CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THEO CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƢỢNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
2.2. CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM
2.2.3. Kế toán các phần hành chủ yếu tại Trung tâm
Trung tâm thực hiện quản lý tài chính theo hướng dẫn tại Nghị định số 141/2016/NĐ-CP ngày 10/10/2016 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp khác.
Hằng tháng triển khai thực hiện các báo cáo chi tiết về tình hình thực hiện công việc trong tháng và phương hướng nhiệm vụ tháng tiếp theo gửi về Sở Xây dựng để Sở chỉ đạo thực hiện. Hằng năm báo cáo trực tiếp về Sở Xây dựng về nguồn thu, chi dịch vụ, nghĩa vụ thuế với nhà nước và trích lập các quỹ theo quy định.
a) Kế toán nguồn thu:
Kế toán nguồn thu của Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định chất lƣợng công trình xây dựng Quảng Ngãi đảm bảo toàn bộ nguồn kinh phí hoạt động gồm: Nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ tƣ vấn nhƣ: Tƣ vấn thiết kế, khảo sát, giám sát, quy hoạch, kiểm định, lập hồ sơ mời thầu…Ban giám đốc Trung tâm tìm kiếm việc làm, ký kết với Chủ đầu tƣ; giao việc về các phòng thuộc Trung tâm triển khai thực hiện. Dựa trên kết quả nghiệm thu, đánh giá công việc mà các phòng của Trung tâm tạo ra sản phẩm dịch vụ cuối cùng phục vụ yêu cầu của Chủ đầu tƣ một cách đúng tiến độ, kịp thời và hiệu quả theo đúng hợp đồng ký kết giữa hai bên.
Ngoài ra, Trung tâm còn nguồn thu từ lãi tiền gửi ngân hàng: Trung tâm mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng, và hàng tháng ngân hàng tính lãi tiền gửi theo mức lãi suất không kỳ hạn.
Kế toán nguồn thu gồm: Chứng từ kế toán nguồn thu; Tài khoản kế toán nguồn thu và sổ sách và báo cáo nguồn thu.
a1. Chứng từ:
Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ tƣ vấn, kế toán phải theo dõi các khoản phải thu của khách hàng theo đúng tiến độ nhƣ đã cam kết trong hợp đồng.
Khi hợp đồng đƣợc ký kết với chủ đầu tƣ, cán bộ kỹ thuật trực tiếp triển khai thực hiện, sau đó đƣợc chủ đầu tƣ đồng ý nghiệm thu kết quả dịch vụ tƣ vấn, đồng ý thanh lý quyết toán, kế toán đối chiếu số tiền thực thu và số tiền đã xuất hóa đơn cho khách hàng. Chứng từ kế toán áp dụng cho trường hợp này là: Hợp đồng kinh tế, Biên bản nghiệm thu hồ sơ công trình, thanh lý và quyết toán công trình đƣợc ký kết với Chủ đầu tƣ, Phiếu thu, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Có của ngân hàng.
Quy trình nhƣ sau:
(1)
(6) (2)
(4)
(5) (3)
- Thu tiền mặt:
(1) Sau khi ký hợp đồng với Chủ đầu tƣ, Cán bộ kỹ thuật trực tiếp thực hiện xong công việc, sẽ tính giá của dịch vụ tƣ vấn gửi cho bộ phận kế toán tiến hành thu tiền.
(2) Kế toán đơn vị viết hóa đơn sau khi khách hàng đồng ý nghiệm thu, thanh lý và quyết toán công trình, kế toán lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ.
(3) Thủ quỹ thu tiền dịch vụ tƣ vấn của khách hàng và đƣa cho khách hàng hóa đơn tài chính và phiếu thu.
- Thu qua chuyển khoản:
Cán bộ chuyên môn
Bộ phận kế toán
ơNgân hàng Thủ quỹ
Chủ đầu tƣ/
khách hàng
(4) Kế toán đơn vị viết hóa đơn sau khi khách hàng đồng ý nghiệm thu, thanh lý và quyết toán công trình, lập giấy đề nghị thanh toán vào tài khoản và chuyển cho khách hàng.
(5) Khách hàng chuyển trả tiền phí dịch vụ tƣ vấn vào tài khoản ngân hàng của đơn vị.
(6) Ngân hàng sẽ báo có vào tài khoản của đơn vị xác lập khách hàng đã thanh toán.
a2. Tài khoản sử dụng:
Kế toán dùng các tài khoản sau để hạch toán nguồn thu tại các đơn vị:
- Tài khoản 531 - Thu hoạt động SXKD để phản ánh các khoản thu từ hoạt động SXKD dịch vụ và chi tiết theo yêu cầu quản lý tại đơn vị
- Tài khoản 515 - Thu hoạt động tài chính (lãi tiền gửi ngân hàng) Khi phát sinh nghiệp vụ về thu hoạt động dịch vụ:
- Thu bằng tiền mặt:
Khi biên bản thương thảo hợp đồng được ký kết giữa đơn vị với khách hàng, kế toán tiến hành lập hợp đồng kinh tế đƣợc hai bên ký kết. Sau đó cán bộ chuyên môn triển khai thực hiện hợp đồng đó và chủ đầu tƣ đồng ý nghiệm thu sản phẩm, kế toán tiến hành làm thanh lý quyết toán và gửi chủ đầu tƣ. Sau khi chủ đầu tƣ đồng ý thanh lý quyết toán thì kế toán tiến hành lập hoá đơn, kê khai doanh thu của từng hợp đồng và nộp thuế vào NSNN. Số tiền thu đƣợc sẽ chuyển cho thủ quỹ để tiến hành nhập quỹ tiền mặt.
- Thu bằng tiền gửi ngân hàng
Khi biên bản thương thảo hợp đồng được ký kết giữa đơn vị với khách hàng, kế toán tiến hành lập hợp đồng kinh tế đƣợc hai bên ký kết. Sau đó cán bộ chuyên môn triển khai thực hiện hợp đồng đó và chủ đầu tƣ đồng ý nghiệm thu sản phẩm, kế toán tiến hành làm thanh lý quyết toán và gửi chủ đầu tƣ. Sau khi chủ đầu tƣ đồng ý thanh lý quyết toán thì kế toán tiến hành lập hoá đơn, kê khai doanh thu của từng hợp đồng và nộp thuế vào NSNN. Sau
đó kế toán làm bản đề nghị thanh toán và gửi cho chủ đầu tƣ. Khi nào nhận đƣợc giấy báo cáo của ngân hàng, kế toán tiến hành ghi Nợ vào tài khoản tiền gửi ngân hàng phản ánh số tiền đã thu đƣợc của khách hàng. Theo dõi chi tiết số thu đƣợc của từng khách hàng.
a3. Sổ sách và báo cáo nguồn thu:
Hệ thống sổ sách của đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính về công tác mở sổ, ghi chép vào sổ, sửa chữa sổ sách kế toán và khoá sổ kế toán. Kê toán phải lập các sổ sách và báo cáo chủ yếu sau để phản ánh tình hình thu hoạt động dịch vụ tƣ vấn và nguồn thu khác của đơn vị.
Hệ thống báo cáo đơn vị sử dụng: Báo cáo tình hình thực hiện chế độ tự chủ theo Nghị định 141; Báo cáo chi tiết các khoản phải thu; Báo tình hình dự toán chi; Báo cáo thu chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ tƣ vấn...
Bảng 2.5. Báo cáo chi tiết các khoản thu Năm 2018 SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
TRUNG TÂM QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH CLCT XÂY DỰNG
BÁO CÁO CHI TIẾT CÁC KHOẢN PHẢI THU Năm 2018
Đvt: triệu đồng
STT Nội dung Dự toán Thực hiện
01 Thiết kế thi công xây dựng công trình 300 480 02 Giám sát thi công xây dựng công trình 1.000 1.200
03 Thẩm tra hồ sơ thiết kế 800 860
04 Kiểm định chất lƣợng công trình 2.500 2.200
05 Thí nghiệm vật liệu 400 420
06 Lập quy hoạch dự án chi tiết 1.500 1.540
07 Lập hồ sơ đề xuất dự án 300 400
08 Khảo sát công trình 1.200 1.200
Tổng cộng 8.000 8.300
( Nguồn tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định chất lượng công trình xây dựng Quảng Ngãi)
Minh hoạ các biểu mẫu sổ các khoản thu từ nguồn thu hoạt động dịch vụ và nguồn thu từ hoạt động tiền gửi ngân hàng, từ các khoản thu hoạt động cuối tháng kế toán kết chuyển doanh thu để xác định lãi (lỗ); Các khoản thu được trong năm dùng để thanh toán tiền lương tại Trung tâm, trang trãi chi phí quản lý Trung tâm và các chi phí khác, đƣợc thể hiện chi tiết qua Bảng 2.6 và Bảng 2.7 nhƣ sau:
Bảng 2.6. Sổ theo dõi các khoản thu - Doanh thu tài chính SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
TT QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH CLCT XD
SỔ THEO DÕI CÁC KHOẢN THU Từ tháng 01 đến tháng 12 năm 2018 Tài khoản: 515 - Doanh thu tài chính
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày tháng
Chứng từ
DIỄN GIẢI TK
đối ứng Thu Phân phối
Số Ngày
31/01/2018 24 31/01/2018 Lãi tiền gửi ngân hàng 112.1 364.932 31/01/2018 01/2018 31/01/2018 Kết chuyển doanh thu tài chính -
lãi tiền gửi
911.3 364.932
28/02/2018 10 28/02/2018 Lãi tiền gửi ngân hàng 112.1 294.328 28/02/2018 02/2018 28/02/2018 Kết chuyển doanh thu tài chính -
lãi tiền gửi
911.3 294.328
31/3/2018 03 31/3/2018 Lãi tiền gửi ngân hang 112.1 243.791 31/3/2018 03/2018 31/3/2018 Kết chuyển doanh thu tài chính -
lãi tiền gửi
911.3 243.791
( Nguồn tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định chất lượng công trình xây dựng Quảng Ngãi)
Bảng 2.7. Sổ theo dõi các khoản thu – Doanh thu hoạt động SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
TT QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH CLCT XD
SỔ THEO DÕI CÁC KHOẢN THU Từ tháng 01 đến tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 531 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ
Đơn vị tính: VNĐ
Ngày tháng
Chứng từ
DIỄN GIẢI
TK đối ứng
Thu Phân phối
Số Ngày
16/01/2018 134 16/01/2018
Giám sát thi công khoan khảo sát công trình Trung tâm hội
nghị tỉnh Quảng Ngãi
1311.3 19.243.000
31/01/2018 136 31/01/2018
Thanh toán đọt 1 gói thầu Giám sát dự án gói thầu Trung tâm Viettel Lý Sơn
1311.3 43.200.000
31/01/2018 01/2018 31/01/2018 Kết chuyển doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ
911.5 62.443.000
05/02/2018 137 05/02/2018 Thí nghiệm vật liệu công trình xây dựng
1311.3 1.220.000
12/02/2018 138 12/02/2018
Kiểm tra hồ sơ dự án: Hệ thống cấp nước sinh hoạt thôn Bình An Nội, xã Bình
Chánh, huyện Bình Sơn
1311.3 7.000.000
31/3/2018 03/2018 31/3/2018 Kết chuyển doanh thu tài chính - lãi tiền gửi
911.3 243.791
( Nguồn tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định chất lượng công trình xây dựng Quảng Ngãi) b. Kế toán các khoản chi
Nội dung chi hoạt động bao gồm các khoản chi đầu tư và chi thường xuyên như chi đầu tư để phát triển đơn vị; chi tiền lương; chi các khoản phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, độc hại…); chi tiền nộp các khoản phải nộp nhƣ:
BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ theo quy định; nộp các khoản thuế (GTGT, TNDN, Môn bài); chi văn phòng phẩm, chi mua nguyên liệu vật liệu; chi trang phục, đồng phục; chi cho công tác nghiệp vụ chuyên môn và quản lý bộ
máy hoạt động của đơn vị sự nghiệp. Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với nội dung chi trong dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và báo cáo tài chính. Thực hiện các khoản chi theo quy định và theo Quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm, nhằm tạo cơ chế quản lý thu - chi hiệu quả dựa trên nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ. Quy chế chi tiêu nội bộ đã đƣợc Sở Xây dựng góp ý thống nhất và phê duyệt đƣợc áp dụng tại Trung tâm trên tinh thần tự chủ tài chính một cách hiệu quả và tiết kiệm theo các quy định của Nhà nước.
Kế toán các khoản chi gồm: Kế toán chứng từ kế toán các khoản chi;
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng đối với kế toán các khoản chi và Hệ thống sổ sách và báo cáo các khoản chi.
b1. Kế toán chứng từ chi:
Hệ thống chứng từ kế toán các khoản chi tại Trung tâm áp dụng theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 10/10/2017.
Các chứng từ cơ bản phản ánh khoản chi tại Trung tâm và luân chuyển, kiểm tra đúng theo chế độ hiện hành.
- Các chứng từ kế toán sử dụng: Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng thanh toán phụ cấp, Bảng thanh toán tiền thuê ngoài, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng, Bảng kê thanh toán công tác phí...
- Các chứng từ kế toán chi tại các đơn vị quản lý trực tiếp và gián tiếp:
Bảng thanh toán tiền lương, Bảng kê trích nộp các khoản theo lương.
Tại Trung tâm số lượng công chức, viên chức và người lao động là 24 người, đầu tháng từ ngày 01 đến ngày 10 hằng tháng là tính tiền lương cho từng bộ phận và chuyển lương thanh toán vào từng tài khoản cá nhân qua ngân hàng mà Trung tâm đã mở tài khoản giao dịch; và 06 tháng Trung tâm sẽ tính tiền ngoài giờ, tiền làm thêm giờ cho các bộ phận có làm việc vào các ngày nghỉ và ngày lễ.
Các khoản chi chuyên môn phục vụ công tác ngoại nghiệp: Khi ký kết với khách hàng về việc nhƣ: Giám sát, Kiểm định, Thẩm tra, Khảo sát, Quy hoạch… đều phải thanh toán tiền công tác ngoại nghiệp cho cán bộ chuyên môn ra hiện trường thực hiện công việc. Tỷ lệ được thanh toán theo quy chế chi tiêu nội bộ đƣợc xây dựng hàng năm vào thời điểm hội nghị viên chức và người lao động cuối năm.
Kế toán Trung tâm không theo dõi chi phí cho từng công trình, chi phí đi công tác hiện trường cũng không phân loại cho công trình, từng hoạt động dịch vụ tƣ vấn. Không có bảng chấm công làm việc theo thời gian thực tế, không có định mức văn phòng phẩm, không xây dựng định mức vật tƣ cũng nhƣ không theo dõi việc xuất vật tƣ, văn phòng phẩm để dùng trong đơn vị.
Qua thực trạng chứng từ thu - chi đƣợc hạch toán theo cơ chế tự chủ tài chính tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định Chất lƣợng Công trình Xây dựng Quảng Ngãi cho thấy đơn vị chưa phân loại chứng từ lưu một cách hợp lý, cụ thể. Chứng từ thu tiền mặt lưu chung không phân biệt là rút tài khoản hay là thu khách hàng bằng tiền mặt, chứng từ chi lưu chung mà không quan tâm đến nội dung đối ứng của các khoản thu, khoản chi này. Khi tìm một chứng từ chi từ quỹ hay một chứng từ chi từ dịch vụ thì không thể tìm ngay vì chứng từ phân loại theo bản chất của chứng từ, do đó mà công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động, tính đối ứng của các nghiệp vụ kế toán không đƣợc kiểm soát. Khi cơ quan kiểm tra tiến hành kiểm tra chứng từ thực tế thì rất khó kiểm soát các khoản chi, khoản thu.
b2. Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng các tài khoản chi phí phát sinh: TK 154 - Chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh; TK 242 - Chi phí trả trước; TK 334 - Chi tiền lương, TK 332 - Chi các khoản đóng góp; TK 333 - Chi nộp thuế; TK 642 - Chi phí quản lý chung.
Quy trình nhƣ sau:
(1) (2) (4)
(5) (3)
(6)
Khi phát sinh nghiệp vụ:
*TH1: Chi bằng tiền mặt
(1) Kế toán lập phiếu chi phản ánh các nội dung chi và trình lãnh đạo xét duyệt;
(2) Bộ phận kế toán giao phiếu chi đã đƣợc lãnh đạo xét duyệt cho thủ quỹ đơn vị;
(3) Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng/đơn vị nhận tiền;
*TH2: Chi bằng tiền gửi ngân hàng:
(4) Bộ phận kế toán lập UNC ghi rõ nội dung thanh toán và trình lãnh đạo xét duyệt;
(5) Bộ phận kế toán gửi UNC đã đƣợc lãnh đạo xét duyệt lên ngân hàng để thực hiện lên chi trả;
(6) Ngân hàng báo nợ vào tài khoản là khách hàng/ đơn vị nhận tiền đã nhận đƣợc tiền;
b3. Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo các khoản chi:
Kế toán phải theo dõi sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ phải trả cho khách hàng, Sổ theo dõi tạm ứng, Báo cáo tổng hợp chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo tình hình thu chi tại Trung tâm….
Lãnh đạo Bộ phận kế toán
Ngân hàng
Thủ quỹ
Khách hàng/ đơn vị nhậntiền
Bảng 2.8. Báo cáo tình hình thực hiện dự toán chi hoạt động dịch vụ Năm 2018
SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
TRUNG TÂM QH & KĐ CHẤT LƢỢNG CTXD BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN DỰ TOÁN
CHI HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ NĂM 2018
Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Nội dung chi Dự toán Thực hiện
6000 Tiền lương 1.340 1.340 6100 Phụ cấp lương 18 18 6300 Các khoản đóng góp 285 285 6500 Thanh toán dịch vụ công cộng 65 65 6550 Vật tƣ văn phòng 30 40
6554 Khoán văn phòng phẩm
1.000
1.080 6600 Thông tin, tuyên truyền, liên lạc 32 32 6700 Công tác phí 2.850 2.580 6799 Chi thuê mướn 737 870 6900 Sửa chữa TSCĐ 32 32 6751 Thuê xe vận chuyển 240 240 7756 Nộp thuế GTGT, TNDN, Môn bài 520 520 7761 Tiếp khách 350 350 6257 Nước uống 20 20 6799 Chi đào tạo 65 65
Tổng cộng 7.584 7.807
( Nguồn tại Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định CL CTXD Quảng Ngãi)
Minh hoạ biểu mẫu sổ sách thể hiện nguồn chi của đơn vị:
Bảng 2.9. Bảng cân đối công nợ phải trả cho khách hàng SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
TRUNG TÂM QH & KĐ CLCTXD
BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ PHẢI TRẢ CHO KHÁCH HÀNG Năm 2018
(Nguồn Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định Chất lượng CTXD Quảng Ngãi)
Nhìn chung, công tác kế toán hạch toán các khoản thu - chi từ nguồn thu hoạt động dịch vụ đƣợc Trung tâm thực hiện nghiêm túc, đúng định mức chi, đúng theo Quy chế chi tiêu nội bộ và đảm bảo tính thống nhất giữa hạch toán và lập dự toán. Tuy nhiên các khoản chi vẫn chƣa đƣợc kiểm soát chặt chẽ, chƣa đƣợc hạch toán chi tiết cụ thể, quản lý các khoản tạm ứng chƣa tốt làm cho việc thu hoàn tạm ứng gặp nhiều khó khăn.