CHƯƠNG 3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CHI NHÁNH BAN MÊ-NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ & PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÒA TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CHI NHÁNH
3.2.1. Hoàn thiện cách xác định nhu cầu đào tạo
Cách xác định nhu cầu đào tạo của Chi nhánh Ban Mê còn trải qua nhiều bước làm tốn nhiều thời gian và chi phí mà kết quả chưa có độ chính xác cao. Để tốt hơn thì Ngân hàng nên dùng thêm các phương pháp như xác định nhu cầu đào tạo dựa trên phiếu điều tra để xác định ai cần đào tạo, cần đào tạo về chuyên môn gì để họ có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải trung thực và khách quan. Hơn nữa, có thể dùng phương pháp phân tích tổ chức, phân tích từng nhiệm vụ của CBNV, phân tích CBNV để xác định nhu cầu đào tạo.
Ngoài ra còn rất nhiều các phương pháp còn chưa được áp dụng phổ biến ở Việt Nam mà chi phí thấp cần được nghiên cứu và triển khai.
Việc xác định nhu cầu đào tạo của Ngân hàng cần tập trung vào một lĩnh vực quan trọng nhất có ý nghĩa chi phối đến các hoạt động khác của Ngân hàng. Bằng cách ngay từ khi xác đinh nhu cầu đào tạo thì Ban lãnh đạo đã phải chỉ ra lĩnh vực này.
Xác định nhu cầu đào tạo là một công đoạn rất khó và dễ gây nên sự đố kị giữa những người cùng có nhu cầu đào tạo. Do đó việc lựa chọn phương pháp xác định nhu cầu đào tạo là rất quan trọng cho quá trình đào tạo sau này.
Nhưng thực tế hiện nay thì việc xác định nhu cầu đào tạo của chi nhánh chủ yếu dựa trên nguyện vọng đào tạo của cán bộ công nhân viên và sự đánh giá của các phòng mà chua có phương pháp cụ thể để xác định cho chính xác và hợp lý. Nên trong tương lai chi nhánh cần lựa chọn phương pháp xác định nhu cầu đào tạo nhằm khắc phục những hạn chế trên và đáp ứng yêu cầu công việc cho Chi nhánh BIDV Ban Mê, thỏa mãn mục tiêu đúng người và đúng việc, hiệu quả gắn với kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong dài hạn.
Trường đào tạo cần tổ chức giám sát việc thực hiện kế hoạch đào tạo của CBNV và lắng nghe ý kiến của họ để có kế hoạch đào tạo phù hợp hơn.
Hơn nữa, việc xác định nhu cầu đào tạo cần làm rõ cụ thể các phòng cần bao nhiêu? cần ở lĩnh vực chuyên môn gì? để có thể dễ dàng xác định đối tượng đào tạo làm cho các khoá đào tạo được vận hành đúng thời hạn.
3.2.2. Hoàn thiện công tác xác định mục tiêu đào tạo
Nhà quản lý sẽ thiết lập các chỉ tiêu có thể đo lường được và định kỳ giám sát quá trình thực hiện của nhân viên theo các chỉ tiêu này, qua đó có kế hoạch hỗ trợ họ khi cần thiết
Ta thấy trong quản lý và đánh giá nhân viên bằng mục tiêu, người quản lý trực tiếp và nhân viên sẽ thống nhất một kế hoạch hành động. Ví dụ như bảng dưới đây:
Bảng 3.1. Kế hoạch hành động của nhân viên được đi đào tạo Kế hoạch hành động
Tên : Nguyễn Như Ngọc Vị trí: Giao Dịch Viên 1. Mục tiêu:
- Giảm thời gian giải quyết 1 giao dịch xuống còn 5 phút
- Biết cách sử dụng phần mềm thanh toán liên ngân hàng mới được đưa vào
- Đảm bảo không để xảy ra sai sót trong thanh toán làm ảnh hưởng đến lợi ích khách hàng cũng như doanh nghiệp
2. Kế hoạch đào tạo
- Thực tập sử dụng thiết bị mới trong 1 tuần dưới sự hướng dẫn của trưởng nhóm - Tham dự khóa đào tạo về phần mềm thanh toán liên ngân hàng
3. Thời gian thực hiện: 3 tháng
4. Theo dõi thực hiện: người quản lý trực tiếp
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Mục tiêu đào tạo luôn là khâu mà bất cứ một công tác nào trước lúc thực hiện đều phải xác định cụ thể, rõ ràng nhằm định hướng cho cả quá trình thực hiện. Trong công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cũng vậy. Mục tiêu đặt ra để thực hiện và hoàn thiện công việc hơn trong tương lại. Nhưng thực trạng thì việc xác định mục tiêu đào tạo của chi nhánh chưa được chú trọng và còn mang tính chung chung, không định hướng được cho cả quá trình thực hiện công tác đào tạo. Vậy nên, chi nhánh cần chú trọng hơn trong việc xác định mục tiêu đào tạo vừa có sự tổng thể chung lại vừa phải mang tính cụ thể, chi tiết nhằm định hướng cho việc tổ chức thực hiện.
Như vậy việc ứng dụng phương pháp quản lý và đánh giá nhân viên bằng mục tiêu sẽ giúp người quản lý các phòng ban xác định được nhu cầu đào tạo một cách cụ thể chính xác thông qua việc hỗ trợ nhân viên đạt được mục tiêu công việc và chủ động phát triển năng lực cá nhân
Cá nhân tác giả cho rằng nếu đào tạo cho người quản lý áp dụng cách quản lý bằng mục tiêu sẽ tránh cho khâu xác định nhu cầu đào tạo khỏi tình trạng: các phòng ban không biết xác định nhu cầu đào tạo cho đơn vị mình nên bỏ qua luôn công việc này cho phòng nhân sự làm. Làm được như vậy nhu cầu đào tạo được xác định chính xác hơn, gắn với phát triển doanh nghiệp
3.2.3. Hoàn thiện công tác xác định đối tượng đào tạo
Việc lựa chọn đúng đối tượng đào tạo có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác đào tạo. Việc lựa chọn đúng sẽ giảm được kinh phí cho đào tạo lại nếu học viên không tiếp thu được. Nếu tìm được người muốn học và cần phải học thì chất lượng đào tạo sẽ tăng lên đáng kể. Ngược lại, nếu họ không muốn học mà vẫn phải học thì chất lượng sẽ không cao mà lại tốn chi phí, làm tốn thời gian của học viên.
Vì vậy, việc xác định đúng đối tượng đào tạo cần căn cứ vào kết quả thực hiện công việc của mỗi CBNV, trình độ và khả năng hiện thời của
CBNV, chức vụ đang và sắp đảm nhiệm để có kế hoạch cho họ cụ thể. Đồng thời, cần chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về cử CBNV đi đào tạo của Ngân hàng.
3.2.4. Hoàn thiện chương trình và phương pháp đào tạo
Chương trình và phương pháp đào tạo là một trong những nội dung chủ chốt của một khóa đào tạo, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng đào tạo. Một chương trình phù hợp và thiết thực với phương pháp hợp lý sẽ giúp cho người học nắm bắt nhanh, hiệu quả nội dung cần đào tạo và việc vận dụng vào công việc sau khóa đào tạo được dễ dàng và đạt hiệu quả cao. Nhưng hiện tại công tác đào tạo của Chi nhánh BIDV Ban Mê vẫn hoàn toàn phụ thuộc vào Trường đào tạo - Hội sở chính và các trường đào tạo khác nên chương trình và phương pháp đào tạo của Chi nhánh BIDV Ban Mê không được chú trọng nghiên cứu phát triển. Do đó chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của cán bộ công nhân viên và của Chi nhánh BIDV Ban Mê. Đối với những chương trình đào tạo và phát triển do bên ngoài cung cấp và được tổ chức ở ngoài Chi nhánh BIDV Ban Mê thì tùy theo từng nội dung chương trình, số lượng học viên và tầm quan trọng của chương trình mà Chi nhánh BIDV Ban Mê cần có những sự chỉ đạo theo dõi, tiến trình đào tạo hợp lý. Vì số lượng cán bộ nhân viên Trường đào tạo không nhiều, không thể cử cán bộ theo dõi, chỉ đạo tất cả các chương trình đào tạo, đặc biệt là khi có nhiều chương trình được tổ chức cùng một thời điểm, nên đối với những chương trình đào tạo mà số lượng học viên Chi nhánh BIDV Ban Mê tham dự nhiều (từ 10 người trở lên) hoặc nội dung chương trình đào tạo là rất quan trọng, mang tính cấp thiết (như các chương trình đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ mới, kiến thức mới về các quy định của Nhà nước, thông lệ quốc tế…) thì Trường đào tạo cần bố trí người để theo dõi, chỉ đạo và phối hợp chặt chẽ với bên cung cấp chương trình để thực hiện chương trình một cách hiệu quả.
Còn đối với các chương trình đào tạo nội bộ hoặc những chương trình đào tạo do bên ngoài cung cấp dành riêng cho cán bộ nhân viên Chi nhánh BIDV Ban Mê thì phải đảm bảo 100% các chương trình đều có ít nhất một cán bộ của Trường đào tạo theo sát quá trình thực hiện, quản lý học viên nhằm cho chương trình được thực hiện theo đúng kế hoạch định sẵn và có sự linh hoạt trong việc điều chỉnh hợp lý các vấn đề phát sinh trong toàn bộ quá trình thực hiện chương trình như thay đổi giảng viên, học viên, thời gian, địa điểm học, trục trặc máy móc, kỹ thuật… Ngoài ra, Trường đào tạo không chỉ có sự liên kết với bên cung cấp chương trình mà còn cần phải có sự phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác có liên quan tại Chi nhánh BIDV Ban Mê, phục vụ cho chương trình đào tạo. Đó là bộ phận kỹ thuật, Trung tâm Tin học, văn phòng… Muốn vậy, Trường đào tạo cần phải lên kế hoạch sắp xếp về bản thân nhân sự của Trường đào tạo và thông báo sớm nhất có thể về kế hoạch thực hiện chương trình đào tạo, yêu cầu các bộ phận có liên quan bố trí nhân sự phù hợp để tham gia phối hợp với Trường đào tạo, đảm bảo cho chương trình được diễn ra theo đúng tiến độ
- Đào tạo kèm cặp: với phương pháp đào tạo này thì có thể áp dụng theo các hình thức như: với các kiến thức có tính chất chuẩn mực Ngân hàng muốn cử người đi học các khoá học chuyên môn mà không thể cử quá nhiều người đi học vì lí do công việc. Thì có thể cử cán bộ có năng lực nắm bắt và truyền đạt theo học các khoá học và khi kết thúc cán bộ đó có thể về truyền đạt cho các cán bộ còn lại trong quá trình làm việc. Hoặc khi Ngân hàng cần trang bị cho một số lượng nhân viên nào đó kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm để họ học tập thì Ngân hàng có thể thuê một chuyên gia trong lĩnh vực đó giảng dạy, kèm cặp trực tiếp tại nơi làm việc cho nhân viên.
- Sử dụng các buổi hội thảo, các bài thuyết trình do các chuyên gia trong và ngoài nước giảng dạy. Việc sử dụng các chuyên gia giảng dạy tốn ít
thời gian nhưng chi phí cao. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phương pháp này đang cho hiệu quả rất cao ở Việt Nam và có khả năng thu hút rất nhiều học viên theo học.
- Phương pháp mô hình ứng xử: phương pháp này sử dụng các tình huống được soạn sẵn để cho các học viên tập xử lý các tình huống đó và để kiểm tra khả năng giao tiếp của học viên.
- Phương pháp tự đào tạo: phương pháp này giúp cho học viên tự động tìm tòi, phát huy khả năng nghiên cứu sáng tạo của bản thân mình. Bằng cách thiết kế một thư viện sách với nhiều sách liên quan đến chuyên môn của Ngân hàng hoặc một thư viện điển tử để khi nào gặp khó khăn trong công việc nhân viên có thể tự tìm tòi.
3.2.5. Hoàn thiện công tác dự toán chi phí đào tạo
Nguồn kinh phí đào tạo mà Ngân hàng phải chi còn khá cao nên cần có phương pháp tiết kiệm như: nâng cao đội ngũ giảng viên nội bộ đồng thời giảm thuê bên ngoài nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng đào tạo.
Phương pháp này đã nêu cụ thể ở trên. Bên cạnh đó, Ngân hàng nên có quyết định cho photo tài liệu cho học viên để chất lượng đào tạo được tốt hơn.
Hơn nữa, việc dự toán kinh phí đào tạo cần chính xác hơn bằng cách xác định chính xác đối tượng đào tạo cụ thể các phòng theo: phiếu đánh giá, đánh giá thực hiện công việc, nguồn nhân lực còn thiếu của phòng, sự thay đổi môi trường. Từ đó có kế hoạch cung cấp ngân sách đào tạo chính xác tránh trường hợp học viên đang theo học mà phải bỏ dở giữa chừng làm tốn nhiều kinh phí.
Khuyến khích lợi ích là biện pháp nhằm tăng tinh thần trách nhiệm cho người lao động. Đó là một trong những phương pháp làm tăng hiệu quả lao động mà lại tốn ít chi phí nhất. Khi chương trình khuyến khích lợi ích vật chất được thực hiện tốt thì vấn đề đào tạo nhiều vị trí, nhiều người mà không cần
đào tạo mà vẫn có thể đạt mục tiêu đặt ra. Đây là biện pháp tạm thời nhưng nó cũng mang tính lâu dài cho doanh nghiệp. Nhưng hiện tại, công tác khuyến khích lợi ích vật chất của Chi nhánh BIDV Ban Mê chưa đáp ứng yêu cầu đó.
Chưa thực sự có hiệu quả cao trong việc khuyến khích người lao động, và chưa có định mức để khuyến khích mà chỉ nêu chung chung. Do đó Chi nhánh BIDV Ban Mê cần quan tâm hơn nữa trong công tác khuyến khích lợi ích vật chất. Hai công tác này cần tổ chức thực thiện song hành vì nó có tác dụng bổ trợ lẫn nhau. Đây là vấn đề mà không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng biết và vận dụng vào quá trình hoạt động của mình. Vì vậy chi nhánh cần quan tâm và có chính sách cụ thể đến công tác khuyến khích vật chất
3.2.6. Hoàn thiện công tác lựa đội ngũ giáo viên giảng dạy
Đối với đội ngũ giảng viên nội bộ của ngân hàng, họ là những người nắm bắt rất vững về kiến thức cũng như các kỹ năng chuyên môn, nghiệp vu, là những người có rất nhiều kinh nghiệm thực tế trên lĩnh vực đào tạo. Nhưng họ không phải là những giảng viên chuyên nghiệp và không phải ai cũng có khả năng thuyết giảng tốt, mà đây lại là một trong những yếu tố quan trọng để góp phần cho một chương trình đào tạo được thành công. Do vậy, để hoàn thiện đội ngũ giảng viên nội bộ thì việc đầu tiên chi nhánh BIDV Ban Mê cần phải làm là phải xây dựng được một đội ngũ giảng viên nội bộ vừa có trình độ chuyên môn giỏi, kinh nghiệm vững vàng, vừa có khả năng sư phạm và mang tính chuyên nghiệp cao.
Muốn vậy, ngân hàng cần phải có những sự đầu tư thích đáng cho đội ngũ giảng viên nội bộ tham gia các chương trình đào tạo và phát triển về kỹ năng thuyết giảng, kỹ năng sư phạm và phong cách sư phạm chuyên nghiệp.
Việc nâng cao trình độ cho giảng viên cũng chính là nâng cao chất lượng của chương trình đào tạo và phát triển, nên ngân hàng cần tiếp tục tăng cường tính thực tế cho đội ngũ giảng viên, thông qua các chương trình đào tạo và phát
triển cũng như qua các chuyến công tác ngắn, dài hạn trong và ngoài nước.
Ngoài ra, để tạo điều kiện cho các giảng viên có nhiều thời gian để tập trung cho hoạt động đào tạo và phát triển thì ngân hàng cần phải có cơ chế khuyến khích thích hợp về tinh thần cũng như vật chất đối với đội ngũ giảng viên. Đồng thời, các cấp lãnh đạo và quản lý cũng phải ủng hộ, tạo điều kiện thu xếp về công việc, thời gian để họ yên tâm, chuyên tu vào công tác giảng dạy. Việc ngân hàng đầu tư thỏa đáng để đào tạo, phát triển đội ngũ giảng viên và có cơ chế thu hút cán bộ, chuyên gia tham gia giảng dạy là con đường để nâng cao chất lượng đào tạo một cách bền vững. Bởi qua đó, ngân hàng sẽ có được những giảng viên tiềm năng, đủ về số lượng, đảm bảo về năng lực và phẩm chất nghề nghiệp. Điều này sẽ được thực hiện một cách có kế hoạch rõ ràng, có sự phối kết hợp chặt chẽ với bộ phận nhân sự để dần dần lựa chọn và xây dựng một đội ngũ giảng viên tiềm năng. Từ đó tạo sự chủ động, linh hoạt trong việc lựa chọn giảng viên đào tạo, không quá bị phụ thuộc vào một số giảng viên chính, gây mất thời gian và giảm hiệu quả của chương trình đào tạo và phát triển.
Đối với các giảng viên bên ngoài, để có được càng nhiều thông tin về giảng viên càng tốt, cũng như để đảm bảo mức độ chính xác của các thông tin đó thì ngân hàng cần tìm hiểu, thậm chí nếu được quyền có thể yêu cầu bên cung cấp chương trình đào tạo đưa ra các thông tin chi tiết về giảng viên. Bên cạnh việc nghiên cứu kỹ các thông tin về giảng viên đã được cung cấp, ngân hàng cần phải tiếp tục tìm hiểu thông qua các mối quan hệ với các Trường đào tạo khác, với các giảng viên khác, thông qua internet, hoặc có thể thử dự giảng, hoặc có thể gặp và trao đổi trực tiếp với giảng viên để có sự kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp với học viên và thực tế Chi nhánh BIDV Ban Mê. Đối với những giảng viên mà nhận được sự đánh giá cao từ các học viên, thì ngân hàng cần phải duy trì và giữ mối quan hệ với họ và tiếp tục mời họ giảng dạy