CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN KINH
4.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh tại CTCP Vật liệu Xây dựng Lào Cai
4.2.2. Nhóm các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ
Xác định nhu cầu vốn lưu động hợp lý
Xác định nhu cầu vốn kinh doanh cho từng năm, Công ty có thể sử dụng phương pháp “tỷ lệ phần trăm trên doanh thu”. Đây là phương pháp khá đơn giản và dễ thực hiện. Nó căn cứ vào mối quan hệ về vốn hay tài sản với doanh thu. Thông thường khi doanh thu tiêu thụ sản phẩm tăng thì số vốn bằng tiền, nhu cầu dự trữ vật tư cũng tăng lên, cùng với đó là việc phát sinh các khoản phải thu do bán chịu tạo nên. Căn cứ vào tỷ lệ % các khoản mục có quan hệ trực tiếp với doanh thu so với doanh thu để ước tính nhu cầu vốn kinh doanh (mà chủ yếu là nhu cầu vốn lưu động tăng lên) cho năm tiếp theo. Từ số vốn hiện có cùng với nhu cầu tăng thêm đã được xác định, công ty sẽ xác định được số vốn thiếu từ đó xây dựng kế hoạch huy động vốn hợp lý.
Xác định mức dự trữ vốn tiền mặt một cách hợp lý
Việc xác định mức dự trữ tiền mặt hợp lý có ý nghĩa quan trọng, giúp cho DN đảm bảo khả năng thanh toán bằng tiền mặt cần thiết trong kỳ, tránh được rủi ro không có khả năng thanh toán; giữ được uy tín với các nhà cung cấp và tạo điều kiện cho DN chớp được cơ hội kinh doanh tốt, tạo khả năng thu được lợi nhuận cao. Song, việc xác định được mức dự trữ tiền mặt hợp là rất khó khăn. Theo tác giả, khi thực hiện công việc này công ty cần căn cứ vào các yếu tố sau:
- Phải căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch kinh doanh của kỳ báo cáo, nhu cầu chi tiêu các công việc bằng tiền mặt như tiền mua nhiên liệu, tiền công tác phí, tiền thanh toán cho đối tác khi cần thiết. Đồng thời phải tính đến các yếu tố ảnh hưởng khách quan trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ SXKD.
- Kiểm soát các luồng tiền ra, vào công ty:Để có thể kiểm soát được các luồng tiền trong năm theo từng hoạt động của công ty như hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư và hoạt động tài chính, công ty cần dự trù chính xác thời điểm và khối lượng nguồn thu chi vốn bằng tiền. Mở sổ kế toán chi tiết phản ánh các khoản thu chi vốn bằng tiền theo nguyên tắc mỗi loại vốn bằng tiền cần được theo dõi riêng số hiện có và tình hình biến động của từng khoản thu chi theo từng loại tiền, từng nội dung thu chi.
Hoàn thiện quy chế quản lý các khoản thu, chi
Công ty cần xây dựng nội quy, quy chế và quản lý các khoản thu, chi, đặc biệt là thu chi bằng tiền mặt để tránh sự tổn thất, lạm dụng tiền của DN nhằm mưu lợi cá nhân. Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ.
Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với số liệu trên sổ quỹ để có biện pháp xử lý kịp thời những hiện tượng chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trên sổ quỹ. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ kế toán của DN với số dư của ngân hàng để phát hiện và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch nếu có.
4.2.2.2. Tăng cường công tác quản trị khoản phải thu
Thứ nhất, quy định các nội dung chặt chẽ và đầy đủ hơn trong các hợp đồng bán hàng đối với từng loại khách hàng
Trong khi ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với khách hàng, công ty cần quy định rõ về phương thức bán hàng, chính sách bán chịu (thời hạn và tỷ lệ chiết khấu thanh toán khi khách hàng thanh toán sớm hơn thời hạn bán chịu theo hợp đồng), chính sách chiết khấu, thời hạn nợ, phương thức thanh toán và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng… đối với từng loại khách hàng để có cơ sở pháp lý cho việc giải quyết các tranh chấp nếu xảy ra. Về chính sách chiết khấu và thời hạn nợ có thể có những ưu đãi đặc biệt đối với những khách hàng uy tín hoặc thường xuyên có quan hệ mua bán với công ty.
Thứ hai, cần thực hiện công việc phân tích khách hàng để có chính sách đối xử hợp lý trong bán hàng và thực hiện các chính sách ưu đãi hợp lý
Trong quan hệ kinh doanh, công ty thường có quan hệ với nhiều đối tác khác nhau. Mỗi đối tác có những đặc điểm riêng biệt về tình hình tài chính và chấp hành kỷ luật thanh toán, vì thế cần có việc phân tích khách hàng một cách kỹ lưỡng để áp dụng chính sách bán hàng hợp lý. Việc phân tích khách hàng cần chú trọng vào việc xem xét, đánh giá khả năng tài chính và việc chấp hành kỷ luật thanh toán của khách hàng đó với các khách hàng khác để tránh được rủi ro không đáng xảy ra.
Thứ ba, áp dụng đồng bộ các phương pháp thu hồi nợ
Để đảm bảo cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu một cách kịp thời, đúng hạn thì công ty cần phải sử dụng đồng bộ các phương pháp thu hồi nợ như gửi thư đến khách hàng để đối chiếu và đôn đốc thanh toán; cử cán bộ đến để đối chiếu và
đôn đốc thanh toán… Đối với các khoản nợ quá hạn: chủ động áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi các khoản nợ quá hạn.
4.2.2.3. Tăng cường công tác quản lý dự trữ hàng tồn kho
Kết quả kinh doanh liên tục giảm sút trong những năm gần đây một phần do dự trữ hàng tồn kho không hợp lý. Nguyên nhân là do công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và vận chuyển dịch vụ, hàng tồn kho của công ty chủ yếu là các đá xây dựng, cần kho bãi rộng
Ứng dụng mô hình quản trị HTK đúng lúc (JIT – Just In Time) nhằm tăng nhanh vòng quay HTK, hạn chế tồn đọng vốn
Từ kết quả phân tích thực trạng quản trị vốn tồn kho dự trữ của công ty ở chương 3 cho thấy công tác quản trị HTK tại công ty còn nhiều bất cập. Số vốn đọng trong HTK nhiều, làm cho quá trình luân chuyển vốn chậm hơn. Vốn tồn kho tại công ty chủ yếu là tồn kho thành phẩm; tồn kho nguyên, phụ liệu hầu như không có do quy trình khai thác, chế biến đá hầu như không phải sử dụng đến các nguyên, phụ liệu.
Do đó, nếu như ứng dụng các mô hình lượng đặt hàng kinh tế (EOQ – Economic Order Quantity) hay mô hình POQ (đặt hàng theo EOQ, nhưng nhận từ từ) thì sẽ không phù hợp với đặc thù của công ty. Chính vì vậy, luận văn đề xuất giải pháp ứng dụng mô hình quản trị hàng tồn kho đúng lúc (JIT1- Just In Time) trong quy trình sản xuất của công ty.
Bản chất của JIT là sản xuất đúng thời điểm, đúng thời điểm nghĩa là sản xuất những gì cần thiết, khi cần và không sản xuất hơn. Bất cứ thứ gì vượt quá số lượng cần thiết tối thiểu được xem là lãng phí (waste) bởi không thể sử dụng thêm các nỗ lực và nguyên liệu cho bất cứ thứ gì không cần ngay lúc này.
Để áp dụng JIT đòi hỏi công ty phải dự tính KLSP tối đa có thể tạo ra trong một đơn vị thời gian (1 tháng, 2 tháng…), điều này có thể dựa vào kinh nghiệm thực hiện hợp đồng trong quá khứ của công ty. Trên cơ sở đó, khi ký kết hợp đồng bán
1 JIT (Sản xuất tức thời) được tiên phong bởi Toyota ở Nhật Bản. Mặc dù JIT trở nên nổi tiếng trên toàn thế giới vào những năm 1970, một số triết lý của nó có thể tìm thấy dấu tích từ những năm 1900 ở Mỹ. Henry Ford đã sử dụng các khái niệm JIT khi sắp xếp hợp lý dây chuyền lắp ráp để sản xuất xe hơi. Ví dụ, để giảm lãng phí, ông sử dụng phần dưới cùng của các thùng đóng gói ghế ngồi xe hơi làm tấm sàn cho xe. Mặc dù các yếu tố của JIT đã được ngành công nghiệp Nhật Bản sử dụng rất sớm vào những năm 1930, nó đã không được hoàn thiện cho đến những năm 1970 khi Tai-ichi Ohno của Toyota Motors sử dụng JIT để đưa xe hơi của Toyota lên đứng đầu về thời gian giao hàng và chất lượng.
hàng, công ty sẽ biết được khoảng thời gian nào có thể giao đủ hàng. Như vậy, nếu áp dụng JIT thì chi phí tồn kho của công ty có thể gần như bằng 0, tránh được tình trạng sản xuất dư thừa trong khi vẫn đảm bảo tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng.
4.2.2.4. Nhanh chóng thu hồi và xử lý các khoản nợ tồn đọng
Qua phân tích thực trạng sử dụng vốn ở chương 3 ta thấy, tỷ trọng các khoản phải thu tương đối cao. Vì vậy, công ty cần sử dụng các biện pháp để giảm tỷ trọng của khoản mục này nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ. Công ty cần phải nhanh chóng thu hồi các khoản nợ tồn đọng tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn lâu, theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu để có biện pháp xử lý phù hợp với những khản nợ này.
Hiện nay, thị trường của Công ty chủ yếu là khách hàng truyền thống, khách hàng quen thuộc nên việc ký kết hợp đồng chưa được chặt chẽ nếu không nói là lỏng lẻo.
Điều này sẽ rất nguy hiểm và có thể gây ra rủi ro lớn khi đối tác khách hàng có ý chủ quan trì trệ việc thanh toán hoặc thực hiện kinh doanh không đảm bảo. Do vậy, Công ty phải quy định và làm tốt khâu giao kết hợp đồng; phải gắn trách nhiệm của khách hàng thông qua các điều kiện ràng buộc trong hợp đồng, các điều khoản về giao nhận, thời gian, điều kiện thanh toán và thời hạn thanh toán.
Cần tận dụng tối đa diện tích kho bãi và năng suất lao động, ứng dụng các công nghệ hiện đại, tăng thu nhập, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Điều này góp phần tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, giảm thời gian luân chuyển vốn bằng việc tăng nhanh tốc độ hoạt động làm giảm lượng vốn trong lưu thông.