CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN ĐẦU TƢ VÀ XÂY DỰNG
2.4. NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN ĐẦU TƢ VÀ XÂY DỰNG GIAO THÔNG QUẢNG BÌNH
2.4.3. Kiểm soát chi phí máy thi công
. Mụ t êu ểm soát
Mục tiêu kiểm soát chi phí MTC là nhằm đảm bảo hiệu quả việc quản lý
nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy để đáp ứng hoàn thành khối lƣợng công việc đƣợc giao. Đồng thời việc kiểm tra việc phản ánh chi phí SDMTC tại Công ty là có thật, đƣợc ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
b. N ận ện rủ ro và đán á rủ ro ở Côn ty
Rủi ro trong kiểm soát chi phí máy thi công được thể hiện qua trường hợp nhƣ: Chi phí sử dụng máy thi công không có thật, không đƣợc ghi chép đầy đủ, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành. Để hạn chế rủi ro này, Công ty quy định kế toán dựa vào chứng từ gốc về sử dụng máy thi công (Phụ lục 15a) và Biên bản xác nhận ca máy thi công đã có chữ ký của Kỹ thuật giám sát để ghi nhận và hạch toán, đảm bảo ghi chép đầy đủ, chính xác dưới sự kiểm soát của cán Chỉ huy trưởng công trình và sự phê duyệt của Giám đốc.
. T ủ tụ ểm soát
Tại Công ty, chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc sử dụng xe và máy thi công, bao gồm các loại nguyên, vật liệu xuất dùng cho máy thi công, tiền lương phải trả cho công nhân điều khiển và phục vụ máy thi công, khấu hao máy thi công, tiền thuê máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài cho sử dụng máy thi công đƣợc thể hiện trong sơ đồ sau:
Bộ phận Công trường
Bộ phận Kỹ thuật Vật tƣ
Ban giám đốc Bộ phận
Tài chính kế toán
(Nguồn: Phòng ế toán C ng ty CP TVĐT & XDGT QB) Sơ đồ 2.7. Quy trình kiểm soát chi phí máy thi công tại Công ty CP
TVĐT XDGT Quảng Bình
(1) Căn cứ vào phiếu giao việc hoặc lệnh điều động (của công ty) các đội quản lý thiết bị tổ chức sản xuất, kiểm tra, sử dụng máy thi công và tập hợp các chứng từ liên quan (nếu phát sinh) nhƣ hóa đơn, hợp đồng thuê máy
Bắt đầu
Tiến hành thi công, kiểm tra
và theo dõi
Biên bản nghiệm thu khối lƣợng
Bảng tổng hợp máy, ca máy thicông
Xét duyệt
Bảng thanh toán khối lƣợng máy thi
công
Kiểm tra, phân bổ và nhập liệu vàomáy
Bảng phân bổ chi phí sửa chữa và khấu hao máy thi
công Phân bổ chi
phí
Kết thúc
(1 )
(2 )
Duyệt Không
duyệt
(3
) (4
)
Chứng từ liên quan đến TSCĐ
Kiểm tra và nhập liệu vào máy
(4
) (5
)
(6 )
(trường hợp phải thuê máy thi công) ... Các chứng từ liên quan được đến máy thi công (nhƣ nhiên liệu, trang thiết bị, duy tu, gia cố, bảo dƣỡng đều phải trình ý kiến của Phòng kỹ thuật thi công và Ban giám đốc xem xét cho ý kiến chỉ đạo.
(2) Định kỳ, các đội quản lý thiết bị máy móc tổng hợp chi phí máy thi công và lập bảng tổng hợp chi phí máy thi công có sự phê chuẩn, ký duyệt của các bên có liên quan và các chứng từ gốc kèm theo chuyển đến phòng kỹ thuật vật tƣ.
Đồng thời, định kỳ phòng kỹ thuật vật tư tiến hành kiểm tra hiện trường và nếu đồng ý lập biên bản nghiệm thu khối lƣợng cho từng công trình
(3) Phòng kỹ thuật vật tƣ căn cứ vào dự toán, định mức, biên bản nghiệm thu khối lƣợng để kiểm tra và xét duyệt, nếu đúng sẽ lập bảng thanh toán khối lƣợng, máy thi công.
(4) Sau khi đã đƣợc ký duyệt kèm theo các chứng từ gốc nhƣ: hợp đồng thuê máy, hóa đơn,... và các chứng từ liên quan đến sửa chữa TSCĐ đƣợc chuyển đến phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu và nhập vào máy. Ngoài ra, kế toán TSCĐ tại công ty phải thường xuyên kiểm tra các chứng từ liên quan đến TSCĐ và cập nhật dữ liệu vào máy.
(5) Cuối kỳ, kế toán sẽ tổng hợp các chi phí sửa chữa và khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ máy thi công rồi phân bổ cho từng công trình và hạng mục công trình theo tiêu thức doanh thu sau đó in ra bảng phân bổ chi phí khấu hao máy thi công.
(6) Sau khi kiểm tra chi phí đã đƣợc phân bổ, kế toán nhập dữ liệu vào máy. Cuối kỳ in ra sổ chi tiết TK 623 (Phụ lục 16), sổ tổng hợp số phát sinh TK 623 (Phụ lục 17) để kiểm tra, đối chiếu với các phần hành kế toán khác.