CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN ĐẦU TƢ VÀ XÂY DỰNG
2.3. KHÁI QUÁT CÁC YẾU TỐ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
Thực trạng các yếu tố của kiểm soát nội bộ tại Công ty CP TVĐT&XDGT Quảng Bình đƣợc thể hiện thông qua kết quả khảo sát 60 đối tƣợng bao gồm Ban giám đốc, nhân viên các phòng ban tại Công ty nhƣ phòng Kế toán, phòng Hành chính - nhân sự, phòng Vật tƣ, phòng Kỹ thuật công trình thông qua bảng câu hỏi (Phụ lục 18), kết quả nhƣ sau:
2.3.1. Môi trường kiểm soát C u tổ hứ qu n lý
Bộ máy quản lý của Công ty đƣợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi. Tại Công ty, có sự phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên trong Ban giám đốc (Xem nội dung ở mục 2.1.3).
Ch nh sá h nh n s , năng án
Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Công ty luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò của người lao động trong hoạt động SXKD của mình. Mục tiêu của Công ty là phải xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lƣợng lẫn chất lƣợng. Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối rất khắc khe, từng bước đưa việc quản lý và
tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng Công ty ngày càng phát triển.
Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay đơn vị đã có những đóng góp tích cực giúp công ty ngày một phát triển, chẳng hạn nhƣ: hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật...Tuy nhiên, công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị, cá nhân không tuân thủ những quy định của công ty về quản lý sử dụng các thiết bị, vật tƣ, an toàn bảo hộ lao động…
Các CBCNV trong công ty đã đƣợc bố trí, sắp xếp công việc rất phù hợp với khả năng của mình, từ đó tạo nên một môi trường làm việc rất thuận lợi và thoải mái cho người lao động.
Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ.
Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng nhƣ tâm huyết của mình cho công ty.
Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong công ty hiện nay là tương đối khá và ổn định (với mức lương bình quân nhu nhập khoản trên 7 triệu đồng), đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc.
Qu n i m, phong á h iều hành và tư tưởng qu n ý ủ ãnh o
Ban Giám đốc Công ty là những người có quyền hành cao nhất trong toàn công ty, có tƣ cách và phẩm chất đạo đức tốt, tâm huyết với nghề nghiệp, điềm đạm, dễ gần, luôn biết lắng nghe ý kiến của mọi người. Điều này, tác động tích cực đến công tác quản lý, điều hành các mặt hoạt động SXKD của công ty nói chung và công tác KSNB chi phí SXKD nói riêng.
2.3.2. Đánh giá rủi ro
Ban giám đốc Công ty đã quan tâm đến việc phát hiện, đánh giá và phân tích định tính các nhân tố rủi ro. Từ đó đƣa ra các thủ tục kiểm soát đƣợc xây dựng chặt chẽ để góp phần ngăn ngừa hạn chế các rủi ro này. Ngoài ra, những rủi ro có liên quan đến chu trình chi phí sản xuất của Công ty nhƣ tác động của các yếu tố vĩ mô bao gồm giá cả nguyên vật liệu, nhiên liệu đầu vào, lãi suất…; tác động cung cầu thị trường; tác động của các chính sách văn bản quy phạm pháp luật đều đƣợc ban giám đốc Công ty quan tâm và yêu cầu.
Phòng tài chính kế toán xây dựng định mức chi phí sản xuất đầu mỗi năm tài chính và dự toán chi phí thi công từng công trình (Phụ lục 1) từ đó giúp công ty chủ động đƣợc, hạn chế đƣợc một số rủi ro tác động đến quá trình thực hiện mục tiêu của Công ty đề ra trong từng giai đoạn khác nhau.
2.3.3. Hoạt động kiểm soát
Công tác KSNB về chi phí sản xuất tại Công ty thể hiện thông qua các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ, các thủ tục này đƣợc thực hiện khá tốt thể hiện qua sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng xét duyệt, phê chuẩn chi phí và bảo quản tài sản.Trước khi thi công công trình, hạng mục công trình, các bộ phận, phòng ban tổng hợp dự toán chi phí xây dựng chi tiết (Phụ lục 2) trình lên Ban giám đốc phê duyệt, đồng thời ban hành kế hoạch tài chính, kế hoạch chi phí sản xuất theo từng công trình hạng mục công trình cho các đơn vị trong công ty thực hiện. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán của chu trình chi phí sản xuất đƣợc thiết kế rõ ràng, khoa học, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để ghi sổ sách, lập các loại báo cáo đồng thời cũng lưu giữ thông tin về các cá nhân tham gia vào quá trình thực hiện hoạt động.
Chứng từ đƣợc luân chuyển qua các phòng ban, các bộ phận cũng đƣợc kiểm soát và lưu trữ theo quy định đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, đánh giá. Hệ thống chứng từ kế toán ở Công ty đƣợc tổ chức khá khoa học và chặt chẽ tạo nhiều thuận lợi cho công tác kiểm tra - kiểm soát trong nội bộ
Công ty.
2.3.4. Hệ thống thông tin – truyền thông
Hệ thống thông tin của Công ty bao gồm: các thông tin thị trường, các thông tin thống kê kinh tế, các thông tin thống kê nghiệp vụ - kỹ thuật, các thông tin tài chính kế toán…Các chỉ thị, mệnh lệnh của các cấp lãnh đạo trong công ty đƣợc thể hiện bằng văn bản qui định quyền hạn, trách nhiệm, quy định cụ thể tiến trình thực hiện các nghiệp vụ, xử lý các sai sót phát sinh (nếu có) xảy ra. Mục tiêu, nhiệm vụ từng tháng, từng quý, từng năm đƣợc tập hợp từ báo cáo, ý kiến từ các phòng ban. Sau đó, thông qua sau các buổi họp của ban giám đốc hay hội đồng quản trị sẽ đƣợc xem xét, thảo luận, cụ thể hoá bằng văn bản rồi chuyển cho các phòng ban và các bộ phận có liên quan để thực hiện. Các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện và khi kết thúc cũng đƣợc báo cáo cụ thể cho lãnh đạo công ty về tiến trình thực hiện và kết quả hoàn thành.
2.3.5. Giám sát
Hiện nay, công ty vẫn chƣa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Định kỳ bộ phận kế toán có trách nhiệm lập một số báo cáo về tình hình chi phí sản xuất cho ban giám đốc đƣợc biết. Nếu có sự thay đổi lớn về tình hình kinh doanh thì sẽ lấy đó làm căn cứ để thay đổi mục tiêu kế hoạch kinh doanh ở kỳ tiếp theo.
S ánh giá ập: Công ty kiểm toán AVN đƣợc thuê để kiểm toán Báo cáo tài chính cuối niên độ cho Công ty CP TVĐT & XDGT QB, để từ đó đánh giá một cách độc lập đƣợc tính trung thực và hợp lý của các báo cáo này.