CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI ĐẦU TƯ XDCB TẠI
2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI VỐN ĐẦU TƢ XDCB TẠI KBNN HIỆP ĐỨC
2.2.4. Thủ tục kiểm soát chi đầu tƣ XDCB tại KBNN Hiệp Đức
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát
Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát mà CĐT cần gửi đến KBNN Hiệp Đức khi thực hiện thủ tục thanh toán vốn đầu tƣ bao gồm:
Hồ sơ mở tài khoản; quyết định phê duyệt báo cáo KTKT kèm báo KTKT hoặc quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền kèm theo dự án đầu tƣ xây
dựng công trình và các quyết định điều chỉnh (nếu có); quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định. Hợp đồng giữa Chủ đầu tƣ và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng nhƣ: phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng, hợp đồng bổ sung, điều chỉnh (nếu có)
Ngoài ra CĐT cần phải gửi kèm:
Kế hoạch tiến độ GPMB theo quy định của hợp đồng đối với hợp đồng thi công xây dựng có điều khoản quy định GPMB (do chủ đầu tƣ phối hợp với tổ chức thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ, bồi thường GPMB bằng lập, có chữ ký, đóng dấu của Chủ đầu tƣ)
Bảo lãnh thực hiện hợp đồng đối với hợp đồng có quy định thời hạn có hiệu lực của hợp đồng đƣợc tính từ khi nhà thầu có bảo lãnh thực hiện hợp đồng (bản sao, có đóng dấu xác nhận sao y bản chính của chủ đầu tƣ)
Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng (trừ dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật); riêng công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải gửi kèm theo phương án, dự toán bồi thường, hỗ trợ và tái định cƣ đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Hợp đồng ủy thác quản lý dự án đƣợc ký giữa chủ đầu tƣ xây dựng công trình và ban QLDA chuyên ngành, khu vực đối với trường hợp chủ đầu tư ký hợp đồng uỷ thác quản lý dự án cho ban QLDA chuyên ngành, khu vực thực hiện quản lý dự án
Đối với trường hợp dự án, công trình được cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện, cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ, gồm:
- Dự án đầu tƣ xây dựng công trình (hoặc báo cáo KTKT đối với dự án chỉ lập báo cáo KTKT) và quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền, các
quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình. Đối với trường hợp dự án chỉ lập báo cáo KTKT, chủ đầu tƣ chỉ gửi dự toán và quyết định phê duyệt khi có điều chỉnh dự toán;
- Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép tự thực hiện dự án (trường hợp chƣa ghi rõ trong quyết định đầu tƣ của cấp có thẩm quyền);
- Văn bản của lãnh đạo đơn vị giao cho đơn vị cấp dưới trực tiếp thực hiện hoặc hợp đồng giao khoán nội bộ
- Văn bản giao kế hoạch vốn đầu tƣ năm của UBND tỉnh, huyện.
Trong một ví dụ cụ thể: BQL dự án đầu tƣ XDCB huyện Hiệp Đức là CĐT của dự án “Xây dựng cổng chào huyện Hiệp Đức” với tổng mức đầu tƣ đƣợc duyệt 3.340.000.000đ. Trong đó:
Chi phí xây lắp: 3.130.000.000đ
Chi phí giám sát thi công: 80.300.000đ
Chi phí tƣ vấn, khảo sát lập báo cáo KTKT: 75.000.000đ Chi phí quản lý dự án: 35.000.000đ
Chi phí thẩm định báo cáo KTKT: 5.500.000đ Chi phí thẩm tra phê duyệt quyết toán: 3.800.000đ Dự phòng: 10.400.000đ
Trong trường hợp trên hồ sơ pháp lý ban đầu mà CĐT gửi đến KBNN Hiệp Đức gồm: Hồ sơ mở tài khoản; quyết định phê duyệt báo cáo KTKT; báo cáo KTKT đã đƣợc thẩm định; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tƣ vấn, khảo sát lập báo cáo KTKT; hợp đồng tƣ vấn, khảo sát lập báo cáo KTKT giữa CĐT và nhà thầu tƣ vấn; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thi công xây lắp; hợp đồng thi công xây lắp; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu giám sát thi công; hợp đồng giám sát thi công.
* Thủ tục kiểm soát - Xét duyệt và phê chuẩn
Thủ tục xét duyệt và phê chuẩn đƣợc thực hiện tại KBNN Hiệp Đức nhƣ sau: CĐT gửi hồ sơ pháp lý dự án đến, GDV tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra hồ sơ pháp lý theo quy định sau đó chuyển đến KTT và lãnh đạo phụ trách thực hiện việc kiểm tra hồ sơ pháp lý. Sau khi hoàn thành ba bước kiểm tra trên, GDV lập 2 liên phiếu giao nhận gửi lại CĐT 1 liên và lưu 1 liên cùng với tập hồ sơ pháp lý.
- Kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án
GDV tiếp nhận hồ sơ pháp lý của dự án, căn cứ vào quy định của Luật đầu tƣ công, Luật xây dựng và các văn bản quy định trình tự, thủ tục đầu tƣ để kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, sự lô gích về thời gian, sự thống nhất giữa các hồ sơ, tài liệu. Ví dụ cụ thể ở trường hợp dự án “Xây dựng cổng chào huyện Hiệp Đức” nêu trên việc kiểm tra đƣợc thực hiện nhƣ sau:
GDV kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ pháp lý dự án trên bao gồm: Quyết định phê duyệt báo cáo KTKT kèm báo KTKT; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định; hợp đồng đƣợc ký kết giữa BQL dự án đầu tƣ XDCB huyện Hiệp Đức và nhà thầu; hồ sơ mở tài khoản. Các hồ sơ trên đều phải là bản chính, bản photo công chứng hoặc sao y bản chính.
GDV thực hiện kiểm tra hồ sơ mở tài khoản đối với dự án trên: kiểm tra sự đầy đủ hồ sơ mở tài khoản theo đúng quy định, kiểm tra thông tin trên giấy đăng ký sử dụng tài khoản có khớp với các quyết định kèm theo hay không nhƣ quyết định thành lập BQL dự án đầu tƣ XDCB huyện Hiệp Đức, quyết định bổ nhiệm chủ tài khoản và kế toán trưởng. Kiểm tra các quyết định trên có đảm bảo tính pháp lý (là bản photo công chứng hoặc sao y bản chính)
Thực hiện kiểm tra quyết định phê duyệt báo cáo KTKT và báo cáo
KTKT: ngày phê duyệt báo cáo KTKT phải đến ngày 31/10 của năm trước năm kế hoạch và sau ngày thẩm định báo cáo KTKT. Đồng thời kiểm tra thẩm quyền phê duyệt báo cáo KTKT của dự án trên, dự án trên với tổng mức đầu tƣ 3.340.000.000đ (< 5 tỷ đồng) thuộc dự án nhóm C quy mô nhỏ sẽ do chủ tịch UBND huyện ký quyết định phê duyệt báo cáo KTKT. Và kiểm tra chi tiết dự toán đƣợc phê duyệt với dự toán đã đƣợc thẩm định xem có trùng nhau hay không.
Đối với văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu: Đối với dự án trên thì hạng mục chi phí xây lắp không thuộc trường hợp được phép chỉ định thầu, kiểm tra các yếu tố cần có trên quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (đơn vị trúng thầu, giá trị trúng thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng…)
Đối với hợp đồng, phụ lục hợp đồng giữa CĐT và nhà thầu:
Về hình thức hợp đồng: Hợp đồng nếu có nhiều trang thì phải liên tiếp, có dấu giáp lai, hợp đồng phải đầy đủ chữ ký và dấu của 2 bên.
Về nội dung hợp đồng:
+ Ngày ký hợp đồng phải sau ngày phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
Kiểm tra tên nhà thầu, thời gian thực hiện hợp đồng, loại hợp đồng giữa hợp đồng và văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu xem có trùng khớp. Xác định sự phù hợp giữa giá trị hợp hợp đồng và giá trị trúng thầu ghi trên văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
+ Kiểm tra hợp đồng có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Luật xây dựng hay không (tên và tài khoản bên A – B, giá trị hợp đồng, loại hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng, quyền và nghĩa vụ giữa các bên, các điều khoản thanh toán, tạm ứng, thu hồi tạm ứng và điều khoản khác, thời gian hiệu lực của hợp đồng…)
+ Nếu trong hợp đồng có điều khoản quy định hợp đồng có hiệu lực kể
từ ngày CĐT nhận đƣợc bảo lãnh thực hiện hợp đồng thì CĐT phải gửi bảo đảm thực hiện hợp đồng đến kho bạc (bản sao công chứng hoặc bản sao y bản chính của CĐT)
+ Nếu hợp đồng là cấp phó ký thì phải có giấy ủy quyền, thời gian ủy quyền phải kéo dài đến khi kết thúc hợp đồng và CĐT phải gửi đến kho bạc giấy ủy quyền này.
+ Khi thay đổi các điều khoản trong hợp đồng thì phải có phụ lục hợp đồng điều chỉnh, riêng trường hợp điều chỉnh đơn giá thì phải đúng với hình thức của hợp đồng và trường hợp điều chỉnh thời gian thực hiện hợp đồng mà làm kéo dài thời gian thực hiện dự án thì phải đƣợc sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
Đối với dự án trên với giá trị hợp đồng thi công xây lắp là 3.100.000.000đ thuộc đối tƣợng phải thực hiện cam kết chi, CĐT phải đƣợc quản lý, kiểm soát cam kết chi theo quy định hiện hành.
- Kiểm soát vật chất
Sau khi thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra và giao nhận hồ sơ pháp lý của dự án trên, GDV sẽ thực hiện việc lưu trữ hồ sơ pháp lý để làm căn cứ cho những bước kiểm soát sau: hồ sơ ban đầu của dự án được sắp xếp, lưu giữ ngay tại bộ phận GDV; do GDV lưu giữ và quản lý. Ngoài bìa hồ sơ dự án ghi rõ:
Tên dự án: Xây dựng cổng chào huyện Hiệp Đức Mã dự án: 7706530
Tên chủ đầu tƣ: BQL dự án đầu tƣ XDCB huyện Hiệp Đức Thời gian khởi công: 02/2019 - hoàn thành: 09/2019.
Đây là dự án có quy mô không lớn, số lượng hồ sơ không nhiều nên lưu toàn bộ hồ sơ chung vào một tập. Riêng bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký của chủ đầu tư lưu riêng để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi thực hiện tạm
ứng, thanh toán.
- Xét soát, rà soát
Hoạt động xét soát, rà soát trong công tác kiểm soát hồ sơ pháp lý ban đầu tại KBNN Hiệp Đức được thực hiện thường xuyên thông qua hai hoạt động kiểm tra nội bộ gồm:
+ Hoạt động kiểm tra hàng năm theo kế hoạch của phòng thanh tra kho bạc tỉnh đối với kho bạc Hiệp Đức. Nội dung kiểm tra hồ sơ pháp lý của dự án gồm: Kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, sự lô gích về thời gian giữa các hồ sơ, tài liệu. Kiểm tra tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung đầu tƣ trong trong dự toán chi phí với các hạng mục đầu tƣ trong báo cáo khả thi hoặc báo cáo đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt. Kiểm tra việc thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ pháp lý dự án và việc lưu trữ hồ sơ pháp lý dự án của GDV có tuân thủ đúng quy định hay không
+ Hoạt động tự kiểm tra hồ sơ pháp lý dự án do chính GDV quản lý dự án thực hiện và kiểm tra chéo giữa các GDV với nhau. Nội dung hoạt động tự kiểm tra được thực hiện tương tự với nội dung kiểm tra của phòng thanh tra kho bạc tỉnh.
b. Thủ tục kiểm soát hồ sơ tạm ứng
* Các tài liệu liên quan làm căn cứ để thực hiện kiểm soát
Ngoài các hồ sơ pháp lý của dự án thì khi tạm ứng vốn đầu tƣ, CĐT phải gửi đến KBNN các hồ sơ sau: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; giấy rút vốn đầu tƣ; bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu có)
* Thủ tục kiểm soát - Xét duyệt và phê chuẩn
Tại KBNN Hiệp Đức, mỗi nghiệp vụ tạm ứng vốn đầu tƣ muốn đƣợc thực hiện đều phải thông qua hoạt động xét duyệt và phê chuẩn của GDV,
KTT và lãnh đạo phụ trách đơn vị. Thủ tục xét duyệt và phê chuẩn đƣợc thực hiện cụ thể trong trường hợp CĐT đề nghị tạm ứng vốn cho dự án “Xây dựng cổng chào huyện Hiệp Đức”, hợp đồng thi công xây lắp trị giá 3.100.000.000đ với điều khoản tạm ứng trong hợp đồng là CĐT đƣợc tạm ứng 40% giá trị hợp đồng tương ứng số tiền 1.240.000.000đ. Và giá trị tạm ứng sẽ đƣợc thu hồi hết vào lần thanh toán khối lƣợng đầu tiên. Cụ thể nhƣ sau:
CĐT gửi hồ sơ đề nghị tạm ứng vốn với số tiền 1.240.000.000đ đến KBNN, GDV tiếp nhận hồ sơ , chứng từ tạm ứng vốn của đơn vị sẽ thực hiện kiểm tra và nhập bút toán tạm ứng với số tiền 1.240.000.000đ vào các chương trình liên quan (ĐTKB_Lan, THBC, TABMIS), lập tờ trình lãnh đạo trình KTT kiểm tra và xét duyệt. Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ và kiểm tra hạch toán kế toán đảm bảo khớp đúng giữa chứng từ giấy và bút toán trên chương trình, thực hiện ký duyệt trên giấy và trên các chương trình. Lãnh đạo phụ trách sẽ là người kiểm soát hồ sơ chứng từ cuối cùng, phê duyệt (trên máy và trên giấy) trước khi GDV thực hiện thanh toán cho đơn vị hưởng.
- Kiểm tra hồ sơ tạm ứng vốn đầu tƣ
GDV sau khi tiếp nhận hồ sơ, chứng từ tạm ứng vốn của CĐT sẽ thực hiện việc kiểm tra. Việc kiểm tra sẽ thực hiện theo đúng quy định, đảm bảo sự đầy đủ về các loại hồ sơ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ tạm ứng vốn đầu tƣ. Và việc kiểm tra hồ hồ sơ tạm ứng vốn đầu tƣ tại KBNN Hiệp Đức sẽ đƣợc minh chứng rõ hơn trong ví dụ về kiểm soát tạm ứng vốn của công trình “Xây dựng cổng chào huyện Hiệp Đức” đã đƣợc đề cập ở trên. Cụ thể:
+ GDV kiểm tra sự đầy đủ và thống nhất của các loại hồ sơ chứng từ:
Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tƣ; giấy rút vốn đầu tƣ; bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (vì trong hạng mục công trình này, giá trị tạm ứng > 1
tỷ bắt buộc CĐT phải gửi bảo lãnh ngân hàng khi tạm ứng vốn). Các chứng từ trên phải đúng mẫu quy định.
+ GDV thực hiện kiểm tra mẫu dấu, mẫu chữ ký của CĐT trên chứng từ tạm ứng có đúng với mẫu dẫu, mẫu chữ kỹ đã đăng ký với kho bạc hay không. Kiểm tra kĩ các nội dung trên chứng từ tạm ứng về tên dự án, mã dự án, mã đơn vị sử dụng ngân sách, mã chương trình mục tiêu, năm kế hoạch vốn, mục lục ngân sách (tạm ứng chi phí xây lắp tiểu mục: 9301, mã chương:
799 theo chương của CĐT, mã ngành: 312 theo tính chất công trình, mã nguồn: 43 nguồn XDCB tập trung). Kiểm tra tài khoản đơn vị hưởng có đúng với tài khoản đƣợc thể hiện trong hợp đồng hay không.
+ GDV kiểm tra dự án đã đƣợc giao kế hoạch vốn năm của cấp có thẩm quyền (theo nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn) và đã đƣợc nhập trên TABMIS theo quy định hiện hành, phù hợp với dữ liệu trên TABMIS. Thực hiện kiểm tra, đối chiếu hạng mục, nội dung dung tạm ứng có phù hợp giữa hợp đồng và dự toán đƣợc giao hay không, kiểm tra kĩ điều khoản tạm ứng trong hợp đồng về số lần tạm ứng, thời điểm, giá trị tạm ứng. Thời điểm tạm ứng phải nằm sau thời điểm hợp đồng có hiệu lực
+ GDV kiểm tra bảo lãnh tạm ứng theo hợp đồng: phải là bản công chứng hoặc bản sao y bản chính của CĐT gửi đến, thời hạn của bảo lãnh tạm ứng phải đƣợc kéo dài đến khi CĐT thu hồi hết số vốn đã tạm ứng.
+ KTT thực hiện kiểm tra lại các nội dung trên đồng thời kiểm tra việc hạch toán bút toán của GDV trên các chương trình về mục lục ngân sách, kiểm tra về thông tin giữa bút toán và thông tin trên giấy…
- Kiểm soát vật chất
Toàn bộ hồ sơ tạm ứng vốn đầu tư tại KBNN Hiệp Đức sẽ được lưu cùng với hồ sơ pháp lý ban đầu của dự án thành một tập riêng biệt theo từng dự án cụ thể và do GDV tự đảm nhận quản lý và lưu trữ theo quy định của