CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TIN HỌC PHI LONG
3.2. CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ
3.2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác xác định mục tiêu đào tạo
Như thực trạng đã phân tích ở chương 2, tình hình xác định mục tiêu và đối tƣợng đào tạo của Công ty trong thời gian qua còn mang tính chủ quan, chƣa căn cứ vào mục tiêu đào tạo là tạo dựng đƣợc đội ngũ lao động có nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc của Công ty.
Để xác định đƣợc đối tƣợng đào tạo và các kỹ năng lực còn thiếu, tác giả đã sử dụng bản đánh giá nhân viên (Phụ lục 01) phát ra và thu về 100 mẫu. Sau đó, tập hợp, thống kê dữ liệu ta đƣợc bảng tổng hợp trong đó thể hiện năng lực còn thiếu và đối tƣợng cần đƣợc đào tạo trong thời gian đến đồng thời, tác giả căn cứ vào mục tiêu trong năm 2019, công tác đào tạo phải góp phần tăng năng suất lao động từ 20% trở lên để hoàn thành kế họach của công ty đề ra. Tác giả đề xuất cụ thể hóa yêu cầu mục tiêu đào tạo cho từng nhóm công việc, cụ thể nhƣ bảng sau:
Bảng 3.3 Bảng tổng hợp năng lực còn thiếu và mục tiêu, đối tƣợng cần đào tạo tại Công ty trong giai đoạn 2016-2018
STT
Nhóm công
việc
Năng lực yêu
cầu Mục tiêu Đối tƣợng cần đào tạo
01 Cán bộ quản l
- Lãnh đạo;
- Tổ chức.
100% cán bộ đào tạo nắm đƣợc các yêu cầu về năng lực
Trưởng, phó các phòng
02
Nhân viên kỹ thuật
- Am hiểu về sản phẩm;
- Tƣ duy;
- Sáng tạo.
100% cán bộ đào tạo nắm đƣợc các yêu cầu về năng lực
- Nhân viên sửa chữa;
- Nhân viên lắp – ráp;
- Nhân viên bảo hành;
03
Nhân viên kinh
doanh
- Am hiểu về sản phẩm;
-Thuyết phục;
-Ngoại ngữ.
100% cán bộ đào tạo nắm đƣợc các yêu cầu về năng lực về Am hiểu về sản phẩm;
có kỹ năng thuyết phục và có ngoại ngữ trình độ B1 bậc 3/6 trở lên
- Nhân viên bán sỉ;
- Nhân viên bán lẻ;
- Nhân viên chăm sóc khách hàng
04
Nhân viên Hành
-Tổ chức;
- Anh văn;
- Tin học.
100% cán bộ đào tạo nắm đƣợc các yêu cầu về
- Nhân viên phụ trách Hành chính;
STT
Nhóm công
việc
Năng lực yêu
cầu Mục tiêu Đối tƣợng cần đào tạo chính -
Nhân sự
năng lực và có trình độ ngoại ngữ B1 bậc 3/6 và có chứng chỉ tin học văn phòng.
- Nhân viên phụ trách nhân sự.
- Nhân viên văn thƣ.
05
Nhân viên Kế
hoạch - Tài chính
- Tƣ duy;
- Thuyết phục;
- Tin học.
100% cán bộ đào tạo nắm đƣợc các yêu cầu về năng lực và có chứng chỉ tin học
văn phòng.
- Nhân viên kế toán;
Nhân viên kho;
Nhân viên công nợ.
3.2.4. Giải pháp xác định nội dung đào tạo
Căn cứ vào bảng 3.3 tác giả đề xuất giải pháp xác định nội dung đào tạo cho các đối tƣợng cần đào tạo trong thời gian đến nhƣ sau:
- Đối với cán bộ quản lý: Cần phải tổ chức các khóa đào tạo có nội dung đáp ứng yêu cầu năng lực về kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng tổ chức.
Sau khi đào tạo đảm bảo người được tham gia khóa đào tạo có thể nắm đƣợc các nội dung của đào tạo nhƣ: Có kỹ năng lãnh đạo, giải quyết xung đột, hoạch định chiến lƣợc cho công ty, Có kỹ năng tổ chức và triển khai cuộc họp, chủ trì cuộc họp.
- Đối với Nhân viên kỹ thuật: Ngoài những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cần phải đƣợc đào tạo bồi dƣỡng, trong thời gian đến, Công ty cần những khóa đào tạo giới thiệu các sản phẩm mới, đang và sắp kinh
doanh tại công ty để các nhân viên kỹ thuật làm quen và nắm bắt đƣợc tính chất kỹ thuật và các thông số trên sản phẩm, dễ dàng trong việc sửa chữa, thay thế linh kiện và bảo hành sản phẩm, đồng thời tổ chức khóa đào tạo đáp ứng đƣợc kỹ năng tƣ duy và sáng tạo cho đối tƣợng nhân viên kỹ thuật.
- Đối với Nhân viên kinh doanh: Bao gồm các đối tƣợng là nhân viên bán hàng sỉ, lẻ và nhân viên chăm sóc khách hàng, nhƣ phân tích ở trên các đối tƣợng này cần phải am hiểu về các sản phẩm để tƣ vấn khách hàng, nên trong thời gian đến Công ty cần tổ chức khóa học về giới thiệu sản phẩm, đặc tính thông dụng đối với các sản phẩm để tƣ vấn bán hàng và chăm sóc khách hàng. Một trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên kinh doanh cần phải có đó là kỹ năng thuyết phục, nên cần có lớp đào tạo để đáp ứng kỹ năng này, yêu cầu sau khóa đào tạo các đối tƣợng của nhân viên kinh doanh có kỹ năng thuyết phục khách hàng đòng thời phải tổ chức khoá đào tạo tiếng anh chuyên ngành quản trị kinh doanh và đảm bảo yêu cầu đạt chuẩn B1 bậc 3/6.
- Đối với Nhân viên Hành chính - Nhân sự: Là bộ phận đảm nhiệm thực hiện các công tác tuyển dụng, quản l hành chính, nhân sự, văn thƣ, lưu trữ nhưng qua phân tích các đối tượng của bộ phận Hành chính – Nhân sự còn thiếu các kỹ năng tổ chức nên cần phải tổ chức các khóa đào tạo các lớp tổ chức với yêu cầu sau khóa đào tạo nhân viên Hành chính – Nhân sự đạt đƣợc các kỹ năng về tổ chức đồng thời mở các lớp tiếng anh và tin học văn phòng đạt chuẩn anh văn đạt chuẩn B1 bậc 3/6 và thành thạo tin học văn phòng, xử l tốt word, excel.
- Đối với nhân viên Kế hoạch - Tài chính: Một trong những bộ phận giữ vai trò quan trọng trong Công ty, trong những năm qua công tác đào tạo luôn đƣợc quan tâm nhƣng vẫn còn những hạn chế về năng lực đối với năng lực tƣ duy, thuyết phục và tin học, tác giả đề xuất, công ty phải tổ
chức các nội dung đào tạo phù hợp đáp ứng yêu cầu năng lực đó nhằm tăng cường kiến thức cho nhân viên bộ phận Kế hoạch – tài chính, thúc đẩy quá trình làm việc, đem lại hiệu quả va năng suất lao động hơn.
3.2.5. Giải pháp lựa chọn phương pháp đào tạo
Đào tạo tại nơi làm việc: Tổ chức đào tạo tại Công ty theo hình thức hội thảo, hội nghị, tập huấn. Các khóa đào tạo này có đặc điểm đào tạo quy mô số lƣợng lớn: Các khóa tập huấn giới thiệu sản phẩm mới, thay thế, sửa chữa bảo hành các thiết bị công nghệ mới.
Đào tạo ngoài nơi làm việc: Thông thường các khóa đào tạo dành cho 1 nhóm đối tượng từ 10-15 người về các khóa đào tạo tư duy, sang tạo, các lớp ngoại ngữ tin học hoặc cử cá nhân tham dự khóa học lãnh đạo, tổ chức…
Ngoài những chương trình đào tạo tại nơi làm việc và ngoài nơi làm việc mà Công ty đã áp dụng, Công ty nên có những phương pháp đào tạo nhƣ sau:
- Đề xuất cán bộ đi học tại các trường chính quy: Đội ngũ lao động trong Công ty đƣợc đề xuất tham gia các khóa học ngoài giờ để không ảnh hưởng đến công việc tại Công ty nhằm nâng cao kiến thức từ trung cấp, cao đẳng lên đại học và từ đại học lên thạc sỹ.
- Điều động thay đổi, luân chuyển công việc: Để nhân viên Công ty có nhiều kinh nghiệm mới và một nhân viên có thể làm đƣợc nhiều vị trí khác nhau và hiểu đƣợc tính chất công việc của các phòng khác nhau nên trong một năm ít nhất 1 lần, Công ty có thể thay đổi, luân chuyển công việc, Công ty tiến hành luân chuyển vị trí cán bộ giữa các phòng ban với nhau.
- Giảng dạy trực tuyến: Để tiết kiệm đƣợc không gian và thời gian trong thời gian đến Công ty cần phải sử dụng phương pháp dạy online, trực tuyến, phương pháp này khá phù hợp với tình hình Công ty hiện nay.
3.2.6. Giải pháp tổ chức thực hiện công tác đào tạo và lựa chọn giáo viên
Tổ chức thực hiện công tác đào tạo:
Trước khi thực hiện đào tạo một tuần bộ phận phụ trách đào tạo gửi thông báo kế hoạch đào tạo đến các cá nhân đào tạo và trưởng bộ phận được biết để bố trí công việc, sắp xếp thời gian hợp l không làm ảnh hưởng đến công việc và tham gia đào tạo đầy đủ, hoàn thành khóa đào tạo mang lại hiệu quả cao.
Cán bộ phụ trách đào tạo cần phải chuẩn bị tất cả các công cụ dụng cụ, địa điểm đảm bảo về cơ sở vật chất để đảm bảo phục vụ tốt khóa đào tạo và bố trí phương án dự phòng về cơ sở vật chất.
Đồng thời cán bộ giám sát phải thường xuyên giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình đào tạo để kịp thời khắc phục, xử l các vấn đề phát sinh, sự cố trong quá trình đào tạo, đem lại hiệu quả, đáp ứng đƣợc cầu của học viên và cán bộ đào tạo.
Ngoài ra, để có cơ sở đánh giá kết quá quá trình đào tạo của nhân viên một cách khách quan và chính xác, tác giả đề xuất cán bộ giám sát có bản theo dõi, đánh giá học viên đƣợc đào tạo theo mẫu sau:
NHẬT KÝ GIÁM SÁT ĐÀO TẠO KHÓA ĐÀO TẠO:………
Số TT
Ngày…
tháng…
năm….
Bộ phận
Số lƣợng tham gia
Nội dung
đào tạo
Đánh giá
Ghi Có mặt Vắng chú
mặt
Cán bộ Giám sát (Nguồn: Tác giả đề xuất)
Lựa chọn giáo viên:
Một trong những yếu tố quyết định để hiệu quả của công tác đào tạo đó chính là đội ngũ giáo viên, giữ vai trò quan trọng trong công tác đào tạo.
Hiện tại đối với các chương trình đào tạo ngắn hạn được tổ chức ở bên ngoài, đa số các khóa đào tạo đó điều do đơn vị bên ngoài sắp xếp giáo viên đào tạo mà chƣa thông qua kiểm tra xem xét của Công ty đối với giáo viên giảng dạy, vì vậy tác giả đề nghị trong thời gian đến cần làm rõ năng lực giảng dạy của các giáo viên tham gia giảng dạy cho Công ty bằng cách kê khai năng lực trình cho Công ty theo mẫu:
HỒ SƠ NĂNG LỰC GIẢNG VIÊN
Họ và tên... Quốc tịch ... ………..
Ngày, tháng, năm sinh...
Trình độ học vấn ...
Ngoại ngữ ... ………
Đơn vị công tác ...…………..
Vị trí công tác ...
Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực giảng dạy...
Kinh nghiệm giảng dạy ...
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN KÝ TÊN CÔNG TÁC
(Nguồn: Đề xuất tác giả) Công ty TNHH Công nghệ Tin học Phi Long cần quy định rõ về vai trò, trách nhiệm của người phụ trách tổ chức thực hiện công tác đào tạo đồng thời cần quy định rõ về tiêu chuẩn người đào tạo, bao gồm 02 đối tượng
Đối tƣợng giáo viên đào tạo từ nôi bộ Công ty: Khi lựa chọn giáo viên để đào tạo cho nhân viên Công ty từ nhân nhiên có chuyên môn của Công ty thì cần chú ý xem xét, đánh giá các khía cạnh cụ thể nhƣ: có kỹ năng sƣ
phạm, kỹ năng truyền đạt, tâm l , có phương pháp giảng dạy, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm trong công tác, uy tín, trách nhiệm trong công việc… Các giáo viên tham gia công tác giảng dạy có ảnh hưởng lớn đến suy nghĩ, tư tưởng và kỹ năng, cách thức làm việc của đối tượng được đào tạo.
Đối tượng giáo viên đào tạo là giáo viên thuê bên ngoài: Trong trường hợp gửi người lao động đi đạo tạo các khóa đào tạo ngắn hạn ở các trung tâm, Công ty phải tìm hiểu kỹ lƣỡng từ nhiều nguồn thông tin chính thống về giáo viên giảng dạy tại các trung tâm này. Trong quá trình đào tạo, cán bộ giám sát đào tạo theo dõi, có nhật k giám sát để sau mỗi khóa đào tạo Công ty cần phải tổ chức đánh giá kết quả đào tạo một cách khách quan, rõ ràng để biết đƣợc kết quả đào tạo có đạt yêu cầu và từ đó xác định nguyên dẫn đến không đạt đƣợc yêu cầu đào tạo đề ra trong đó xem xét nguyên nhân xuất phát từ giáo viên đào tạo từ đó có biện pháp điều chỉnh, đƣa ra quyết định tiếp tục hợp tại trung tâm này hay không.
3.2.7. Giải pháp khai thác nguồn lực tài chính phục vụ cho công tác đào tạo một cách có hiệu quả
Doanh thu của Công ty mỗi năm đƣợc tăng lên làm cho kinh phí đào tạo cũng tăng theo, đồng thời chi phí cho đào tạo cho nhân viên cũng đƣợc tăng lên, từ đó nguồn kinh phí dành cho đào tạo cũng đƣợc tăng lên. Vì vậy để chi phí đào tạo của Công ty có hiệu quả thì phải cần một bộ phận đảm nhiệm việc theo dõi và hoạch toán chi phí đào tạo một cách đầy đủ và rõ ràng tránh tình trạng lãng phí, mất cân đối trong chi phí đào tạo.
Bộ phận Kế hoach tài chính cần phải lập dự toán kinh phí đào tạo cho từng năm và đƣa vào kế hoạch kinh doanh của Công ty để Công ty bố trí nguồn vốn, chủ động đƣợc các nguồn tài chính để đảm bảo kinh phí dành cho đào tạo. Khi lập dự toán chi phí đào tạo phải chú đến các chi phí phát sinh trong quá trình đào tạo và cần lập các chi phí cơ bản: Chi phí tài liệu, chi phí
thuê giáo viên, chi phí thuê cơ sở vật chất để đào tạo, học phí…lập càng chi tiết sẽ càng sát thực với thực tế chi phí sau này, tránh vƣợt quá dự toán sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của Công ty.
3.2.8. Giải pháp đánh giá sau đào tạo
Tác giả đã khảo sát và phân tích công tác đánh giá sau đào tạo của Công ty trong thời gian như trong chương 2, cho thấy việc đánh giá sau đào tạo của Công ty vẫn chưa được tổ chức thường xuyên mà chỉ dựa trên kiến chủ quan của cán bộ quản l , nên công tác đánh giá sau đào tạo của Công ty cần phải tổ chức đánh giá thường xuyên sau mỗi khóa đào tạo, kiểm tra mức độ phù hợp của khóa đào tạo so với công việc thực tế đồng thời kiểm tra mức độ hài lòng của nhân viên sau mỗi khóa đào tạo để biết đƣợc mong muốn của nhân viên. Để đánh giá một cách chính xác và cụ thể Công ty cần phải sử dụng những công cụ thông qua 02 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Trong quá trình đào tạo.
Sử dụng bảng câu hỏi: Để biết được học viên thích ứng của chương trình đào tạo, trong quá trình đào tạo cán bộ phụ trách đào tạo sử dụng bảng câu hỏi để đánh giá khóa đào tạo để biết đƣợc phản ứng của học viên về khóa đào tạo từ đó kịp thời khắc phục, điều chỉnh cho phù hợp, đem lại hiệu quả cao trong công tác đào tạo. Để đánh giá một cách khách quan và đạt độ chính xác cao, tác giả đề xuất Công ty sử dụng bảng câu hỏi nhƣ sau để đánh giá.
BẢNG CÂU HỎI ĐÁNH GIÁ KHÓA ĐÀO TẠO DÀNH CHO HỌC VIÊN
Họ và tên: Bộ phận:
Khóa đào tạo: Thời gian đào tạo:
1. Đánh dấu (X) vào nội dung
phù hợp nhất Kém Trung
bình Khá Tốt Rất tốt 1. Mức độ phù hợp của của khóa đào
tạo so với công việc đảm nhận.
2. Mức độ đa dạng của nguồn thông tin, kiến thức mới.
3. Mức độ chia sẻ kinh nghiệm, giải đáp thắc mắc của học viên.
4. Mức độ đa dạng phù hợp của nội dung đào tạo.
5. Mức độ phù hợp của thời gian học tập so với nội dung bài giảng.
6. Mức độ hỗ trợ của công cụ giảng dạy.
7. Ý kiến đóng góp để nâng cao khóa đào tạo?
……….
8. Ý kiến khác:
………..
(Nguồn: Tác giả đề xuất) Sử dụng bài kiểm tra và tình huống giả định: Sử dụng công cụ này để đánh giá học viên tiếp thu đƣợc những nội dung, kiến thức nào trong quá trình đào tạo. Trong quá trình đào tạo, kết thúc từng nội, cán bộ giám sát đào tạo và giáo viên sử dụng bài kiểm tra và tình huống giả định để kiểm tra mức độ tiếp
thu của học viề các nội dung vừa học từ đó điều chỉnh, bổ sung, giảng dạy lại kịp thời những nội dung mà học viên chƣa nắm đƣợc.
Giai đoạn 2: Sau quá trình đào tạo
Sử dụng bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc: Sau khi đƣợc đào tạo, người lao động được trang bị, bổ sung những kiến thức cơ bản và cần thiết để vận dụng vào các công việc đƣợc đảm nhận. Trong quá trình thực hiện những công việc đó cần phải kiểm tra người lao động vận dụng những kiến thức đã học vào công việc để hoàn thành công việc ở mức độ nào thông qua bảng đánh giá mức độ hoàn thành công việc:
BẢNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ LÀM VIỆC DÀNH CHO HỌC VIÊN
Họ và tên: Bộ phận:
Cán bộ đánh giá: Thời gian làm việc:
Đánh dấu (X) vào nội dung phù hợp
nhất Kém Trung
bình Khá Tốt Rất tốt 1. Mức độ hoàn thành công việc.
2. Chất lƣợng công việc.
3. Tác phong, tinh thần, thái độ làm việc.
(Nguồn: Tác giả đề xuất) Phân tích kết quả: Qua quá trình làm việc của nhân viên, Công ty rà soát các chi phí bỏ ra dành cho đào tạo đồng thời phân tích tổng hợp những thành quả Công ty đã đạt đƣợc mà nguyên nhân của sự thành công đó là nhờ vào công tác đào tạo từ đó so sánh giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt đƣợc, Công ty thu đƣợc gì từ việc đầu tƣ vào đào tạo.
Ngoài ra đối với đào tạo ngoài doanh nghiệp, bộ phận đào tạo yêu cầu ngừời đƣợc cử đi học báo cáo kết quả học tập và trình giấy chứng nhận hoàn