CHƯƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
2.10 Phương pháp nghiên cứu nâng cao năng lực quản lý
Nắm rõ được năng lực của từng chuyên viên: Lãnh đạo Ban cần dành thời gian để xem xét nhân viên đã học được những gì, tích lũy kinh nghiệm ra sao và sở trường của họ là gì.
Tạo môi trường làm việc phù hợp với chuyên môn của từng chuyên viên.
Tạo định hướng cho chuyên viên làm việc hướng tới mục tiêu chung: Mục tiêu chung giúp định hướng công việc của mỗi nhân viên, gắn kết mọi người và nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan.
Tạo môi trường chủ động, linh hoạt: Phải tìm cách để các chuyên viên QLDA chủ động hơn, làm việc hiệu quả hơn trong quá trình làm việc.
2.10.2 Phương pháp quản lý chất lượng dự án
Quản lý chất lượng là một nội dung quản lý quan trọng trong quản lý dự án đầu tư.
Việc áp dụng biện pháp đảm bảo chất lượng vào một dự án sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi khía cạnh của việc vận hành hoạt động của các bộ máy trong dự án. Điều quan trọng là nó ảnh hưởng đến cách quản lý, và sẽ xác định lại trách nhiệm quản lý.
Quản lý chất lượng dự án là những chính sách hướng tới hiệu quả kinh tế, báo gồm các nội dung cơ bản:
- Tính toán kinh tế của chi phí chất lượng - Tối ưu hóa kinh tế của chi phí chất lượng - Đạt các mục tiêu tài chính
Quản lý chất lượng dự án bao gồm các quy trình cần thiết đảm bảo dự án đó sẽ đáp ứng được các yêu cầu đề ra. Nó bao gồm tất cả mọi hoạt động theo một chức năng quản lý tổng thể quyết định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm đối với vấn đề chất lượng và thực hiện chúng thông qua những phương tiện như lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và nâng cao chất lượng trong hệ thống quản
Quy trình chung của quản lý chất lượng đối với một dự án là:
Lập kế hoạch chất lượng - xác định các tiêu chuẩn chất lượng thích hợp cho dự án và quyết định biện pháp đáp ứng các tiêu chuẩn đó.
Đảm bảo chất lượng - thường xuyên đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện dự án để tạo cơ sở tin tưởng rằng dự án sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng tương ứng.
Kiểm tra chất lượng - theo dõi các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng có đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng hay không và xác định biện pháp loại trừ các nguyên nhân gây ra chất lượng kém.
Các quá trình này tác động lên nhau và lên cả các quy trình trong các lĩnh vực khác.
Mỗi quy trình đều đòi hỏi một hay nhiều cá nhân hoặc nhóm phải cố gắng nhằm đáp ứng các nhu cầu của dự án. Mỗi quy trình thường được thực hiện ít nhất một lần trong mỗi giai đoạn của dự án.
2.10.3 Phương pháp quản lý tiến độ dự án
Mục đích chính là xác định thời gian để thực hiện dự án. Điều này rất quan trọng vì tiến độ thực hiện có ý nghĩa rất quan trọng đối với một dự án, ảnh hưởng lớn tới chi phí và lợi ích mà dự án đó mang lại. Quản lý thời gian của dự án là một trong những nhiệm vụ hàng đầu. Để quản lý dự án một cách hiệu quả người ta đã dùng nhiều phương pháp như lập biểu, phương pháp biểu đồ… tùy vào mục đích sử dụng. Để thuận tiện cho quá trình quản lý triển khai thực hiện, thường sử dụng phương pháp sơ đồ ngang và phương pháp sơ đồ mạng.
2.10.4 Phương pháp quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí là duy trì chi tiêu trong phạm vi ngân sách cho phép bằng cách sử dụng các biện pháp hợp lý khi cần thiết.
Quản lý chi phí bao gồm việc phân tích, dự tính, báo cáo về tình hình chi phí cùng các hoạt động quản lý để điều chỉnh lại những sai sót và tính toán các chi phí.
Người quản lý dự án phải quản lý về tài chính, lập kế hoạch và giám sát dự án của mình với mục tiêu giảm thiểu chi phí tổng thể tùy theo thời gian thích hợp và những
hạn chế của quá trình hoạt động.
Một trong những điều thiết yếu trong quản lý dự án là hợp nhất tất cả các hệ thống nhỏ với nhau để quản lý. Tất cả hệ thống nhỏ chịu trách nhiệm về lập kế hoạch, dự thảo ngân sách, thông tin và quản lý đối với tiến triển dự án cũng như chi phí cho dự án đều cần được hợp nhất thông qua những công việc mà họ sẽ phải làm. Việc hợp nhất này là nền tảng cơ bản cho một hệ thống hoạt động có hiệu quả. Nếu các nhà quản lý dự án không nhận được sự giúp đỡ của các hệ thống có hiệu quả như vậy thì sẽ không có được sự quản lý dự án có hiệu quả, và điều đó không thể tránh khỏi là chi phí cho các dự án sẽ nhiều hơn và dự án sẽ kéo dài thời gian hơn cần thiết.
- Phân tích dòng chi phí và tình hình thực hiện - Dự báo tổng thể chi phí
- Kiểm soát chi phí Kết luận chương 2
Trong chương 2, học viên đã thống kê lại cơ bản đầy đủ các cơ sở khoa học về quản lý dự án ĐTXD hiện nay bao gồm các cơ sở pháp lý hiện hành cùng các nội dung trong QLDA. Đồng thời, học viên cũng hệ thống lên các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng quản lý dự án ĐTXD.
Cơ sở khoa học về quản lý dự án ĐTXD nêu trên là căn cứ để học viên liên hệ, đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án ĐTXD tại Ban Quản lý các dự án Bộ Giáo dục và Đào tạo; đồng thời là cơ sở để học viên nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nâng cao công tác QLDA đầu tư XDCT tại Ban QLCDA này sẽ được trình bày ở Chương 3 tiếp theo nhằm nâng cao năng lực trong công tác QLDA và đảm bảo chất lượng cho công trình trong tương lai.
Ngoài ra, tác giả cũng nghiên cứu các phương pháp nâng cao năng lực QLDA để có tiền đề hoàn thiện chương 3.