Hoạt động kiểm soát chi đầu tƣ XDCB tại KBNN- 123docz.net

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ

1.4. VẬN DỤNG KHUÔN KHỔ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA INTOSAI

1.4.2. Hoạt động kiểm soát chi đầu tƣ XDCB tại KBNN

Quy trình thực hiện đầu tƣ xây dựng theo quy định có 03 giai đoạn cụ thể, bao gồm: giai đoạn chuẩn bị dự án, giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn kết thúc xây dựng đƣa công trình của dự án vào khai thác sử dụng.

Tuy nhiên, tùy vào từng dự án cụ thể, người quyết định đầu tư sẽ quyết định trình tự thực hiện tuần tự hoặc kết hợp đồng thời đối với các hạng mục công việc, vì vậy việc KSC vốn đầu tƣ XDCB tại KBNN cũng đƣợc lồng ghép tùy theo từng dự án cụ thể theo cấp thẩm quyền quyết định, đƣợc thực hiện qua các khâu này:

a. Thủ tục kiểm soát hồ sơ ban đầu.

* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát

- Tài liệu để mở tài khoản theo quy định tại Thông tƣ số 61/2014/TT- BTC ngày 12/5/2014 (Bộ Tài chính, 2014). Bao gồm:

+ Giấy chứng nhận mã số đơn vị quan hệ ngân sách của dự án

+ Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hoặc Quyết định phê duyệt dự án, Quyết định giao nhiệm vụ đơn vị chủ đầu tƣ;

+ Quyết định bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (hoặc người Phụ trách kế toán).

+ Giấy đề nghị mở tài khoản hoặc bổ sung tài khoản

- Quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền kèm dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật và quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật), các quyết định điều chỉnh (nếu có)

- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc quyết định chỉ định thầu (đối với trường hợp được phép chỉ định thầu)

- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu;

- Hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu, phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng

bổ sung, điều chỉnh (nếu có).

* Thủ tục kiểm soát - Xét duyệt và phê chuẩn

Giao dịch viên nhận hồ sơ do chủ đầu tƣ gửi đến KBNN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh) và thực hiện kiểm tra. Sau đó chuyển đến KTT và ban lãnh đạo (Giám đốc hoặc phó giám đốc) thực hiện kiểm tra hồ sơ pháp lý.

Sau khi hoàn thành quy trình kiểm tra trên, GDV lập 02 liên phiếu giao nhận hồ sơ với Chủ đầu tƣ (theo mẫu số 01/KSC kèm theo QĐ 5657/QĐ- KBNN của KBNN ban hành ngày 28/12/2016 ), có chữ ký của GDV và chủ đầu tư; lưu 01 liên, gửi lại cho chủ đầu tư 01 liên phiếu giao nhận để cùng theo dõi, phối hợp thực hiện.

Nhƣ vậy, trong phạm vi quyền hạn của mình GDV thực hiện việc kiểm tra hồ sơ ban đầu của CĐT gửi đến KBNN, đồng thời KTT xét duyệt hồ sơ và lãnh đạo KBNN phê chuẩn cho phép hoạt động kiểm soát hồ sơ ban đầu đƣợc thực hiện.

- Kiểm tra hồ sơ ban đầu của dự án

Việc kiểm tra hồ sơ ban đầu của dự án là việc xem xét, so sánh những hồ sơ, tài liệu ban đầu của dự án gửi đến KBNN có logic hoặc có tuân thủ đúng quy định đã ban hành hay không, bao gồm:

+ Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ, đủ về số lƣợng các loại hồ sơ theo quy định

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lô gích về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu.

+ Kiểm tra tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tƣ trong trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tƣ trong báo cáo khả thi hoặc báo cáo đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt.

- Kiểm soát vật chất

Để đảm bảo an toàn và toàn vẹn cho các hồ sơ ban đầu của dự án, sau khi thực hiện các bước kiểm tra, xét duyệt phê chuẩn nêu trên, hồ sơ sẽ được đưa vào lưu trữ theo đúng quy định của QĐ 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 (Kho bạc nhà nước, 2016) như sau:

+ Hồ sơ ban đầu của dự án được sắp xếp, lưu giữ ngay tại bộ phận GDV;

do GDV lưu giữ và quản lý. Ngoài bìa hồ sơ dự án cần ghi rõ: Tên dự án, mã dự án cơ quan chủ quản; tên chủ đầu tƣ; thời gian khởi công - hoàn thành.

+ Những dự án có quy mô lớn, thực hiện qua nhiều năm: Sắp xếp và lưu hồ sơ pháp lý riêng thành một tập; các hồ sơ còn lại lưu theo từng hạng mục, từng hợp đồng (có thể lưu chung một tập hoặc thành nhiều tập hồ sơ để lưu).

+ Những dự án có quy mô nhỏ, thực hiện trong một hoặc hai năm (số lượng hồ sơ không nhiều): Lưu toàn bộ hồ sơ chung vào một tập.

+ Riêng bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký của chủ đầu tư lưu riêng để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi thực hiện tạm ứng, thanh toán.

- Xét soát, rà soát

Để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh những tồn tại, sai sót, sai phạm và có những biện pháp khắc phục, hoạt động xét soát, rà soát đƣợc thực hiện thường xuyên ở tất cả các đơn vị kho bạc trong toàn hệ thống thông qua hoạt động kiểm tra nội bộ. Tại KBNN cấp huyện, hoạt động kiểm tra nội bộ bao gồm:

+ Kiểm tra của KBNN cấp tỉnh đối với KBNN cấp huyện thông qua hoạt động kiểm tra thường xuyên, định kỳ theo kế hoạch của phòng thanh tra kho bạc tỉnh. Nội dung kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án:

Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ, đủ về số lƣợng các loại hồ sơ theo quy định.

Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lô gích về thời gian giữa

các hồ sơ, tài liệu.

Kiểm tra tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tƣ trong trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tƣ trong báo cáo khả thi hoặc báo cáo đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt.

Kiểm tra việc thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ pháp lý dự án và việc lưu trữ hồ sơ pháp lý dự án của GDV có tuân thủ đúng quy định hay không.

+ Hoạt động tự kiểm tra: Là hoạt động đƣợc thực hiện bởi chính các GDV tại KBNN cấp huyện thông qua 2 hình thức

GDV tự kiểm tra hồ sơ pháp lý dự án của những dự án mà mình thực hiện kiểm soát

Thực hiện kiểm tra chéo giữa các GDV trong cùng KBNN cấp huyện.

Nội dung hoạt động tự kiểm tra được thực hiện tương tự với nội dung kiểm tra của phòng thanh tra kho bạc tỉnh.

b. Thủ tục kiểm soát hồ sơ tạm ứng

* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát

Ngoài hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án GDV còn tiếp nhận những hồ sơ đề nghị tạm ứng sau:

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ (tạm ứng);

- Giấy rút vốn đầu tƣ.

- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (trừ những trường hợp không yêu cầu bảo lãnh tạm ứng theo Điểm b, Khoản 4, Điều 8, Thông tƣ số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính); Chủ đầu tƣ gửi KBNN bản sao có đóng dấu sao y bản chính của Chủ đầu tƣ.

* Thủ tục kiểm soát - Xét duyệt và phê chuẩn

Giao dịch viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ tạm ứng vốn của đơn vị, nhập chương trình ĐTKB_Lan, chương trình THBC, chương trình

TABMIS. Lập tờ trình lãnh đạo (theo mẫu số 02/KSC kèm theo QĐ 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016), trình KTT toàn bộ hồ sơ tạm ứng để xem xét.

Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ và kiểm tra hạch toán kế toán ký duyệt trên giấy và trên các chương trình.

Ban lãnh đạo gồm Giám đốc hoặc Phó giám đốc (Phân công kiểm soát theo GDV) sẽ là người kiểm soát hồ sơ chứng từ cuối cùng, phê duyệt (trên máy và trên giấy) trước khi thực hiện thanh toán cho đơn vị hưởng.

- Kiểm tra hồ sơ tạm ứng vốn đầu tƣ

+ Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ, đủ về số lƣợng các loại hồ sơ theo quy định

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ (kể cả việc kiểm tra mẫu dấu, mẫu chữ ký) kiểm tra mã đơn vị quan hệ ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị tạm ứng.

+ Kiểm tra kế hoạch vốn năm của dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền giao và kế hoạch vốn đã đƣợc cơ quan tài chính nhập vào hệ thống TABMIS theo đúng quy định hay chƣa.

+ Kiểm tra các khoản đề nghị tạm ứng theo hợp đồng đảm bảo thuộc đối tƣợng thực hiện cam kết chi thì phải đƣợc quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành.

+ Kiểm tra hạng mục, nội dung đề nghị tạm ứng có nằm trong dự toán đƣợc duyệt, hoặc hợp đồng đã ký hay không.

+ Kiểm tra tỷ lệ đề nghị tạm ứng phù hợp với quy định hiện hành, trong kế hoạch vốn năm đƣợc giao.

- Kiểm soát vật chất

Theo quy định của QĐ 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016 của KBNN, toàn bộ hồ sơ từng lần thanh toán, tạm ứng sẽ được lưu cùng với hồ sơ pháp

lý ban đầu của dự án thành một tập riêng biệt theo từng dự án cụ thể và do GDV tự đảm nhận quản lý và lưu trữ.

- Xét soát, rà soát

Được thực hiện thường xuyên và định kì với 2 hình thức: Hoạt động kiểm tra thường xuyên của Phòng thanh tra kho bạc tỉnh và tự kiểm tra nội bộ của các GDV. Nội dung kiểm tra đƣợc thực hiện trên hồ sơ, chứng từ tạm ứng vốn đầu tƣ của dự án.

c. Thủ tục kiểm soát hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành

* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát

- Bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện nhà thầu và đại diện CĐT (Phụ lục số 03a ban hành kèm theo Thông tƣ số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính);

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ (Phụ lục số 05 ban hành kèm theo Thông tƣ số 08/2016/TT-BTC ngày 18/1/2016 của Bộ Tài chính).

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có);

- Giấy rút vốn đầu tƣ.

- Trường hợp phát sinh khối lượng ngoài hợp đồng, GDV tiếp nhận thêm các hồ sơ, tài liệu sau: Dự toán phát sinh và quyết định phê duyệt dự toán của chủ đầu tƣ, hoặc của cấp có thẩm quyền, phụ lục bổ sung hợp đồng;

bảng xác định giá trị khối lƣợng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện nhà thầu và đại diện chủ đầu tƣ (Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tƣ số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính).

- Bảng kê giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành (có chữ ký và đóng dấu của Chủ đầu tƣ), hoặc Bảng kê chứng từ thanh toán (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tƣ số 39/2016/TT-BTC ngày 1/3/2016 của Bộ Tài chính) đối

với các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.

* Thủ tục kiểm soát - Xét duyệt và phê chuẩn

GDV tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ thanh toán khối lƣợng hoàn thành của đơn vị, nhập vào chương trình ĐTKB_Lan, chương trình THBC, chương trình TABMIS. Lập tờ trình lãnh đạo (theo mẫu số 02/KSC kèm theo QĐ 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016), trình kế toán trưởng toàn bộ hồ sơ thanh toán để xem xét.

Kế toán trưởng tiếp nhận bộ hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành từ GDV, thực hiện việc kiểm soát chi theo đúng quy định và kiểm tra hạch toán kế toán, ký duyệt trên giấy và trên các chương trình và trình lãnh đạo toàn bộ hồ sơ trên giấy và trên các chương trình.

Lãnh đạo gồm giám đốc hoặc phó giám đốc (phân công kiểm soát theo GDV) sẽ là người kiểm soát hồ sơ chứng từ cuối cùng, phê duyệt (trên máy và trên giấy) trước khi thực hiện thanh toán cho đơn vị hưởng.

- Kiểm tra hồ sơ thanh toán khối lƣợng hoàn thành

+ Kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ, đủ về số lƣợng các loại hồ sơ theo quy định

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ (gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký) đúng mã đơn vị sử dụng ngân sách, mục lục ngân sách, đầy đủ và thống nhất các chỉ tiêu ghi trên các hồ sơ, chứng từ đề nghị thanh toán.

+ Kiểm tra kế hoạch vốn năm của dự án đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt và đã đƣợc nhập vào hệ thống TABMIS theo đúng quy định và đúng với quyết định giao vốn hay chƣa.

+ Kiểm tra các khoản đề nghị thanh toán theo hợp đồng đảm bảo thuộc đối tƣợng thực hiện cam kết chi thì phải đƣợc quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành.

+ Đối với các công việc thực hiện theo hợp đồng:

Kiểm tra, đối chiếu hạng mục, nội dung công việc, khối lƣợng hoàn thành thể hiện tại bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc hoàn thành đề nghị thanh toán, bảng xác định giá trị khối lƣợng công việc phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán có phù hợp với tên công trình, hạng mục, nội dung công việc hoặc số lƣợng và danh mục thiết bị nếu có (đối với hợp đồng mua sắm thiết bị) quy định trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có) đã ký;

giá trị khối lƣợng hoàn thành đề nghị thanh toán không đƣợc vƣợt giá trị hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc dự toán được duyệt (trường hợp chỉ định thầu và thanh toán theo dự toán được duyệt hoặc trường hợp tự thực hiện hoặc phát sinh khối lƣợng ngoài hợp đồng thanh toán theo dự toán); phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng.

+ Đối với các công việc thực hiện không theo hợp đồng:

Kiểm tra nội dung công việc, khối lƣợng hoàn thành trong giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ để đảm bảo nội dung, khối lƣợng hoàn thành đƣợc thanh toán phù hợp với dự toán đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Kiểm soát vật chất

Toàn bộ hồ sơ, chứng từ thanh toán khối lƣợng hoàn thành sẽ đƣợc đƣa vào lưu trữ chung với hồ sơ dự án.

- Xét soát, rà soát

d. Thủ tục kiểm soát chi vốn đầu tư đối với công trình được phê duyệt quyết toán.

* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát - Giấy rút vốn đầu tƣ

- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ

- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tƣ (nếu có)

- Quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành kèm Báo cáo quyết toán dự án, công trình hoàn thành

* Thủ tục kiểm soát - Xét duyệt và phê chuẩn

GDV tiếp nhận hồ sơ, chứng từ thanh toán dự án khi đã có phê duyệt quyết toán hoàn thành của đơn vị và thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát trên hồ sơ, nhập chương trình ĐTKB_Lan, chương trình THBC, chương trình TABMIS. Lập tờ trình lãnh đạo (theo mẫu số 02/KSC kèm theo QĐ 5657/QĐ-KBNN ngày 28/12/2016), trình kế toán trưởng toàn bộ hồ sơ thanh toán để xem xét.

Kế toán trưởng tiếp nhận bộ hồ sơ thanh toán, thực hiện việc kiểm soát và kiểm tra hạch toán kế toán, ký duyệt trên giấy và trên các chương trình và trình lãnh đạo toàn bộ hồ sơ thanh toán.

Lãnh đạo đơn vị kho bạc (gồm giám đốc hoặc phó giám đốc) là người kiểm soát hồ sơ chứng từ cuối cùng, phê duyệt (trên máy và trên giấy) trước khi thực hiện thanh toán cho đơn vị hưởng.

- Kiểm tra hồ sơ thanh toán khi dự án đã có phê duyệt quyết toán hoàn thành

GDV căn cứ vào quyết định phê duyệt quyết toán dự án, công trình hoàn thành và kế hoạch vốn giao của cấp có thẩm quyền đối với dự án đã đƣợc quyết toán thực hiện các công việc kiểm tra nhƣ sau:

+ Nếu số vốn đã thanh toán nhỏ hơn số vốn quyết toán đƣợc duyệt khi KBNN căn cứ vào kế hoạch vốn bố trí cho dự án để thanh toán chi trả cho các đơn vị thụ hưởng.

+ Nếu số vốn đã thanh toán lớn hơn số vốn quyết toán đƣợc duyệt thì KBNN phối hợp với chủ đầu tƣ thu hồi số vốn đã thanh toán cho các đơn vị