CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CHO BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
3.2 Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban Quản lý các dự án Bộ Giáo dục và Đào tạo
3.2.2 Đánh giá năng lực và chất lượng quản lý dự án ĐTXD trong giai đoạn từ năm
3.2.2.1 Đánh giá về năng lực
Như đã đề xuất các tiêu chí đánh giá năng lực và chất lượng quản lý dự án ĐTXD trong mục 2.5 chương II luận văn, sau đây tác giả xin phân tích những nội dung chính về các mục tiêu, tiêu chí đã đề ra mà Ban QLCDA thực hiện trong năm 2017-2018:
a) Tiêu chí chung về năng lực:
Đáp ứng Khoản 1 Điều 64 Nghị định 59/2015/NĐ-CP về điều kiện năng lực của Ban quản lý dự án chuyên ngành thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.
b) Tiêu chí cụ thể qua năng lực điều hành, hoạt động của Ban QLCDA:
Là Ban QLDA chuyên ngành mới thành lập được 3 năm nhưng Ban QLCDA đã thực hiện nhiều dự án xây dựng công trình giáo dục quan trọng được Bộ Giáo dục và Đào tạo đánh giá cao.
Về cơ bản Ban QLCDA đã thực hiện các hoạt động quản lý dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc bàn giao đưa vào sử dụng theo quy định hiện hành của Nhà nước. Các dự án với cấu phần xây dựng được đồng bộ các hạng mục và trang thiết bị hiện đại phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ.
Tuy nhiên ở một sốt dự án trách nhiệm của giám đốc dự án chưa được thể hiện, thiếu tính quyết đoán trong công việc. Việc đôn đốc nhắc nhở các đơn vị tư vấn còn mang tính hình thức; một phần do giám đốc dự án chưa ý thức được vai trò của mình, một phần do quản lý nhiều dự án cùng một lúc, khối lượng công việc phải quản lý rất lớn, không thể kiểm soát được một cách toàn diện.
Sự phối hợp của các cán bộ trong Ban QLCDA chưa được chặt chẽ dẫn đến hiệu quả công việc chưa cao. Cán bộ được cử theo dõi dự án chưa chủ động kết hợp, trao đổi thông tin với các phòng ban có liên quan.
3.2.2.2 Đánh giá về chất lượng quản lý dự án ĐTXD a) Tiêu chí chung:
Tính khoa học và hệ thống: Các dự án ĐTXD công trình của Ban QLCDA thực hiện năm 2017-2018 được lập và quản lý trên cơ sở nghiên cứu kỹ, bám sát nội dung chủ trương đầu tư (sự cần thiết, các điều kiện tự nhiên xã hội, các phương án thực hiện và giải pháp thiết kế;..) dựa trên kết quả khảo sát, phù hợp với quy hoạch, vệ sinh môi trường, xã hội. Tuy nhiên, do năng lực khảo sát của một số đơn vị nhà thầu còn yếu, chưa đáp ứng được nhu cầu của dự án, dẫn tới việc dự án bị chậm phê duyệt trong công tác thẩm định của đơn vị chuyên môn của người quyết định đầu tư.
Tính pháp lý: Các dự án ĐTXD công trình được xây dựng và quản lý trên cơ sở pháp lý vững chắc, nhất mực tuân thủ các chính sách và pháp luật của Nhà nước.
Tính đồng nhất: Tuân thủ các quy định của pháp luật xây dựng và các luật pháp có liên quan, bám sát hướng dẫn của Bộ Giáo dục và Đào tạo về xây dựng tiêu chuẩn, định mức sử dụng diện tích công trình công trình thuộc lĩnh vực đào tạo.
Tính hiện thực (thực tiễn): Đảm bảo mục tiêu, tính khả thi liên quan đến hoạt động ĐTXD.
b) Tiêu chí cụ thể:
Các dự án thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch, chủ trương đã đề ra và phù hợp với nhu cầu của đơn vị thụ hưởng, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội;
Các dự án thực hiện theo đúng thủ tục, tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý đầu tư;
Các dự án hoàn thành trong thời hạn quy định;
Các dự án hoàn thành trong ngân sách cho phép;
Các dự án đạt được thành quả mong muốn của chủ đầu tư cũng như đa phần của đơn vị thụ hưởng;
Các dự án sử dụng nhân lực, chi phí chưa được tối ưu;
Phân định rõ quyền hạn, trách nhiệm của tổ chức, cá nhân, có chế tài cụ thể trong từng khâu của quá trình đầu tư;
Quá trình thực hiện dự án làm hài lòng các bên hữu quan.
Nhìn chung Ban QLCDA đã đạt được những điều kiện cơ bản về năng lực
3.2.2.3 Phân tích các mục tiêu cụ thể thiết lập nên tiêu chí đánh giá về năng lực và chất lượng khi quản lý dự án ĐTXD của Ban QLCDA
a) Về thời gian dự án và tiến độ dự án
Các dự án do Ban QLCDA làm chủ đầu tư được triển khai đúng theo kế hoạch đề ra;
các công trình trước khi triển khai Ban QLCDA đều yêu cầu nhà thầu lập tiến độ thi công xây dựng bám sát thời gian thực hiện dự án được người quyết định đầu tư phê duyệt. Đối với những công trình xây dựng có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài, Ban QLCDA yêu cầu nhà thầu lập tiến độ thi công cho từng giai đoạn theo tháng, quý, năm để phê duyệt. Tuy nhiên việc xây dựng tiến độ cho từng giai đoạn của dự án nhiều khi chỉ được thực hiện về mặt hình thức. Trong giai đoạn thực hiện đầu tư thì việc xây dựng tiến độ nhưng không hoặc không thể thực hiện theo tiến độ đã đặt ra gần như là một phần tất yếu trong quá trình thực hiện dự án. Các công việc giao cho đơn vị tư vấn có thể được hoàn thành đúng tiến độ, nhưng thời gian chờ thẩm định phê duyệt của cơ
quan có thẩm quyền là nguyên nhân chính gây ra quá trình chậm trễ trong công việc.
Còn trong giai đoạn thi công xây dựng thì việc quản lý tiến độ lại phụ thuộc nhiều vào năng lực của nhà thầu, trách nhiệm của tư vấn giám sát, của cán bộ QLDA được phân công giám sát, thanh toán.
Trong quá trình thi công xây dựng, Ban QLCDA luôn cắt cử cán bộ kiểm tra giám sát tiến trình, yêu cầu nhà thầu báo cáo tiến độ thi công và xử lý kịp thời các vướng mắc.
Ban QLCDA luôn khuyến khích việc đẩy nhanh tiến độ xây dựng và có chế độ khen thưởng trên cơ sở đảm bảo chất lượng công trình; nhiều trường hợp các nhà thầu đẩy nhanh tiến độ xây dựng đem lại hiệu quả cho dự án đã được Ban QLCDA xét thưởng theo hợp đồng.
b) Về chi phí dự án
Ban QLCDA đã hoàn thành các dự án đúng phạm vi ngân sách đã được phê duyệt, tuy nhiên vẫn chưa đảm bảo mục tiêu, hiệu quả. Vẫn xảy ra sự việc móc nối giữa các đơn vị thi công và cán bộ định giá Ban QLCDA trong việc lập bản vẽ và dự toán phát sinh nhằm mục đích thu lợi bất chính từ chi phí dự phòng. Việc căn cứ vào kết quả khảo sát sai của đơn vị tư vấn dẫn đến việc phân bổ chi phí trong tổng mức đầu tư chưa hợp lý, gây lãng phí trong công tác đầu tư.
c) Về chất lượng công trình xây dựng
Nhận thấy tầm quan trọng của chất lượng công trình xây dựng nên Ban QLCDA đã tiến hành quản lý chất lượng rất tốt. Việc quản lý này do Bộ phận QLDA được Giám đốc Ban QLCDA phân công tại các dự án chịu trách nhiệm chính. Ở mỗi khâu, mỗi giai đoạn của công trình đều cử cán bộ theo dõi giám sát, lập biểu mẫu cho công tác hiện trường, nhật ký thi công. Định kỳ hàng tuần họp giao ban để báo cáo và giải quyết những vướng mắc nảy sinh về chất lượng, kỹ thuật tiến độ của công trình.
Các công trình tuân thủ theo tiêu chuẩn cơ sở giáo dục đại học và tiêu chuẩn thiết kế trường đại học; công năng phù hợp với nhu cầu của đơn vị thụ hưởng, có tính thẩm mỹ cao.
Bên cạnh đó vẫn tồn tại một số bất cập về quản lý chất lượng ở một số dự án khiến cho chất lượng công trình bị giảm sút. Nguyên nhân của tồn tại trên là do:
- Ban QLCDA chưa đôn đốc kịp thời đối với tư vấn giám sát, các nhà thầu trong việc thực hiện đúng trình tự xây dựng cơ bản, các quy định của văn bản pháp luật hiện hành;
- Cán bộ được giao nhiệm quản lý dự án có hành vi nhũng nhiễu, gây sức ép đối với nhà thầu thi công trong công trường;
- Cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý dự án có hành vi móc nối với nhà thầu thi công để kiếm lợi bất chính từ công trình.
d) Về an toàn lao động
Công tác ATLĐ trên công trường luôn được cán bộ Ban QLCDA, đơn vị tư vấn giám sát và nhà thầu thi công kiểm tra; nhà thầu thi công thực hiện đúng biện pháp an toàn, nội quy an toàn đã được chủ đầu tư phê duyệt.
Trong 2 năm 2017-2018, chưa có sự cố nào về công tác ATLĐ của nhà thầu TCXD xảy ra trong công trình của Ban QLCDA làm chủ đầu tư.
e) Về bảo vệ môi trường xây dựng
Đối với mỗi dự án, Ban QLCDA luôn yêu cầu nhà thầu thực hiện các biện pháp đảm bảo về môi trường cho người lao động trên công trường và bảo vệ môi trường xung quanh; bảo đảm biện pháp chống bụi, chống ồn, xử lý phế thải và thu dọn hiện trường.
Trường hợp phát hiện nhà thầu vi phạm nghiêm trọng các quy định về bảo vệ môi trường hoặc có nguy cơ xảy ra sự cố môi trường nghiêm trọng, Ban QLCDA đã đình chỉ thi công và yêu cầu nhà thầu khắc phục.
f) Về quản lý rủi ro
Ngay từ bước lập dự án đầu tư XDCT và từng giai đoạn thực hiện dự án, Ban QLCDA chủ động nắm bắt các rủi ro tiềm ẩn (tác động bên ngoài, nguyên nhân kỹ thuật, pháp luật nhà nước,..) và thực hiện tất cả các hành động cần thiết để loại trừ và ngăn chặn
rủi ro xảy ra. Ngoài ra, những ảnh hưởng của rủi ro được Ban QLCDA phân bổ cho các bên liên quan để quản lý.
g)Về quản lý nhân lực, xử lý thông tin,..
Nhân lực giai đoạn khảo sát, thiết kế:
Ban QLCDA đã tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn khảo sát hiện trạng, địa hình, địa chất, căn cứ vào kết quả khảo sát được duyệt Tư vấn thiết kế tổng hợp số liệu để tính toán, thiết kế bản vẽ thi công cho dự án. Số lượng các công ty tư vấn khảo sát, thiết kế rất nhiều, nhưng đôi khi vẫn gặp phải tình trạng một số đơn vị tư vấn thiếu các cá nhân chủ trì thiết kế theo đúng các chuyên ngành phù hợp, điều kiện năng lực hành nghề hoạt động xây dựng còn hạn chế (vẫn còn tình trạng mượn chứng chỉ: 01 kiến trúc sư có chứng chỉ thiết kế có tên trong hồ sơ năng lực của nhiều công ty tư vấn); do thiếu về năng lực hành nghề chuyên môn nên thiết kế không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, dẫn đến chất lượng sản phẩm hồ sơ rất kém (vì không có sự đầu tư nghiên cứu, chủ yếu là copy từ các công trình tưng tự, điển hình; tác giả chủ yếu là những kỹ sư mới ra trường, chưa có kinh nghiệm...);
Đa số các đơn vị tư vấn thiết kế không có bộ phận kiểm tra KCS, thường không có sự giám sát tác giả và thiết kế lập quy trình bảo trì.
Trong bước thiết kế kỹ thuật (Thiết kế bản vẽ thi công): Một số dự án có công tác khảo sát địa chất, thủy văn chưa chính xác, mới chỉ mang tính hình thức, không phản ánh đúng thực tế; có đơn vị khảo sát lợi dụng báo cáo khảo sát của công trình lân cận để đưa ra kết quả khảo sát hoặc chỉ khảo sát một hai vị trí sau đó nội suy cho các vị trí còn lại (trong công tác này hầu hết lại không được Ban QLCDA nghiệm thu tại hiện trường mà chỉ nghiệm thu trên hồ sơ). Các giải pháp thiết kế đưa ra ở một số dự án không phù hợp, các công trình đang thi công dở dang phải thay đổi giải pháp kỹ thuật, phải tạm dừng để điều chỉnh thiết kế hoặc thiết kế bổ sung.
Nhân lực trong công tác lựa chọn nhà thầu:
Công tác đấu thầu được Ban QLCDA thực hiện nghiêm túc, tuân thủ các quy định về đấu thầu của pháp luật Việt Nam. Phần lớn các gói thầu đều được trao thầu đúng với
kế hoạch đề ra và lựa chọn được những Nhà thầu có giá trị đem lại chất lượng sản phẩm xây dựng tốt, cải tiến, đáp ứng nhu cầu của Ban QLCDA.
Một số nhà thầu là đối tác chiến lược của Ban QLCDA:
- Viện Nghiên cứu và Thiết kế trường học;
- Công ty cổ phần FECON;
- Tổng công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu & Xây dựng Việt Nam;
- Tổng công ty hợp tác kinh tế (Quân khu 4)…
Tuy nhiên vẫn còn tình trạng nhà thầu không có cán bộ kỹ thuật, không có chỉ huy trưởng công trình theo quy định hoặc bố trí cán bộ chỉ huy trưởng công trường không đúng với hồ sơ dự thầu; chưa quan tâm đến biện pháp thi công; hệ thống quản lý chất lượng nội bộ, thậm chí khoán trắng cho đội thi công và tư vấn giám sát. Các nhà thầu thi công còn tự ý thi công và không có đủ cán bộ kỹ thuật, thiếu tôn trọng cán bộ trong Ban QLCDA, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát. Khi Ban QLCDA tổ chức họp giao ban để kiểm điểm công việc và tháo gỡ vướng mắc khó khăn nhưng nhà thầu thường xuyên vắng mặt, khi làm sai so với hồ sơ dự thầu thì không làm hồ sơ trình duyệt.
Chưa lựa chọn được đơn vị tư vấn giám sát có chất lượng; giám sát không thường xuyên liên tục, lại có sự giao kết với nhà thầu thi công. Khi nhà thầu thi công chưa làm đúng với đồ án thiết kế, tư vấn giám sát không có ý kiến và không báo cáo với lãnh đạo Ban. Lực lượng tư vấn thực hiện công tác giám sát thi công không có mặt đầy đủ thường xuyên như quy định của pháp luật và thỏa thuận giữa các bên. Do vậy đã có trường hợp đơn vị thi công đã tự ý chuyển sang công việc tiếp theo mà không cần nghiệm thu công việc của tư vấn giám sát. Bên cạnh đó còn có hiện tượng cán bộ giám sát được cử đi chỉ là những người cán bộ thử việc, tập sự, không đủ năng lực để giám sát một số hạng mục đặc biệt như điện, nước, thiết bị dẫn đến chất lượng của các hạng mục này thường không đảm báo yêu cầu về kỹ thuật.
Nhân lực của Ban QLCDA:
Từ những ngày mới thành lập, công tác quản lý nguồn nhân lực chưa thực sự hiệu quả, chính việc quản lý nhân lực chưa thực sự tốt dẫn đến các kết quả chưa tốt của một số dự án. Cụ thể thể hiện qua các mặt sau:
- Chính sách tuyển dụng nhân sự của Ban chưa khoa học, số lượng nhân sự của Ban QLCDA phụ thuộc vào ý chí chủ quan của người đứng đầu hoặc qua quan hệ, quen biết giới thiệu.
- Nhân sự của Ban QLCDA phân bổ không đều theo nhu cầu của công việc. Cách bố trí các chuyên viên để thực hiện dự án chưa được đánh giá cụ thể về năng lực thực hiện và quy mô dự án. Đôi khi nhân sự tham gia dự án lập báo cáo Kinh tế kỹ thuật cũng yêu cầu số lượng tương đương với các dự án phức tạp hơn. Việc mất cân đối trong nhân sự dẫn đến khó khăn trong khâu giải quyết chuyên môn ở quá trình thực hiện dự án.
- Trong giai đoạn này Ban QLCDA chưa có cập nhật, phân công trách nhiệm công việc của từng cá nhân trong các phòng chức năng. Việc thiếu sự phân công kịp thời theo từng giai đoạn dẫn đến nhiều công việc phát sinh bị tồn ứ không được các bộ phận giải quyết do không nằm trong chức năng, nhiệm vụ của bộ phận mình.
- Việc quản lý dự án hoàn toàn dựa theo kinh nghiệm quản lý dự án của một số cá nhân có kinh nghiệm, chuyên môn chèo lái dự án hoặc phụ thuộc nhiều vào các đơn vị tư vấn. Ban QLCDA chưa có kế hoạch nhân sự hợp lý cho bộ phận xây dựng trong giai đoạn các gói thầu được trao và triển khai thi công đồng loạt tại công trường.
Trong quá trình thực hiện dự án, để đảm bảo công tác liên lạc kịp thời, các đơn vị liên quan đến dự án đã sử dụng nhiều hình thức trao đổi thông tin với nhau, cụ thể qua: thư điện tử, facebook, viber, zalo đem lại sự tiện ích, tiết kiệm thời gian và chi phí.