CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
1.2.1. Khái quát về công tác kế toán
Trong công tác quản lý tài chính, công tác kế toán là một trong những công việc quan trọng. Công tác kế toán phải đảm bảo tính linh hoạt, phù hợp với điều kiện về qui mô, đặc điểm hoạt động và gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị.
Công tác kế toán phải phản ánh, đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời đối tƣợng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý khác.
Công tác kế toán trong đơn vị phải thiết lập hệ thống thông tin thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán; tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý; triển khai thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành trên cơ sở các phương tiện kỹ thuật hiện có sao cho phải linh hoạt, tinh gọn, hoạt động hiệu quả, đặc biệt là đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin chất lƣợng, hữu ích cho quản lý.
Nội dung công tác kế toán gồm các nội dung cơ bản sau:
a. Chứng từ kế toán
Theo luật kế toán: “Chứng từ kế toán là những bằng chứng về giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành” (Quốc hội, 2015).
Nội dung của công tác tổ chức chứng từ kế toán đƣợc trình bày tóm lược dưới đây.
Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị.
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính.
Mỗi đơn vị đƣợc quyền lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị. Việc vận dụng hệ thống chứng phải đảm bảo nguyên tắc, căn cứ, quy trình lập và mẫu biểu theo quy định đối với chứng từ bắt buộc; còn các chứng từ hướng dẫn, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể vận dụng linh hoạt cho phù hợp và thuận lợi cho công tác kế toán.
Thứ hai: Tổ chức lập, ký chứng từ kế toán
Lập chứng từ kế toán: “Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị SNCL đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ kế toán đƣợc lập phải đảm bảo tuân thủ theo Điều 18 Luật kế toán” (Quốc hội, 2015).
Ký chứng từ kế toán: “Mọi chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng, thì chứng từ mới có giá trị thực hiện.
Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật”
(Quốc hội, 2015).
Thứ ba, tổ chức kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi đƣợc lập, các bộ phận kế toán liên quan tiến hành kiểm tra chứng từ. Nội dung kiểm tra chứng từ gồm: Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi trên chứng từ kế toán. Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán. Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm chính sách chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất
quỹ, thanh toán, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Thứ tư, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước.
Tùy loại tài liệu kế toán sẽ quy định thời gian lưu trữ khác nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy.
b. Vận dụng tài khoản kế toán
Theo điều 23 của Luật Kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị” (Quốc hội, 2015).
Các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay áp dụng thống tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC của Bộ tài chính gồm 10 loại, loại 1 - 9 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản dùng để phản ánh tình hình tài chính của đơn vị áp nhƣ: phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dƣ (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản đƣợc thực hiện theo phương pháp “ghi kép” có nghĩa là khi ghi vào bên nợ của một tài khoản, đồng thời phải ghi vào bên có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngƣợc lại.
Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản liên quan đến NSNN hoặc phải quyết toán với cơ quan có thẩm quyền phải hạch toán theo mục lục NSNN theo niên độ và theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” có nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản và không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
Đối với các trường hợp liên quan đến tiếp nhận, sử dụng nguồn NSNN cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại, kế toán vừa hạch toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục NSNN và niên độ phù hợp.
c. Công tác sổ sách kế toán
Theo Điều 24 Luật Kế toán đã quy định“Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán”(Quốc hội, 2015).
Đơn vị sự nghiệp công lập phải mở sổ kế toán để theo dõi, ghi chép có hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị. Các quy định liên quan đến sổ kế toán đƣợc quy định cụ thể tại Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính. Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm, bao gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán tổng hợp:
- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở đơn vị.
Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đƣợc quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị.”
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
“Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán theo yêu cầu quản lý mà sổ cái chƣa phản ánh chi tiết. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin cụ thể phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán NSNN.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 Hướng dẫn chế độ Kế toán hành chính, sự nghiệp của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tùy vào đặc điểm hoạt động mà đơn vị lựa chọn một trong các hình thức kế toán nhƣ kế toán nhật ký; kế toán chứng từ ghi sổ; kế toán trên máy tính. Việc ghi sổ kế toán
nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã đƣợc kiểm tra đảm bảo các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Kết thúc quá trình ghi sổ, khóa sổ kế toán, sổ kế toán được đưa vào lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán.”