Tìm hiểu quy trình làm việc

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND THÀNH PHỐ VĨNH yên (Trang 65 - 72)

Trong quá trình đổi mới, Đảng, Nhà nước luôn coi trọng việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức “hồng” thắm, “chuyên” sâu để đường lối, chủ trương được thực thi đồng bộ và xuyên suốt. Tính chất Nhà nước của dân, do dân và vì dân được cụ thể hóa trong mỗi việc làm, đạo đức, tác phong của từng cán bộ, nhất là cán bộ, viên chức thường xuyên làm việc trực tiếp với nhân dân. Sự tin yêu của người dân với chế độ, với việc nước phụ thuộc vào hình ảnh của cán bộ trong mắt người dân. Đảng ta đã từng nhấn mạnh: Quần chúng nhân dân chỉ biết quí trọng những người có đức, có tài, hết lòng phụng sự nhân dân. Do vậy, cán bộ phải yêu kính dân, tôn trọng người dân thì nhân dân mới dành sự yêu kính cho mình. Mà làm cho dân kính, dân yêu, dân tin, dân phục là vấn đề thuộc về lòng người. Sự hài lòng của người dân về các thủ tục hành chính và cách ứng xử của cán bộ, nhân viên thực thi nhiệm vụ đang trở thành một tiêu chí quan trọng khi đánh giá sự đổi mới và hoàn thiện nền hành chính công của đất nước và mỗi địa phương.

Điều 5 của Luật Viên chức đã qui định các nguyên tắc cơ bản trong hoạt động nghề nghiệp của viên chức, trong đó có nguyên tắc Tận tụy phục vụ nhân dân và tuân thủ quy trình, quy định chuyên môn, nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử. Điều 6 của Luật này cũng qui định nghĩa vụ chung của viên chức nhấn mạnh nội dung: viên chức phải có nếp sống lành mạnh, trung thực, cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư, có ý thức tổ chức kỷ luật và

trách nhiệm trong hoạt động nghề nghiệp; thực hiện đúng các quy định, nội quy, quy chế làm việc của đơn vị sự nghiệp công lập. Đây đồng thời là những tiêu chuẩn quan trọng đánh giá cán bộ, viên chức hàng năm.

Theo đó, Cán bộ công chức UBND thành phố nói chung, và nhân viên Văn phòng HĐND - UBND thành phô nói riêng đã thực hiện đúng công, đúng việc, xây dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt người dân thông qua: Cung cách hành

xử với nhân dân, với cấp trên và với đồng nghiệp, thông qua thực hiện nội dung công việc, thông qua thái độ và ý thức trách nhiệm khi ở cơ quan cũng như ngoài xã hội…

Bên cạnh đó, qua quá trình kiến tập ở đây, bản thân em cũng đã được cơ quan tin tưởng giao phó thực hiện các công tác hành chính: Vào sổ đăng kí công văn đi – đến; Chuyển giao văn bản; Chỉnh lý tài liệu; Soạn thảo văn bản; và một số công việc khác. . Bản thân em nhận thấy rằng:

- Cỏc cỏn bộ cụng chức ở đõy đều là những cỏn bộ cụng chức cụ́t lừi, cú tinh thần trách nhiệm công việc rất là cao;

- Xử lý công việc rất hiệu quả, đặc biệt là luôn có tinh thần trách nhiệm, sáng tạo, đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả công việc;

- Cách thức giải quyết công việc cũng được phân công cụ thể:

+ Chủ tịch UBND thành phố:

Trực tiếp hoặc phân công Phó Chủ tịch xử lý công việc trên cơ sở hồ sơ, tài liệu trình của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan, phiếu trình của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

Trường hợp cần thiết, Chủ tịch xử lý công việc trực tiếp trên cơ sở hồ sơ, tài liệu trình của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Khi vắng mặt hoặc xét thấy cần thiết, Chủ tịch ủy nhiệm một Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch lãnh đạo công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và giải quyết công việc do Chủ tịch phụ trách.

+ Phó Chủ tịch UBND thành phố:

Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh,

Kiểm tra, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc cơ quan thực hiện các Quyết định, Chỉ thị, nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.

Chủ trì xử lý những vấn đề cần phối hợp liên ngành và xem xét, xử lý những kiến nghị của các cơ quan chuyên môn, địa phương thuộc thẩm quyền của Chủ tịch trong phạm vi được phân công.

+ Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn giải quyết các công việc sau:

Những công việc thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật và các nhiệm vụ được Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao.

Chịu trách nhiệm về quyết định của cơ quan đối với những đề nghị của các cơ quan khác, Ủy ban nhân dân và các tổ chức, cá nhân về những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của cơ quan mình.

Xem xét, trình Ủy ban nhân dân tỉnh những vấn đề thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc những vấn đề mà các cơ quan liên quan còn ý kiến khác nhau.

Tham gia ý kiến về công việc chung của Ủy ban nhân dân tỉnh và với Thủ trưởng cơ quan chuyên môn khác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, đối với các vấn đề có liên quan đến chức năng, ngành, lĩnh vực quản lý.

+ Cán bộ công chức, chuyên viên, nhân viên:

Thực hiện nhiệm vụ được phân công, đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền được giao

Không giao công việc của mình cho người khác thực hiện nếu không được sự đồng ý của cấp trên trực tiếp, thực hiện sự chuyên môn hóa trong công việc để hiệu quả công việc được đảm bảo đúng tiến độ, và đúng với quy trình đề ra.

Như vậy, trong quá trình giải quyết công việc cũng đã có sự phân công nhiệm vụ rất là minh bạch, rừ ràng khụng bị chồng chộo chức năng, nhiệm vụ của từng cấp, từng người. Vì thế, công việc luôn luôn hoàn thành với hiệu quả rất cao.

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã đạt được vẫn tồn tại một vài điểm hạn chế:

+ Cách thức tổ chức công việc trong cơ quan:

Do đội ngũ cán bộ Công Chức, Viên chức mỏng do sự cắt giảm biên chế nên cán bộ Công chức, Viên chức Văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc.

Tuy nhiên, nhìn chung công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên đã thực hiện rất là tốt, xứng đáng với danh

hiệu Chiến sĩ thi đua cấp tỉnh năm 2015.

5. Tìm hiểu cách thức công việc và kĩ năng tổ chức . điều hành Văn Phòng.

Điều quan trọng đề giúp người cán bộ, công chức nhà nước hoàn thành tốt công việc của mình là đòi hỏi phải có kĩ năng như: Kĩ năng tổ chức điều hành, kĩ

năng lập kế hoạch, kĩ năng hành chính văn phòng...

+ Kỹ năng giải quyết các thủ tục hành chính:

Tại đây, các cán bộ, công chức không chỉ riêng Bộ phận một cửa mà là

toàn bộ các cán bộ, nhân viên ở đây đều học cách “ Cười với dân”

Người cán bộ, nhân viên phải luôn luôn niềm nở với công dân, không được có thái độ miệt thị, chê bai, hoặc hách dịch gây khó dễ đối với người dân.

Trang bị cho mình kiến thức xã hội, và chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho công tác, nhiệm vụ được giao.

+ Kỹ năng soạn thảo văn bản:

Được đào tạo bài bản, cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên đều là những người soạn thảo văn bản, tài liệu rất là giỏi:

Đánh máy 10 ngón rất là giỏi với tốc độ và độ chính xác rất cao.

Là người soạn thảo văn bản yêu cầu phải có tính tỉ mỉ, kiên trì, có con mắt quan sát thật tốt và tập trung cao độ.

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác Văn thư – Lưu trữ, Nghị định 01/2011/TT-BNV “Hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản”

có quy định chi tiết về các Khoản, Điều, Mục về nội dung của một văn bản hoàn chỉnh, do đó là một cán bộ chuyên viên soạn thảo đòi hỏi phải năm chắc những nội dung mà các Văn bản quy phạm quy định.

Cán bộ, chuyên viên có khả năng phân tích thực tế , trung thực phản ánh đúng sự thực khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm. Không mảy may thiên vị, không thêm bớt bóp méo sự thật. Nêu bật nội dung cần được giải quyết.

+ Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, triển khai thực hiện công việc:

Trước khi xác định giao việc cho một ai? Nhà lãnh đạo thường phải cân

nhắc nên giao trọng trách đó cho nhân viên nào của mình. Như vậy có nghĩa là

nhà lãnh đạo đang cân nhắc rằng người nào có kỹ năng làm việc tốt phù hợp với công việc được giao.

Tại UBND thành phỗ Vĩnh Yên đã và đang thực hiện rất tốt, mỗi nhân viên đều nắm trong mình kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và triển khai công việc rất tốt.

•Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;

•Xây dựng kế hoạch công việc hằng ngày hiệu quả;

•Sắp xếp và quản lý thông tin hiệu quả;

•Tiến hành thực hiện công việc theo từng bước chính xác;

•Kiểm tra, giám sát công việc;

Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý hay kế hoạch công tác năm chính là

một biểu hiện cho thấy kĩ năng làm việc lập kế hoạch của cán bộ nhân viên ở đây tốt như thế nào. Tất nhiên cần phải tiến hành đánh giá không chỉ thông qua kết quả công việc mà họ đạt được, mà cần đánh giá quá trình họ thực hiện công việc. Và cú một điều cú thể nhận thấy rất rừ là mọi cụng việc đều được triển khai nhịp nhàng, nhanh gọn, chính xác. Vì vậy, UBND thành phố Vĩnh Yên là

cơ quan hành chính luôn được người dân tin yêu;

+ Kỹ năng hành chính văn phòng:

Nhìn chung phần lớn cán bộ công chức làm việc tại UBND thành phố

Vĩnh Yên nói chung và Văn phòng HĐND – UBND thành phố nói riêng đều là

nhân viên giỏi có trình Cao đẳng, Đại học trở lên, được đào tạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng hành chính văn phòng..

•Nghe và trả lời điện thoại tiết kiệm, chính xác;

•Soạn thảo văn bản, soạn thảo công văn, thư, thư điện tử chuyên nghiệp, hiệu quả;

•Quản lý thông tin hồ sơ tài liệu bảo mật, an toàn, chính xác;

•Sử dụng trang thiết bị văn phòng: Máy in, máy tính, máy Fax, Máy Photocopy.. hiệu quả và tiết kiệm;

•Sử dụng tính năng quản lý thời gian, kế hoạch làm việc, lên lịch hẹn, tiến hành tổ chức hội họp..;

Ngoài các kỹ năng vốn có, cần phải nhắc đến kĩ năng mềm mà mỗi người nhân viên nên có: Kiên trì nhẫn lại; chịu khó tỉ mỉ, kỹ năng biết lắng nghe, trả lời hiệu quả; kỹ năng trao đổi thông tin; kỹ năng đọc phản hồi; ...

+ Phương tiện, trang thiết bị phục vụ công tác hành chính văn phòng:

Trang thiết bị văn phòng bao gồm những thiết bị, máy móc dùng cho công việc của nhân viên văn phòng như: Máy vi tính, Máy in, Máy Fax, máy photocopy, máy Scan, máy hủy tài liệu...

Đây là một mảng không thể thiếu khi triển khai những công việc hành chính văn phòng hiện nay. Nhất là trong thời đại bùng nổ thông tin thì việc khai thác tối đa tiện ích mà công nghệ hiện đại mang lại sẽ là một nguồn lực vô cùng hiệu quả:

Với việc được trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng, Văn phòng HĐND – UBND thành phỗ Vĩnh Yên đã ứng dụng tối đa các thiết bị văn phòng vào công tác của mình:

•Sử dụng đúng nơi đúng việc, không sử dụng các thiết bị với mục đích cá nhân hoặc không phù hợp với công việc;

•Sử dụng tiết kiệm các trang thiết bị, tắt mở đúng kĩ thuật;

•Thận trọng, cẩn thận với những trang thiết bị dễ hỏng hóc, khó bảo dưỡng;

Tuy nhiên do tần suất giải quyết công việc cao nên một sô trang thiết bị có dấu hiệu cần nâng câp để đảm bảo hoạt động của cơ quan.

Khảo sát nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan

(Xem phụ lục số 03) - Kế hoạch công tác thường kỳ của đơn vị được Chánh Văn phòng tổng hợp và xây dựng dựa trên sự phân công, chức năng nhiệm vụ của phòng do Lãnh

đạo cơ quan giao phó; như vậy có sự quản lý chặt chẽ trong việc thực hiện kế hoạch.

- Cơ quan chưa có kế hoạch công tác theo tuần nhưng hàng tuần vẫn có các cuộc họp giao ban vào sáng thứ 6 hoặc thứ 2 đầu tuần do Trưởng phòng chủ trì, trong cuộc họp này các Phó trưởng phòng báo cáo công việc đã thực hiện được trong tuần vừa qua căn cứ theo kế hoạch công tác tháng, Trưởng phòng triển khai kế hoạch các công tác tuần tiếp theo, và lấy ý kiến của các Phó trưởng phòng và chuyên viên.

- Các kế hoạch công tác thường kỳ của công ty đều được thực hiện nghiêm chỉnh và hoàn thành đúng thời hạn, thậm chí có những công tác hoàn thành tốt trước thời hạn đã đề ra và đạt kết quả rất cao.

- Văn phòng xây dựng kế hoạch công tác theo tuần do đó có những nội dung công tác phát sinh trong tuần, như vậy sẽ làm xáo trộn trình tự công việc đã lên kế hoạch; đồng thời gây cảm giác áp lực cho chuyên viên.

- Các chuyên viên đã tiếp nhận công tác trong cuộc họp giao ban, nhưng chưa có định hướng cụ thể, và trong tuần đôi khi vẫn chưa triển khai được công việc của mình, do tính chủ quan và khối lượng công việc quá lớn.

- Kế hoạch công tác thường kỳ năm thì do Văn phòng tổng hợp lại và

trình lên lãnh đạo, còn kế hoạch công tác tháng thì lại do các phòng ban tổng hợp lại , vì thế giữa kế hoạch của năm và kế hoạch công tác tháng có những điểm không khớp nhau.

Sơ đồ hóa công tác một tổ chức một hội nghị, hội thảo của UBND thành phố Vĩnh Yên.

(Xem phụ lục số 04) Sơ đồ hóa quy trình tổ chức một chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBNDthành phố Vĩnh Yên.

(Xem phụ lục số 05) - Nhằm nâng cao hiệu quả công tác của mình – UBND thành phố Vĩnh Yên luôn tổ chức những chuyến công tác nhằm mục đích trao đổi, học hỏi, và

thực hiện tốt các nhiệm vụ được đề ra.

- Mục đích của các chuyến đi công tác: Kiểm tra tình hình thực tế ở các cơ quan xã, phường, trên địa bàn thành phố; khảo sát, trao đổi nội dung công việc; dự hội nghị, hội thảo, hoặc lễ hội.

- Hằng năm, UBND có rất nhiều chuyến đi công tác tại các địa phương, và các chuyến công tác đi các tỉnh, thành phố khác trong nước, thậm chí cả ở nước ngoài.

- Đối với những chuyến đi công tác thuộc phạm vi trong quận, đi trong ngày và căn cứ vào tính chất của chuyến đi mà Văn phòng sẽ lên lịch trình cho chuyến đi công tác; Còn đối với những chuyến đi công tác dài ngày thì Văn phòng sẽ phải lên kế hoạch chi tiết cho chuyến đi.

- Trước tiờn Văn phũng cần xỏc định rừ mục đớch của chuyến đi cụng tác, thời gian, địa điểm, phương tiện đi lại, thành phần tham dự, dự trù kinh phí . . .

- Sau đó bộ phận Tổng hợp sẽ lên kế hoạch cụ thể, trình lên Chánh văn phòng phê duyệt. Nếu bản kế hoạch không còn thiếu sót thì công bố và thông báo cho các cá nhân liên quan, làm giấy giới thiệu, giấy đi đường, chuẩn bị tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác, rút kinh phí tạm ứng, Cuối cùng kiểm tra lần cuối trước chuyến đi công tác để đảm bảo cho chuyến đi đạt được hiệu quả cao nhất.

Tuy nhiờn, cú một sụ́ chuyến đi cụng tỏc khụng được lờn lịch trỡnh rừ ràng, mà chỉ được trao đổi bằng miệng: như những chuyến kiểm tra nhỏ; có thể là những chuyến viếng thăm..

6. Nhận xét, đánh giá mô hình tổ chức bộ máy văn

Một phần của tài liệu Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND THÀNH PHỐ VĨNH yên (Trang 65 - 72)

Tải bản đầy đủ (DOC)

(88 trang)
w