CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THEO CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.3. KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CHỦ YẾU
1.3.2. Kế toán các khoản chi
Nội dung các khoản chi hoạt động bao gồm các khoản chi đầu tƣ và chi thường xuyên như: Chi đầu tư mua sắm tài sản; Chi đầu tư trang thiết bị, dụng cụ; chi tiền lương; tiền công; các khoản phụ cấp lương; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành; dịch vụ công cộng (điện, nước…); chi mua văn phòng phẩm; các khoản chi nghiệp vụ; sửa chữa thường xuyên tài sản cố định; chi mua nguyên nhiên vật liệu; tiền thuê ngoài; chi cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và quản lý bộ máy hoạt động của đơn vị sự nghiệp.... Nhiệm vụ kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo niên độ kế toán và theo mục lục Ngân sách Nhà nước. Kế toán phản ánh chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự trùng khớp, đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính.
Đơn vị SNCL thực hiện việc chi tiêu trên tinh thần tự chủ tài chính và tiết kiệm chi theo các quy định của Nhà nước và quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị. Do đó, đơn vị phải tự xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ hàng năm nhằm tạo cơ chế quản lý thu - chi hiệu quả dựa trên nguyên tắc công khai, dân chủ, minh bạch, rõ ràng. Quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc thống nhất thông qua tại đơn vị và gửi Sở Xây dựng, Sở Tài chính theo dõi, giám sát quá trình triển khai thực hiện. Nội dung Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị nhìn chung cơ bản thống nhất trong đơn vị, đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra, phù hợp với hoạt động đặc thù của đơn vị, sử dụng nguồn thu tiết kiệm có hiệu quả.
Công tác kế toán các khoản chi gồm: Chứng từ kế toán các khoản chi;
Tài khoản kế toán áp dụng các khoản chi và Hệ thống sổ sách và báo cáo các khoản chi.
a) Chứng từ kế toán các khoản chi
Chứng từ kế toán để hạch toán các khoản chi hoạt động chủ yếu là hệ
thống chứng từ theo quy định của Bộ tài chính; nhƣ phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng thanh toán lương + phụ cấp, bảng kê trích nộp các khoản bảo hiểm, bảng thanh toán thu nhập tăng thêm,... Các chứng từ phải mang tính hợp lý, hợp lệ theo chế độ kế toán tài chính hiện hành và theo Quy chế chi tiêu nội bộ ở cơ quan.
b) Tài khoản các khoản chi và trình tự hạch toán:
Tại đơn vị sự nghiệp công lập, kế toán sử dụng các tài khoản loại 1, loaị 2, loại 6 để hạch toán các khoản chi phí phát sinh: TK 111- Tiền mặt; TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu; TK 153 - Công cụ, dụng cụ; TK 154 - Chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh; TK 334 - Phải trả người lao động; TK 332 - Các khoản phải nộp theo lương; TK 642 - Chi phí quản lý chung.
Trình tự hạch toán các khoản chi đƣợc phản ánh qua Sơ đồ 1.2.
TK 111, 112 TK 152, 153
Mua nhiên liệu, vật liệu, CCDC
TK 154
Khoán công tác phí công trình
TK 334, 332
Thanh toán tiền lương, các khoản phải
nộp theo lương
TK 642 T/toán tiền điện, nước, tiếp khách…
Sơ đồ 1.2. Hạch toán nguồn chi trong đơn vị sự nghiệp c) Hệ thống sổ sách và báo cáo các khoản chi
Đơn vị sự nghiệp công lập phải mở sổ sách theo dõi các khoản chi theo đúng quy định của Bộ Tài chính về công tác mở sổ, ghi sổ và khóa sổ. Sổ theo dõi các khoản chi dùng để tập hợp các khoản chi phát sinh đã sử dụng cho
công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ phận quản lý của đơn vị theo nguồn thu dịch vụ tƣ vấn nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng nguồn thu và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo quyết toán. Các sổ chính nhƣ: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp các TK 154, TK 642, TK 242; Sổ theo dõi chi phí SXKD; Sổ theo dõi chi phí trả trước...
Hệ thống báo cáo đơn vị sự nghiệp công lập sử dụng nhƣ: Báo cáo tình hình thu chi tại đơn vị, báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
1.4. CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.4.1. Tổ chức thu nhận thông tin, xử lý thông tin và cung cấp thông tin về kế toán quản trị
- Về tổ chức thu nhận thông tin kế toán quản trị ĐVSNCL cũng đƣợc vận dụng các nguyên tắc phương pháp về lập luân chuyển quản lý sử dụng chứng từ kế toán phù hợp mỗi đặc điểm tình hình đơn vị. Tuy nhiên tùy từng loại hình ĐVSNCL đƣợc cụ thể hóa và bổ sung các nội dung cần thiết khác vào từng mẫu chứng từ kế toán đó đƣợc qui định để phục vụ cho việc thu thập thông tin quản trị nội bộ đơn vị. Sử dụng các chứng từ chi tiết ban đầu, chứng từ thống kê nghiệp vụ điều hành quản lý nhân sự, vật tƣ, TSCĐ, lao động, tiền lương, tài chính như: Quyết định điều động nhân sự; Phiếu vận chuyển vật tư;
Phiếu báo vật tƣ còn lại; Phiếu báo chất lƣợng công cụ, dụng cụ; Lệnh điều chuyển nội bộ; Phiếu theo dõi tăng giảm lao động; Biên bản xử lý công nợ phải thu, công nợ phải trả... Các ĐVSNCL cũng đƣợc thiết kế một số chứng từ kế toán đặc thù phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mà không có trong quy định của Nhà nước. Được phép thiết lập hệ thống thu thập thông tin và đƣợc cung cấp nhanh thông tin kịp thời bằng các chỉ tiêu do đơn vị tự xây dựng qua Email, Fax và các thông tin khác.
- Về xử lý thông tin kế toán quản trị các ĐVSNCL
Trước hết cần xây dựng hệ thống tài khoản KTQT: Các ĐVSNCL căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành (Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017) để chi tiết hóa theo các cấp (hoặc bậc) tài khoản cấp 2, 3, 4, xây dựng thành các tài khoản chi tiết cụ thể rõ ràng, phù hợp với việc lập kế hoạch, lập dự toán, yêu cầu cung cấp thông tin tài sản, vật tư, lao động tiền lương, chi phí, khối lượng, công nợ thanh toán... của KTQT.
Việc chi tiết hóa các tài khoản kế toán theo yêu cầu cung cấp thông tin của từng cấp quản lý đảm bảo nguyên tắc các tài khoản phải có mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo tính thống nhất ký hiệu cấp độ, việc chi tiết hóa tài khoản kế toán không được làm sai lệch nội dung kết cấu và phương pháp ghi chép của tài khoản. Nội dung chi tiết các tài khoản kế toán đƣợc mở phải thống nhất theo nội dung sắp xếp phân loại tài khoản: Tiền, vật tƣ, tài sản cố định, thanh toán, các khoản thu, các khoản chi.
Sau đó là thực hiện ghi sổ kế toán quản trị: Các ĐVSNCL căn cứ hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính ban hành để bổ sung các chỉ tiêu yêu cầu cụ thể cho kế toán quản trị. Nội dung các chỉ tiêu bổ sung không đƣợc làm sai lệch nội dung các chỉ tiêu đƣợc qui định và phù hợp yêu cầu đặt ra về các chỉ tiêu quản trị nội bộ. Ngoài ra ĐVSNCL đƣợc thiết kế các mẫu sổ kế toán mới phù hợp với yêu cầu quản lý dự toán, định mức, chi phí, tài sản, công nợ, thanh toán và các nguồn thu của đơn vị.
- Về cung cấp thông tin kế toán quản trị
Cung cấp thông tin của KTQT chính là BCKTQT. Báo cáo kế toán quản trị ĐVSNCL cần phải đƣợc xây dựng phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý nội bộ của từng ĐVSNCL. Nội dung BCKTQT khi đƣợc cung cấp đảm bảo tính so sánh, đối chiếu, kiểm tra, phục vụ yêu cầu quản lý điều hành và ra các quyết định kinh tế của ĐVSNCL. Các chỉ tiêu trong BCKTQT thiết kế phù hợp với kế hoạch, dự toán, định mức, chi tiết mục theo quản trị của ĐVSNCL.
Nội dung báo cáo kế toán quản trị của ĐVSNCL thường bao gồm:
+ Báo cáo thực hiện: Báo cáo nhập xuất, tồn kho nguyên vật liệu; Báo cáo thay đổi di chuyển TSCĐ; Báo cáo chi tiết các nguồn thu từ hoạt động dịch vụ; Báo cáo chi tiết các loại chi phí hoạt động; Báo cáo công nợ, thanh toán phải thu, phải trả; Báo cáo lao động, tiền lương; Báo cáo chi tiết dịch vụ, sản phẩm.
+ Báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích dự toán - chi phí; Báo cáo phân tích tiền, các loại tiền gửi; Báo cáo phân tích các nguồn vốn; Báo cáo phân tích thu - chi hoạt động dịch vụ; Báo cáo phân tích chênh lệch thu - chi.
+ Báo cáo dự toán: Báo cáo chi tiết về dữ liệu lập dự toán; báo cáo chi tiết về tình hình thực hiện dự toán trong kỳ thực hiện so với kỳ kế hoạch mà đơn vị đã đề ra và nộp cấp trên theo dõi.
1.4.2 Nội dung tổ chức kế toán quản trị a) Phân loại chi phí
Chi phí là sự tiêu hao các nguồn lực mà đơn vị sử dụng để cung cấp các dịch vụ, sản phẩm hay để đạt đƣợc mục đích nào đó. Với mục đích hoạt động khác nhau, thì chi phí cũng đƣợc xem xét trên các khía cạnh cũng khác nhau.
Trên góc độ tự chủ tài chính, chi phí là sự tiêu hao các nguồn lực nhƣng không được bù đắp từ kinh phí thụ hưởng bằng ngân sách mà từ các nguồn thu khác nhằm mục tiêu cuối cùng là thu nhập. Chi phí phát sinh để sử dụng cho các mục đích khác nhau, cách thức sử dụng chi phí sẽ quyết định cách thức kế toán quản trị chi phí và đƣợc phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau.
Mỗi cách phân loại sẽ đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin chi phí ở các mức độ khác nhau. Trên cơ sở phân loại, chi phí đƣợc thể hiện theo cơ cấu khác nhau. Phân loại chi phí theo từng nội dung chi và theo quyền tự chủ tài chính nhằm mục đích lập dự toán thu chi hàng năm theo yêu cầu quản lý của cấp trên, theo dõi tất cả nguồn thu hoạt động dịch vụ và chi hoạt động của đơn
vị. Với mục đích quản trị nội bộ, các cách phân loại này thường ít được các nhà quản trị các cấp cũng nhƣ kế toán đơn vị xem xét.
Chi phí đƣợc phân loại theo tính chất hoạt động nhằm xác định nguồn thu dịch vụ để thực hiện các khoản chi. Đơn vị không đƣợc cấp kinh phí NSNN, đơn vị phải tự quyết định, lựa chọn phương án hoạt động theo đúng qui định của pháp luật để hướng đến mục tiêu đem lại mức thu nhập cao nhất.
Đơn vị tự tìm kiếm việc làm, tăng nguồn thu nhập cho nhân viên, đem lại hiệu quả sử dụng tài sản nhà nước cấp một cách có hiệu quả thiết thực.
Với cách phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với mức độ hoạt động có ý nghĩa trong việc phân tích mối quan hệ chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận của hoạt động dịch vụ tƣ vấn, nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí ..., là nội dung quan trọng khi xem xét để ra các quyết định về kinh tế, tài chính.
Việc xem xét một khoản chi phí có thể kiểm soát đƣợc hay không kiểm soát đƣợc phải gắn với cấp quản lý cụ thể, có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu quả quản lý chi phí theo từng cấp bậc, từng bộ phận trong đơn vị.
Ngoài ra, khi lựa chọn các phương án hoạt động còn phải xem xét đến cách phân loại chi phí khác nhằm mục đích cung cấp những thông tin về chi phí thích hợp, loại bỏ những thông tin không thích hợp khi ra quyết định quản trị có tính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
b) Xác định định mức chi phí và lập dự toán
Định mức chi phí là cơ sở để lập dự toán và ra các quyết định của nhà quản trị liên quan đến việc định giá sản phẩm, dịch vụ, từ chối hay chấp nhận một hợp đồng dịch vụ tƣ vấn, là cơ sở để so sánh và tìm ra các biến động của chi phí thực tế, thực hiện kiểm soát chi phí. Định mức chi phí là dự toán chi phí cần thiết để sản xuất một đơn vị sản phẩm tƣ vấn hoặc cung cấp một dịch vụ tƣ vấn đơn lẻ. Định mức chi phí đƣợc xác định về mặt giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
c) Xác định chi phí
Tùy theo đặc điểm của hoạt động dịch vụ mà vận dụng phương pháp xác định chi phí cho phù hợp, từ đó xác định giá thành dịch vụ hoàn thành và có thể thực hiện theo nhiều phương pháp sau:
- Phương pháp xác định chi phí theo công việc
Theo phương pháp này, chi phí sản xuất được kế toán ghi nhận trực tiếp cho từng công việc. Kế toán tiến hành tập hợp, phân bổ chi phí có liên quan đến một hoặc một nhóm sản phẩm, dịch vụ riêng biệt, cụ thể; phản ánh chi tiết thông tin của từng loại (nhóm) sản phẩm, dịch vụ. Phương pháp này thường được áp dụng đối với ĐVSNCL cung cấp các dịch vụ về tư vấn …, theo đơn đặt hàng và theo các hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tƣ. Các chi phí sản xuất đƣợc tập hợp trên Phiếu ghi chi phí công việc.
- Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất
Để xác định chi phí theo quá trình sản xuất, kế toán tiến hành tập hợp và tính chi phí bình quân cho một số lƣợng sản phẩm, dịch vụ lớn, đồng nhất trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ. Các chi phí sản xuất đƣợc kế toán lũy kế cho tất cả các sản phẩm sản xuất, cung cấp dịch vụ trong một kỳ.
Phương pháp này được ứng dụng trong các đơn vị sản xuất hàng loạt, các sản phẩm, dịch vụ giống nhau về đặc tính, quá trình sản xuất và chi phí sản xuất.
Do đặc thù hoạt động, cung cấp dịch vụ trong ĐVSNCL không phức tạp, chính vì vậy phương pháp này thường ít được các đơn vị áp dụng.
Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán thực hiện đánh giá sản phẩm dở dang theo một trong hai phương pháp: Phương pháp nhập trước - xuất trước và phương pháp bình quân. Hai phương pháp này có điểm khác biệt trong việc xác định chi phí cho các sản phẩm dở dang cuối kỳ trước chuyển sang và sản phẩm bắt đầu sản xuất kỳ này. Trên phương diện kiểm soát chi phí, phương pháp nhập trước - xuất trước có tính ưu việt hơn phương pháp bình quân, tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi công tác kế toán phức tạp hơn. Nhằm kiểm soát chi
phí, đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận sản xuất, cung cấp dịch vụ, xác định chi phí theo quá trình sản xuất kế toán cần lập Báo cáo sản xuất.
Xác định chi phí theo công việc và theo quá trình sản xuất có sự khác nhau nhất định và chủ yếu là phương pháp tính giá thành sản phẩm dịch vụ, kinh doanh dịch vụ: Một phương pháp tính cho một sản phẩm hay công việc cụ thể, một phương pháp liên quan đến việc tính bình quân cho hàng loạt sản phẩm phụ tìm trong quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ.
- Phương pháp xác định chi phí theo hoạt động
Để tính giá thành đơn vị sản phẩm hoạt động dịch vụ tƣ vấn có thể tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm, dịch vụ tƣ vấn theo các tiêu thức phân bổ dựa trên quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với khối lƣợng sản xuất, khối lƣợng công việc đã thực hiện. Tuy nhiên, trong các yếu tố của chi phí sản xuất sản phẩm, dịch vụ có những chi phí không liên quan đến khối lƣợng sản phẩm sản xuất, hay tính đa dạng của sản phẩm, dịch vụ mà việc phân bổ chi phí sản xuất chung sẽ không chính xác. Việc xác định chi phí theo công việc hay theo quá trình sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ có thể dẫn đến thông tin chi phí không chính xác.
Nhằm khắc phục nhược điểm của hai phương pháp xác định chi phí đã đƣợc đề cập ở phần trên, các chi phí gián tiếp đƣợc tập hợp theo từng hoạt động sau đó phân bổ cho các sản phẩm, dịch vụ theo các yếu tố làm phát sinh chi phí liên quan tới các hoạt động thực hiện trong quá trình cung cấp dịch vụ và được gọi là phương pháp xác định chi phí theo hoạt động.
Phương pháp xác định chi phí theo hệ thống sử dụng nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau tùy theo loại chi phí phát sinh. Phương pháp xác định chi phí theo hoạt động tập trung vào việc xác định chi phí trực tiếp, xác định nguồn gốc phát sinh chi phí và đƣợc thực hiện qua hai giai đoạn: Xác định chi phí của các hoạt động và của từng đối tƣợng tính chi phí căn cứ theo mức độ sử dụng các hoạt động.