Chương 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP VÀ TRANG THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ AEONESHOP CỦA CÔNG TY TNHH AEON VIỆT
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH AEON VIỆT NAM
2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH AEON Việt Nam được thiết kế bao gồm 2 khối (khối văn phòng và khối thu mua). Trong đó, đứng đầu và chịu trách nhiệm điều hành chính toàn bộ công ty là tổng giám đốc AEON Việt Nam ông Furusawa Yasuyuki. Bên dưới tổng giám đốc là hai phó tổng giám đốc phụ trách hoạt động của hai khối (phó tổng giám đốc khối văn phòng là ông Tanaka Kosei, phó tổng giám đốc khối thu mua là ông Kazaoka Takao). Mỗi khối bao gồm nhiều bộ phận quan trọng, với mục tiêu đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và chuyên sâu trong từng mảng hoạt động nhưng vẫn đảm bảo mạch hoạt động chung để đạt được mục tiêu phát triển của công ty.
Hình 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH AEON Việt Nam
(Nguồn: sơ đồ tổ chức cơ cấu nhân sự tính đến tháng 11/2023, Bộ phận nhân sự) 2.1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban
Ban giám đốc là bộ phận đứng đầu, chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý tổng quan các hoạt động của các bộ phận ở công ty theo chiến lược của tập đoàn đề ra. Đồng thời, đây cũng là bộ phận giữ vai trò ra quyết định, giải quyết đối với các vấn đề quan trọng, ảnh hưởng đến sự phát triển lâu dài của công ty.
Bộ phận nhân sự thực hiện nhiệm vụ xây dựng và triển khai các kế hoạch tuyển dụng, quản lý hệ thống lương thưởng và phúc lợi cho nhân viên. Thông qua đó, là bộ phận giúp người lao động tại công ty đảm bảo quyền lợi và an toàn khi làm việc.
Bộ phận hành chính là bộ phận quản lý các thiết bị văn phòng và tài sản nội bộ, tổ chức thực hiện và quản lý việc ăn uống tại nhà ăn của công ty. Đồng thời, thực hiện các thủ tục và cung cấp các dịch vụ hành chính.
Bộ phận trách nhiệm xã hội được hình thành với nhiệm vụ chính là xây dựng và triển khai các chính sách và chương trình trách nhiệm xã hội (các hoạt động cộng
đồng như hoạt động môi trường, từ thiện,…) nhằm nâng cao chất lượng, giá trị thương hiệu và uy tín của công ty.
Bộ phận dịch vụ khách hàng (chăm sóc khách hàng) thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc của khách hàng, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Bên cạnh đó, phối hợp với các phòng ban khác (như Marketing, E-Commerce,...) nghiên cứu, phân tích đối thủ và đưa ra kế hoạch nhằm cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Bộ phận tài chính - kế toán với nhiệm vụ thực hiện kế hoạch tài chính, theo dõi, kiểm soát các hoạt động tài chính của công ty. Đồng thời, thực hiện lập báo cáo và quản lý tài chính nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính công ty.
Bộ phận kiểm soát nội bộ được hình thành với nhiệm vụ thực hiện, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính an toàn và bảo mật trong công ty.
Bộ phận Academy thực hiện xây dựng, triển khai các chương trình và khóa học đào tạo, phát triển nhân sự nhằm mục đích nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên.
Bộ phận quản lý chuỗi cung ứng xây dựng và triển khai kế hoạch chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo nguồn hàng ổn định, giá cả cạnh tranh.
Bộ phận pháp lý là một trong những bộ phận được công ty đặc biệt chú trọng, thực hiện các thủ tục, tư vấn và hỗ trợ pháp lý cho các hoạt động của công ty nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho các hoạt động của công ty.
Bộ phận công nghệ thông tin thực hiện xây dựng, triển khai, bảo trì và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, đảm bảo an ninh mạng cho công ty. Đồng thời, cung cấp các giải pháp công nghệ cho các hoạt động và đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin hoạt động ổn định, an toàn.
Bộ phận Marketing thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu thị trường và khách hàng, xây dựng và triển khai các hoạt động marketing theo chiến lược đề ra của công ty nhằm tăng cường độ nhận diện, sự hài lòng của khách hàng. Phối hợp với các bộ phận
có liên quan nhằm thực hiện các hoạt động nâng cao độ nhận diện và yêu thích thương hiệu.
Bộ phận E-Commerce quản lý, phát triển trang TMĐT thông qua phát triển các chương trình marketing trực tuyến (khuyến mại, quảng cáo, email marketing…) nhằm phục vụ nhu cầu mua sắm trực tuyến của khách hàng, từ đó giúp mang lại nguồn doanh thu lớn cho công ty. Theo dõi, nghiên cứu hoạt động, phân tích thực trạng hiệu quả của đối thủ và phối hợp cùng các bộ phận khác để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ trên trang web TMĐT AEONESEHOP.
Bộ phận thu mua thời trang và điện máy gia dụng thực hiện tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng, quản lý chất lượng và tiến độ giao hàng với các hàng hóa về thời trang, điện máy gia dụng.
Bộ phận thu mua nhãn hàng riêng (Topvalu) thực hiện đàm phán, quản lý quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa (chủ yếu về thực phẩm, chăm sóc sắc đẹp, nhà cửa và đời sống) nhằm đảm bảo chất lượng, tuân thủ tiêu chuẩn của nhãn hàng.
Bộ phận thu mua thực phẩm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng, quản lý chất lượng và độ vệ sinh an toàn thực phẩm và tiến độ giao hàng với các hàng hóa về thực phẩm.