Là một cơ quan chính quyền cấp quận, huyện, UBND thành phố Vĩnh Yên hoạt động theo cơ chế tập trung dân chủ, Chủ tịch là người đứng đầu cơ quan, các vấn đề thực hiện dựa trên ý chí, nguyện vọng của tập thể. UBND
thành phố Vĩnh Yên đang dần dần cải thiện mình cho phù hợp với xu hướng của xã hội. Cùng với hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, cán bộ nhân viên văn minh, lịch sự, UBND thành phố Vĩnh Yên đã và đang trở thành một trong những cơ quan, đơn vị mẫu trong việc xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của tỉnh Vĩnh phúc nói riêng và của cả nước nói chung,
Có những biện pháp rất riêng từ hiện đại hoá trong hoạt động, phong cách làm việc, cơ sở vật chất và con người trong cơ quan hợp với xu thế thời đại mới và nhu cầu công việc đề ra.
Ưu điểm:
- Các giao dich, thông báo giữa các phòng ban với nhau, giữa các cán bộ, công chức, viên chức trong UBND đều được thực hiện bằng Email, trò chuyện làm việc trực tuyến.
- Được chia tách ra thành các phòng ban nhỏ hơn, tạo môi trường làm việc độc lập, tạo tâm lý thoải mái trong thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan.
- Cơ sở vật chất khang trang, với 01 trụ sở, các trang thiết bị đầy đủ bao gồm: máy tính, máy in, máy phôtô, điện thoại cố định . . .
- Văn bản chuyển giao trong và ngoài cơ quan không chỉ được chuyển giao bằng chuyển phát nhanh đến tận tay người nhận, hoặc trực tiếp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, đơn vị có người trực tiếp chuyển phát. Việc chuyển giao văn bản Scan cũng được thực hiện để tiện lợi hơn trong việc giao dịch với bên ngoài cơ quan.
- Ngoài ra, cơ quan cũng có hội trường riêng được trang bị máy chiếu, máy tính xách tay, âm-li, loa đài.. để hỗ trợ cho những cuộc họp HĐND và các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của UBND.
- Với sự kết hợp giữa 02 thế hệ, Cán bộ, công chức, viên chức là những người có độ tuổi trung niên, có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động hành chính, và quản lý; đồng thời cơ quan cũng không ngừng bổ sung những cán bộ trẻ có trình độ cao, hăng hái, năng động trong công việc.
Việc hiện đại hoá trang thiết bị được tiến hành đồng thời với hiện đại hoá chính tri thức con người làm việc trên những trang thiết bị đó. Đặc biệt, đối với cán bộ nghiên cứu, tổng hợp luôn luôn tự rèn luyện nâng cao trình độ ứng dụng các trang thiết bị hiện đại.
Để hiện đại hoá công tác văn phòng UBND thành phố đã nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng rất được quan tâm.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động của văn phòng như là: xây dựng và ban hành quy chế, quy trình xử lý công việc cho từng lĩnh vực cụ thể. Từ đó hoàn thành tốt hai chức năng cơ bản là tham mưu - tổng hợp điều phối và hậu cần. Đây là nhu cầu và xu hướng tất yếu về chất lượng công tác.
UBND qthành phố đã quan tâm bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ.
Nhược điểm:
- Được tổ chức theo mô hình hiện đại, và phân chia các phòng ban theo hướng chuyên môn hóa. Do đó khó cho việc gắn kết công việc giữa các phòng ban với nhau. Các cán bộ, chuyên viên có thời gian, không gian riêng không có sự quản lý, giám sát của người lãnh đạo trở nên mất tập trung trong công việc, nhiệm vụ được giao còn nhiều điều thiếu sót.
- Với cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, xong do chưa có cán bộ quản lý và cán bộ chuyên trách đảm nhiệm, phần lớn là do Văn phòng tự điều hành mà vì thế các trang thiết bị hỗ trợ âm thanh, hình ảnh .. chưa phát huy tối đa được tác dụng của mình.
- Do ý thức của cán bộ, công chức, viên chức mà mô hình xây dựng văn phòng hiện đại còn nhiều hạn chế. Văn hóa nếp sống nơi công sở còn chưa được áp dụng triệt để. Điển hình vẫn còn tình trạng chuyên viên ngồi chơi còn cán bộ lãnh đạo thì làm không hết việc . .
- Công tác bồi dưỡng cán bộ còn gặp nhiều khó khăn, do cán bộ, công chức đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau vì vậy mà chưa thể phân bổ thời gian để tham gia các khóa bồi dưỡng cán bộ; trình độ cán bộ và chuyên viên còn hạn chế vì không được đào tạo đúng chuyên ngành, mà phần lớn hoạt động theo kinh nghiệm do thâm niên công tác mà có.
Phần III.
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ