trong thời gian tới
Ø Thuận lợi
- Xí nghiệp đã đủ điều kiện theo tiêu chuẩn chất lượng AFI của Hoa Kỳ và đang trong giai đoạn hồn thiện quy trình nâng cao chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn HACCP. Điều này sẽ tạo cơ hội cho xí nghiệp cĩ điều kiện thâm nhập thị
trường và phát triển sản phẩm này trên thị trường thế giới kể cả những thị trường nổi tiếng nghiêm ngặt về tiêu chuẩn chất lượng đối với các mặt hàng nhập khẩu như Mỹ, EU.. đây là những thị trường đầy hấp dẫn. Mặt khác, tuy mới thành lập nhưng sản phẩm nhân điều của xí nghiệp cũng đã được nhiều khách hàng nước ngồi biết đến và uy tín của xí nghiệp đang dần khẳng định trên thị trường thế giới. - Ngành điều Việt Nam đang cĩ vị trí quan trọng vững mạnh trên thị trường, chất lượng được đánh giá cao, thị trường tiêu thụ lớn và ngày càng được mở rộng vì rất cĩ lợi cho sức khoẻđược ưa chuộng tại các thị trường Mỹ và Bắc Âu.
- Chính phủđã coi việc chế biến xuất khẩu điều là một chiến lược phát triển của quốc gia bằng quyết định 120/1999/QĐ-TTG 17/9/99 “phê duyệt dự án phát triển cây điều đến 2010” trong đĩ cĩ kế hoạch nâng cao năng suất diện tích, chất lượng hạt điều. Đây là cơ hội lớn đối với các doanh nghiệp xuất khẩu Điều và cũng là thuận lợi cho xí nghiệp đang từng bước phát triển vững chắc.
Ø Khĩ khăn
- Cơng tác nghiên cứu thị trường cịn nhiều hạn chế như thơng tin cập nhật về thị trường cịn chậm, chưa đầy đủ, chưa chuyên nghiệp, chưa cĩ bộ phận marketing chuyên trách. Cơng việc này chủ yếu giao cho phịng kinh doanh, mà phịng kinh doanh cĩ 5 nhân viên, với số lượng như vậy khơng thể đảm trách hết các cơng việc, khơng thể nào nắm bắt nhanh chĩng, kịp thời những biến động của nhu cầu hay những biến động của thị trường trong và ngồi nước.
- Thời tiết khơng thuận lợi đã làm cho sản lượng thu hoạch giảm, giá cả nguyên liệu đều tăng cao, trong khi đĩ giá trên thế giới vẫn thấp hơn làm cho việc đánh giá, nhận định gặp khĩ khăn, gặp rỉu ro lớn.
- Tổng cơng suất của các nhà máy chế biến xuất khẩu hạt điều trong cả nước đã vượt qua khả năng cung cấp nguyên liệu trong nước.
Phương hướng sản xuất kinh doanh trong thời gian tới.
Việc lập ra phương hướng hoạt động và đề ra các mục tiêu cụ thể trước mắt, lâu dài cho xí nghiệp trong thời gian tới là việc làm hết sức quan trọng. Vì vậy, việc làm này được xem như là kim chỉ nam cho hoạt động gĩp phần đảm bảo hiệu quả của Xí nghiệp thu được là cao nhất. Muốn vậy, ban lãnh đạo phải luơn phối hợp, theo sát và triển khai việc thực hiện những kế hoạch đĩ trong từng bộ phận, từng phịng ban và từng cá nhân.
Dựa trên kết quả và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh mà xí nghiệp đã đạt được cũng như những gì chưa đạt được trong thời gian qua, ban lãnh đạo Xí
nghiệp đã đề ra phương hướng, nhiệm vụ cho xí nghiệp trong thời gian tới như sau:
- Đầu tư máy mĩc thiết bị mới, hiện đại, xây dựng thêm nhà xưởng ép dầu vỏ nhằm tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm xuất khẩu.
- Giải quyết việc làm, nâng cao tay nghề và cải thiện đời sống cho cơng nhân viên. - Đảm bảo đủ nguyên liệu đầu vào, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đồng thời tăng tích luỹ cho Xí nghiệp.
- Xây dựng và củng cố thương hiệu cho Xí nghiệp, từđĩ khơng ngừng tăng kim ngạch xuất khẩu. 2.2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU CỦA XÍ NGHIỆP 2.2.1 Quy trình xuất khẩu của Xí nghiệp Kiểm tra hàng hĩa Đàm phán với khách hàng Nghiên cứu thị trường Chuẩn bị xuất hàng Làm thủ tục hải quan Giao hàng tại cảng Hồn tất bộ chứng từ và thanh lý hợp đồng Giải quyết khiếu nại kiểm tra L/C Ký kết HĐXK Sơđồ 2.4:Quy trình xuất khẩu của Xí nghiệp
2.2.1.1Nghiên cứu thị trường
Thị trường là nơi diễn ra hoạt động trao đổi mua bán hàng hố, là nơi thực hiện các hoạt động thương mại của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mua các yếu tố trên thị trường và bán các sản phẩm cuả mình sản xuất, cung ứng trên thị trường. Thị trường là nơi hoạt động mua và bán hàng hố giữa các chủ thể kinh tế. Theo nghĩa rộng là một quá trình trong đĩ người mua và người bán tác động qua lại lẫn nhau để xác định số lượng và giá cả. Số lượng hàng hố đĩ là điểm mà lợi ích của người mua và người bán hồ đồng với nhau, gặp nhau trên cơ sở thoả mãn lẫn nhau đểđơi bên cùng cĩ lợi.
Nghiên cứu thị trường là việc xem xét trạng thái, sự vận động và xu hướng phát triển của thị trường đĩ tại một thời điểm hoặc một giai đoạn nhất định. Cụ thể hơn là trong quá trình thu thập tài liệu theo lĩnh vực, từng nhĩm hàng. Tạo cơ sở cho việc xây dựng chiến lượng thị trường cũng như tiến hành ứng xử trong hoạt động kinh doanh xuât khẩu của Xí nghiệp.
Chức năng của cơng tác nghiên cứu thị trường là nắm bắt những thơng tin khách quan, những thơng tin về tình hình thực tế diễn biến trên thị trường. Đĩ là cơ sở quan trọng cho việc quyết định hàng ngày cũng như hoạch định chiến lược phát triển của hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
Nghiên cứu thị trường là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Nĩ định hướng cho hoạt động của xí nghiệp cĩ lợi nhất, giảm bớt rủi ro trong kinh doanh.Tuy nhiên, cơng việc này được xí nghiệp làm chưa tốt, chỉ là hình thức mà chưa đầu tư thoả đáng.
Xí nghiệp cần thu thập các thơng tin:
+ Nước nào cĩ triển vọng xuất khẩu mặt hàng này với điều kiện thuận lợi nhất và cĩ tiềm năng nhất.
+ Tìm hiểu về văn hĩa phong tục tập quán, thĩi quen phong cách kinh doanh của thị trường đĩ.
+ Mức độ cạnh tranh trên thị trường hiện tại và tương lai… + Dự báo về nhu cầu, giá của thị trường.
+ Tìm hiểu nhu cầu đối với từng loại hàng hĩa của xí nghiệp.
+ Khi sản phẩm của xí nghiệp vào một thị trường nào đĩ cũng cần tránh những đối thủ cạnh tranh mạnh trong thị trưịng đĩ và cĩ sự so sánh giữa sản phẩm của mình và đối thủ cạnh tranh tại nước đĩ để từđĩ đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý.
Nghiên cứu, chọn đối tác kinh doanh:
+ Biết rõ về đối tác hợp lý và tốt sẽ giúp cho xí nghiệp yên tâm hơn trong quá trình làm ăn giao dịch, tránh được những “ cơng ty ma “. Việc nghiên cứu tình hình tài chính của đối tác để xem xét khả năng thực hiện hợp đồng của phía đối tác từ đĩ chọn những phương án phịng chống rủi do phù hợp. Xí nghiệp thu thập thơng tin cĩ thể từ các nguồn sau: từ phịng thương mại và cơng nghiệp, thơng qua đại sứ quán ở nước nhập khẩu, thơng qua bạn bè, người thân, báo trí mạng internet, các cơng ty bạn cùng xuất khẩu trong thị trường đĩ, thơng qua hiệp hội các nhà xuất khẩu ….
2.2.1.2 Giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi nghiên cứu thị trường việc đàm phán ký kết hợp đồng của xí nghiệp chủ yếu thực hiện qua hình thức điện thoại trực tiếp, Fax, qua thưđiện tử, email… Đối với những khách hàng làm ăn quen thuộc với xí nghiệp thì thường sử dụng hình thức đàm phán là qua điện thoại, Fax. Đối với những khách hàng mới làm ăn thì thường xí nghiệp sẽ làm việc qua trung gian mơi giới là các đại lí của họở Việt Nam hoặc ở nước ngồi, việc thương lượng giá cả chủ yếu qua hình thức điện thoại hoặc Fax….
Trong quá trình mua nguyên liệu xí nghiệp thường sử dụng là điều kiện CIF cho nhập khẩu nguyên liệu từ Inđơnêxia và từ các nước Châu Phi.
Khi xuất khẩu thường là theo giá FOB. Do điều kiện chuyên chở hàng hĩa của tàu Việt Nam cịn yếu kém và xí nghiệp từ trước tới nay chỉ quen với việc xuất theo giá FOB và nhập theo giá CIF đây cũng là thực trạng chung của các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam nĩi chung và các doanh nghiệp ngành xuất khẩu Điều nĩi riêng.
2.2.1.3 Lập phương án kinh doanh
Phịng kinh doanh sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh để tính hiệu quả của thương vụ xuất khẩu. Giám đốc xí nghiệp sẽ lập phương án vay vốn thu mua, sản xuất, xuất khẩu.
Xí nghiệp chế biến hạt điều xuất khẩu Diên Phú
PHƯƠNG ÁN VAY VỐN SẢN XUẤT NHÂN ĐIỀU XUẤT KHẨU CONTAINER 20 FEET
NHÂN ĐIỀU CHỦNG LOẠI WW 450. NGÀY 19/01/2005
KÍNH GỬI: - BAN GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP - PHỊNG TÀI VỤ KẾ TỐN CHỈ TIÊU TỔNG SỐ A. Tổng chi phí xuất khẩu 35000 LBS nhân điều WW450 1.004.733.000 1. Giá thành sản xuất 1.015.000.000 2. Chi phí laĩ vay ngân hàng =1.015.000 x 1,35% x2 27.729.000 3. Chi phí giao nhận và xuất khẩu 2.004.000 B. Giá xuất khẩu(đx kí kết hợp đồng)= 81.900 x 15.780 1.192.382.000
C. Lãi kinh doanh 247.649.000
Nguồn vốn thu mua và sản xuất: Vốn vay Ngân Hàng Đầu Tư và Phát Triển Khánh Hồ.
Phương thức thanh tốn : Chuyển tồn bộ ngoại tệ XK lơ hàng về Ngân Hàng Đầu Tưđể trả nợ.
2.2.1.4 Kí kết hợp đồng
Sau khi đàm phán thì thực hiện ký kết hợp đồng, Xí nghiệp sẽ gửi bản fax cho người mua một bản thảo hợp đồng và yêu cầu người mua gửi cho mình một bản xác nhận mua hàng. Người mua xác nhận mua hàng, ký và đĩng dấu cho xí nghiệp. Hợp đồng xuất khẩu cĩ đại diện 2 bên. Tại xí nghiệp hợp đồng xuất khẩu lập thành 4 bản: 2 bản giao cho khách hàng, một bản phịng nghiệp vụ kinh doanh giữ, 1 bản phịng nghiệp vụ kế tốn giữ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng.
Ø Chuẩn bị hàng hĩa
Chuẩn bị hàng hĩa là khâu rất quan trọng nĩ cĩ ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Hàng hố phải được chuẩn bị đầy đủ về số lượng đúng về chất lượng, nếu hàng hĩa khơng đủ thì bộ phận kho thành phẩm phải tiến hành thơng báo cho phịng kinh doanh biết để tiến hành mua thành phẩm bổ xung để kịp giao hàng cho phía khách hàng. Bên cạnh đĩ tùy theo yêu cầu của khách hàng trước khi đĩng gĩi thường tiến hành cơng tác khử trùng, kiểm dịch…Sau đĩ hàng được đĩng trong các thùng catoon và đĩng vào các container.
Ø Kiểm tra hàng hĩa xuất khẩu:
Mỗi lần hàng hĩa xuất khẩu đều phải cĩ giấy chứng nhận số lượng, chất lượng, xuất xứ. Thường giấy chứng nhận trọng lượng và chất lượng do Cafecontrol hoặc vinacontrol cấp. Ø Làm thủ tục hải quan: Sơđồ 2.5 : Làm thủ tục hải quan Nộp hồ sơ Tiếp nhận hồ sơđăng ký tờ khai Kiểm tra hàng hĩa Tính và thơng báo thuế
Khai báo hải quan.
Hồ sơ phải nộp hải quan bao gồm:
- Giấy phép kinh doanh xuất khẩu.
- Bản sao hợp đồng hay L/C cĩ phụ kèm theo bản chính. - Bảng kê khai chi tiết.
- Hĩa đơn thương mại. - Tờ khai hải quan.
- Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng.
- Giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn như hàng mẫu. - Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Giấy kiểm dịch.
Hồ sơ hải quan trả lại:
- Bản kê chi tiết hàng hĩa. - Bản đĩng gĩi hàng hĩa. + Kiểm tra hàng hĩa:
- Hàng hĩa được đưa đi đến cảng xuất và tại đĩ nhân viên hải quan căn cứ vào bộ hồ sơ nhận được để kiểm tra hàng hĩa. Hải quan bãi sẽ ký tên đĩng dấu, sau đĩ nhân viên xí nghiệp cùng nhân viên hải quan xuống bãi container đưa giấy cho nhân viên bãi. Nhân viên bãi dựa vào giấy đĩ cho xe bốc xếp container để hải quan kiểm tra hàng hĩa.
- Sau khi nhân viên Hải Quan kiểm tra hàng hĩa xong thấy phù hợp với hồ sơ thì nhân viên xí nghiệp kê khai và ký nhận, sau đĩ sẽ niêm phong kẹp chì dưới sự giám sát của cơ quan giám định và cán bộ hải quan.
Ø Giao hàng cho đơn vị vận tải.
Đây là khâu rất quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng. Vì các hợp đồng xuất khẩu của xí nghiệp là xuất theo giá FOB. Cho nên trước khi giao nhận phải nắm được tên tàu, thuộc hãng tàu nào, số vận đơn, ngày xếp hàng. Nhân viên xí
nghiệp căn cứ vào hợp đồng và packinglist lập bảng kê khai hàng hĩa chuyên chở cho hãng tàu để nhận lệnh bốc xếp. Đồng thời nhân viên giao hàng phải giám sát việc bốc hàng xuống tàu và lấy biên lai thuyền phĩ. Hãng tàu sẽ lập hồ sơ xếp hàng lên tàu và gửi cho cơng ty một bản và cho cơ quan điều độ cảng một bản để họ tình các chi phí cĩ liên quan đến việc bốc xếp vận chuyển container. Sau cùng nhân viên giao nhận gặp thuyền trưởng lấy B/L mang về xí nghiệp để lập chứng từ thanh tốn để gửi cho bên mua.
Ø Lập bộ chứng từ thanh tốn và thanh lý hợp đồng.
Sau khi giao hàng xong, nhân viên phịng nghiệp vụ kinh doanh sẽ lập bộ chứng từ thanh tốn theo đúng nội dung trong hợp đồng hay trong L/C gửi đến Ngân hàng Đầu tư và Phát Triển Khánh Hịa nhờ ngân hàng gửi chứng từ và thanh tốn.
Thơng thường bộ chứng từ gồm: - Phiếu đĩng gĩi chi tiết ( Packing list ) - Tờ khai hải quan
- Hĩa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) - Vận đơn đường biển ( B/L: Bill of lading ):
- Giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng (Certificate of weight and quality) - Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin )
- L/C đính kèm ( thanh tốn bằngL/C) - Hối phiếu thương mại
2.2.1.5 Nhận L/C và kiểm tra L/C :
Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu xí nghiệp yêu cầu khách hàng mở L/C trong thời gian ngắn nhất để chuẩn bịđầu khâu thanh tốn.
Sau khi khách hàng thơng báo chính thức về việc mở L/C, xí nghiệp cùng với ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Khánh Hịa tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng L/C. Việc kiểm tra L/C là khâu cực kì quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng ngoại thương Nếu như cĩ bất kì sai sĩt nào trong khâu kiểm tra cũng dẫn
đên hậu quả là khơng thu được tiền. Sau khi kiểm tra nếu thấy L/C phù hợp nhân viên phịng kinh doanh tiến hành giao hàng, nếu khơng phù hợp thì tiến hành thơng báo cho phía đối tác biết để tiến hành tu chỉnh.
2.2.1.6 Phương thức thanh tốn mà xí nghiệp thường sử dụng
Các Phương thức thanh tốn mà xí nghiệp chế biến hạt điều xuất khẩu Diên Phú thường hay áp dụng:
Trong các phương thức thanh tốn với khách hàng truyền thống quen thuộc xí nghiệp thường sử dụng phương thức chuyển tiền T/T. Theo phương thức này người bán sau khi giao hàng và chứng từ cho người mua, người mua sẽ chỉ thị cho ngân hàng phục vụ mình trả tiền cho người bán. Ngân hàng này sẽ chỉ thị cho ngân hàng đại lí bên xuất bằng điện hoặc thư điện tử để chuyển tiền cho bên bán. Để thực hiện việc chuyển tiền người mua sẽ ra ngân hàng ra một chỉ thị chuyển tiền.
Phương thức thanh tốn này kém an tồn cho người bán vì sau khi giao hàng giao chứng từ thì việc thanh tốn phụ thuộc vào bên mua. Chính vì vậy khi tiến hành giao dịch bằng phương thức này xí nghiệp chỉ áp dụng với những khách hàng trung thành cĩ uy tín và khối lượng giao dịch khơng quá lớn.
Phương thức giao chứng từ trả tiền ngay (CAD). Đầu tiên người mua kí quĩ 100% tiền ở ngân hàng sau khi ngân hàng thơng báo về tài khoản đã hoạt động xí nghiệp tiến hành giao hàng dưới sự giám sát chặt chẽ của đại diện bên mua. Sau