CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN PHÚ NINH, TỈNH QUẢNG NAM
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN PHÚ NINH, TỈNH QUẢNG NAM
3.2.2. Hoàn thiện công tác kế toán các phần hành chủ yếu
Để đánh giá hoạt động của trung tâm trong điều kiện từng bước tự chủ về mặt tài chính. Ngoài nguồn NSNN cấp hằng năm, trung tâm phải thực hiện tốt chức năng của mình để tăng doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Công tác kế toán doanh thu cần thực hiện một số nội dung sau:
- Mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu theo từng khoa đối với hoạt động khám chữa bệnh của đơn vị theo Bảng 3.1.
Bảng 3.1. Sổ theo dõi chi tiết doanh thu theo từng khoa
STT Tên bộ phận
Doanh thu tháng
Tổng cộng 1 2 3 ...
1 Khoa hồi sức - cấp cứu 2 Khoa ngoại-sản – LCK 3 Khoa YHCT – PHCN 4 Khoa y tế dự phòng 5 Khoa dƣợc -TTBYT
6
Khoa xét nghiệm, chẩn đoán chỉnh hình
Tổng cộng
Trường hợp doanh thu tạo ra liên quan đến nhiều khoa tham gia, khi bệnh nhân chuyển từ khoa này sang khoa khác, khoa điều trị trước đó phải lập tổng tiền viện phí của bệnh nhân đã điều trị tại khoa và chuyển cho khoa tiếp nhập. Khi kết thúc việc điều trị, kế toán tổng hợp các phiếu theo dõi viện phí của các khoa gửi lên và so sánh với tổng viện phí. Lập bảng phân bổ doanh thu theo từng khoa dựa vào chi phí điều trị, đƣợc trình bày ở Bảng 3.2.
Bảng 3.2 Bảng phân bổ doanh thu theo từng khoa
STT
Chứng từ
Diễn giải
Tên khoa
Số hiệu
Ngày tháng lập
Khoa hồi sức cấp
cứu
Khoa ngoại lâm sàn
….
Tổng doanh
thu
1
2
3
Tổng
- Thực hiện việc mở tài khoản chi tiết cho TK 531- doanh thu hoạt động SXKD tương ứng với từng hoạt động. Cụ thể: TK 5311 doanh thu hoạt động SXKD DV do cơ quan BHXH chi trả; TK 5312 -Doanh thu hoạt động SXKD (bệnh nhân có BHYT) TK 5313 - Doanh thu hoạt động SXKD, DV (bệnh nhân tự nguyện) TK 5318, Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ khác.
Hiện nay, việc theo dõi phản ánh tạm thu viện phí của bệnh nhân và cơ quan BHYT ứng trước cho bệnh nhân được theo dõi trên TK 131 với tài khoản chi tiết tương ứng là 1311 và 1318. Do khối lượng bệnh nhân ngày càng gia tăng và thời gian điều trị của từng bệnh nhân khác nhau. Nhiều trường hợp bệnh nhân phải tạm ứng theo từng đợt trong suốt quá trình điều trị. Để thuận
tiện cho công tác theo dõi và quản lý nguồn thu viện phí và làm tiền đề cho công tác ghi nhận doanh thu đảm bảo tính khoa học. Trong thời gian đến, trung tâm cần mở tài khoản chi tiết 131 cụ thế nhƣ sau:
- TK 131 – Phải thu khách hàng
TK 1311. Phải thu của cơ quan BHXH (khoản được ứng trước) TK 1312. Phải thu của bệnh nhân BHTY
TK 1313. Phải thu của bệnh nhân tự nguyện TK 1318. Phải thu của khách hàng khác TK 13181. Phải thu khách hàng mua thuốc....
TK 13182. Phải thu các đối tƣợng đƣợc khoán nhƣ: trông giữ xe, căng tin TK 13188. Phải thu khác
- Việc hạch toán kế toán tài khoản 131 – phải thu khách hàng đƣợc thực hiện nhƣ sau:
+ Khi nhận tiền ứng trước của bệnh nhân khám chữa bệnh và sử dụng dịch vụ tại TTYT huyện Phú Ninh, kế toán ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 1312 - Tạm thu viện phí đối với bệnh nhân có BHYT hoặc Có TK 1313 - Tạm thu viện phí đối với bệnh nhân tự nguyện
+ Khi dịch vụ hoàn thành, thanh toán lại tiền cho bệnh nhân
Trường hợp số phải thu nhỏ hơn số tiền đã đặt trước, phản ánh số tiền phải trả lại cho bệnh nhân, ghi:
Nợ TK 1312 - Bệnh nhân có BHYT hoặc Nợ TK 1313 - Đối với bệnh nhân tự nguyện.
Có TK 111 - (phần trả lại – Tiền mặt)
Có TK 5312 - Doanh thu hoạt động SXKD (bệnh nhân có BHYT) hoặc Có TK 5313- (bệnh nhân tự nguyện).
Trường hợp số phải thu lớn hơn số tiền đặt trước, phản ánh số tiền phải thu thêm của bệnh nhân, kế toán ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Có TK 5312 - Doanh thu hoạt động SXKD (bệnh nhân có BHYT) hoặc Có TK 5313- Doanh thu hoạt động SXKD, DV (bệnh nhân tự nguyện)
Cuối kỳ, Kế toán đối chiếu với cơ quan BHXH, Số ghi nhận từ BHYT đồng chi trả đƣợc hạch toán Nợ TK 1311/ Có TK 531.1 doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ (nguồn BHXH chi trả).
Đối với các dịch vụ khác: Căn cứ vào bảng kê do kế toán viện phí dịch vụ gửi lên, kế toán thanh toán tiến hành hạch toán Nợ TK 111; 112/Có TK 5318 (Doanh thu hoạt động SXKD, DV khác).
Nhằm để theo dõi đánh giá nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ tại trung tâm theo từng nội dung hoạt động. Trong thời gian đến, bộ phận kế toán cần mở sổ theo dõi dõi chi tiết kết quả thu từ hoạt động SXKD, dịch vụ theo từng nguồn thu theo Bảng 3.3.
Bảng 3.3. Sổ theo dõi chi tiết doanh thu SỔ CHI TIẾT DOANH THU
Năm:
Loại hoạt động: Tên TK chi tiết Ngày
ghi
Chứng từ Diễn giải Doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ
DT Số
hiệu
Ngày tháng
Số lƣợng
Đơn giá
Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
….
Tổng cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Thông qua việc theo dõi chi tiết doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ của trung tâm theo từng bộ phận và theo từng hoạt động, giúp cho công tác tổng hợp và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ra các quyết định đảm bảo tính kịp thời và chính xác. Thông qua kết quả doanh thu theo từng khoa là cơ sở quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động của từng khoa chức năng và từng hoạt động kinh doanh dịch vụ tại trung tâm, làm căn cứ để đánh giá thành tích công việc và xác định thu nhập tăng thêm cho mỗi khoa.
b. Về chi phí
Nhằm giúp đơn vị khắc phục những yếu điểm nêu trên, tác giả đề xuất mốt số giải pháp sau:
- Trung tâm mở sổ theo dõi chi tiết chi phí phát sinh cho từng hoạt động, bộ phận nhằm giúp nhà quản lý đánh giá chính xác đƣợc hiệu quả hoạt động. Để thực hiện đƣợc điều này, luận văn đề xuất đơn vị sử dụng mẫu sổ chi tiết chi phí cho từng hoạt động và theo dõi lồng ghép với từng bộ phận theo bảng 3.4.
Bảng 3.4. Sổ theo dõi chi tiết chi phí hoạt động Trung tâm Y tế huyện Phú Ninh
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG (TK 611)
Chỉ tiêu
Chứng từ
Diễn giải
Bô phận
Tổng Số
hiệu ngày
Khoa 1
Khoa
2 …
Chi thường xuyên
Chi tiền lương, tiền công và
chi khác cho nhân viên
Chi vật tƣ, công cụ và dịch vụ
đã sử dụng
Chi khấu hao (hao mòn) TSCĐ
Chi khác
Chi không thường xuyên
Chi tiền lương, tiền công và
chi khác cho nhân viên
Chi vật tƣ, công cụ và dịch vụ
đã sử dụng
Chi khấu hao TSCĐ
Chi khác
Tổng = Chi thường xuyên + không thường xuyên Trung tâm mở tài khoản chi tiết đối với tài khoản 642 (Chi phí quản lý của hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị) để thuận tiện cho việc theo dõi Cụ thể như sau: TK 6421 phản ánh chi phí tiền công tiền lương và các chi phí khác cho nhân viên của trung tâm; TK 6422 phản ánh các chi phí vật tƣ, công cụ dụng cụ, dịch vụ mua ngoài (điện; nước, internet, điện thoại..) xăng xe phục vụ cho hoạt động hành chính tại trung tâm; TK 6423 phản ánh các chi phí khấu hao liên quan đến hoạt động hành chính tại trung tâm; TK 6428 phản ánh các chi phí hoạt động khác nhƣ: chi phí tiếp khách, hội nghị, phí kiệm định, phí đường bộ đối với ô tô và các chi phí khác. Để thuận tiện cho việc theo dõi, phân tích và đánh giá, kế toán mở sổ theo dõi chi tiết chi phí quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận, đƣợc phản ánh qua Bảng 3.5.
Bảng 3.5. Sổ theo dõi chi tiết chi phí quản lý hoạt động SXKD, DV Trung tâm Y tế huyện Phú Ninh
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SXKD, DV Tài khoản: 642
Chỉ tiêu
Chứng từ
Diễn giải
Bô phận
Tổng Số
hiệu ngày
Khoa 1
khoa
2 …
Chi tiền lương, tiền công và
chi khác cho nhân viên
Chi vật tƣ, công cụ và dịch
vụ đã sử dụng
Chi khấu hao TSCĐ
Chi khác
Tổng
c. Về kế toán tài sản cố định
Nhằm khắc phục những yếu kém nêu trên của đơn vị và giúp cho nhà quản lý tại đơn vị kiểm soát và sử dụng tài sản hiệu quả, luận văn mạnh dạn đƣa ra những đề xuất nhƣ sau:
- Trung tâm tiến hành rà soát, kiểm tra và cấp mã thẻ tài sản đầy đủ, sau đó phân loại, sắp xếp tài sản theo từng khoa, phòng ban theo từng dự án đầu tƣ, theo từng nguồn đầu tƣ để dễ dàng sử dụng, quản lý và truy xuất nguồn gốc tài sản.
- Trung tâm tiến hành xác định, theo dõi riêng các máy móc thiết bị nào phục vụ cho hoạt động nào thì trích khấu hao cho hoạt động đó để đƣa vào chi phí trong kỳ, đảm bảo công tác tổng hợp chi phí, xác định chênh lệch thu chi đầy đủ, trung thực và đúng quy định. Việc trích khấu hao TSCĐ trong thời gian đến đƣợc thực hiện nhƣ sau:
+ Đối với TSCĐ hình thành từ nguồn vốn NSNN dùng đồng thời cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động khám chữa bệnh tại trung tâm. Trung tâm phải xác định tiêu chí phù hợp làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ tính vào chí phí hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ nhƣ: thời gian sử dụng của TSCĐ cho từng hoạt động hoặc số lƣợng sản phẩm, dịch vụ tạo ra từ việc sử dụng TSCĐ (Ví dụ: máy chụp XQuang,…) để làm cơ sở xác định chi phí khấu hao TSCĐ cho phù hợp với cách thức thu hồi lợi ích kinh tế của từng TSCĐ.
Trong thời gian đến việc trích khấu hao TSCĐ hằng tháng theo công thức sau:
Chi phí khấu hao hàng tháng trích cho
hoạt động SXKD,
=
Chi phí khấu hao phải trích 1 tháng
x
Thời gian sử dụng (hoặc số lƣợng sản phẩm, dịch vụ đƣợc tạo ra từ việc sử dụng
TSCĐ) trong tháng cho hoạt động SXKD Tổng thời gian sử dụng (hoặc tổng
số lƣợng sản phẩm, dịch vụ đƣợc tạo ra từ việc sử dụng TSCĐ) trong
tháng cho hoạt động SXKD,DV và cho hoạt động sự nghiệp
Hàng tháng, kế toán phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ thuộc nguồn NSNN dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi:
Nợ TK 154- Chi phí SXKD, dịch vụ dở dang, hoặc
Nợ TK 642- Chi phí quản lý của hoạt động SXKD, dịch vụ Có TK 214- Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ.
+ Đối với các TSCĐ đầu tƣ, mua sắm từ nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn vay hoặc các nguồn vốn khác không phải từ nguồn NSNN nếu dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì hàng tháng đơn vị phải tính khấu hao TSCĐ vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh để thu hồi vốn theo quy định của Thông từ số: 45/2018/TT-BTC.
- Trung tâm cần thống nhất sử dụng một phần mềm kế toán TSCĐ để theo dõi, quản lý TSCĐ tại đơn vị, đồng thời chuyển giao xuống các phòng khoa để theo dõi, quản lý. Vào sổ kế toán theo dõi TSCĐ kịp thời để tiện theo dõi, đối chiếu, kiểm tra và quản lý. Đồng thời ban hành quy chế sử dụng và quản lý TSCĐ.
d. Về kế toán thuốc, vật tư y tế
Để đảm bảo việc theo dõi và kiểm soát thuốc và vật tƣ y tế, tránh tính trạng thất thoát, trung tâm cần thực hiện các nội dung sau:
- Mở tài khoản chi tiết của tài khoản 152, 153 - Chi tiết cho từng thiết bị, vật tƣ y tế.
- Mở sổ theo dõi thuốc, vật tƣ y tế theo nguồn hình thành và sử dụng theo bảng 3.6.
Bảng 3.6. Bảng theo dõi thuốc, vật tƣ y tế theo nguồn hình thành và sử dụng
STT Tên thuốc, vật tƣ Mã
Nguồn hình thành Sử dụng
NSNN cấp
Nguồn HĐ SXKD,
DV
Khác NSNN cấp
Nguồn HĐ SXKD,
DV
Khác
I Thuốc
….
II Vật tƣ y tế Tổng
- Phòng TCKT yêu cầu các khoa cuối tháng lập bảng kê các loại thuốc, vật tƣ đã xuất dùng cho bệnh nhân theo bảng 3.7
Bảng 3.7. Bảng tổng hợp tình hình sử dụng thuốc vật tƣ y tế tại các khoa Trung tâm Y tế huyện Phú Ninh
SỔ THEO DÕI CHI TIẾT TÌNH HÌNH SỬ DỤNG THUỐC, VẬT TƢ Y TẾ Khoa, bộ phận:……….
STT
Tên thuốc,
vật tƣ
Chứng từ
Diễn giải
Nhập trong kỳ Sử dụng trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lƣợng
Đơn giá
Thành tiền Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Số ngày
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Chuyên môn SXKD,DV
I Thuốc
….
II Vật tƣ y tế Tổng
Người lập Xác nhận của trưởng bộ phận
Từ đó, kế toán căn cứ vào phiếu xuất hàng tháng và bảng kê thuốc, vật tƣ xuất dùng cho bệnh nhân mà khoa phòng gửi lên sẽ nắm rõ đƣợc số lƣợng đã dùng, kiểm soát đƣợc số thuốc, vật tƣ còn tồn tại kho, nhằm có biện pháp quản lý, tránh tình trạng hết hạn sử dụng hay thất thoát thuốc, vật tƣ.