CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XDCB TẠI
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HẠN CHẾ RỦI RO TRONG KIỂM SOÁT
3.2.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát thanh toán vốn đầu tƣ XDCB tại
a. Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án
Như đã đề cập ở chương 2, thủ tục kiểm soát hồ sơ pháp lý dự án tại KBNN Hiệp Đức còn rất nhiều điểm hạn chế. Để khắc phục đƣợc những hạn chế này đòi hỏi toàn thể CBCC, từ đội ngũ GDV đến lãnh đạo phải luôn chủ động nâng cao trình độ chuyên môn của mình, thường xuyên cập nhật văn bản, nắm chắc các quy định về trình tự, thủ tục đầu tƣ, các quy định về kiểm soát chi đầu tƣ XDCB. Đồng thời phải nghiêm chỉnh thực hiện kỷ luật, kỷ cương ngành tài chính, tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát và công khai, minh bạch trong công tác kiểm soát chi đầu tƣ XDCB. Và để hoàn thiện thủ tục kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án tại KBNN Hiệp Đức, có thể đề xuất một số giải pháp cụ thể sau đây:
Xây dựng cẩm nang kiểm soát chi đầu tƣ XDCB trong đó có nội dung quy định cụ thể về tính đầy đủ, tính hợp lý, hợp lệ của hồ sơ dự án trên cơ sở những quy trình, thủ tục hiện có, những văn bản trả lời vướng mắc của KBNN trung ương, những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của kho bạc tỉnh. Đặc biệt đƣa các nội dung cụ thể và sử dụng thống nhất cho tất cả GDV KBNN Hiệp Đức để hạn chế tình trạng mỗi GDV hiểu mỗi kiểu, thực hiện không thống nhất gây khó khăn khi giao dịch với khách hàng. Cẩm nang kiểm soát chi đầu tư XDCB sẽ do chính GDV xây dựng và cập nhật thường xuyên định kỳ hàng tháng, quý, năm, dưới sự kiểm soát của KTT và lãnh đạo đơn vị kho bạc.
Theo quy định, hồ sơ pháp lý của dự án nói riêng và hồ sơ dự án nói
chung (bao gồm hồ sơ tạm ứng, thanh toán) sẽ do chính GDV quản lý và lưu trữ. Tuy nhiên, như tác giả đã đề cập ở chương 2, việc này sẽ dẫn đến việc khi các GDV khác cần tra cứu hồ sơ dự án sẽ mất rất nhiều thời gian và không khoa học vì hồ sơ dự án chưa được đưa vào lưu trữ chung kịp thời cho cả cơ quan kho bạc. Chính vì vậy, giải pháp cho hạn chế này là việc quy định thêm trong công tác lưu trữ hồ sơ dự án tại KBNN Hiệp Đức việc sau khi giao nhận hồ sơ pháp lý, các GDV sẽ thực hiện vào hộp lưu trữ, mã hóa bằng số thứ tự và thực hiện lưu trữ chung cho cả cơ quan để thuận tiện cho việc tra cứu hồ sơ dự án khi cần.
Thủ tục kiểm soát hồ sơ dự án dù có chặt chẽ đến đâu đi chăng nữa thì sẽ luôn phải đối mặt với các rủi ro và sai sót. Để hạn chế tối đa các rủi ro cũng nhƣ các sai sót, ngoài việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát ban đầu thì khâu hậu kiểm là khâu hết sức cần thiết và quan trọng. Cần phải nâng cao chất lƣợng của hoạt động kiểm tra, rà soát, xét soát tại KBNN Hiệp Đức, giải pháp cần thực hiện là:
+ Nâng cao trình độ chuyên môn của từng CBCC, mỗi CBCC cần nắm rõ các quy định, trình tự, thủ tục về đầu tƣ XDCB cũng nhƣ kiểm soát chi đầu tƣ XDCB, chỉ có nhƣ vậy thì chất lƣợng của các hoạt động tự kiểm tra nội bộ mới có thể đƣợc nâng cao. Để đạt đƣợc mục tiêu này thì mỗi CBCC phải tự cập nhật thường xuyên các chế độ, văn bản mới, và thường xuyên tổ chức các cuộc họp nghiệp vụ để trao đổi, cập nhật những văn bản mới.
+ Tăng cường hơn nữa về các hoạt động tự kiểm tra nội bộ trong KBNN Hiệp Đức bằng cách tăng số lần cũng nhƣ chất lƣợng hoạt động tự kiểm tra và kiểm tra chéo giữa các GDV để qua đó kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót trong quá trình kiểm soát chi đầu tƣ XDCB.
+ Đối với các sai sót phát hiện sau công tác kiểm tra, tự kiểm tra và sau thanh tra kho bạc tỉnh phải kịp thời khắc phục triệt để, gắn công tác thi đua,
khen thưởng với kết quả của hoạt động kiểm tra, tự kiểm tra và thanh tra kho bạc tỉnh để nâng cao tinh thần, trách nhiệm của CBCC.
+ Kiên quyết áp dụng những chế tài đối với những vi phạm hành chính sau hoạt động thanh tra, kiểm tra của kho bạc tỉnh để nâng cao kỉ luật, kỉ cương trong hoạt động nghiệp vụ.
b. Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát hồ sơ tạm ứng, thu hồi vốn tạm ứng
Hiện nay, trong công tác kiểm soát chi vốn đầu tƣ XDCB tại KBNN Hiệp Đức vẫn còn hạn chế về việc giao nhận chứng từ tạm ứng, thanh toán theo từng lần, hạn chế này có thể dẫn đến một vài trường hợp GDV “ngâm”
chứng từ của CĐT gửi đến, gây phiền hà, sách nhiễu với khách hàng, ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ giải ngân vốn. Để khắc phục tình trạng này, giải pháp có thể đặt ra là việc lập sổ giao nhận hồ sơ hàng ngày có hiệu quả dưới sự kiểm soát của lãnh đạo và thực hiện thống nhất cho toàn đơn vị KBNN Hiệp Đức, đảm bảo các hồ sơ, thời gian nhận và xử lý công việc theo đúng quy trình, đúng thời hạn, xử lý nghiêm với trường hợp GDV để hồ sơ quá hạn. Mỗi chứng từ tạm ứng, thanh toán sẽ đƣợc ghi nhận vào sổ giao nhận theo các thông tin nhƣ sau: thời gian nhận, số lƣợng bộ chứng từ, nội dung chứng từ, thời gian trả kết quả, lý do từ chối thanh toán (nếu có) ký nhận giữa 2 bên…Đồng thời định kỳ hàng tuần, lãnh đạo phụ trách sẽ kiểm tra, kiểm soát sổ giao nhận này để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh những trường hợp để hồ sơ quá hạn. Và giải pháp này cũng rất cần thiết, giúp xác định rõ trách nhiệm hai bên giữa KBNN và CĐT khi có tranh chấp xảy ra đối với việc giao nhận hồ sơ.
Hạn chế tiếp theo trong thủ tục kiểm soát chi đầu tƣ XDCB nói chung và kiểm soát tạm ứng nói riêng đó là việc GDV rất ít khi kiểm tra mẫu dấu, mẫu chữ ký của CĐT. Trong các văn bản cảnh báo rủi ro hàng năm của
KBNN đã chỉ ra rất nhiều trường hợp kế toán trưởng đơn vị giả chữ ký chủ tài khoản để lập chứng từ giả gửi đễn KBNN để thực hiện thanh toán theo những mục đích vụ lợi cá nhân (nhất là đối với trường hợp kiểm soát những chi phí đầu tƣ XDCB đƣợc thực hiện không thông qua hợp đồng). Chính vì vậy, đội ngũ GDV cần đặc biệt chú trọng trong thủ tục kiểm soát mẫu dấu, mẫu chữ ký của CĐT. Giải pháp đặt ra trong trường hợp này tại KBNN là việc tạo ra một file mẫu dẫu chữ ký điện tử dùng chung cho cả cơ quan kho bạc, để GDV thuận tiện tra cứu trên máy tính mà không phải tra cứu mẫu dấu, mẫu chữ ký trên giấy đăng ký tài khoản. File mẫu dấu chữ ký điện tử này đƣợc tạo ra rất đơn giản bằng cách scan giấy đăng ký sử dụng tài khoản của CĐT mỗi lần phát sinh mới và lưu chung mẫu dấu, mẫu chữ ký của tất cả các CĐT mở tài khoản thanh toán vốn đầu tƣ XDCB tại KBNN Hiệp Đức trong cùng 1 file và đặt tại máy chủ để khi cần tra cứu GDV chỉ cần trực tiếp ngồi máy tính của mình đã có thể xem đƣợc mẫu dấu mẫu chữ ký của CĐT mà không phải tìm qua hồ sơ giấy.
Trong công tác tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng tại KBNN Hiệp Đức vẫn còn hạn chế với việc tạm ứng nhƣng không thu hồi đƣợc tạm ứng, vốn tạm ứng kéo dài qua nhiều năm. Để khắc phục đƣợc hạn chế trên thì một số giải pháp có thể đặt ra là:
- Yêu cầu CĐT quy định chặt chẽ hơn về điều kiện tạm ứng và tỉ lệ tạm ứng tối đa trong hợp đồng để hạn chế trường hợp tạm ứng nhiều và không đúng mục đích.
- Mỗi GDV mở sổ theo dõi tạm ứng, thanh toán cho từng dự án, từng hợp đồng mà mình quản lý và định kỳ đối chiếu số dƣ tạm ứng, thanh toán của từng dự án với cán bộ chuyên quản mảng điện báo, báo cáo thanh toán vốn đầu tƣ và với chủ đầu tƣ để xác định chính xác số dƣ tạm ứng, thanh toán theo từng dự án, từng hợp đồng để từ đó kịp thời theo dõi đôn đốc nhắc nhở
CĐT thu hồi tạm ứng.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra tình hình chấp hành và việc sử dụng vốn của chủ đầu tư, phối hợp kiểm tra hiện trường nếu cần.
- Phối hợp với phòng tài chính tham mưu UBND huyện có những biện pháp mạnh hơn với các chủ đầu tư trong trường hợp vốn tạm ứng quá 6 tháng mà không sử dụng hoặc nhà thầu sử dụng sai mục đích, vốn kéo dài qua nhiều năm nhƣng không có khối lƣợng để nghiệm thu thanh toán (thu hồi vốn tạm ứng; điều chuyển vốn cho các công trình, dự án, gói thầu khác đã có khối lƣợng hoàn thành nghiệm thu; biện pháp dừng chi ngân sách…)
- GDV rà soát lại toàn bộ tình hình tạm ứng của các dự án, tổng hợp các trường hợp CĐT tạm ứng vốn cho một nhà thầu theo hợp đồng đã ký, quá trình thực hiện lại thay đổi nhà thầu khác mà chƣa thu hồi đƣợc số vốn đã tạm ứng, yêu cầu chủ đầu tƣ thanh lý hợp đồng với nhà thầu cũ, có biện pháp xử lý số vốn đã tạm ứng cho nhà thầu cũ.
- Phải yêu cầu các CĐT thanh toán dứt điểm các khoản tạm ứng ở kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ tiếp theo, trường hợp không hoàn ứng phải có công văn gia hạn thời gian hoàn ứng và nêu rõ lý do nhƣng gia hạn thời gian hoàn ứng không quá 2 kỳ.
c. Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành
Giải pháp ban hành quy trình chung kiểm soát chi vốn đầu tƣ XDCB thực hiện chung cho tất cả các nguồn vốn, các chủ đầu tƣ trên cơ sở hợp nhất các quy trình hiện có. Trong quy trình này cần quy định rõ đối tƣợng, phạm vi, nội dung và phương pháp kiểm soát cho từng trường hợp. Như vậy đảm bảo nhất quán chỉ có một quy trình duy nhất, thuận tiện cho GDV dễ tra cứu, đối chiếu và thuận tiện hơn cho khách hàng khi đến giao dịch.
Từ việc xây dựng cẩm nang kiểm soát chi vốn đầu tƣ XDCB tại KBNN
Hiệp Đức, quán triệt toàn bộ đội ngũ CBCC thực hiện thống nhất trên cơ sở này, tránh gây khó khăn, phiền hà cho khách hàng khi đến giao dịch, gắn công tác thi đua khen thưởng với kết quả thực hiện nhiệm vụ để nâng cao ý thức chấp hành công vụ của CBCC
Đề xuất tích hợp chương trính ĐTKB_LAN với TABMIS để thuận tiện hơn việc nhập chứng từ, mỗi chứng từ chỉ nhập một lần duy nhất vào một chương trình, vừa hạch toán kế toán lại vừa có thể kết xuất các báo cáo theo yêu cầu.
Phối hợp với với cơ quan Tài chính tham mưu cho UBND huyện thực hiện bố trí kế hoạch vốn một cách khoa học và sát với tình hình thực tế, bố trí vốn khi đã có mặt bằng, để tránh tình trạng vốn chờ công trình, công trình chờ vốn gây nợ đọng trong XDCB
Phối kết hợp chặt chẽ với chủ đầu tƣ, cấp trên chủ đầu tƣ và các cơ quan quản lý có liên quan định kỳ đánh giá tình hình thanh toán vốn đầu tƣ, từ đó tập trung tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện trình tự thủ tục đầu tƣ, góp phần đẩy nhanh tiến độ giải ngân và triển khai các dự án đầu tƣ
d. Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát hồ sơ khi đã có phê duyệt quyết toán hoàn thành
Giải pháp quy định tỉ lệ thanh toán tối đa cho từng hợp đồng dự án để hạn chế tình trạng tổng số vốn đã thanh toán cao hơn số phê duyệt quyết toán nhƣ hiện nay tại KBNN Hiệp Đức.
Với mỗi dự án, công trình khi có quyết định phê duyệt quyết toán thì KBNN huyện đề nghị cơ quan tài chính gửi trực tiếp sang cho KBNN để kho bạc trực tiếp theo dõi và đôn đốc thu hồi vốn cấp vƣợt (nếu có), tránh tình trạng CĐT chậm gửi quyết định phê duyệt quyết toán đến kho bạc làm ảnh hưởng đến quá trình thu hồi vốn cấp vượt.
Căn cứ quyết định phê duyệt quyết toán nhận đƣợc, GDV tự mở sổ theo dõi về tình hình thanh quyết toán, số vốn cấp vƣợt cần thu hồi (nếu có) của công trình, dự án mà mình quản lý. Từ đó kịp thời có biện pháp đôn đốc, nhắc nhở CĐT thu hồi số vốn thanh toán vƣợt.
Định kỳ KBNN huyện rà soát, tổng hợp tình hình thu hồi vốn cấp vƣợt chi tiết theo từng công trình, từng CĐT gửi phòng tài chính huyện để có biện pháp thu hồi đối với những trường hợp chậm thu hồi vốn cấp vượt.