CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM Y TẾ HUYỆN PHÚ NINH, TỈNH QUẢNG NAM
2.2.1. Khái quát công tác kế toán tại trung tâm y tế huyện Phú Ninh
Trung tâm y tế huyện Phú Ninh là đơn vị sự nghiệp công lập có thu, các chứng từ kế toán áp dụng tại trung tâm thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ, Thông tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ tài chính. Hệ thống chứng từ kế toán đƣợc thống kê thông qua bảng 2.2.
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp hệ thống chứng từ sử dụng tại trung tâm
STT Loại chứng từ
I Chứng từ về lao động tiền lương 1 Bảng thanh toán lương
2 Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm 3 Bảng thanh toán tiền phẫu thuật 4 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 5 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
6 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương II Chứng từ vật tƣ
1 Biên bản giao nhận dụng cụ 2 Phiếu xuất kho
3 Phiếu nhập kho
4 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 5 Hóa đơn mua hàng
6 Biên bản định giá thanh lý vật tƣ thu hồi III Chứng từ tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 3 Biên bản kiểm kê TSCĐ 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 5 Bảng tính hao mòn TSCĐ IV Chứng từ tiền tệ
1 Phiếu thu 2 Phiếu chi
3 Giấy đề nghị tạm ứng 4 Giấy thanh toán tạm ứng 5 Biên bản kiểm kê quỹ 6 Giấy đề nghị thanh toán 7 Biên lai thu tiền
8 Phiếu tạm thu của bệnh nhân
9 Giấy nhận tiền tham gia hội nghị, tập huấn
Nguồn: Tổng hợp từ Phòng Tài chính - Kế toán Ngoài ra, lãnh đạo trung tâm yêu cầu các khoa, phòng, ban chuyên môn xây dựng quy trình, tiêu chuẩn trong việc thực hiện nghiệp vụ. Theo đó, phòng Tài chính - Kế toán đã xây dựng các quy trình tài chính kế toán với từng chứng từ mẫu giấy tờ cụ thể: quy trình mua sắm TSCĐ, quy trình kiểm kê TSCĐ; quy
trình thanh toán cho bệnh nhân, quy trình hoàn trả viện phí cho bệnh nhân; quy trình luân chuyển chứng từ trong khâu cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại đơn vị đƣợc thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán
Nhìn chung, nội dung các chứng từ kế toán của trung tâm y tế huyện Phú Ninh đƣợc lập đều rõ ràng, đúng với từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Trên các chứng từ kế toán đều ghi rõ trách nhiệm từng người có liên quan đến chứng từ người lập, người quản lý trực tiếp, chủ tài khoản… đảm bảo thực hiện ghi đầy đủ các nội dung của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành.
Bước 2: Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Công tác kiểm tra chứng từ tại trung tâm y tế huyện Phú Ninh đƣợc thực hiện tương đối chặt chẽ, thông qua 2 giai đoạn cơ bản:
- Giai đoạn thuộc các kế toán phần hành kiểm soát ban đầu.
- Giai đoạn thuộc Kế toán trưởng và Giám đốc kiểm soát lại.
Bước 3: Phân loại, sắp xếp, định khoản và ghi sổ kế toán
Chứng từ sau khi đƣợc kiểm tra sẽ đƣợc kế toán sắp xếp, phân loại theo các tiêu thức khác nhau. TTYT huyện Phú Ninh phân loại chứng từ trên cơ sở kết hợp hai tiêu thức: theo nội dung của nghiệp vụ và theo đối tƣợng đƣợc chi phí. Trên cơ sở sắp xếp, phân loại hợp lý, các chứng từ có đủ căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán.
Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phát sinh hàng tháng, đƣợc kế toán ghi sổ hoặc nhập số liệu vào máy tính. Đƣợc kế toán sắp xếp lại theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế để đưa vào lưu trữ, bảo quản tại phòng Tài chính – Kế toán theo quy định. Ngoài ra, ban lãnh đạo trung tâm yêu cầu các khoa, phòng, ban
chuyên môn xây dựng hệ thống quy trình tiêu chuẩn trong việc thực hiện nghiệp vụ.
Nhìn chung, việc vận hành chứng từ kế toán tại trung tâm đƣợc thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Song, trong công tác vận dụng chứng từ kế toán còn một số hạn chế nhất định nhƣ: Khâu kiểm tra chứng từ lần hai, thực hiện bởi kế toán trưởng thường được thực hiện khi nghiệp vụ kinh tế đã đƣợc hoàn thành, nên việc phát hiện sai sót và tìm giải pháp khắc phục nếu có thường bị động. Ngoài ra, các chứng từ về xuất, nhập vật tư khi chuyển về phòng Tài chính -Kế toán không đảm bảo tính kịp thời và khách quan. Chứng từ thường được lưu trữ trong các hòm tôn hoặc tủ tài liệu đặt ở địa điểm chưa đảm bảo các tiêu chuẩn và một số chứng từ các bộ phạn chuyển đến sắp xếp chƣa khoa học, gây khó khăn trong quá trình kiểm tra lại các chứng từ hoặc lấy lại các chứng từ để sử dụng.
b. Vận dụng tài khoản kế toán
Giống nhƣ mọi đơn vị sự nghiệp công lập khác, trung tâm y tế huyện Phú Ninh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Qua khảo sát, việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của trung tâm y tế huyện Phú Ninh đã đáp ứng một phần yêu cầu quản lý và kiểm soát chi nguồn NSNN, các loại quỹ, góp phần quản lý chặt chẽ các khoản thu, chi và sử dụng các nguồn lực đúng mục đích. Tuy nhiên, trung tâm chƣa quan tâm đến nhu cầu thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cho từng đối tƣợng, trung tâm sử dụng các tài khoản chi tiết có sẵn trong hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán hiện hành, quy định để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị. Chẳng hạn nhƣ: chƣa mở tài khoản chi tiết đối với TK 531 phản ánh doanh thu hoạt động
sản xuất dịch vụ tại trung tâm nhƣ: thu từ BHYT, điều trị bệnh nhân theo yêu cầu, giường yêu cầu, cho thuê căng tin, bãi giữ xe…); Chưa tổ chức tài khoản chi tiết đối với tài khoản 214 (Hao mòn tài sản cố định); Chƣa tổ chức theo dõi TK 431 phản ánh các quỹ theo từng nguồn hình thành.
c. Về sổ sách kế toán
Trung tâm y tế huyện Phú Ninh đang sử dụng hệ thống sổ thiết kế theo hình thức chứng từ ghi sổ, bao gồm: chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ TSCĐ, sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của kho bạc, sổ tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc… các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Hàng kỳ đƣợc kết xuất từ chương trình phần mềm kế toán tổng hợp Misa Mimosa.
Hàng ngày, khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành nhập dữ liệu từ các chứng từ đã đƣợc kiểm tra, ký duyệt vào giao diện của phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự động chuyển dữ liệu đến các sổ kế toán tổng hợp, chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, kế toán thực hiện công tác đối chiếu số liệu với các bộ phận, phòng ban liên quan, nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực của số liệu đã đƣợc nhập trong kỳ.
Nhìn chung, việc sử dụng các loại sổ, xây dựng kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán tại trung tâm đã tuân thủ chế độ và quy định của Nhà nước. Tuy nhiên, thực tế đơn vị vẫn còn thiếu một số mẫu sổ theo quy định nhƣ: sổ chi tiết liên quan đến vật tƣ thuốc và giá trị hao mòn TSCĐ, sổ chi tiết doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ (S51-H). Sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đối tƣợng kế toán này. Bên cạnh đó, một số bảng tính nhƣ: bảng tính lương, bảng thanh toán tiền trực, thanh toán văn phòng phẩm, bồi dưỡng bằng hiện vật, đơn vị không kết xuất từ phần mềm mà vẫn dùng phương pháp thu
công bằng việc sử dụng bảng tính trên Exel với nội dung sơ sài, không đúng theo các biểu mẫu hướng dẫn quy định tại Thông tư 107 hiện nay. Với số lượng nhân viên là hơn 169 con người; việc nhầm lẫn là không thể tránh khỏi.