Căn cứ vào Luật Tổ chức HĐND và UBND 26/11/2003 và căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của UBND thành phố Vĩnh Yên. Đồng thời để thực hiện có hiệu quả hơn nội dung công việc, UBND thành phố cũng đã thể thức hóa một số nội dung công việc: Quy trình giải quyết công việc hành chính theo cơ chế một cửa liên thông, Quy trình giải quyết văn bản đi đến; Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo của cơ quan, Quy trình xây dựng công tác thường kì của cơ quan..;
a. Quy trình giải quyết công việc hành chính theo cơ chế một cửa liên thông:
Bước 1: Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra kỹ hồ sơ;
- Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đầy đủ theo quy định thì hướng dẫn một lần, cụ thể, đầy đủ, theo đúng quy định để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì đóng dấu văn bản đến, ghi số, ký
hiệu, ngày nhận văn bản, trích yếu nội dung và cập nhật thông tin hồ sơ vào máy vi tính.
- Trong quỏ trỡnh tiếp nhận hồ sơ, nếu thủ tục cũn vướng mắc, chưa rừ ràng thì công chức tiếp nhận hồ sơ trực tiếp trao đổi ngay với phòng (hoặc công chức) chuyên môn để thống nhất trước khi nhận hồ sơ.
Bước 2: Chuyển hồ sơ
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ, trong thời hạn không quá 01 giờ làm việc.
Trường hợp hồ sơ được tiếp nhận trong 30 phút cuối buổi làm việc thì có thể chuyển hồ sơ cho phòng (hoặc công chức) chuyên môn vào đầu giờ của buổi làm việc tiếp theo.
- Phòng (hoặc công chức) chuyên môn có thẩm quyền xử lý, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm:
+ Tiếp nhận hồ sơ được luân chuyển;
+ Trường hợp phát hiện nội dung hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì lập Phiếu trả hồ sơ ngay trong ngày làm việc (nờu rừ lý do), trỡnh lónh đạo Văn phũng.
Trường hợp nhận hồ sơ vào cuối ngày hoặc trong ngày nhận nhiều hồ sơ cùng lúc thì có thể trả hồ sơ vào ngày làm việc tiếp theo.
Chánh (hoặc Phó Chánh) Văn phòng thừa lệnh Chánh Văn phòng ký Phiếu trả hồ sơ.
Bước 3: Xử lý, giải quyết hồ sơ.
Hồ sơ hợp lệ được chuyển đến cơ quan, đơn vị có chức năng giải quyết theo quy định của Pháp luật;
Cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm giải quyết công việc trong nội dung hồ sơ yêu cầu; Đối với hồ sơ có nội dung phức tạp cần đưa ra họp thảo luận, hoặc trình lên cơ quan cấp trên xem xét, kí duyệt.
Khi văn bản, hồ sơ đã được giải quyết, đơn vị chuyên môn chuyển lại kết quả về Bộ phận trả kết quả hồ sơ thuộc Văn phòng HĐND và UBND thành phố;
Bước 4: Trả kết quả
Trong thời hạn không quá 02 giờ làm việc, kể từ khi văn bản được ký,
đóng dấu và phát hành, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thông báo cho cá nhân, tổ chức đến nhận văn bản hoặc gửi qua bưu điện.
Trường hợp thời gian nhận kết quả trên thực tế quá thời gian quy định mà
lý do từ phía cá nhân, tổ chức thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ghi cụ thể lý do này vào sổ giao nhận văn bản và đề nghị cá nhân, tổ chức ký nhận kết quả.
- Định kỳ vào ngày 25 hàng tháng, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thống kê tình hình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính gửi Văn phòng để tổng hợp.
b. Quy trình xây dựng công tác thường kì của cơ quan.
- Các phòng, ban thuộc UBND thành phố chủ động lên kế hoạch công tác thường kỳ của đơn vị mình.
- Qua các cuộc họp giao ban hàng tuần, Chủ tịch UBND có thể trực tiếp kiểm tra việc thực hiện các công việc trong kế hoạch công tác tháng của các đơn vị. Từ đú cú sự theo dừi sỏt sao hơn, và đỏnh giỏ đỳng với tiến độ cụng việc của từng phòng ban.
- Các trưởng phòng có thể căn cứ theo kế hoạch công tác đã được lãnh đạo UBND xét duyệt mà giao nhiệm vụ cho từng nhân viên, tạo sự chuyên môn hóa trong công việc và cũng tăng hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên.
- Chánh văn phòng HĐND & UBND kết hợp với các Trưởng phòng có thể trực tiếp theo dừi, đụn đụ́c nhắc nhở việc thực hiện kế hoạch cụng tỏc của các đơn vị trong UBND.
- Hàng tuần và cuối tháng UBND có sự tổng hợp, đánh giá qua tiêu chí hoạt động hàng tháng để đề xuất lên Phòng Nội vụ thành phố và có sự khen thưởng kịp thời. Đây là tiêu chí cho các phòng, ban trong UBND thành phố tích cực làm việc hơn và tạo hiệu quả năng suất lao động .
Nh ân x ét Quy trình xây dựng công tác thường kì của cơ quan:
Nhìn chung, về nội dung công việc của UBND thành phố Vĩnh Yênrất phức tạp, trong quá trình thực hiện công việc còn gặp nhiều khó khăn trong việc giải quyết. Việc xây dựng được quy trình làm việc cụ thể cho từng nội dung
công việc góp phần giải quyết công việc tại cơ quan đạt hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên việc thực hiện đúng quy trình lại là một vấn đề cần được xem xét và kiểm tra.