CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG MỞ RỘNG HOẠT ĐỘNG BẢO LÃNH TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH LINH ĐÀM
2.2. Thực trạng mở rộng hoạt động bảo lãnh tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam – Chi nhánh Linh Đàm
2.2.2. Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam – Chi nhánh Linh Đàm
Quy trình thực hiện một nghiệp vụ bảo lãnh tại NHTMCP Kỹ Thương Việt Nam – Chi nhánh Linh Đàm gồm 10 bước:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nghiệp vụ bảo lãnh tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam Chi nhánh Linh Đàm
(Nguồn: Phòng Quan hệ khách hàng)
Bước 1: Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ đề nghị bảo lãnh
Đối với khách hàng quan hệ tín dụng lần đầu, chuyên viên QHKH hướng dẫn khách hàng cung cấp các thông tin về khách hàng, các điều kiện bảo lãnh và tư vấn hoàn thiện hồ sơ bảo lãnh.
Đối với khách hàng đã có quan hệ bảo lãnh, chuyên viên QHKH hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ đề nghị bảo lãnh.
Bộ hồ sơ bảo lãnh thường gồm:
(1) Tiếp nhận hồ sơ đề nghị bảo lãnh
(2) Thẩm định hồ sơ và các điều kiện bảo lãnh
(3) Lập tờ trình thẩm định
(4) Phán quyết bảo lãnh
(5) Ký hợp đồng, giao nhận
TSBĐ (6) Phát hành cam kết bảo lãnh
(7) Theo dõi, giám sát hợp đồng bảo lãnh
(8) Xử lý khi phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
(9) Gia hạn, sửa đổi, hủy bỏ bảo lãnh
(10) Giải tỏa bảo lãnh và thanh lý hợp đồng
- Hồ sơ về khách hàng bao gồm các giấy tờ chứng minh tính pháp lý của khách hàng.
- Hồ sơ khoản bảo lãnh: đơn đề nghị phát hành thư bảo lãnh theo quy định (gồm các nội dung chính như loại bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, mục đích, bên nhận bảo lãnh, hình thức bảo đảm cho việc phát hành thư bảo lãnh,…), hồ sơ chứng minh khả năng thực hiện nghĩa vụ được bảo và các giấy tờ có liên quan đến mục đích bảo lãnh.
Đối với từng loại bảo lãnh khác nhau, Chi nhánh có thể yêu cầu các loại giấy tờ cụ thể như:
- Bảo lãnh dự thầu: Hồ sơ mời thầu, thông báo mời thầu (thư mời thầu, tài liệu chứng minh phần mời thầu trong trường hợp mời thầu trên báo chí),…
- Bảo lãnh vay vốn: hồ sơ vay vốn (giấy đề nghị vay vốn, các tài liệu chứng minh tính pháp lý của khách hàng, kế hoạch sản xuất kinh doanh, nguồn trả nợ, các hợp đồng kinh tế,…)
- Bảo lãnh thanh toán: hợp đồng giữa khách hàng và bên nhận bảo lãnh; trong trường hợp bảo lãnh thanh toán thuế: thông báo thuế, tờ khai hải quan,…
- Bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm: hợp đồng giữa khách hàng và bên nhận bảo lãnh, biên bản giao nhận,…
Các tài liệu gửi đến Chi nhánh phải là bản chính trừ trường hợp khách hàng chỉ có một bản chính duy nhất thì Chi nhánh nhận bản sao có xác nhận công chứng của cơ quan có thẩm quyền.
Các chuyên viên QHKH căn cứ từng phương án, dự án cụ thể hướng dẫn khách hàng hoàn thiện hồ sơ tùy từng trường hợp có thể cho phép khách hàng bổ sung hồ sơ sau.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ và các điều kiện bảo lãnh
- Kiểm tra hồ sơ và mục đích xin bảo lãnh: CVQHKH kiểm tra tính đầy đủ về số lượng và tính pháp lý của hồ sơ.
- Thu thập và xác minh thông tin: Chuyên viên có thể thu thập các nguồn thông tin đa từ hồ sơ đề nghị bảo lãnh, mối quan hệ của khách hàng với Chi nhánh hiện tại và trước đây, thông tin từ việc trao đổi trực tiếp với khách hàng, từ thực tế đơn vị kinh doanh của khách hàng, cơ quan quản lý, phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức tín dụng khác,…
- Báo cáo Trưởng phòng xin ý kiến chỉ đạo (Trưởng phòng xem xét hồ sơ, nếu đầy đủ yêu cầu chuyên viên thực hiện bước tiếp theo là thẩm định).
- Phân tích và thẩm định khách hàng: Mục đích để tìm hiểu cặn kẽ, toàn diện và chính xác về khách hàng đề nghị bảo lãnh. Việc phân tích, thẩm định khách hàng trong nghiệp vụ bảo lãnh tương tự như phân tích, thẩm định khách hàng khi cho vay: thẩm định
về năng lực pháp lý của khách hàng, thẩm định về năng lực hoạt động, tình hình sản xuất kinh doanh,…
Đối với các loại bảo lãnh khác nhau sẽ có những việc thẩm định dự án riêng.
Chẳng hạn, đối với bảo lãnh dự thầu, chuyên viên tiến hành thẩm định khả năng tài chính của khách hàng nhằm xác định khả năng trả nợ, nguồn trả và hạn trả của khách hàng; đối với bảo lãnh vay vốn, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh hoàn trả tiền ứng trước, chuyên viên tiến hành phân tích, thẩm định phương án sản xuất kinh doanh, dự án đầu tư,…
Ngoài ra, chuyên viên của Chi nhánh còn tiến hành thẩm định các biện pháp bảo đảm cho nghĩa vụ đề nghị được bảo lãnh của khách hàng như đánh giá tính an toàn, hợp pháp, tính thanh khoản và giá trị của tài sản đảm bảo cho nghĩa vụ đề nghị được bảo lãnh.
- Thẩm định về khả năng đáp ứng nguồn vốn, lãi suất, thời hạn bảo lãnh của bản thân Chi nhánh: CVQHKH báo cáo Trưởng phòng để phối hợp với các Bộ phận chức năng xem xét, thẩm định, làm cơ sở đề xuất các điều kiện về số tiền bảo lãnh, thời hạn và phí bảo lãnh.
Bước 3: Lập tờ trình thẩm định bảo lãnh
Trên cơ sở những phân tích ở trên, CVQHKH tiến hành lập Tờ trình thẩm định bảo lãnh hoặc Báo cáo thẩm định để thống nhất đưa ra kết luận thẩm định, đề xuất các biện pháp phòng ngừa rủi ro, phương án xử lý các vấn đề phát sinh, đề nghị phán quyết cấp bảo lãnh hay từ chối bảo lãnh và lý do, thực hiện việc tái thẩm định nếu cần.
Bước 4: Trình duyệt khoản bảo lãnh và phán quyết bảo lãnh Trường hợp không phải qua Hội đồng tín dụng:
Sau khi lập xong Tờ trình thẩm định, CVQHKH có trách nhiệm trình Báo cáo thẩm định cùng toàn bộ hồ sơ cho Trưởng phòng hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm:
+ Kiểm tra, kiểm soát lại toàn bộ hồ sơ và những nội dung CVQHKH đã nêu trong tờ trình, đánh giá kết quả thẩm định.
+ Bổ sung thêm những thông tin về khách hàng và dự án (nếu có), có ý kiến độc lập đề xuất cấp bảo lãnh hay không (ý kiến của Trưởng phòng phải ghi trực tiếp vào tờ trình và chịu trách nhiệm về những thông tin, ý kiến đánh giá, đề xuất đưa ra).
Chuyên viên QHKH nhận lại tờ trình từ Trưởng phòng, chịu trách nhiệm tập hợp lại hồ sơ, bổ sung ý kiến của một số các bộ phận có liên quan để bổ sung vào tờ trình (nếu cần hoặc theo yêu cầu của Trưởng Phòng); sau đó, trình Giám đốc Chi nhánh xem xét quyết định hoặc xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp.
Giám đốc nghe Báo cáo thẩm định, xem xét hồ sơ đưa ra quyết định phê duyệt bảo lãnh theo thẩm quyền của mình; nếu quyết định không phê duyệt thì ghi rõ quyết định và lý do từ chối vào tờ trình thẩm định rồi gửi sang phòng QHKH để soạn thảo văn bản trả lời khách hàng.
Trường hợp phải qua Hội đồng tín dụng:
Trong truờng hợp các đề xuất bảo lãnh vượt thẩm quyền phán quyết của Chi nhánh, Giám đốc/Phó Giám dốc Chi nhánh yêu cầu lập Tờ trình xin phê duyệt vượt mức phán quyết trình Tồng Giám đốc, Hội đồng quản trị (kèm theo hồ sơ đầy đủ hoặc tóm tắt).
Trên cơ sở đó, Tổng Giám đốc xem xét hồ sơ, căn cứ chủ trương, định hướng công tác tín dụng trong từng thời kỳ để quyết định phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện.
Bước 5: Ký kết hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng bảo đảm, giao nhận tài sản bảo đảm và các giấy tờ liên quan đến tài sản bảo đảm
Sau khi khoản bảo lãnh đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, CVQHKH thông báo cho khách hàng việc chấp thuận hay không chấp thuận đề nghị cấp bảo lãnh của khách hàng, các điều kiện kèm theo và các hồ sơ khách hàng cần bổ sung.
- Trường hợp khách hàng không đồng ý với các điều kiện cấp bảo lãnh mà cấp có thẩm quyền phê duyệt, CVQHKH cân nhắc và xin ý kiến Trưởng/Phó phòng về việc đàm phán lại với khách hàng hoặc xem xét lại các điều kiện của Chi nhánh đưa ra cho khách hàng nhằm nâng cao lợi ích trong mối quan hệ với khách hàng.
- Nếu khách hàng đồng ý chấp thuận Chi nhánh phát hành thư bảo lãnh với các điều kiện được phê duyệt, CVQHKH phối hợp với chuyên viên HTQHKH bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, thủ tục theo phê duyệt. CVHTQHKH chịu trách nhiệm chính và phối hợp với CVQHKH soạn thảo hợp đồng bảo lãnh, thư bảo lãnh và các văn bản có liên quan theo mẫu của NHQĐ phù hợp với các nội dung đã phê duyệt; sau đó tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng, giao nhận hồ sơ gốc của tài sản bảo đảm và chuyển cho Bộ phận Kế toán thực hiện nhập kho tài sản cho khách hàng.
Bước 6: Phát hành cam kết bảo lãnh
Sau khi hoàn tất các thủ tục ký kết hợp đồng, chuyên viên HTQHKH trình thư bảo lãnh cho Giám đốc/Phó Giám đốc Chi nhánh ký. Sau đó tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý của Ngân hàng theo quy định và chuyển 01 bản hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh cho khách hàng.
Bước 7: Theo dõi, giám sát hợp đồng bảo lãnh
- Giám sát chéo: Chuyên viên HTQHKH phối hợp với Phòng Kế toán đối chiếu số dư bảo lãnh, phí bảo lãnh,… Để hỗ trợ CVQHKH theo dõi tình hình khách hàng, chuyên
liên quan đến khách hàng được khai thác từ hệ thống như các thông tin về hạn mức bảo lãnh, dư bảo lãnh, ngày đến hạn bảo lãnh trong tháng,…
- Kiểm tra tài sản bảo đảm: Ít nhất một năm hai lần hoặc theo quy định, chuyên viên QHKH và chuyên viên HTQHKH phải tiến hành kiểm tra, kiểm kê tài sản bảo đảm, bao gồm cả việc định giá lại tài sản bảo đảm (nếu cần).
- Tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh, tài chính của khách hàng và diễn biến của thị trường, CVQHKH tiến hành lập Tờ trình thẩm định trình Trưởng phòng, đề xuất một trong các phương án: tiếp tục duy trì quan hệ với khách hàng, duy trì quan hệ trên cơ sở một điều kiện mới hoặc ngừng phát hành thêm cam kết bảo lãnh mới; có trách nhiệm thông báo cho khách hàng quyết định cấp có thẩm quyền của Chi nhánh phê duyệt, đàm phán với khách hàng các điều kiện mới nếu cần.
Bước 8: Gia hạn hiệu lực, sửa đổi, hủy bỏ bảo lãnh (Bước này chỉ thực hiện khi phát sinh nhu cầu từ phía khách hàng)
- Khi khách hàng có nhu cầu gia hạn, sửa đổi hay hủy bỏ thư bảo lãnh đã phát hành, khách hàng cần gửi công văn đề nghị kèm theo hồ sơ chứng minh các nhu cầu đó gửi Chi nhánh trước ngày hết hạn hiệu lực của thư bảo lãnh.
- Chuyên viên Quan hệ khách hàng tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, kiểm tra hồ sơ và chuyển cho chuyên viên HTQHKH.
- Căn cứ hồ sơ đề nghị của khách hàng, CVHTQHKH tiến hành lập tờ trình, công văn gia hạn hiệu lực, sửa đổi, hủy thư bảo lãnh đã phát hành trình Trường/Phó Phòng QHKH, Giám đốc/Phó Giám đốc Chi nhánh hoặc Tổng Giám đốc theo hạn mức phán quyết.
- CVHTQHKH tiến hành nhập và lưu giữ hồ sơ kèm theo phê duyệt của Ngân hàng cho nhân viên kế toán hạch toán thu phí. Sau khi hạch toán xong, CVQHKH chuyển công văn gia hạn, sửa đổi, hủy bảo lãnh cho khách hàng.
Bước 9: Xử lý khi phải thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh
Khi nhận được yêu cầu thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh của người thụ hưởng, CVQHKH kiểm tra sự phù hợp giữa nội dung văn bản yêu cầu bảo lãnh, các chứng từ kèm theo (nếu có) với cam kết bảo lãnh, các hồ sơ khách hàng cung cấp ban đầu.
- Nếu các giấy tờ phù hợp, đầy đủ, Chi nhánh sẽ tiến thành trả thay khách hàng theo cam kết bảo lãnh.
- Nếu không phù hợp, không đáp ứng được đầy đủ các điều kiện thì CVQHKH lập tờ trình báo cáo Trưởng phòng, Giám đốc Chi nhánh, nêu rõ lý do từ chối thanh toán.
Trên cơ sở phê duyệt của cấp có thẩm quyền, chuyên viên sẽ trả lời từ chối thanh toán cho
bên hưởng thụ bằng văn bản. Đồng thời sẽ thông báo với khách hàng trước khi thực hiện trả thay.
Bước 10: Giải tỏa bảo lãnh, thanh lý hợp đồng bảo lãnh/hợp đồng bảo đảm Giải tỏa bảo lãnh
Cam kết bảo lãnh chấm dứt trong các trường hợp sau:
- Khách hàng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với bên nhận bảo lãnh. Các tài liệu tương ứng với từng loại bảo lãnh như sau:
+ Bảo lãnh thanh toán: Chứng từ chứng minh khách hàng đã thanh toán đầy đủ số tiền phải thanh toán mà Chi nhánh đã bảo lãnh.
+ Bảo lãnh thực hiện hợp đồng/ Bảo lãnh hoàn trả tiền ứng trước: Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc xác nhận của bên nhận bảo lãnh về việc khách hàng đã hoàn tất nghĩa vụ.
+ Bảo lãnh dự thầu: Thông báo khách hàng không trúng thầu, hoặc thông báo trúng thầu và hợp đồng đã ký kết kèm theo bảo lãnh thực hiện hợp đồng do Chi nhánh phát hành.
+ Bảo lãnh vay vốn: Chứng từ chứng minh khách hàng đã tất toán nợ vay theo hợp đồng vay vốn mà Chi nhánh bảo lãnh.
+ Bảo lãnh đối ứng/ Xác nhận bảo lãnh : Thông báo về việc chấm dứt bảo lãnh từ Bên bảo lãnh.
+ Các loại bảo lãnh khác: Các văn bản/tài liệu phù hợp chứng minh rằng cam kết bảo lãnh không còn giá trị.
Tùy theo từng trường hợp cụ thể mà Chi nhánh có thể yêu cầu thêm các tài liệu khác phù hợp.
- Chi nhánh nhận được văn bản có xác nhận của bên nhận bảo lãnh thể hiện rõ nội dung bên nhận bảo lãnh đồng ý:
+ Miễn thực hiện nghĩa vụ cho khách hàng, việc bảo lãnh theo cam kết bảo lãnh được hủy bỏ hoặc đã được thay thế bằng biện pháp khác.
+ Trong trường hợp phát hành bảo lãnh ra nước ngoài chì cần điện xác nhận về việc chấm dứt bảo lãnh của ngân hàng thông báo.
- Chi nhánh đã thực hiện trả thay theo cam kết bảo lãnh.
-Thời hạn bảo lãnh kết thúc.
- Chi nhánh nhận lại tất cả các bản gốc cam kết bảo lãnh đã phát hành.
- Các trường hợp khác theo quy định pháp luật.
Thanh lý hợp đồng bảo lãnh/hợp đồng bảo đảm
- Chuyên viên HTQHKH có trách nhiệm theo dõi hiệu lực của bảo lãnh. Khi bảo lãnh hết hạn hiệu lực, chuyên viên hỗ trợ soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng trình Trưởng phòng xem xét, kiểm tra và hướng dẫn khách hàng nhận lại các giấy tờ gốc liên quan đến TSBĐ, các thủ tục liên quan.
- Nhân viên Kế toán tiến hành giải tỏa tiền ký quỹ cho khách hàng đồng thời xuất kho tài sản bảo đảm bàn giao cho khách hàng, tất toán bảo lãnh và lưu trữ hồ sơ.