CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN THEO CƠ CHẾ TỰ CHỦ TÀI CHÍNH TẠI TRUNG TÂM QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH CHẤT LƢỢNG CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI
2.2. CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM
2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán
Tại Trung tâm, chứng từ sử dụng chủ yếu là: phiếu chi, phiếu thu, giấy đề nghị tạm ứng, biên lai thu tiền. Khi phát sinh khoản tiền nhƣ chủ đầu tƣ thanh toán tiền dịch vụ bằng tiền mặt, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu và tiến hành ghi sổ hàng ngày.
Ngoài hệ thống chứng từ trong danh mục chứng từ do Bộ Tài chính ban hành, để phù hợp với đặc thù của Trung tâm, đơn vị còn tổ chức sử dụng một số chứng từ khác nhƣ: Hợp đồng khoán việc, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng khoán việc, giấy đề nghị mua sắm vật tƣ, mua sắm công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ,...Minh hoạ một số chứng từ đặc thù đƣợc sử dụng tại Trung tâm qua Bảng 2.1, Bảng 2.2 và Bảng 2.3.
Bảng 2.1. Mẫu hợp đồng giao khoán
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quảng Ngãi, ngày 29 tháng 6 năm 2018 HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
Số : 01 /HĐGK
Về việc thuê tư vấn khảo sát địa hình, địa chất
Dự án: Nâng cao năng lực phòng cháy, chữa cháy rừng tỉnh Quảng Ngãi, giai đoạn 2015 - 2020.
- Căn cứ Bộ luật Dân sự nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đƣợc Quốc hội thông qua ngày 14/6/2015;
- Căn cứ Nghị định số 48/2010/NĐ-CP ngày 07/5/2010 của Chính Phủ về hợp đồng trong hoạt động xây dựng;
- Căn cứ chức năng và nhu cầu của hai bên :
Hôm nay, ngày 29 tháng 6 năm 2018, tại văn phòng Trung tâm Quy
hoạch và Kiểm định Chất lƣợng Công trình Xây dựng Quảng Ngãi. Chúng tôi gồm có các bên dưới đây :
1. Bên giao khoán (gọi tắt là bên A):
- Tên đơn vị: Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định chất lƣợng công trình xây dựng Quảng Ngãi
- Địa chỉ: 391 Quang Trung, Tp Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi - Đại diện: Ông Nguyễn Ngọc Tuấn Chức vụ: Giám đốc - Điện thoại: 055.3730888
- Mã số thuế: 4300675459
- Số tài khoản: 43000011116868 tại Ngân hàng TMCP Đông Nam Á - Chi nhánh Quảng Ngãi
2. Bên nhận khoán (gọi tắt là bên B):
- Đại diện : Ông Phạm Thanh Thọ
- Thường trú : Xã Nghĩa Kỳ, huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi - Số CMND : Cấp ngày tại
- Số tài khoản :
Sau khi xem xét yêu cầu về việc thuê tƣ vấn khảo sát địa hình, địa chất dự án: Nâng cao năng lực phòng cháy, chữa cháy rừng tỉnh Quảng Ngãi, giai đoạn 2015 - 2020 , hai bên thảo luận bàn bạc và thống nhất ký hợp đồng giao khoán với các điều khoản sau :
Điều 1 : Nội dung công việc :
Sau khi bên A giao khoán cho bên B những công việc thuê tƣ vấn khảo sát địa hình, địa chất dự án: Nâng cao năng lực phòng cháy, chữa cháy rừng tỉnh Quảng Ngãi, giai đoạn 2015 - 2020, thì bên B có nhiệm vụ thực hiện công việc theo quy định của nhà nước về công tác kiểm tra hồ sơ công trình trên theo đúng quy định hiện hành.
Điều 2 : Kinh phí và thể thức thanh toán : 1. Kinh phí:
Đơn giá thanh toán theo thỏa thuận nhƣ sau: 84.320.000 đồng (Bằng chữ: Tám mươi bốn triệu, ba trăm hai mươi ngàn đồng./.)
2. Thể thức thanh toán: Chuyển khoản.
Điều 3 : Trách nhiệm của các bên : Bên A :
- Thanh toán 100% khi nghiệm thu hoàn thành công việc thuê tƣ vấn phục vụ công trình;
Bên B :
- Đảm bảo các thiết bị thực hiện theo quy trình quy phạm nhà nước phục vụ cho công tác thuê tƣ vấn phục vụ công trình.
- Bàn giao kết quả kịp thời theo thỏa thuận.
Điều 4 : Điều khoản chung:
Hợp đồng này là cơ sở để hai bên thực hiện công việc. Trong quá trình thực hiện nếu có phát sinh về khối lƣợng thì hai bên tiến hành tính toán chi tiết theo đơn giá đã thõa thuận ở trên. Không bên nào đƣợc tự ý hủy bỏ hợp đồng, nếu hủy bỏ hợp đồng phải có sự đồng ý sau khi thương thảo của hai bên, một bên tự hủy bỏ hợp đồng sẽ phải bồi thường thiệt hại cho đối tác do lỗi của mình .
Hợp đồng đƣợc lập thành 02 bản có giá trị nhƣ nhau, bên A giữ 01 bản và bên B giữ 01 bản .
ĐẠI DIỆN BÊN B ĐẠI DIỆN BÊN A
Phạm Thanh Thọ Nguyễn Ngọc Tuấn
Bảng 2.2. Mẫu Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI TRUNG TÂM QH&KĐ CLCT XD
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN Ngày tháng 12 năm 2018
Bên giao khoán (Gọi tắt là bên A):
- Tên đơn vị: Trung tâm Quy hoạch và Kiểm định CLCT xây dựng Quảng Ngãi.
- Địa chỉ: 391 Quang Trung, phường Nguyễn Nghiêm, thành phố Quảng Ngãi, tỉnh Quảng Ngãi
- Đại diện: Ông Nguyễn Ngọc Tuấn Chức vụ: Giám đốc - Điện thoại: 02553.730889 Fax: 02553.730899 - Mã số : 4300675459
- Số tài khoản: 43000011116868 tại Ngân hang TMCP Đông Nam Á, chi nhánh Quảng Ngãi
Bên nhận giao khoán (Gọi tắt là bên B) : - Đại diện : Ông Phạm Thanh Thọ
- Thường trú : xã Nghĩa Kỳ, huyện Tư Nghĩa, tỉnh Quảng Ngãi
- Số CMND : 212176368 Cấp ngày 15/6/2010, Nơi cấp : Công an Quảng Ngãi.
- Số Tài Khoản : ……
Cùng thanh lý hợp đồng số : 01/2018/HĐGK ngày 29/6/2018 1.Phần thực hiện nội dung:
Nội dung công việc đã đƣợc thực hiện là thuê thuê tƣ vấn khảo sát địa hình, địa chất Dự án: Nâng cao năng lực phòng cháy, chữa cháy rừng tỉnh Quảng Ngãi, giai đoạn 2015 - 2020.
Giá trị hợp đồng đã thực hiện: 84.320.000 đồng
(Bằng chữ: Tám mươi bốn triệu, ba trăm hai mươi ngàn đồng./.) Giá trị thanh toán là: 84.320.000 đồng
(Bằng chữ: Tám mươi bốn triệu, ba trăm hai mươi ngàn đồng./.)
Bên A đã thanh toán cho bên B số tiền là 0 đồng (Viết bằng chữ):
Không đồng
Số tiền bên A còn phải thanh toán cho bên B là: 84.320.000 đồng (Bằng chữ: Tám mươi bốn triệu, ba trăm hai mươi ngàn đồng./.)
2.Về phần tài chính:
Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B theo số tiền là: 84.320.000 đồng (Bằng chữ: Tám mươi bốn triệu, ba trăm hai mươi ngàn đồng) trong vòng 05 ngày kể từ ngày ký thanh lý.
Hai bên thống nhất ký vào biên bản thanh lý hợp đồng, thì hợp đồng giao khoán số /2018/HĐGK không còn hiệu lực.
Biên bản thanh lý hợp đồng đƣợc lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý nhƣ nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
- Bảng 2.3. Giấy đề nghị mua sắm văn phòng phẩm:
SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI TRUNG TÂM QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH
CLCT XÂY DỰNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ XUẤT MUA VĂN PHÕNG PHẨM
Kính đề nghị Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt cho văn phòng những văn phòng phẩm nhƣ sau:
TT Tên thiết bị/ VPP Đơn vị
tính Số lƣợng Ghi chú
1 Bút bi Hộp 01
2 Băng keo dán loại nhỏ Cuộn 05 cuộn
TT Tên thiết bị/ VPP Đơn vị
tính Số lƣợng Ghi chú
3 Giấy A4 Ram 25
4 Gỡ ghim loại nhỏ Cái 01
5 Bìa xanh Ram 01
Quảng Ngãi, ngày 10 tháng 07 năm 2018
- Bảng 2.4. Giấy đề nghị mua sắm và sửa chữa máy móc thiết bị
SỞ XÂY DỰNG QUẢNG NGÃI TRUNG TÂM QUY HOẠCH VÀ KIỂM ĐỊNH
CLCT XÂY DỰNG
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ MUA SẮM VÀ SỬA CHỮA MÁY MÓC THIẾT BỊ
Kính đề nghị Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị Trung tâm nhƣ sau:
T
T Tên thiết bị
Số lƣợng
(Bộ, cái)
dự kiến
kinh phí Phòng sử dụng
Ghi chú
1 Máy vi tính xách tay 01 20.000.000 Văn phòng
2 Ghế xoay 02 10.000.000 Ban lãnh đạo
3 Bộ bàn tiếp khách 01 20.000.000 Lãnh đạo 4 Ghế ngồi làm việc 15 15.000.000 04 phòng 5
Máy cắt gạch cầm tay
maktec MT413 (makita) 01 1.150.000 Thí nghiệm
T
T Tên thiết bị
Số lƣợng
(Bộ, cái)
dự kiến
kinh phí Phòng sử dụng
Ghi chú
6
Sào gương máy toàn đạc
5.0m 01 1.650.000 Thí nghiệm
Tổng cộng 67.800.000
Từ những giấy đề nghị mua sắm sửa chữa từ các phòng gửi về Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và lập kế hoạch mua sắm sửa chữa trong năm và kính trình Ban lãnh đạo phê duyệt.
Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, theo nguyên tắc tổ chức luân chuyển chứng từ phải đƣợc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngại cho tổ chức kế toán.