- Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động trong công tác quản lý của UBND Thành phố Vĩnh Yên và Nhà nước, đồng thời cũng là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý mọi cơ quan, tổ chức … Có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trung pháp lý và tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Công tác lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng, nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Đồng thời nó cũng góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu suất hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của tổ chức, cá nhân. Là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân. Là những bằng chứng để phục vụ cho công việc cần thiết. Vì thế, lãnh đạo văn phòng rất quan tâm đến vấn đề này, là
người trực tiếp giao nhiệm vụ cho chuyên viên đảm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ thực hiện các công việc nghiệp vụ liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ, tài
liệu.
Trực tiếp kiểm tra, giám sát quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
công tác chỉnh lý tài liệu; tình hình bảo quản tài liệu; và tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu của cơ quan.
- Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm báo cáo lãnh đạo cơ quan về công tác Văn thư – Lưu trữ, trong quá trình phân công nhiệm vụ, trưởng phòng cũng trực tiếp tham gia quá trình lập kho, quản lý kho lưu giữ tài liệu.
Đồng thời cũng là người có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến lưu trữ tài liệu của cơ quan, đơn vị mình.
- Thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn, tham gia các khóa huấn luyện để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ, nhờ đó mà công tác bảo quản tài liệu của cơ quan từng bước được hiện đại hóa.
- Hiện nay, thành ph ố V ĩnh Y ên đã và đang áp dụng triệt để các văn bản hướng dẫn, có liên quan đến việc bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Song song với đó, Trưởng phòng Nội vụ UBND th ành phốđã tham mưu cho Chủ tịch UBND thành ph ố về những cơ quan, đơn vị thuộc thành phần nộp lưu tài liệu vào lưu trữ thành phố trên địa bàn th ành ph ố; và một số văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ cơ quan.
Nhưng, do khối lượng công việc quá lớn và khối tài liệu quá nhiều, việc sắp xếp tài liệu trong kho còn chưa thật sự khoa học, một vài nhầm lẫn trong khâu phân loại, và biên mục. Tài liệu trùng thừa và hết giá trị rất nhiều, gây khó khăn cho việc tra tìm, sử dụng tài liệu.
5.2 Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Đây là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phòng lưu trữ cơ quan (cụ thể ở đây là phòng Nội vụ huyện Hạ Hòa ) theo quyền hạn và phạm vi được quy định.
Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nội dung cơ bản sau:
(1) Xác định nguồn thu thập, bổ sung.
(2) Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu.
(3)Phân chia các nguồn tài liệu.
(4) Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan.
Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hành các thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanh chóng và đúng theo quy định.
Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưng không thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời.
5.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Ưu điểm:
+ Tài liệu lưu trữ của UBND th ành ph ố được bảo quản cẩn thận, an toàn, thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
+ Diện tích nơi lưu trữ bảo quản tài liệu tương đối rộng, thoáng và các thiết bị trong kho hiện đại giúp bảo quản tài liệu được lâu hơn, không bị các yếu tố bên ngoài tác động nhiều.
- Nhược điểm: khối lượng tài liệu của phòng tương đối lớn các tủ, kệ chứa tài liệu không được nhiều buộc phải bố trí sắp xếp nhiều các tủ kệ đựng tài liệu gần nơi làm việc của cán bộ, chuyên viên, tại phòng làm việc điều này làm cho công tác quản lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn.
5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu để giải quyết công việc, nhiệm vụ hiện hành của Phòng, đơn vị cấp huyện, xã và cá nhân.
Ưu điểm: Tra tìm nhanh chóng; phục vụ cho quá trình nghiên cứu và khai thác.
Nhược điểm: Thực tế tại kho lưu trữ hiện nay của UBND th ành ph ốsố
lượng cán bộ công tác lưu trữ còn thiếu nên chất lượng phục vụ công tác sử dụng tài liệu không cao.
6. KHẢO S ÁT C ÔNG T ÁC T Ổ CH ỨC V À S Ử D ỤNG TRANG