3. Bản mô tả công việc Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên 1 Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng
3.3 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, đối ngoại
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, công tác đối ngoại-
Lê Thị Lan Phương
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Thanh tra phụ trách và trước pháp luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác đối ngoại, HĐND và
các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
- Giúp Chánh Văn phòng quản lý điều hành Thanh tra viên, chuyên viên do mình phụ trách theo phân công của Chánh Văn phòng.
- Trực tiếp phân công chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh vực công tác được Chánh Văn phòng giao phụ trách; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện nhiệm vụ được giao, cùng với Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, đào tạo, bồi dưỡng công chức, nhân viên để nâng cao kiến thức, năng lực, kinh nghiệm thông qua công tác thực tiễn.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch về công tác đối ngoại
- Đề xuất kịp thời, chính xác các vấn đề về công tác đối ngoại và HĐND - Phối hợp với các Phòng nghiệp vụ hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan thực hiện nghiêm túc Quy chế làm việc của cơ quan, Quy chế tổ chức và hoạt động từng Phòng,…
- Phối hợp với bộ phận tài vụ thực hiện tốt các chế độ, chính sách, bảo hiểm,…cho công chức, nhân viên cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước
- Giúp Đảng ủy trong công tác xây dựng Đảng;
- Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết luận thanh tra theo sự phân công của Chánh Văn phòng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho chuyên viên, nhân viên thuộc
Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
- Vận động công chức xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh văn phòng xử lý các công việc hằng ngày khi Chánh văn phòng đi vắng.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách công chức, nhân viên tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về công tác đối ngoại và HĐND
Quan hệ công tác:
- Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng; khi có yêu cầu của Chánh Văn phòng thì báo cáo trực tiếp cho Phó Chánh thanh tra phụ trách.
- Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng .
- Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố
và cơ quan khác:
+ Với các Phòng Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, các phòng chuyên môn nghiệp vụ, Ban Quản lý dự: chủ động phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao.
+Với Thanh tra Chính phủ, UBNDTP, UBND quận-huyện, Thanh tra sở- ngành, Thanh tra quận-huyện và các cơ quan đơn vị khác: khi được Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Thanh tra phân công phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
3.4 Bản mô tả công việc Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-Quản trị.
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác hành chính-quản trị - Đào Thị Kim Nhung
Vị trí chức trách: Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp
Chánh Văn phòng điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm: Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao, Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Phó Chánh Thanh tra phụ trách và trước pháp luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
Nhiệm vụ: giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính-quản trị và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể: Giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành, trực tiếp phân công Thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên do mình phụ trách thực hiện công tác hành chính quản trị, gồm:
- Công tác tài chính:
+ Lập dự toán và quyết toán kinh phí hằng năm, dự toán chi tiêu cụ thể hằng năm theo quy định;
+ Đảm bảo chi tiêu theo Quy chế chi tiêu nội bộ và yêu cầu của Chánh Thanh tra; chấp hành và thực hiện đúng chế độ tài chính, thanh toán, quyết toán, kiểm kê, báo cáo với Sở Tài chính theo quy định;
+ Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ thực hiện đúng, kịp thời và chính xác các chế độ, chính sách, nâng lương, chuyển ngạch, bảo hiểm, … đối với công chức, nhân viên cơ quan.
+ Hàng tháng, quý, sáu tháng, năm phải báo cáo Chánh Văn phòng tình hình hoạt động tài chính của đơn vị. Thực hiện chế độ kiểm quỹ tiền mặt theo đúng quy định;
+ Thực hiện có hiệu quả Nghị định số 130/2005/ NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước; đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị, đồng thời tăng thu nhập cho cán bộ, công chức, nhân viên cơ quan.
- Công tác Văn thư – Lưu trữ:
+ Đảm bảo cụng tỏc nhận và cập nhật vào chương trỡnh theo dừi trờn mỏy vi
tính các loại công văn đi - đến. Công văn đến chuyển cho Chánh Văn phòng xử lý trong ngày, công văn đi sau khi ký tên và đóng dấu phát hành phải nhanh chóng gửi bưu điện chuyển đi (hoặc trực tiếp chuyển cho người nhận, cơ quan nhận);
+ Đảm bảo cập nhật tờn hồ sơ lưu trữ vào chương trỡnh theo dừi trờn mỏy vi tính. Thực hiện công tác tiếp nhận, quản lý, lưu trữ bảo mật đúng quy định của Nhà nước, không để xảy ra mất mát hoặc thất lạc hồ sơ; cung cấp hồ sơ, tài liệu kịp thời cho lãnh đạo và các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ khi có yêu cầu phục vụ công tác.
- Công tác lái xe, bảo vệ, phục vụ:
+ Điều phối xe phục vụ công tác của lãnh đạo và các phòng chuyên môn nghiệp vụ. Đảm bảo an toàn tuyệt đối khi tham gia giao thông. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng xe, đảm bảo phục vụ kịp thời trong công tác;
+ Trang bị phương tiện làm việc cho các đồng chí lãnh đạo, các phòng nghiệp vụ. Quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở làm việc, tài sản, thiết bị của cơ quan. Chuẩn bị chu đáo cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị. tiếp khách;
+ Phối hợp với các phòng thanh tra, phòng chuyên môn nghiệp vụ tổ chức tốt công tác bảo vệ, phòng cháy chữa cháy trong cơ quan;
+ Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết luận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho thanh tra viên, chuyên viên, nhân viên thuộc Văn phòng về lĩnh vực chuyên môn được giao.
- Vận động công chức, nhân viên xây dựng, giữ gìn đoàn kết giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn hóa công vụ trong cơ quan.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Quyền hạn:
- Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng khi được Chánh Văn phòng giao.
- Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách công chức, nhân viên thuộc bộ phận mình phụ trách tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
- Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự, phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân viên Văn phòng.
Quan hệ công tác:
- Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng; khi có yêu cầu của Chánh Văn phòng thì báo cáo trực tiếp cho Phó Chánh thanh tra phụ trách.
- Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng .
- Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố
và cơ quan khác:
+ Với các Phòng Thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, các phòng chuyên môn nghiệp vụ, Ban Quản lý dự: chủ động phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng giao.
+ Với Thanh tra Chính phủ, UBNDTP, UBND quận-huyện, Thanh tra sở- ngành, Thanh tra quận-huyện và các cơ quan đơn vị khác: khi được Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Thanh tra phân công phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao.
3. 5 Bản mô tả công việc Chuyên viên Tổng hợp Nguyên tắc chung xử lý công việc
- Chủ động tham mưu , đề xuất kịp thời với lãnh đạo văn phòng để tham mưu với HĐND, Thường trực HĐND, UBND, Thường trực UBND thành phố.
- Rà soát, kiểm tra thể thức, nội dung văn bản theo mẫu chung của văn phòng, trường hợp có sự nhầm lẫn không đúng người, đúng việc báo cáo lại với lãnh đạo Văn phòng để điều chuyển cho phù hợp. Các hồ sơ công việc nếu không đủ căn cứ, thủ tục theo quy định, thì chuyên viên có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Văn phòng để trả lại hoặc thông báo cho cơ quan tham mưu biết, bổ
sung.
- Trong quá trình thực hiện công việc được giao, các chuyên viên phải có sự trao đổi với những cán bộ có liên quan để có sự thông nhất, báo cáo Lãnh đạo cho ý kiến trình ký.
- Cỏc chuyờn viờn được phõn cụng theo dừi ngành, lĩnh vực cụ thể cú trachs nhiệm bỏm sỏt, tổng hợp, theo dừi, đụn đúc chặt chẽ từ khi triển khai cho đến khi kết thúc, hoàn thành nội dung công việc theo lĩnh vực được gaio phụ trách, việc xây dựng ban hành các văn bản, các cơ chế, chính sách, kế haochj, chương trình hành động, các báo cáo tổng hợp thường xuyên, đột xuất của ngành, lĩnh vực đó. Đối với các Chương trình, dự án, đề án cụ thể được phân cụng theo dừi từ chủ trương cho đến khi thực hiện theo quy trinh, viờc ban hành các quyết dịnh của cấp có thẩm quyền.
- Ngoài ra sẽ thực hiện các nhiêm vụ khác do Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổng hợp phân công và các công tác do trực tiếp lãnh đạo ơ quan chỉ đạo.
Nhiệm vụ cụ thể
- Đ/c: Đỗ Thị Thu Trang- Tổ trưởng:
+ Thực hiện rà soát, trình ký văn bản các phòng ban, đơn vị: Tư pháp, quản lý đô thị, Đội Quản lý TTĐT thành phố, Ban Quản lý DADDT&XD.
+ Tham mưu xử lý văn bản liên quan đến các đơn vị: Chi cục Thi hành an, Tòa án nhân dân thành phố, Viện Kiểm sat nhân sân thành phố.
+ Hàng tuần rà soát các nội dung theo kết luận, văn bản chỉ đạo của Thưởng trực Thành ủy, Thường trực UBND thành phố để tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng nhắc nhở các đơn vị thực hiện nhiệm vụ báo cáo thường trực UBND thành phố.
+ Xây dựng báo cáo kiểm điểm chỉ đạo điều hành của UBND thành phố.
+ Xây dựng chương trình làm việc năm của UBND thành phố.
+ Xây dựng báo cáo 6 tháng, báo cáo năm của Văn phòng và các báo cáo khác của Văn phòng theo chỉ đạo.
+ Giúp lãnh đạo Văn phòng tham mưu, thực hiện các nội dung, lĩnh vực
phục vụ HĐND, Thường trực HĐND thành phố.
- Đ/c: Phan Thị Mai Hồng- Tổ phó:
+ Thực hiện rà soát, trình ký các văn bản của các phòng, ban. Đơn vị:
Kinh tế, Tài chinh-Kế hoạch, Đội Quản lý thị trường số 1, ban Bồi thường GPMB, Chi cục Thuế, Ban QL các chợ, Chi cục Thống kê, Trung tâm KNKN.
+ Dự kiến nội dung chương trình họp Thường trực UBND thành phố, các nội dung báo cáo của UBND thành phố tại phiên họp Thường trực Thành ủy, Đôn đốc các báo cáo phục vụ họp thường kỳ UBND, Thường trwucj UBNd thành phố, BTV Thành ủy, Thường trực Thành ủy đảm bảo tiến độ, chất lượng.
+ Dự, ghi chép vào số các Nghị quyết, nội dung các cuộc họp Thương kỳ của UBND thành phố, cuộc họp giao ban Thường trực UBND thành phố.
Thông báo nội dung nghị quyết cuộc hop theo chỉ đạo.
-Đ/c: Lê Quốc Khánh:
+ Thực hiện rà soát, trình ký các văn bản của cơ quan : Công an, Quân sự, Phòng Cản sát PCCC Vĩnh Yên.
+ Là đầu mối, thay mặt Lãnh đạo Văn phòng trực tiếp lien hệ, làm việc với Cổng đối thoại Doanh Nghiệp của Tỉnh. Báo cáo lãnh Đạo Văn Phòng việc tổ chức thực hiện trong trường hợp cần thiết.
+ Thực hiện quản trị mạng của UBND thành phố . Hướng đẫn các phòng, ban chuyên môn áp dụng các ứng dụng tin học vào công tác quản lý.
+ Theo dừi, đụn đụ́c, tham mưu với lónh đạo. Văn phũng việc thực hiện các chương trình, đề án CNTT bảo trì hệ thống
- Đ/c Nguyễn Duy Mạnh:
+ Thực hiện rà soát, trình ký văn bản của các phòng, ban, đơn vị: Nội vụ, Giáo dục- Đào tạo, Tài nguyên- Môi trường.
+ Xây dựng báo cáo tổng hợp công tác tuần của văn Phòng.
+ Xây dựng báo cao tổng kết công tác tháng của Văn phòng.
- Đ/c: Nguyễn Phan Thương Điệp:
+ Thực hiện rà soát, trình ký văn bản các phòng ban, đon vị: Văn Hóa và
các thong tin; Trung tâm Văn hóa- TTTT, Đài truyền thanh- Truyền hình thành phố, phòng Y tế, Trung tâm Y tế, Trung tâm Dân số KHHGĐ, Bệnh viện Đa khoa thành phố.
+ Thực hiện các nhiệm vụ về công tác đói ngoại do Lãnh đạo Văn phòng giao.
+ tham mưu, theo dừi chỉ đạo của Lónh đạo Văn phũng nội dung lien quan các đoàn thể nhân dân, các tổ chức Hội.
- Đ/c: Phí Mạnh Hiếu, Đ/c Nguyễn Thị Bắc:
+ Thực hiện tiếp dân tại ban tiếp dân thành phố theo Quy định, Tham mưu trả lời các đơn, thư khiếu nạ, tố các của công dân và thực hiện các nhiệm vụ liên quan khác theo phân công của Trưởng ban tiếp công dân.
+ Thực hiện rà soát, trình ký văn bản của phòng, ban, đơn vị: lao động- TBXH, BHXH, NHCSXH tỉnh Vĩnh Phúc. Thanh tra thành phố.
- Đ/c: Phó Văn Thủy, Đ/c Phạm Thị Huyền Trang: Có trách nhiệm về công tác văn thư.
+ Phụ trỏch, theo dừi, thực hiện toàn bọ nụi dung, hoạt động tại bộ phận Văn thư- Lưu trữ của cơ quan theo qui định tại các văn bản pháp luật quy định về công tác văn thư, Quy chế làm việc của UBND thành phố, Quy chế làm việc của Văn phòng HĐNDvà UBND thành phố. Thực hiện quản lý toàn bộ con dấu của HĐND, UBND thành phố, dấu Văn phòng.
+ Hàng tháng, quý xây dựng kế hoạch sư dụng các vật tư, văn phòng phẩm của văn phòng báo cáo Lãnh đạo Văn phòng chỉ đạo.
- Ngoài nội dung cụ thể trên các Đ/c chuyên viên có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Dự các cuộc họp của Đ/c Thường trực UBND thành phố đối với lĩnh vực được giao theo dừi. Thong bỏo nội dung nghị quyết cuộc hop theo chỉ đạo.
+ Chuẩn bị tài liệu, bài phát biểu khi Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố theo yêu cầu phục vụ công tác làm việc hội họp.
+ Chịu trỏch nhiệm đụn đụ́c, tổng hợp, theo dừi cỏc lĩnh vục giao để kịp
thời tham mưu, phục vụ sực hỉ đạo của HĐND, thường trực HĐND thành phố
UBND thành phố.
+ Tham mưu, dự thảo các văn bản thực hiện các nhiêm vụ khác do lãnh đạo văn phòng giao.
4. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ UBND