8. Cấu trúc của luận văn
1.5. Ứng dụng CNTT-TT trong công tác quản lý của Phòng GD&ĐT
CNTT-TT có vai trò to lớn trong hoạt động quản lý giáo dục, từ những vai trò đó thì CNTT-TT được ứng dụng trong hoạt động quản lý của Phòng GD&ĐT như sau:
1.5.1. Tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý
Các hoạt động quản lý được dựa trên việc thực hiện các chức năng quản lý: lập kế hoạch; tổ chức và nhân sự; lãnh đạo và chỉ đạo; kiểm tra, đánh giá.
Khi CNTT-TT chưa phát triển, các hoạt động quản lý được thực hiện với các công cụ thủ công truyền thống từ thu thập, xử lý thông tin để thực hiện các chức năng quản lý. Vì vậy phải sử dụng tương đối nhiều các nguồn lực: nhân lực, tài chính, thời gian… để phục vụ cho một hoạt động quản lý cụ thể, do đó,
tính hiệu quả, tính kịp thời… không cao. Với sự phát triển của CNTT-TT, khi biết ứng dụng loại công nghệ cao này (cả phần cứng và phần mềm) thì sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong các hoạt động quản lý, trong đó có quản lý giáo dục.
Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT-TT góp phần tin học hóa công tác quản lý giáo dục trong các hoạt động cụ thể:
- Tìm kiếm, thu thập, tiếp nhận và xử lý các thông tin quản lý một cách nhanh nhất.
- Tạo ra môi trường liên lạc thông suốt để thực hiện hoạt động quản lý.
- Giúp việc phổ biến, thu thập các văn bản, các quyết định quản lý nhanh nhất thông qua hòm thư điện tử hoặc qua website.
- Giúp việc soạn thảo các văn bản nhanh hơn, hiệu quả hơn: việc tìm kiếm các văn bản trên internet hoặc các văn bản lưu trữ trên máy tính giúp cho việc soạn thảo văn bản trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, đồng thời đảm bảo được tính thẩm mỹ và quy định về hình thức văn bản.
- Tin học húa cỏc cụng việc: quản lý cụng văn, theo dừi cụng việc, lập lịch công tác, lập báo cáo, tổng hợp, trao đổi bằng thư điện tử…
- Người quản lý và cán bộ có thể làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào:
Với việc máy vi tính nối mạng internet trở nên phổ biến như hiện nay thì người quản lý và cán bộ có thể làm việc ở bất kỳ ở đâu vào thời gian nào nhờ những ứng dụng của CNTT-TT như ứng dụng văn phòng điện tử di động M-Office.
- Tổ chức họp giao ban, tập huấn nghiệp vụ quản lý, chuyên môn thông qua các phương tiện truyền thông như qua sóng phát thanh, sóng truyền hình, qua mạng internet…
1.5.2. Cung cấp thông tin quản lý
Công việc của các nhà quản lý chủ yếu là thu thập và xử lý thông tin, một người quản lý không nắm được đủ các thông tin thì khó có thể quản lý công việc của mình thành công được. Thông tin quyết định đến chất lượng và hiệu quả
quản lý. Trong khi đó, thế mạnh của CNTT-TT là việc lưu trữ, xử lý, truyền dẫn các thông tin, đồng thời CNTT-TT cho phép chúng ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh nhất. Chính vì vậy, CNTT-TT được ứng dụng để cung cấp các thông tin và xử lý thông tin.
Nhờ có CNTT-TT chúng ta có thể tập hợp được những thông tin đơn lẻ thành một hệ thống thông tin một cách khoa học qua các phần mềm. Từ hệ thống thông tin đó, ta có thể khai thác, tìm kiếm, chuyển, nhận, chia sẻ, thu thập thêm thông tin… Qua mạng máy tính internet hoặc mạng LAN chúng ta có thể tìm được bất cứ thông tin nào mà ta mong muốn, nhằm phục vụ cho công tác quản lý. Như vậy, CNTT-TT sẽ cung cấp cơ sở dữ liệu cho hoạt động quản lý.
1.5.3. Quản lý thực hiện chương trình giáo dục của các cấp học, ngành học Việc quản lý thực hiện chương trình giáo dục của các cấp học, ngành học của Phòng GD&ĐT có vai trò rất quan trọng. Thông qua việc quản lý này, Phòng GD&ĐT nắm được tình hình thực hiện chương trình giáo dục của từng trường, từ đó có những điều chỉnh khi cần thiết để các trường thực hiện chương trình giáo dục một cách đồng bộ, cùng tiến độ và hoàn thành đúng kế hoạch năm học.
Để thực hiện công việc trên một cách kịp thời, tiết kiệm thời gian và công sức chúng ta có thể ứng dụng CNTT-TT. Qua việc Phòng GD&ĐT xây dựng cấu trúc báo cáo thống nhất trong toàn huyện, các trường báo cáo tình hình thực hiện chương trình giáo dục, đồng thời cả số lớp, số học sinh của từng tháng, từng học kỳ với Phòng GD&ĐT thông qua các phương tiện truyền thông như thư điện tử, điện thoại…
1.5.4. Quản lý nhân lực
Những phần mềm quản lý về nhân sự giúp chúng ta quản lý được nhân lực hiệu quả nhất, tiện lợi nhất và chi phí nhỏ nhất, đáp ứng được mọi yêu cầu trong hoạt động quản lý. Nhờ các phần mềm đó, chúng ta có đầy đủ các thông tin cá nhân một cách nhanh nhất của từng cán bộ trong tổ chức của mình như:
trình độ đào tạo, chuyên môn nghiệp vụ, quá trình công tác, chức vụ, tiền
lương... và cung cấp cho chúng ta biết được những số liệu về con người trong toàn ngành phục vụ cho hoạt động quản lý.
Việc sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự, chúng ta chỉ mất lần đầu thu thập và nhập các thông tin của từng người trong ngành, các năm tiếp theo chúng ta chỉ việc cập nhật những thông tin mới về nhân sự của mình. Vì vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm được cả thời gian và công sức.
1.5.5. Quản lý cơ sở vật chất
Cũng như quản lý nhân sự, việc ứng dụng các phần mềm giúp chúng ta có thể quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, thiết bị của Phòng và các cơ sở giáo dục có hiệu quả cao. Nhờ ứng dụng phần mềm quản lý chúng ta có thể quản lý các trang thiết bị một cách chi tiết nhất như: thời gian trang bị, đơn giá các tài sản, số lượng các tài sản, chất lượng tài sản... đồng thời các phần mềm đó giúp ta tính khấu hao các tài sản một cách chính xác. Từ đó giúp nhà quản lý lập được kế hoạch mua sắm, bảo dưỡng các thiết bị và tài sản một cách kịp thời đáp ứng đủ cơ sở vật chất phục vụ hoạt động quản lý.
1.5.6. Quản lý tài chính
Việc quản lý tài chính của một đơn vị có ý nghĩa rất quan trọng, nó không những ảnh hưởng tới việc tổ chức các hoạt động mà ảnh hưởng trực tiếp đến cán bộ trong đơn vị. Tuy nhiên, nhờ việc sử dụng các phần mềm kế toán như:
DTSoft, MISA… sẽ giúp chúng ta quản lý tốt tài chính của đơn vị mình. Thông qua việc sử dụng các phần mềm đó, chúng ta nắm được tình hình từng nguồn ngân sách của mình như tổng số có bao nhiêu, đã chi vào những công việc gì, hiện tại còn bao nhiêu… Đồng thời, các phần mềm đó giúp chúng ta làm các hồ sơ về tài chính một cách dễ dàng và nhanh nhất như các loại phiếu chi, phiếu thu, báo cáo tài chính từng tháng, từng quý và cả năm. Từ đó, giúp người lãnh đạo có kế hoạch chi tiêu hợp lý để phục vụ tốt công tác quản lý của mình.
Với cỏc ưu thế trờn, rừ ràng việc ứng dụng CNTT-TT trong hoạt động quản lý của Phòng GD&ĐT là xu thế tất yếu hiện nay.
1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT-TT trong hoạt động quản lý