự không đầy đủ, kịp thời.
- Rủi ro về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự - tiền lương như ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lƣợng nhân công, ngày công.
. Cá thủ tụ i m soát
+ Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp: mỗi bộ phận cần phải lập bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp vào đầu niên độ và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán này. Các bảng dự toán này, hàng tháng hoặc hàng quý sẽ đƣợc bộ phận kế toán tổng hợp, so sánh với chi phí tiền lương thực tế và báo cáo cho người quản lý. Qua đó các sai lệch khác biệt sẽ được phát hiện kịp thời.
+ Báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước: cần thực hiện nghiêm túc về công tác ghi chép và lập báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước theo quy định về quản lý lao động tiền lương, nhằm giúp cho đơn vị hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan chức năng và giúp phát hiện những sai sót hoặc gian lận trong công tác lao động tiền lương.
+ Phân công phân nhiệm trong công tác về lao động tiền lương: hoạt động xây dựng thường được thực hiện trên các địa điểm biến động nên lực lượng lao động thi công công trình chủ yếu là thuê ngoài (địa phương) nên việc kiểm soát chi phí nhân công rất phức tạp và dễ sai sót. Để giảm bớt khả năng sai phạm trong công tác lao động về tiền lương cần tiến hành phân công, phân nhiệm giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian, lập bảng lương, và ghi chép lương.
+ Chức năng nhân sự: thường do bộ phận nhân sự đảm nhận và sự kiểm soát của bộ phận này được thực hiện. Khi có tuyển dụng nhân viên mức lương phải đƣợc ghi rõ vào hồ sơ gốc của bộ phận này. Sau đó một bộ hồ sơ sẽ đƣợc gửi cho bộ phận tính lương. Bộ phận tính lương không được ghi tên người nào vào bảng lương nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi đến. Khi có sự thay đổi về mức lương, bộ phận nhân sự sẽ gửi văn bản chính thức cho bộ phận tính lương và các đội công trình. Việc kiểm soát này nhằm bảo đảm tính chính xác về các khoản thanh toán tiền lương.
+ Theo dõi, tính toán thời gian lao động: Các đội công trình sẽ tiến hành ghi chép xác định thời gian lao động thực tế, đánh giá hiệu quả công việc đạt được thể hiện qua bảng chấm công của từng đội. Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công với khối lƣợng hoàn thành.
+ Tính lương, ghi chép và thanh toán lương: Căn cứ vào bảng chấm công và kết quả công việc cũng nhƣ các chứng từ liên quan khác đƣợc gửi đến bộ phận kế toán tiền lương. Bộ phận này sẽ kiểm tra các chứng từ và thực hiện
chức năng tính tiền lương phải trả cho từng công nhân, lập bảng lương, ghi sổ theo dõi lương từng nhân viên và lập báo cáo tiền lương cho người quản lý cũng như Nhà nước. Đồng thời ký duyệt séc thanh toán lương hoặc phiếu chi lương và phát lương cho nhân viên.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, sổ sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh.
d. Th ng tin ế toán phụ vụ ng tá i m soát Thông tin chứng từ, sổ sách cung cấp gồm:
- Chứng từ: phải kiểm tra hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng dự toán chi phí NCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản ngân hàng,…
- Sổ sá h: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản chi phí NCTT, sổ cái tài khoản phải trả (331), sổ cái tài khoản phải trả công nhân viên (334),…
Báo cáo phân tích chi phí nhân công thực tế so với dự toán.
1.3.2.3. Ki m soát hi ph máy thi ng a. Mụ tiêu i m soát hi ph máy thi ng
+ Tổng chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vƣợt quá tổng dự toán chi phí sử dụng máy thi công.
+ Đảm bảo hoàn thành khối lƣợng công việc đƣợc giao.
+ Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh là có thật, đƣợc ghi chép đầy đủ, chính xác,..phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
. Cá rủi ro thường gặp ối với hi ph máy thi ng
- Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không đƣợc phê duyệt bởi người có trách nhiệm.
- Ghi nhận sai về số giờ chạy máy thi công.
- Ghi sót trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thi công.
- Việc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công không chính xác.
c. Cá thủ tụ i m soát
+ Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép; phân chia trách nhiệm đối với các chức năng quản lý, vận hành máy, theo dõi, ghi sổ.
+ Phân loại máy thi công, tổ chức theo dõi cho từng loại, xác định thời gian sử dụng…để thuận lợi cho việc trích khấu hao; phải có bộ hồ sơ riêng để theo dõi toàn diện máy thi công từ khi hình thành đến khi thanh lý hay nhƣợng bán.
+ Có chế độ kiểm kê máy thi công, đánh giá tình trạng kỹ thuật để có biện pháp điều chỉnh cũng nhƣ công tác bảo trì, bảo dƣỡng…
+ Ki m soát hi ph h u h o máy thi ng: so với các chi phí thông thường khác, chi phí khấu hao có đặc điểm là một loại chi phí ước tính chứ không phải là chi phí thực phát sinh. Ta biết rằng mức khấu hao phụ thuộc vào hai nhân tố là nguyên giá tài sản và thời gian tính khấu hao, trong đó nguyên giá tài sản là một nhân tố khách quan, còn thời gian tính khấu hao lại phụ thuộc vào sự ƣớc tính của đơn vị, chính vì thế mà mức khấu hao phải trích cũng mang tính chất ƣớc tính. Vậy, để kiểm soát chặt chẽ chi phí khấu hao cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công và thời gian tính khấu hao và cách phân bổ chi phí khấu hao cho các đối tƣợng chịu chi phí.
+ Ki m soát hi ph d h vụ mu ngoài và hi ph há ằng tiền: kiểm soát việc phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng và kế toán. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ có liên quan nhƣ:
Phiếu yêu ầu mu hàng: phiếu này đƣợc lập từ các bộ phận có nhu cầu mua hàng và đƣợc cấp có thẩm quyền xét duyệt.
Đặt hàng mu : chỉ đƣợc lập khi có yêu cầu mua hàng, đƣợc đánh số trước, chọn người bán từ danh sách người bán được chấp nhận và kiểm tra các