CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP
1.3. Các cấp độ của văn hoá doanh nghiệp
1.3.1. Cấp độ 1: Những quá trình và cấu trúc hữu hình
Cấp độ 1 hay còn được gọi là các biểu trưng trực quan của VHDN bao gồm tất cả những biểu tượng và sự vật mà một người có thể nhìn, nghe và cảm nhận khi tiếp xúc với nền văn hoá của một tổ chức như: cách bài trí, kiến trúc, trụ sở, trang phục, logo, khẩu hiệu, lễ hội, lễ nghi, các văn bản, tài liệu, ấn phẩm công ty, tài liệu quảng bá của doanh nghiệp, ngôn ngữ, trang phục, chức danh, các hình thức mẫu mã của sản phẩm,...
1.3.1.1. Kiến trúc, cách bài trí của doanh nghiệp
Kiến trúc bài trí trong văn hóa doanh nghiệp là cách thức sắp xếp, bố trí và trang trí không gian làm việc của doanh nghiệp, bao gồm cả vị trí, hình dạng, màu sắc, ánh sáng, âm thanh, nội thất, cây xanh, tranh ảnh, biểu tượng, slogan, logo và các yếu tố khác. Kiến trúc bài trí không chỉ ảnh hưởng đến sự thoải mái, hiệu quả và sáng tạo của nhân viên, mà còn phản ánh giá trị, tầm nhìn và bản sắc của doanh nghiệp, góp phần tạo dựng hình ảnh thương hiệu và khẳng định vị thế trên thị trường.
Trong quá trình thực hiện Google là một trong những công ty có kiến trúc bài trí nổi tiếng nhất thế giới, với không gian làm việc rộng rãi, màu sắc tươi sáng, nhiều khu vực giải trí, thư giãn và sáng tạo, như bể bơi, bàn bóng bàn, phòng gym, phòng ngủ, thư viện, sân vườn và cả trượt nước. Google muốn tạo ra một môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái và thân thiện, khuyến khích nhân viên tự do thể hiện bản thân và phát huy khả năng sáng tạo.
Hình 1.1. Trụ sở Google
(Nguồn: Internet)
FPT là một tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam, với kiến trúc bài trí đơn giản, hiện đại và tiết kiệm. FPT sử dụng màu xanh làm màu chủ đạo, biểu tượng cho sự trẻ trung, năng động và thân thiện với môi trường. FPT cũng chú trọng đến việc tạo ra không
16 gian làm việc thoáng mát, sạch sẽ và an toàn, đảm bảo sức khỏe và năng lượng cho nhân viên
Hình 1.2. Tập đoàn FPT
(Nguồn: Internet)
Cuối cùng phải nhắc đến Starbucks, Starbucks là một thương hiệu cà phê nổi tiếng trên toàn cầu, với kiến trúc bài trí ấm cúng, sang trọng và đặc trưng. Starbucks sử dụng màu nâu và xanh làm màu chủ đạo, tạo cảm giác gần gũi, thân mật và thư thái. Starbucks cũng chú ý đến việc bố trí các bàn ghế, đèn, cây xanh, tranh ảnh và logo sao xanh, tạo
ra không gian làm việc lý tưởng cho nhân viên và không gian thưởng thức cà phê tuyệt vời cho khách hàng.
Hình 1.3. Kiến trúc của Starbucks
(Nguồn: Internet)
Văn hóa doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố, trong đó kiến trúc và cách bài trí là một phần quan trọng. Yếu tố này thể hiện tư tưởng của nhà lãnh đạo, trình độ thẩm mỹ
và cả năng lực tài chính của doanh nghiệp.
Thư viện ĐH Thăng Long
17
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức các phòng ban của doang nghiệp
Cơ cấu tổ chức các phòng ban trong văn hóa doanh nghiệp là cách mà một doanh nghiệp phân chia công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm cho các đơn vị bán tự trị được gọi
là các phòng ban. Cơ cấu phòng ban giúp tăng tính chuyên môn, hiệu suất, linh hoạt và
rõ ràng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Cơ cấu phòng ban có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực, quy mô, sản phẩm và dịch vụ cung cấp của doanh nghiệp. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp là một khía cạnh quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Các phòng ban trong doanh nghiệp thường được thành lập để phân chia công việc, nhiệm vụ rõ ràng, giúp tăng cường hiệu suất và quản lý tốt hơn. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng, nhưng đều phụ thuộc vào nhau để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ví dụ, phòng sản xuất và phòng nghiên cứu phát triển sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa chi phí sản xuất. Phòng marketing kinh doanh giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược giá cả và mạng lưới phân phối hàng hóa. Phòng nhân sự quản trị con người tại doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, khen thưởng - kỷ luật, chế độ,... . Mối quan hệ giữa các phòng ban trong doanh nghiệp cứ tiếp nối và hỗ trợ song hành nhau. Điển hình nhất là sự liên kết giữa Marketing
và kinh doanh. Phòng tiếp thị sẽ tạo ra các chương trình để kéo khách hàng tiềm năng
về cho Sales. Mối quan hệ giữa phòng nhân sự với các phòng ban công ty cũng rất quan trọng. Phòng nhân sự có nhiệm vụ quản trị con người tại doanh nghiệp, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ, khen thưởng - kỷ luật, chế độ,.... Quản trị nhân sự tốt sẽ góp phần thúc đẩy năng suất làm việc của người lao động. Từ đó hiệu quả làm việc cũng ngày một tăng lên. Phân công và xác định nhiệm vụ, chức năng trong doanh nghiệp rõ ràng, khoa học còn giúp tăng sự phối hợp và tương tác, tăng hiệu quả khi làm việc, xác định nhiệm vụ giúp quản lý rủi ro.
1.3.1.3. Hệ thống các văn bản quy định của doanh nghiệp
Hệ thống các văn bản quy định của công ty trong văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các văn bản nội bộ được ban hành bởi lãnh đạo công ty để quy định các nguyên tắc, quy trình, quyền hạn, trách nhiệm và các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của công ty.
Hệ thống các văn bản quy định của công ty thể hiện sự đồng nhất, chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý nội bộ, đồng thời phản ánh văn hóa, giá trị và bản sắc của công
ty.
Hệ thống các văn bản quy định của công ty thường bao gồm các loại văn bản sau : Chính sách: là văn bản đưa ra các định hướng, đường lối chung liên quan tới hoạt động của công ty hoặc từng lĩnh vực, nghiệp vụ trong từng giai đoạn, thời kỳ. Chính sách có hiệu lực cao nhất trong hệ thống văn bản nội bộ của công ty.
18 Quy chế: là văn bản quy định những nguyên tắc cơ bản, tổng thể về tổ chức và hoạt động của bộ máy quản trị, điều hành, kiểm soát của công ty; quy định việc triển khai hoặc cụ thể hóa quy định của các văn bản pháp luật; cụ thể hóa đường lối, chính sách, chiến lược của công ty; quy định mang tính nguyên tắc, tổng thể về phân cấp, phân quyền tương ứng với từng nội dung điều chỉnh. Quy chế có cấp độ hiệu lực sau chính sách.
Quy định: là văn bản được ban hành nhằm triển khai tổ chức và hoạt động của bộ máy quản trị, điều hành, kiểm soát của công ty; cụ thể hóa các quy định của quy chế trên cơ sở quy định của pháp luật; thực thi các vấn đề được quy định trong chính sách
và quy định về các vấn đề khác trong hoạt động của công ty; quy định về sản phẩm và dịch vụ của công ty. Quy định có cấp độ hiệu lực sau chính sách và quy chế.
Quy trình: là văn bản tác nghiệp thuộc hệ thống văn bản nội bộ được ban hành nhằm quy định trình tự, thủ tục, các bước thực hiện nghiệp vụ, cung ứng sản phẩm dịch
vụ của công ty trên cơ sở trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị liên quan trong quá trình thực hiện. Quy trình có cấp độ hiệu lực sau chính sách, quy chế, quy định. Hướng dẫn: là văn bản tác nghiệp thuộc hệ thống văn bản nội bộ được ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện quy định, quy trình mang tính cụ thể hơn về nghiệp vụ, sản phẩm hoặc hướng dẫn chi tiết để thực hiện các quy trình nghiệp vụ, hoặc một vấn đề cụ thể. Hướng dẫn có cấp độ hiệu lực sau chính sách, quy chế, quy định và ngang cấp hiệu lực với sổ tay.
Sổ tay: là văn bản thuộc hệ thống văn bản nội bộ được ban hành nhằm khái quát, tóm tắt hoặc thể hiện chi tiết các nội dung đối với từng lĩnh vực, mảng nghiệp vụ trong hoạt động của công ty để cung cấp thông tin tới cán bộ nhân viên công ty. Sổ tay có cấp
độ hiệu lực sau chính sách, quy chế, quy định và ngang cấp hiệu lực với hướng dẫn.
Hệ thống các văn bản quy định của doanh nghiệp giúp định hình văn hóa doanh nghiệp bằng cách xác định các quy tắc, nguyên tắc và hướng dẫn cho các hoạt động của công ty. Các văn bản này giúp đảm bảo rằng các hoạt động của công ty được thực hiện theo cách thống nhất và đồng bộ, giúp tăng cường sự hiểu biết và tuân thủ các quy định của công ty. Ngoài ra, hệ thống các văn bản quy định còn giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp tăng cường sự tập trung, hiệu quả và sáng tạo của nhân viên.
1.3.1.4. Các nghi lễ, lễ hội
Là các loại hình văn hoá có yếu tố chính trị hoặc tín ngưỡng, tâm linh được tập thể doanh nghiệp tôn trọng và giữ gìn, là các hoạt động được tổ chức tại công ty có sự chuẩn
bị kỹ lưỡng và đã được lên thời gian cụ thể, rõ ràng như: các sự kiện văn hoá - xã hội, các ngày lễ kỷ niệm công ty, các ngày lễ khen thưởng, dịp lễ đặc biệt, các hoạt động sinh
Thư viện ĐH Thăng Long
19 hoạt khác như ca nhạc, thể thao, các cuộc thi,… Các hoạt động, nghi lễ đều được tổ chức trang trọng, tình cảm nhằm gắn kết các thành viên trong công ty, nhấn mạnh các giá trị riêng của công ty và tôn vinh những tấm gương điển hình, xuất sắc, ngoài ra lễ kỷ niệm còn được tổ chức nhằm ghi nhớ những giá trị của doanh nghiệp, là dịp để tôn vinh doanh nghiệp, tăng cường sự gắn bó và niềm tự hào của cán bộ công nhân viên về doanh nghiệp. Những hoạt động này tạo nên nét đặc sắc trong văn hóa riêng của doanh nghiệp. Nhắc đến thế mạnh của một doanh nghiệp, người ta sẽ nghĩ ngay đến nét văn hóa điển hình trong nghi lễ, cách họ tổ chức hội họp, hoạt động tập thể.
1.3.1.5. Logo, khẩu hiệu, biểu tượng
Logo, biểu tượng là những yếu tố hữu hình của văn hóa doanh nghiệp, thể hiện bản sắc, giá trị, triết lý và mục tiêu của doanh nghiệp. Khẩu hiệu là những câu nói cô đọng, ngắn gọn nhưng lại mang những nội dung sâu sắc, thường chứa đựng triết lý, tầm nhìn chiến lược và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Chúng giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh thương hiệu, gây ấn tượng với khách hàng, đối tác và nhân viên.
Apple đã rất thành công trong việc thiết kế logo. Logo của Apple là quả táo cắn một miếng, biểu tượng cho sự sáng tạo, khác biệt và đột phá. Khẩu hiệu của Apple là
"Think different", khẳng định tư duy đổi mới và tiên phong của công ty.
Hình 1.4. Logo Apple
(Nguồn: Internet)
Logo của Nike là hình chữ S cong, biểu tượng cho sự nhanh nhẹn, linh hoạt và đầy năng lượng. Khẩu hiệu của Nike là "Just do it", khích lệ mọi người vượt qua mọi giới hạn và thử thách.
Hình 1.5. Logo Nike
(Nguồn: Internet)
20 Logo của Lexus là chữ L được bao quanh bởi một hình oval màu xám, biểu tượng cho sự sang trọng, thanh lịch và công nghệ cao của thương hiệu. Logo này được thiết kế bởi Molly Designs và Hunter Communications, trong số hàng trăm mẫu được đề xuất bởi Lippincott & Margulies, công ty tư vấn thiết kế thương hiệu nổi tiếng. Slogan của Lexus là "The Pursuit of Perfection" (Theo đuổi sự hoàn hảo), phản ánh tinh thần không ngừng cải tiến và đổi mới của công ty. Slogan này cũng thể hiện sự cam kết của Lexus với chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng.
Hình 1.6. Logo
(Nguồn: Internet)
Logo và khẩu hiệu của một công ty có thể giúp tạo ra một ấn tượng mạnh với khách hàng và nhân viên, đồng thời còn giúp định hình văn hóa doanh nghiệp. Theo Forbes, các biểu tượng là một trong những cách hiệu quả để tạo ra sự khác biệt và thu hút sự chú
ý của khách hàng. Khi được sử dụng một cách hiệu quả bởi các công ty, các biểu tượng
có thể có tác động mạnh mẽ đến văn hóa doanh nghiệp, tuyển dụng, tinh thần và sự tồn tại của thương hiệu. Tuy nhiên, các biểu tượng cũng phải được thiết kế sao cho phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty, và phải được sử dụng một cách thống nhất và đồng
bộ để tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và nhân viên.
1.3.1.6. Trang phục trong doanh nghiệp
Trang phục là cách ăn mặc chung cho những người đang làm việc trong cùng một công ty, tổ chức. Trang phục phản ánh bản sắc, giá trị, triết lý và mục tiêu của doanh nghiệp. Trang phục cũng góp phần tạo dựng hình ảnh thương hiệu, gây ấn tượng với khách hàng, đối tác và nhân viên. Trang phục trong văn hóa doanh nghiệp có thể được chia thành các loại như:
Đồng phục: là những bộ quần áo giống nhau hoặc có những tương đồng về màu sắc, kiểu dáng, logo, khẩu hiệu của doanh nghiệp. Đồng phục thể hiện sự đồng thuận, nhất quán và đẳng cấp của doanh nghiệp.
Trang phục chuyên nghiệp: là những bộ quần áo lịch sự, trang trọng, phù hợp với tính chất công việc. Thường được sử dụng trong các ngành nghề như luật,
Thư viện ĐH Thăng Long
21 tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, nhà nước... Ví dụ: vest, áo sơ mi, quần tây, váy liền, giày da.
Trang phục lịch sự: là những bộ quần áo chỉnh chu, gọn gàng, không quá cầu
kỳ hay sặc sỡ. Thường được sử dụng trong các ngành nghề như giáo dục, y tế, bán hàng, dịch vụ... Ví dụ: áo thun, quần jeans, chân váy, giày bệt.
Trang phục thường nhật: là những bộ quần áo thoải mái, phóng khoáng, không
có quy định cụ thể. Thường được sử dụng trong các ngành nghề như công nghệ, truyền thông, nghệ thuật, du lịch... Ví dụ: áo len, quần short, đầm hoa, giày thể thao.
Trang phục sáng tạo, tự do: là những bộ quần áo phản ánh cá tính, sở thích, gu thẩm mỹ của cá nhân. Thường được sử dụng trong các ngành nghề như thiết kế, thời trang, âm nhạc, điện ảnh... Ví dụ: áo khoác, quần da, váy xòe, giày cao gót. Trang phục trong doanh nghiệp là một phần quan trọng trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu của Synaptic, trang phục trong doanh nghiệp
có thể ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức, tinh thần nhân viên, hiệu suất và năng suất. Trang phục trong doanh nghiệp có thể giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp tăng cường sự tập trung, hiệu quả và sáng tạo của nhân viên. Ngoài ra, trang phục trong doanh nghiệp còn giúp tạo ra một ấn tượng mạnh với khách hàng và nhân viên, đồng thời còn giúp định hình văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, trang phục trong doanh nghiệp cũng phải được thiết kế sao cho phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty, và phải được sử dụng một cách thống nhất và đồng bộ để tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.
1.3.1.7. Ấn phẩm của doanh nghiệp
Ấn phẩm trong văn hóa doanh nghiệp là những sản phẩm được làm bởi công nghệ
in ấn hoặc có thể phát hành dưới dạng truyền thông, chứa nội dung, hình ảnh, thông tin
về bản sắc, giá trị, triết lý và mục tiêu của doanh nghiệp. Ấn phẩm giúp doanh nghiệp truyền tải và thể hiện văn hóa nội bộ của mình đến nhân viên, khách hàng, đối tác và cộng đồng.
Ấn phẩm nội bộ trong văn hóa doanh nghiệp thường gồm: Linh vật biểu tượng, sổ tay văn hóa, bộ tranh truyền thông văn hóa,…
Linh vật biểu tượng: là nhân vật hoặc đối tượng có ý nghĩa đặc biệt, thể hiện tính cách, sứ mệnh và tinh thần của doanh nghiệp. Ví dụ: linh vật của công ty Luxevent là một chú chim hồng, biểu tượng cho sự sáng tạo, năng động và tươi trẻ.
22
Hình 1.7. Linh vật của công ty Luxevent
(Nguồn: Internet)
Sổ tay văn hóa: là cuốn sách nhỏ, chứa những thông tin cơ bản về doanh nghiệp, như lịch sử hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, quy tắc ứng xử, phong cách làm việc, phúc lợi nhân viên... Sổ tay văn hóa giúp nhân viên hiểu rõ hơn và cảm thấy gắn bó với doanh nghiệp
Bộ tranh truyền thông văn hóa: là những bức tranh minh họa, thể hiện những nội dung liên quan đến văn hóa doanh nghiệp một cách ngắn gọn, dễ nhớ và hài hước. Bộ tranh truyền thông văn hóa giúp nhân viên nhớ được những giá trị và quy tắc của doanh nghiệp, đồng thời tạo không khí vui vẻ và thoải mái trong công sở
Ấn phẩm truyền thông nội bộ là những tài liệu được sử dụng bên trong một doanh nghiệp, tổ chức nhằm mục đích giao tiếp, chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong doanh nghiệp đó. Ấn phẩm truyền thông nội bộ có nhiều lợi ích như giúp củng cố mối quan hệ giữa các nhân viên, lan toả hình ảnh của doanh nghiệp đến với khách hàng, truyền tải thông điệp của ban lãnh đạo tới các nhân viên, giúp các nhân viên nắm rõ và đồng thuận trong việc tận tâm triển khai hoàn thành tốt các nhiệm vụ để góp phần tạo nên sự thành công cho doanh nghiệp.
1.3.1.8. Thái độ, cung cách ứng xử của nhân viên
Đây được coi là tấm gương phản chiếu của doanh nghiệp. Văn hoá ứng xử của nhân viên thường được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành vi, thái độ, tốc độ xử lý vấn đề, tốc độ đối phó với tình huống bất ngờ,… Ngôn ngữ sử dụng để giao tiếp giữa các nhân viên với cấp trên; giữa nhân viên với nhân viên; với khách hàng, đối tác...là những yếu tố quan trọng góp phần làm nên văn hóa doanh nghiệp đậm đà bản sắc. Khi các nhân viên của doanh nghiệp sử dụng những ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thân thiện với khách hàng, đối tác thì sẽ mang lại cho họ cảm giác tin tưởng, dễ chịu. Khi các nhà quản trị sử dụng ngôn ngữ thân mật, vui vẻ, nhân viên cũng cảm thấy tin tưởng, yêu công ty, yêu công việc hơn… Vì vậy, văn hoá ứng xử rất quan trọng trong việc quyết định đến bộ mặt doanh nghiệp. Hiện nay, các doanh nghiệp đều đưa ra các bộ quy tắc
Thư viện ĐH Thăng Long