CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CHO BAN QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
3.3 Đề xuất giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
3.3.1 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Ban Quản lý các dự án
Trong sơ đồ tổ chức nhân sự tác giả đã giới thiệu cơ cấu tổ chức của Ban QLCDA có 04 phòng chuyên môn trực tiếp đảm nhiệm công việc do các Phó Giám đốc phụ trách.
Trong đó, Phòng Phát triển dự án đóng vai trò lập dự án, phát triển dự án và thẩm định dự án do mình lập ra trước khi gửi tới đơn vị chuyên môn của người quyết định đầu tư.
Cũng theo Quyết định 5688/QĐ-BGDĐT ngày 29/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo đối với những các chương trình, đề án, dự án không phải là chủ trì hoặc không phải là chủ đầu tư: Phòng Phát triển dự án có trách nhiệm tổng hợp kết quả thẩm định và trình đến người quyết định đầu tư để xem xét, quyết định đầu tư. Như vậy, trong cùng một phòng chuyên môn, mặc dù độc lập về nhóm lập dự án và nhóm thẩm định nhưng cũng không thể nào tránh khỏi sự chồng chéo và thiếu sót trong công tác kiểm soát. Trách nhiệm của Phòng phát triển dự án là rất quan trọng nhưng với việc chỉ dừng đến bước phê duyệt dự án là chuyển giao hồ sơ cho phòng Quản lý dự án để thực hiện dự án nên tác giả cho rằng số lượng chuyên viên trong phòng (15 người) là nhiều so với công việc và thời gian thực hiện công việc. Nhìn chung việc lập dự án sử dụng vốn NSNN của Ban QLCDA được thực hiện vào quý IV của năm trước và quý I của năm sau; sau khi người quyết định đầu tư phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu thì một số chuyên viên ở phòng Phát triển dự án phối hợp với phòng Quản lý dự án thực hiện công việc ở giai đoạn thực hiện dự án. Sự sắp sếp, bố trí con người như hiện tại gây khó khăn trong công việc chuyên môn của hai phòng cũng như công tác lưu trữ hồ sơ .
Vì những bất cập nêu trên, tác giả đề xuất lập thêm một phòng chuyên môn với tên gọi là phòng Kỹ thuật - Thẩm định; dự kiến bổ sung người của phòng Phát triển dự án và Quản lý dự án. Chức năng, Nhiệm vụ và Quyền hạn của phòng Kỹ thuật - Thẩm định như sau:
Chức năng:
Phòng Kỹ thuật - Thẩm định có chức năng tham mưu giúp BGĐ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về thẩm định dự án đầu tư, thẩm định kế hoạch đấu thầu các dự án.
Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chủ trì tổ chức thẩm định dự án đầu tư, thẩm định kế hoạch đấu thầu các dự án; chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản của Bộ theo trình tự tổ chức thẩm định, phê duyệt dự án, phê duyệt kế hoạch đấu thầu và tham mưu giải quyết các vấn đề về công tác đấu thầu.
- Chủ trì phối hợp với các Bộ, đơn vị chuyên môn của người quyết định đầu tư (BGDĐT) theo dõi, giám sát, kiểm tra, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về quy trình thực hiện công tác đầu tư xây dựng, công tác đấu thầu các dự án.
- Tham gia cùng các Bộ, đơn vị chuyên môn của người quyết định đầu tư (BGDĐT) trong việc xây dựng các chương trình, đề án, kế hoạch, cơ chế chính sách, văn bản quy phạm pháp luật thuộc nhiệm vụ quyền hạn được phân công.
- Theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình và kết quả thực hiện công tác thẩm định các dự án đầu tư, thẩm định kế hoạch đấu thầu và báo cáo tình hình, kết quả thực hiện công tác đấu thầu các dự án.
- Tổng hợp, báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ của phòng theo định kỳ; lập báo cáo tháng, quí, năm hoặc đột xuất và các báo cáo khác khi được phân công.
Phân bổ lại nhân sự:
Bảng 3.4: Bảng phân bố lại nhân sự
TT Phòng ban Số lượng
(người)
Trình độ
Tiến sĩ Thạc sĩ Cử nhân
Ban Giám đốc 4 2 1 1
1 Phòng Tổ chức - Hành chính 7 2 4
2 Phòng Kế hoạch - Tài chính 9 3 6
3 Phòng Quản lý dự án 14 3 11
4 Phòng Phát triển dự án 11 1 4 6
5 Phòng Kỹ thuật - Thẩm định 7 1 1 5
Tổng cộng 52 4 14 33
3.3.1.2 Phân chia công việc đảm bảo bộ máy tinh gọn, hiệu quả; nâng cao năng lực chuyên môn và sự gắn kết trong công việc
Đối với các công tác tài chính, kế toán, công tác hành chính đối với các dự án của Ban QLCDA không quá phức tạp. Việc phân bổ các nhân sự của các bộ phận này đã đảm bảo thực hiện tốt được các nhiệm vụ được giao. Như ý kiến đề xuất ở mục 1) sau khi thành lập thêm một phòng mới, công tác phân bổ người, công việc ở hai phòng Phát triển dự án và Quản lý dự án sẽ có sự xáo trộn. Trong giai đoạn tới việc quan trọng là thực hiện dự án tại các địa phương đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng, do vậy việc phân giao nhiệm vụ cụ thể của hai phòng phải đảm bảo tinh gọn, đúng người đúng việc rất quan trọng.
Việc hoàn thiện, bổ sung bộ máy nhân sự đảm bảo có chất lượng theo quy mô phát triển dự án là một yếu tố rất quan trọng đảm bảo bộ máy Ban QLCDA có chất lượng, đảm đương được khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn. Bên cạnh việc bổ sung nhân sự, việc đào tạo, nâng cao năng lực cán bộ quản lý dự án cũng là một nhiệm vụ trọng tâm trong thời gian tới, một số hành động cụ thể như:
- Vận động, hỗ trợ và cử cán bộ tham gia các lớp học về quản lý dự án, quản lý đầu thầu, quản lý tài chính dự án.
- Cử cán bộ học tập kinh nghiệm, tham gia các khoá đào tạo về quản lý dự án, quản lý đấu thầu.
- Công đoàn Ban QLCDA, Đoàn thanh niên tích cực hơn nữa trong các hoạt động ngoại khoá, các hoạt động bổ trợ, giao lưu đặc biệt là giao lưu với các Ban QLDA chuyên ngành hoặc với các cán bộ, người có kinh nghiệm trong từng lĩnh vực của quản lý dự án trong và ngoài nước.
- Đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Ban QLCDA phải thường xuyên hơn nữa trong quản lý giám sát và đào tạo cán bộ của mình. Việc phân giao nhiệm vụ hợp lý, theo dõi cán bộ thực hiện công tác quản lý dự án để có tác động, hướng dẫn kịp thời là yếu tố quan trọng trong công tác đào tạo, nâng cao năng lực quản lý của người cán bộ quản lý dự án.
Bên cạnh việc bổ sung nhân sự, việc sắp xếp nhân sự sử dụng đúng người, đúng việc, phát huy tính sáng tạo của cán bộ cùng với việc thường xuên rà soát, phân công nhiệm vụ và kịp thời điều chỉnh những bất hợp lý trong công tác cán bộ, có chính sách khen thưởng, đãi ngộ tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
3.3.1.3 Nâng cao việc điều hành, quản lí thông tin, trao đổi thông tin a) Yêu cầu giao tiếp của các bên hữu quan:
Bảng 3.5: Yêu cầu giao tiếp của các bên hữu quan TT Bên hữu
quan
Mối quan tâm tới dự án
Đánh giá tác động tới dự án
Chiến lược quản lý đề xuất
1 Chủ quản đầu tư
- Dự án có đáng giá không?
- Dự án có hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng?
- Tác động đến dự án thông qua các chính sách quản lý nhà nước, quản lý nhân sự, bộ máy chủ đầu tư - Thông qua việc cấp vốn, phê duyệt kế hoạch hàng năm
- Giám sát, đánh giá dự án sát sao - Ra quyết định thông minh, hỗ trợ dự án kịp thời
TT Bên hữu quan
Mối quan tâm tới dự án
Đánh giá tác động tới dự án
Chiến lược quản lý đề xuất
2 Đơn vị thụ hưởng
- Dự án có hoàn thành đúng Tiến độ?
- Chất lượng của dự án?
- Tác động đến dự án thông qua các chính sách phối hợp để làm rõ các vướng mắc trong quá trình hình thành và thực hiện dự án (đặc biệt trong giai đoạn thiết kế dự án)
- Thành lập nhóm/bộ máy có chuyên môn, trình độ sẵn sàng phối hợp với Ban QLDA khi có yêu cầu.
3 Chủ đầu tư
- Chi phí hoàn thành dự án - Thời gian hoàn thành các gói thầu/dự án - Chất lượng của dự án
- Các vấn đề về ATLĐ, BVMT - Các rủi ro liên quan đến pháp lý
- Tác động tới dự án thông qua các chính sách, nhân sự, vận hành bộ máy
- Thông qua các hợp đồng, điều khoản hợp đồng, các thông báo, quyết định, chỉ đạo cuộc họp,...
- Xét duyệt các ý kiến đề xuất của các đơn vị liên quan đến dự án
- Lắng nghe chủ động và giải quyết hiệu quả
- Tìm hiểu vấn đề ở nhiều khía cạnh, góc nhìn, ra quyết định đúng đắn - Uyển chuyển trong các tình huống xử lý, đàm phán với các bên hữu quan để đạt hiệu quả cao nhất cho dự án.
4 Nhà thầu
- Chi phí hoàn thành dự án - Thời gian hoàn thành dự án - Tiến độ phạt chậm hợp đồng - Chất lượng dự án
- Giá cả thị trường trong thời gian thực hiện dự án
- Tiến hành thực hiện các công việc thi công xây lắp đảm bảo tiến độ, chất lượng, hiệu quả kinh tế
- Lập/hiệu chỉnh tiến độ và đưa ra các phương án đẩy nhanh tiến độ để đảm bảo tiến độ các hạng mục, công trình thuộc dự án
- Đám phán để đạt được thỏa thuận tốt đối với thầu phụ, đơn vị cung cấp vật tư, các đơn vị tư vấn, chủ đầu tư - Lập kế hoạch quản lý chi phí cụ thể
TT Bên hữu quan
Mối quan tâm tới dự án
Đánh giá tác động tới dự án
Chiến lược quản lý đề xuất
5
Đơn vị Tư vấn giám sát
- Phạm vi công việc
- Tiến độ dự án - Chất lượng dự án
- Chi phí dự án - ATLĐ, VSMT
- Kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện dự án của nhà thầu - Định kỳ phân tích, báo cáo thường xuyên, đột xuât tình hình thực hiện dự án cho chủ đầu tư
- Đề xuất các phương án, biện pháp xử lý tình huống để dự án đảm bảo tiến độ, chất lượng
- Đàm phàn để đưa ra yêu cầu có ích - Lập kế hoạch quản lý chi tiết - Đảm bảo nguồn nhân lực chất lượng cao, tâm huyết phục vụ dự án
6
Chính quyền và nhân dân địa phương
- Hiệu quả KT- XH của DA, các hiệu quả trước mắt và lâu dài, hiệu quả kéo theo...
- Tác động của DA đến cuộc sống, đến an ninh trật tự, môi trường…
- Theo dõi hoạt động của dự án và có thể có kiến nghị về ảnh hưởng của DA đến đời sống xã hội xung quanh.
- Đàm phán để đưa ra yêu cầu có lợi nhất, tránh bị thiệt thòi.
- Giải quyết xung đột để tránh ảnh hưởng xấu.
7
Cơ quan chức năng nhà nước (Bộ XD, Bộ KHĐT,
…)
- Chất lượng của DA
- Hiệu quả của DA
- Thẩm định, phê duyệt các thỏa thuận chuyên môn
- Các chính sách và quy định pháp luật có thể tác động trực tiếp đến dự án
- Thực hiện các thủ tục nghiệm thu, thẩm định, phê duyệt theo yêu cầu của chủ đầu tư b) Kế hoạch giao tiếp của dự án:
Kế hoạch giao tiếp của dự án được lập nhằm xác định những phương pháp giao tiếp phù hợp cho dự án trong những tình huống nhất định, nhằm xử lí các phản ứng với nhu cầu thông tin và nhu cầu giao tiếp của các bên hữu quan xem ai cần thông tin gì, khi
nào cần, thông tin được truyền tải đến họ như thế nào và được thực hiện như thế nào, các vấn đề vướng mắc sẽ được xử lý kịp thời ra sao.
Bảng 3.6: Kế hoạch giao tiếp của dự án
TT Nội dung Mục đích Thành
phần
Tần suất
Phụ trách/
Đầu mối
1 Họp giao Ban QLCDA
- Cập nhật trạng thái dự án - Tổng kết kết quả đạt được trong tháng, công việc tồn đọng, khó khăn vướng mắc, hướng giải quyết
- Kế hoạch thực hiện trong tháng tới
- Các vấn đề nổi cộm cần xử lý gấp trong tháng
Toàn bộ cán bộ Ban QLCDA
Hàng tháng
Bộ phận Tổ chức Hành chính
2 Họp giao Ban tuần
- Tổng kết nhanh công việc tuần, công việc tồn đọng, khó khăn vướng mắc, hướng giải quyết
- Công việc tuần tới
- Trao đổi các nội dung nóng cần xử lý
Lãnh đạo ban và Trưởng các bộ phận
Hàng tuần
Trưởng bộ phận Tổ chức - Hành chính
3 Họp bộ phận
- Trao đổi công việc của bộ phận
- Phân công nhiệm vụ, báo cáo kết quả thực hiện,…
Toàn bộ hoặc một số thành viên thuộc bộ phận
Định kỳ hoặc đột xuất
Trưởng bộ phận
4
Họp điều phối công việc
- Trao đổi công việc liên quan
- Đề xuất phương án xử lý
Cán bộ QLHĐ, QLCL, TVGS, Nhà thầu (thành phần phụ thuộc vào tính chất
Định kỳ hoặc đột xuất
Cán bộ QLHĐ
TT Nội dung Mục đích Thành phần
Tần suất
Phụ trách/
Đầu mối
5 Họp đột xuất - Giải quyết các vấn đề vướng mắc, đột xuất
Phụ thuộc vào tính chất công việc
Đột xuất
Cán bộ Ban QLCDA
6 Họp nhóm
- Giải quyết các công việc, vấn đề vướng mắc khi thực hiện dự án (nếu cần)
Phụ thuộc vào tính chất công việc
Khi có nhu cầu
Cán bộ Ban QLCDA Trong quá trình thực hiện dự án có nhiều hình thức để trao đổi thông tin, với mục đích giải quyết các vướng mắc nhanh chóng và kịp thời các vướng mắc trong quá trình thực hiện dự án các hình thức trao đổi thông tin phải phù hợp và nhanh chóng với yêu cầu thông tin thu thập phải chính xác, đầy đủ cùng với hình thức xử lý kịp thời, và đưa ra kết luận chính xác sẽ mang lại hiệu quả nhất định trong quá trình thực hiện dự án, một số hình thức cụ thể có thể được liệt kê dưới đây:
- Biên bản họp định kỳ/đột xuất: Là văn bản chính thức để các bên thống nhất những vấn đề trong quá trình triển khai thực hiện.
- Văn bản chính thức của Ban QLCDA, Tư vấn, Nhà thầu có pháp nhân ký, đóng dấu (Quyết định, thông báo, công văn, báo cáo,…): Là thông tin chính thức của một bên nhằm thông báo một kết luận, quyết định, yêu cầu phối hợp, thực hiện,…
- Công thư: Là văn bản chính thức của cá nhân có trách nhiệm thực hiện một vấn đề của dự án gửi đi cho bên được nhận để thông báo, giải quyết một vấn đề thuộc thẩm quyền.
- Thư điện tử (email): Là văn bản, tài liệu kỹ thuật, ý kiến cá nhân,… được gửi dưới dạng thư điện tự, file đính kèm mục đích cung cấp thông tin, tài liệu để các bên cùng phối hợp xử lý.
- Điện thoại, tin nhắn, nhóm Viber, Zalo,…: Là những thông tin trao dổi thông thường hằng ngày hoặc khi có việc cần thông tin cho các bên về những vấn đề cần thông báo nhanh hoặc xin ý kiến, trao đổi tập thể, cá nhân trong quá trình thực hiện.