CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CHO BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
3.3 Đề xuất giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
3.3.4 Nâng cao năng lực quản lý chi phí dự án
Việc thực hiện tốt công tác quản lý giá hợp đồng là yếu tố quan trọng để quản lý tổng mức đầu tư dự án. Mọi trường hợp phát sinh giá gói thầu vượt chi phí dự phòng của gói thầu cần được sự chấp thuận của người quyết định đầu tư. Trường hợp phát sinh vượt tổng mức đầu tư cần được thực hiện quy trình phê duyệt điều chỉnh tổng mức đầu tư theo đúng quy định pháp luật. Do vậy việc quản lý tổng mức đầu tư đảm bảo chi phí thực hiện nằm trong nguồn ngân quỹ dự án rất quan trọng và là nhiệm vụ cần được nhóm QLCP của Ban QLCDA chú trọng và quan tâm..
- Một số giải pháp cụ thể như sau:
+ Yêu cầu QS nhà thầu tính toán, đo bóc lại toàn bộ khối lượng theo thiết kế thi công được duyệt, nghiên cứu hồ sơ thiết kế, so sánh hợp đồng nhằm phát hiện các sai sót, các hạng mục tính thừa, tính hiếu để tính toán một cách kịp thời báo cáo nhóm quản lý chi phí của Ban QLCDA để tổng hợp;
+ Việc tính toán, kiểm tra, tổng hợp phải được thực hiện liên tục. Nhóm QLCP của Ban QLCDA cũng cần cử cán bộ rà soát, kiểm tra cùng nhà thầu, đưa ra phương án bổ sung, tiến trình thực hiện phát sinh đảm bảo quá trình thực hiện theo đúng quy định pháp luật, phát sinh được phê duyệt và ký phụ lục trước khi thực hiện;
+ Nhóm QLCP của Ban QLCDA tổng hợp phát sinh của các nhà thầu đệ trình, cân đối tổng mức đầu tư và lên kế hoạch triển khai thực hiên công tác thanh toán/giải ngân, công tác phát sinh cho nhà thầu để đảm bảo dự án triển khai đúng tiến độ.
3.3.4.2 Công tác quản lý giá hợp đồng
Việc thanh toán đúng/đủ cho nhà thầu một cách kịp thời để đảm bảo nguồn lực tài chính cho nhà thầu thực hiện hợp đồng là rất quan trọng. Tuy nhiên Ban QLCDA cũng cần chú trọng đến chất lượng hồ sơ cũng như kiểm soát chặt chẽ phát sinh gói thầu tránh rủi ro về pháp lý sau này.
a) Hoàn thiện công tác thanh toán cho nhà thầu
Việc thanh toán cho nhà thầu cần thực hiện tuân thủ các quy định tại Thông tư 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 của Bộ Tài chính quy định về quản lý, thanh toán vốn đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
Ban QLCDA cần thống nhất các quy trình thực hiện việc thanh toán cho nhà thầu tránh việc chồng chéo trong quá trình kiểm tra gây khó khăn trong việc thực hiện thanh toán của nhà thầu.
Quy trình thanh toán lập lên phải phù hợp với ma trận trách nhiệm của các đơn vị tham gia dự án và ma trận trách nhiệm giữa các nhóm quản lý chuyên môn trực thuộc Ban QLCDA.
Bảng 3.7: Quy trình thanh toán
Bước Nội dung Trách
nhiệm 1
Nhà thầu lập hồ sơ thanh toán
Chuyển TVGS kiểm tra
Nhà thầu
2
TVGS kiểm tra, xác nhận
- Đạt yêu cầu: Ký hồ sơ, biên bản nghiệm thu; Gửi công văn văn xác nhận khối lượng, giá trị đề nghị thanh toán trong kỳ
- Không đạt yêu cầu: Quay lại bước 1
TVGS
3
Nhà thầu trình CĐT hồ sơ thanh toán gồm:
(i) Công văn đề nghị thanh toán;
(ii) Công văn xác nhận khối lượng, giá trị đề nghị thanh toán trong kỳ của TVGS;
(iii) Hồ sơ thanh toán (tập I, II, III)
(iv) Hồ sơ quản lý chất lượng 01 bản gốc và 01 bản scan
Nhà thầu
Bước Nội dung Trách nhiệm màu (có check list kèm theo).
4
Quản lý hợp đồng (QLHĐ) kiểm tra hồ sơ chất lượng (Bản cứng và bản mềm theo check list danh mục hồ sơ);
kiểm tra đầu mục thanh toán.
- Đạt yêu cầu: Trình giám đốc hồ sơ đủ điều kiện thanh toán.
- Không đạt yêu cầu: Quay lại bước 3
QLHĐ
5
Quản lý chi phí: Kiểm tra hồ sơ thanh toán, kiểm tra khối lượng, phương pháp tính toán, hồ sơ pháp lý.
- Đạt yêu cầu: Lập báo cáo tổng hợp và trình lãnh đạo Ban QLCDA duyệt
- Không đạt yêu cầu: Quay lại bước 3
QLCP
* Ghi chú: Để phục vụ công tác lưu trữ, tại các kỳ thanh toán cần thực hiện scan sao lưu bản chính lên hệ thống lưu trữ máy chủ của dự án để phục vụ việc lưu trữ cũng như sử dụng dữ liệu sau này. Tránh trường hợp để thất lạc bản cứng hoặc theo thời gian có sự luân chuyển cán bộ quản lý chuyên môn dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm bản cứng đã lưu ở kho hoặc do cán bộ bỏ sót/quên trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
b) Hoàn thiện công tác quản lý phát sinh:
Nếu hợp đồng thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị thuộc dự án là hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh hoặc đơn giá cố định, trong quá trình triển khai thực hiện sẽ có rất nhiều hạng mục/đầu việc phát sinh. Phát sinh này có thể là phát sinh tăng/giảm khối lượng theo thiết kế đã được duyệt, hoặc phát sinh đầu việc có trong thiết kế nhưng không có trong hợp đồng, hoặc phát sinh đầu việc hợp lý không có trong thiết kế, hoặc thay đổi biện pháp thi công dẫn đến thay đổi công việc thực hiện theo hợp đồng, thanh toán trượt giá cho nhà thầu… Bất kỳ sự thay đổi nào kể trên đều dẫn đến việc thay đổi giá trị hợp đồng, việc quản lý một cách tổng thể phát sinh là rất quan trọng và cần thiết
để thực hiện dự án đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và nguồn chi phí hiện có của dự án.
Ban QLCDA cần đưa ra quy trình thực hiện phát sinh một cách chặt chẽ để kiểm soát phát sinh của từng gói thầu, nhóm quản lý chi phícần có các biện pháp, phương án cụ thể để kiểm soát chi phí phát sinh một cách hợp lý với mục tiêu hoàn thành dự án đúng tiến độ, chất lượng và nằm trong phạm vi dự toán cho phép.
Bảng 3.8: Quy trình thực hiện phát sinh
Bước Nội dung Trách nhiệm
1 - Đề xuất phát sinh kèm theo hồ sơ gửi Ban QLCDA
Nhà thầu;
TVGS; TVTK;
ĐVTH; TV QLDA
2
- Ban QLCDA kiểm tra, xem xét:
+ Không hợp lý: Thông báo không chấp thuận
+ Hợp lý: Thông báo đồng ý chủ trương, cho phép nhà thầu, TVTK chuẩn bị hồ sơ phát sinh
Ban QLCDA
3
- Nhà thầu, TVTK lập/kiểm tra hồ sơ phát sinh:
+ Nhà thầu: Lập hồ sơ phát sinh trình Ban QLDA + TVTK hoặc TVGS: Lập bản vẽ thay đổi thiết kế liên quan đến bộ phận ảnh hưởng khả năng chịu lực, biện pháp thi công, kiến trúc, cảnh quan, công suất, hệ thống quan trọng,…/hoặc kiểm tra, có ý kiến bản vẽ thi công phát sinh do nhà thầu lập.
- Báo cáo bằng văn bản kết quả kiểm tra cho Ban QLDA.
Nhà thầu, TVTK, TVGS
4
- Ban QLCDA xem xét
+ Thuộc thẩm quyền của Ban QLCDA theo quy định:
i) Đạt yêu cầu: Phê duyệt;
ii) Không đạt yêu cầu: Quay lại bước 3, hoặc thông báo
Ban QLCDA
Bước Nội dung Trách nhiệm dừng không phát sinh.
+ Không thuộc thẩm quyền của Ban QLCDA: Tổng hợp trình Bộ GD&ĐT xem xét, phê duyệt.
- Ban hành.
5
- Nhà thầu tập hợp hồ sơ quá trình phát sinh và các văn bản kèm mục lục danh mục hồ sơ pháp lý đóng quyển văn bản xin thực hiện khối lượng phát sinh kèm đơn giá và giá trị phát sinh
Nhà thầu
6 - Ban QLCDA và nhà thầu thương thảo và ký phụ lục hợp đồng trước khi thực hiện
Ban QLCDA &
Nhà thầu
- Việc lập hồ sơ dự toán phát sinh phải được thực hiện tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý chi phí nêu tại Nghị định 32/2015/NĐC-CP và hướng dẫn tại Thông tư 06/2016/TT-BXD.