Một khi nhà cung cấp đã được lựa chọn, hợp đồng đã được ký kết và các sản phẩm đã được thiết kế, người mua và nhà cung cấp tham gia trong các giao dịch mua sắm bắt đầu bằng việc người mua đặt hàng và kết thúc bằng việc người mua nhận hàng và trả tiền cho đơn đặt hàng.Trong thiết kế quá trình mua sắm, điều quan trọng là phải xem xét hàng hoá cần thiết trong quá trình mua sắm. Có hai loại chính của hàng hoá mua: vật tư trực tiếp và gián tiếp. Vật tư trực tiếp là những thành phần được sử dụng để làm ra sản phẩm hoàn thiện. Ví dụ như bộ nhớ, ổ đĩa cứng, và ổ đĩa CD là những nguyên liệu trực tiếp cho nhà sản xuất máy tính . Vật liệu gián tiếp là hàng hoá được sử dụng để hỗ trợ các hoạt động của công ty. Máy tính là những ví dụ về các vật liệu gián tiếp cho một nhà sản xuất ô tô. Tất cả các quy trình mua sắm trong công ty liên quan đến việc mua nguyên liệu trực
tiếp và gián tiếp. Sự khác biệt quan trọng giữa các nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp ảnh hưởng đến mua sắm được trình bày trong bảng 14-7.
Sự khác nhau giữa nguyên liệu trực tiếp và nguyên liệu gián tiếp.
Nguyên liệu trực tiếp Nguyên liệu gián tiếp
Sử dụng Sản xuat Bao duong, sưa chua,
và ho tro hoạt đông Tính toan Trị giá hàng hóa đc
bán
SG&A Tác động đến sản xuât Bất cứ sự ngưng trệ
nào dếu làm gián đoạn san xuât
Ít ảnh huong ttiep
Chi phi của quá trình lien quan đên giá trị của vụ giao dịch
Thấp Cao
Số luong giao dịch Thấp cao
Cho sự lien hệ trục tiep đến sản xuất, qt thu mua nglieu ttiep nên dc thiết kế để đảm bảo rằng những thành phần là có mặt đúng nơi, đúng chất lượng và đúng thời điểm. Mục tiêu đầu tiên của tiến trình thu mua nglieu ttiep là để điều phối chuỗi cung và đảm bảo cân băng cung cầu. tiến trình thu mua cũng nên dc thiết kế để làm co kế hoạch sản xuất và bảng kiểm kê mức độ hiện hành là hiện hình với nhà cung ứng.sự hiện hình này cho phép nhà cung ứng lên kế hoạch san xuất những thành phần cấu tạo để cân bàng nhu cầu của nhà san xuất.Năng lực sản xuất sẵn có cuảnhaf cung ứng nên dc thể hiện rõ vs nhà SX vì vầy nhung đơn đặt hàng các thành phần nên dc phân phối cho các nhà cung ứng phù hợp để đảm bảo phân phối đúng hẹn.QT thu mua cũng nên để tâm sự cảnh báo của cá nguoi tiêu dùng và nhà cung ung về sự mất cân dối tiềm ẩn cung cầu dc xay dụng giua chung.
Một vd tiêu biểu của qt thu mua mà tập trung vào nhung mục tieu này là eHub giải pháp tai Cisco. Ehub dc thiết kế cung cấp kế hoạch đồng bộ và tầm nhin chuoi cung ung.cuối cùng, cisco lên kế hoạch để tập hop hơn 2000 nhà cung ung , nhà phân phoi,của họ và kí hop đòng nhà sx điện tử trọng mạng lưới kinh doanh tu nhân của nó.Một vd khác là mối liên hệ giua Johnson controls và DaimlerChrysler cho Jeep liberty 2002. Johnson controls tích hợp thành phan tu hơn 35 nhà cung ung và phan phoi day chuyen cho Chrysler như một kiểu mẩu buong lái của xe đua.Ngay khi Chrysler thông báo đieu đó của một đơn đặt hàng xe Jeep. Johnson controls mất 204 phut để làm và phân phối mẫu.việc này đc làm 900 lần môt ngày cho khoảng 200 màu sắc khác nhau và lắp ráp nột thất.trọng tâm của qt thu mua là để hoan toan đồng bộ sản xuất tại Johnson controls và DaimlerChrysler. Kết quả là giảm hàng tồn kho đáng kể mot sự kết nối tốt hơn của nguon cung sản xuât và nhu cầu KH cuối cùng.
Do tập trung vào rất nhiều giao dịch có giá trị thấp, quá trình mua sắm cho vật liệu gián tiếp nên tập trung vào giảm chi phí giao dịch của mỗi đơn đặt hàng. Chi phí giao dịch đối với nguyên liệu gián tiếp là cao bởi vì những khó khăn lựa chọn hàng hoá (nhiều catalog, điều mà luôn vượt quá một ngày), nhận được phê duyệt, và việc tạo ra và gửi một đơn đặt hàng. Vấn đề này thường được phóng đại bởi vì các công ty không có một hệ thống đối với nguyên liệu gián tiếp. Thay vào đó, họ sử dụng một vài quy trình mà không phải là sắp xếp hợp lý hoặc tích hợp. Một quá trình mua sắm điên tử làm cho tìm kiếm dễ dàng và tự động phê duyệt và truyền tải của các đơn đặt hàng có thể giúp giảm giao dịch chi phí. Quá trình thu mua điện tử cũng nên cập nhật các bên khác quan tâm đến như là tài khoản phải nộp và tiếp nhận. Rõ ràng đây là có thể chỉ với các nhà cung cấp thực hiện các danh mục trực tuyến và tự động hoá tất cả các giao dịch với người mua. Một ví dụ thành công về việc thực hiện mua sắm điện tử đối với nguyên liệu gián tiếp bao gồm Johnson Controls và Pfizer. Cả hai công ty đã xây dựng các giải pháp mua sắm điện tử của họ bằng cách tích hợp hiện có phần mềm. Johnson Controls tích hợp giải pháp Commerce One với sự tồn tại của phần mềm kế toán Oracle, trong khi Pfizer tích hợp một hệ thống Ariba với một American Express công ty mua thẻ chương trình. Cả hai tuyên bố đã nhìn thấy sự tiết kiệm đáng kể như là một kết quả. Một yêu cầu quan trọng cho quá trình mua sắm cho cả trực tiếp và vật liệu gián tiếp là để có thể đơn đặt hàng tổng hợp theo sản phẩm và nhà cung cấp. Đối với vật liệu trực tiếp, sự củng cố các đơn đặt hàng cải thiện tính kinh tế của quy mô nhà cung cấp và trong quá trình vận chuyển và cho phép công ty tận dụng lợi thế của bất kỳ giảm giá số lượng có thể được cung cấp bởi nhà cung cấp. Đối với nguyên liệu gián tiếp, củng cố chi tiêu với một nhà cung cấp thường xuyên cho phép công ty để thương lượng giảm giá mua tốt hơn.
(key point): Quá trình mua sắm vật liệu trực tiếp nên tập trung vào việc cải thiện sự phối hợp và
khả năng hiển thị với nguồn cung cấp.quá trình mua sắm đối với nguyên liệu gián tiếp nên tập trung vào giảm chi phí giao dịch cho mỗi đơn đặt hàng.quá trình mua sắm trong cả hai trường hợp cần củng cố các đơn đặt hàng để tận dụng lợi thế của nền kinh tế của quy mô và giảm giá chất lượng
Ngoài ra để phân loại các vật liệu vào trực tiếp và gián tiếp, tất cả các sản phẩm mua cũng có thể được phân loại như thể hiện trong hình 14-2, dựa trên giá trị / chi phí của chúng và chúng quan trọng như thế nào.
Hầu hết các vật liệu gián tiếp được bao gồm trong các mục nói chung.Mục tiêu của mua sắm trong trường hợp này nên được để giảm chi phí của việc mua lại hoặc chi phí giao dịch. vật liệu trực tiếp có thể được phân loại vào mua số lượng lớn, các hạng mục quan trọng, và chiến lược. Đối với hầu hết các mặt hàng mua số lượng lớn, chẳng hạn như vật liệu đóng gói và số lượng lớn hóa chất, nhà cung cấp có xu hướng có cùng một giá bán. Vì thế, quan trọng là mua để làm cho một sự phân biệt giữa các nhà cung cấp dựa trên các dịch vụ mà họ cung cấp và hiệu suất của chúng dọc theo tất cả kích thước ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu. Việc sử dụng đấu giá được thiết kế tốt có khả năng có hiệu quả nhất cho các hạng mục mua số lượng lớn. Mục quan trọng bao gồm các thành phần với thời gian dẫn dài và hóa chất đặc sản. Mục tiêu quan trong trong việc tìm nguồn cung ứng mục tiêu quan trọng cho danh mục quan trọng không phải là giá thấp nhưng để đảm bảo tính sẵn sàng. Trong trường hợp này, việc mua phải làm việc để cải thiện điều phối các kế hoạch sản xuất ở
cả người mua và nhà cung cấp. Sự hiện diện của một phản ứng, ngay cả khi chi phí cao, nguồn cung cấp như một sự thay thế có thể rất có giá trị cho các hạng mục quan trọng. Các thể loại cuối cùng, các sản phẩm chiến lược, bao gồm các ví dụ như đồ điện tử
Mục quan trọng
Mục chiến lược
Mục chung Tổng số lượng lớn mua
Giá trị / Chi phí cho một nhà sản xuất tự động. Đối với các mặt hàng chiến lược, mối quan hệ người mua-nhà cung cấp là dài hạn. Vì vậy các nhà cung cấp nên được đánh giá dựa trên chi phí suốt đời / giá trị của mối quan hệ. Việc mua nên tìm kiếm các nhà cung cấp có thể hợp tác trong giai đoạn thiết kế và phối hợp các hoạt động thiết kế và sản xuất với người khác trong chuỗi cung