CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN ĐẦU TƢ VÀ XÂY DỰNG
2.4. NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN ĐẦU TƢ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG BÌNH
2.4.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
. Mụ t êu ểm soát
Mục tiêu kiểm soát chi phí NVL trực tiếp tại Công ty nhằm đảm bảo chi phí NVL sử dụng và phát sinh cho từng công trình của công ty có thật, đƣợc phê chuẩn, đƣợc phản ánh vào sổ sách kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
b. N ận ện và đán á rủ ro ở Côn ty
Một số rủi ro thường gặp trong kiểm soát chi phí NVL tại Công ty cụ thể nhƣ sau:
Mua những loại NVL không cần thiết, số lƣợng mua lớn quá mức cần thiết. Để hạn chế rủi ro này, lãnh đạo Công ty yêu cầu xét duyệt kỹ Phiếu yêu cầu vật tƣ, hợp đồng kinh tế phải đƣợc lập trên Phiếu yêu cầu vật tƣ và phải đƣợc Giám đốc Công ty kiểm tra, trực tiếp ký kết nhƣ trong biểu mẫu 2.1 và Phụ lục 4.
Biểu mẫu 2.1: Phiếu yêu cầu vật tƣ số 00184
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB ) Nhập kho NVL không đúng chủng loại, mẫu mã, chất lƣợng kém: để hạn chế rủi ro này, Công ty quy định tại kho NVL, thủ kho và cán bộ kỹ thuật sẽ phối hợp thực hiện việc nhận hàng và nhận Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp, công việc của họ là kiểm tra chủng loại, số lƣợng, quy cách, mẫu mã của
hàng hóa mà nhà cung cấp đƣa đến đối chiếu với Phiếu yêu cầu vật tƣ (biểu mẫu 2.1). Nếu hàng không đáp ứng đƣợc về mẫu mã, quy cách, chất lƣợng thì sẽ không cho nhập kho rồi nhanh chóng thông báo cho kế toán vật tƣ và Giám đốc công ty xử lý vấn đề với nhà cung cấp và yêu cầu nhà cung cấp giao lại lô hàng khác đúng yêu cầu. Nếu kiểm tra thấy hàng đáp ứng yêu cầu, thủ kho tiến hành ký vào Phiếu giao hàng để xác nhận đã nhận hàng; sau đó dựa vào số hàng thực nhận và chứng từ đi kèm, thủ kho sẽ lập Phiếu nhập kho 2 liên (chƣa có đơn giá nhập kho) nhƣ trong Phụ lục 5.
Xuất kho NVL nhiều hơn mức cần thiết. Đây là rủi ro thường gặp trong quá trình xuất kho, trong trường hợp này công ty có quy định là thủ kho chỉ xuất kho vật tƣ khi có Phiếu yêu cầu xuất kho vật tƣ đã có chữ ký của tổ trưởng tổ sản xuất và cán bộ kỹ thuật công trình như trong phụ lục 6.
. T ủ tụ ểm soát
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thi công công trình ở Công ty thể hiện qua 02 trường hợp:
Trường hợp 1: Xuất kho thi công công trình (minh họa trường hợp công trình cải tạo trụ sở Vietcombank Quảng Bình), quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu ở Công ty đƣợc thực hiện theo sơ đồ sau:
Bộ phận Công trường
Phòng Kỹ thuật thi công Ban giám đốc
Bộ phận Kho hàng
Bộ phận Tài chính kế toán
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB ) Sơ đồ 2.4. Quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu tại kho Công ty
Bắt đầu
Phiếu yêu cầu cấp vật tƣ
Xét duyệt
Thẻ kho
Kiểm tra và xuất kho NVL
Nhập liệu vào máy Bảng kê phiếu
xuất
Biên bản nghiệm thu khối lƣợng Tổ chức thi
công và kiểm tra
Bảng tổng hợp khối
lƣợng NVL Xét
duyệt
Bảng quyết toán vật tƣ thi công
Kiểm tra đối chiếu
Phiếu xuất kho
Nhập liệu vào máy
Báo cáo và sổ sách liên quan
Kiểm tra đối chiếu các phần hành
Kết thúc
A
A
(1)
(2)
(3) Duyệt
Không duyệt
(4) (5)
(5)
(6)
(7)
Duyệt Không duyệt
(8)
(9)
(1) Bộ phận chỉ huy công trường thi công cải tạo trụ sở Vietcombank Quảng Bình, căn cứ vào phiếu giao nhiệm vụ, quyết định, hợp đồng giao khoán, dự toán thi công đề xuất phiếu yêu cầu cấp vật tƣ nhƣ Biểu mẫu 2.1.
(2) Phòng Kỹ thuật thi công, Ban giám đốc cũng căn cứ vào dự toán hoặc phiếu giao nhiệm vụ để xét duyệt, nếu đồng ý duyệt, bộ phận vật tƣ sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên, 01 liên lưu ở phòng vật tƣ, 01 liên chuyển xuống thủ kho để xuất kho theo yêu cầu, 01 liên lưu ở các đội thi công để theo dõi như biểu mẫu 2.2.
Biểu mẫu 2.2. Phiếu xuất kho số 19
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB )
CTCP TVĐT&XDGT QB Mẫu số 02 - VT
TK6, Nam Lý, Đồng Hới (Ban hành theo Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 23 tháng 6 năm 2019 Nợ 62111...
Số: 19 Có 1521...
- Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn An... Địa chỉ (bộ phận) Tổ sản xuất
- Lý do xuất kho: Xuất VL xây tường, đóng gạch nền CT Cải tạo trụ sở Vietcombank QB
- Xuất tại kho (ngăn lô): Kho CT cải tạo trụ sở Vietcombank QB...Địa điểm: QB
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ,
sản phẩm, hàng hoá
Mã số
Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn Yêu giá
cầu Thực xuất
Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Xi măng trắng kg 50,00
2 Xi măng Kim đỉnh PCB30 kg 8.000,00
3 Sika Topseal 107 kg 25,00
4 Gạch Terazzo đen 30x30 viên 1.100,00 Cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):...
- Số chứng từ gốc kèm theo:...
Ngày 23 tháng 6 năm 2019 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
phiếu (Ký, họ
tên)
hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(3) Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, tiến hành xuất nguyên vật liệu theo đúng nội dung phiếu xuất cho các bộ phận, đồng thời ký vào phiếu xuất kho và vào thẻ kho (Phụ lục 8).
(4) Theo qui định tại Công ty, định kỳ thủ kho tập hợp các Phiếu xuất kho liên 1 để tiến hành lập Bảng kê xuất vật tƣ chi tiết nhƣ biểu mẫu 2.3 cho công trình Cải tạo trụ sở Vietcombank Quảng Bình. Sau đó thủ kho nộp hai loại chứng từ này lên kế toán vật tƣ của Công ty để kiểm tra, sau đó kế toán cập nhật dữ liệu vào máy và in các sổ sách, báo cáo.
Biểu mẫu 2.3. Phiếu kê xuất vật tƣ
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB ) (5) Sau khi nhận nguyên vật liệu, bộ phận quản lý công trường cải tạo
trụ sở Vietcombank Quảng Bình sẽ tiến hành tổ chức thi công đồng thời kiểm tra thường xuyên việc sử dụng nguyên vật liệu. Hằng ngày mọi hoạt động tổ chức sản xuất, thi công đều đƣợc phản ánh đầy đủ vào Nhật ký công trình, nhằm đảm bảo sự thuận lợi cho việc kiểm soát trong quản lý. Ở ban quản lý công trường, chỉ huy trưởng, kỹ thuật, kế toán, và thủ kho phải phối hợp, giám sát chặt chẽ lẫn nhau trong công tác giao nhận vật tƣ thi công công trình để tránh dẫn đến sự thất thoát, gian lận nguyên vật liệu đáng kể gây ảnh hưởng đến chất lƣợng công trình.
(6) Cuối kỳ kế toán các đội thi công lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình có chữ ký của các đối tƣợng liên quan… và chuyển lên phòng kỹ thuật thi công và bộ phận vật tƣ để kiểm tra đối chiếu. Đồng thời, cuối kỳ, phòng kỹ thuật thi công và bộ phận vật tƣ thực hiện kiểm tra hiện trường và nếu đồng ý sẽ lập biên bảng nghiệm thu khối lƣợng cho công trình.
(7) Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lƣợng và định mức dự toán, phòng kỹ thuật vật tƣ kiểm tra bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, nếu đồng ý duyệt sẽ lập bảng quyết toán vật tư. Trong trường hợp không đồng ý ký duyệt trong bảng quyết toán vật tƣ, phòng kỹ thuật thi công, bộ phận vật tƣ và bộ phận công trường phải trình ý kiến lên lãnh đạo đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân để có hướng xử lý.
(8) Phòng kế toán căn cứ vào bảng quyết toán vật tƣ và biên bản nghiệm thu để kiểm tra so với bảng kê phiếu xuất, sau đó nhập dữ liệu vào máy.
(9) Cuối kỳ, kế toán in ra bảng kê phiếu xuất nhƣ trong Phụ lục 9, sổ chi tiết tài khoản 621 nhƣ trong Phụ lục 10, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật tƣ và đối chiếu số liệu hàng nhập xuất ở kho với thủ kho, phòng kỹ thuật vật tƣ và với các phần hành liên quan.
Trường hợp 2: Mua nguyên vật liệu xuất thẳng cho các ban chỉ huy công trường được thực hiện theo sơ đồ sau đây:
Bộ phận Công trường
Bộ phận Kỹ thuật thi công Ban giám đốc
Bộ phận Tài chính kế toán
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB) Sơ đồ 2.5. Quy trình kiểm soát nhập xuất thẳng vật tƣ công trình tại
Công ty
Quá trình kiểm soát chu trình này thực hiện tương tự như chu trình xuất kho nguyên vật liệu thi công của công ty nhưng được bắt đầu từ bước (5) đến bước (9) như trong sơ đồ 2.2, vì trong chu trình này không có bộ phận kho
Bắt đầu
Tổ chức thi công và kiểm
tra
Biên bản nghiệm thu khối lƣợng
Bảng tổng hợp khối
lƣợng NVL Xét
duyệt
Bảng quyết toán vật tƣ Kiểm tra và đối chiếu
Nhập liệu vàomáy
Báo cáo và sổ sách liên quan
Kiểm tra và đối chiếu các phần
hành
Kết thúc
(5 )
(6
) (7
)
Duyệt Không
duyệt (8
)
(9 )
hàng.
(5) Công ty tiến hành mua NVL về không đƣa vào kho công trình mà xuất dùng trực tiếp cho công tác thi công. Trong trường hợp này, khi nhà cung cấp (NCC) giao hàng đến, thủ kho sẽ phối hợp với kỹ thuật công trình để kiểm tra hàng nhận và đối chiếu với Phiếu yêu cầu vật tƣ. Nếu thấy đúng yêu cầu, thủ kho sẽ cho chuyển ngay NVL xuống công trường để sử dụng mà không tiến hành lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
(6) Cuối kỳ kế toán các đội thi công lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình có chữ ký của các đối tƣợng liên quan và chuyển lên phòng kỹ thuật thi công và bộ phận vật tƣ để kiểm tra đối chiếu. Đồng thời, cuối kỳ, phòng kỹ thuật thi công và bộ phận vật tƣ thực hiện kiểm tra hiện trường và nếu đồng ý sẽ lập biên bảng nghiệm thu khối lƣợng cho công trình.
(7) Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lƣợng và định mức dự toán, phòng kỹ thuật vật tƣ kiểm tra bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu, nếu đồng ý duyệt sẽ lập bảng quyết toán vật tư. Trong trường hợp không đồng ý ký duyệt trong bảng quyết toán vật tƣ, phòng kỹ thuật thi công, bộ phận vật tƣ và bộ phận công trường phải trình ý kiến lên lãnh đạo đánh giá và tìm hiểu nguyên nhân để có hướng xử lý.
(8) Kế toán vật tƣ của Công ty sẽ dựa vào bảng quyết toán vật tƣ đối chiếu với Hóa đơn GTGT của NCC gửi đến, Phiếu yêu cầu vật tƣ, nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán và in ra Chứng từ ghi nhận chi phí NVL trực tiếp nhƣ biểu mẫu 2.4. Chứng từ ghi nhận CPNVLTT được trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt, sau đó được kế toán vật tư lưu lại theo ngày.
Biểu mẫu 2.4. Chứng từ ghi nhận chi phí NVLTT số 10 – 331T6
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB) (9) Cuối kỳ, kế toán in ra bảng kê phiếu xuất nhƣ trong Phụ lục 9, sổ chi tiết tài khoản 621 nhƣ trong Phụ lục 10, bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật tƣ và đối chiếu số liệu hàng nhập xuất ở kho với thủ kho, phòng kỹ thuật vật tƣ và với các phần hành liên quan.