2. giải pháp vi mô (giải pháp về phía các công ty giao nhận xnk)
2.2. giải pháp thứ hai: tổ chức phối hợp các cơ quan liên quan trong
kiểm tra giám định hàng nk bị tổn thất
2.1. nội dung của giải pháp: 2.1.1. công tác chuẩn bị phối hợp:
- cần phải tìm hiểu để biết được mặt hàng mà công ty đã nhập khẩu có thuộc trong "danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu qua kiểm tra chất lượng nhà nước" hay không (trừ những mặt hàng mà công ty thường nhập khẩu)
- cần phải trực tiếp liên hệ với cơ quan hải quan biết được những cơ quan giám định mà cơ quan hải quan có thể chấp nhận. tránh trường hợp khi đang tiến hành giám định bởi cơ quan giám định ngoại thương hay cơ quan giám định bảo hiểm... mới biết được cơ quan hải quan yêu cầu một cơ quan giám định khác.
- cần chọn cơ quan giám định có uy tín việt nam mà kết quả giám định của cơ quan này được cơ quan hải quan chấp nhận là cơ quan bảo hiểm bồi thường cho
người nhập khẩu trong phạm vi trách nhiệm của họ. thông thường công ty nên chọn chi nhánh vinacontrol hoặc asia control tại đà nẵng vì kết quả giám định của cơ quan này được tất cả các bên liên quan chấp nhận.
- cần chuẩn bị các văn bản gửi mời các cơ quan một cách chu đáo trong một thời gian thích hợp sao cho việc giám định về chất lượng, số lượng hay tổn thất chỉ diễn ra một lần nhằm giảm chi phí xếp dỡ trong quá trình giám định.
2.1.2. nội dung phối hợp:
a. sơ đồ phối hợp: quá trình tổ chức phối hợp các cơ quan chức năng trong
khâu kiểm tra giám định hàng hoá nhập khẩu được thể hiện qua sơ đồ sau: sơ đồ 1. nhóm 1 giám định bảo hiểm đại diện cảng, hãng tàu công ty cơ quan giám
định ngoại
đại diện người mua
nhóm 2 hải quan và cơ
quan giám định do hải quan yêu cầu
cơ quan giám định chất lượng nhà
nước cơ sở để đưa ra sơ đồ phối hợp:
nhóm 1: là những cơ quan (những bên) liên quan do hợp đồng mua bán ngoại thương qui định mà cụ thể nhất là cơ quan giám định ngoại thương và cơ quan giám định bảo hiểm, nhằm bảo đảm cho việc cam kết thực hiện theo đúng hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. những cơ quan, bên liên quan có sự chứng thực của cơ quan hải quan.
nhóm 2: tùy thuộc vào loại hàng hoá nhập khẩu có thuộc "danh mục hàng hoá xuất nhập khẩu phải kiểm tra chất lượng" mà có sự có mặt của cơ quan giám định chất lượng nhà nước hay không.
còn nếu như cơ quan giám định do hải quan yêu cầu là cơ quan giám định ngoại thương và cơ quan bảo hiểm chấp nhận kết quả giám định của cơ quan này thì trong nhóm 2 chỉ gồm cơ quan hải quan giám sát toàn bộ quá trình kiểm tra giám định hàng xuất khẩu.
- nếu như trong nhóm 1 các cơ quan phải chịu giám sát và chứng thực của cơ quan hải quan thì trong nhóm 2 các cơ quan có sự giám sát lẫn nhau và vẫn có sự chứng thực của nhau.
- trường hợp hàng hoá nhập khẩu không cần phải qua giám định chất lượng nhà nước và cơ quan hải quan cũng như cơ quan bảo hiểm đồng ý với kết quả giám định của cơ quan giám định ngoại thương thì sơ đồ phối hợp chỉ gồm:
cơ quan hải quan
công ty cơ quan giám định
ngoại thương
đại diện cảng, hãng tàu
cơ quan bảo hiểm đại diện người mua
- công ty sẽ là trung tâm thực hiện tổ chức phối hợp giữa các bên liên quan.
b. trách nhiệm của các bên:
- công ty:
trực tiếp điều hành, tổ chức phối hợp các cơ quan, hỗ trợ trong công việc kiểm tra giám định hàng hoá. lập và chứng thực các biên bản do các bên liên quan trong quá trình giám định yêu cầu.
nhóm 1: nhóm cơ quan kiểm tra giám định hàng hoá nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng mua bán ngoại thương. đó là: cơ quan giám định ngoại thương, giám định của bảo hiểm, đại diện cảng, hãng tàu và đại diện người mua. sự phối hợp của các cơ quan này nhằm kiểm tra việc thực hiện của các bên. kết quả của sự phối hợp này nhằm tạo nên các chứng từ thống nhất cần thiết cho việc khiếu nại đòi bồi thường sau này và làm giảm đến mức tối thiểu chi phí cho quá trình kiểm tra giám định gồm chi phí của nhân viên giám định, chi phí của nhân công bốc xếp thực hiện quá trình giám định và một số các chi phí khác.
- cơ quan bảo hiểm:
xác định mức độ tổn thức của hàng hoá và nguyên nhân gây ra tổn thất. cơ quan bảo hiểm chỉ chấp nhận yêu cầu giám định trong những trường hợp xảy ra tai nạn, có tổn thất và thuộc phạm vi trách nhiệm trong khi hợp đồng bảo hiểm còn hiệu lực.
đối tượng giám định là hàng hoá bảo hiểm có tổn thất chứ không phải hàng hoá nguyên kiện có nghi vấn về số lượng, phẩm chất mà không phải cẩn thận làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá bên trong kiện thì không thuộc trách nhiệm của công ty bảo hiểm. kết quả giám định của người giám định bảo hiểm là cơ sở để cơ quan bảo hiểm bồi thường thiệt hại cho người nhập khẩu trong phạm
vi trách nhiệm và cũng là cơ sở để người bảo hiểm khiếu nại các bên liên quan (người vận chuyển, người thứ ba khác...)
- cơ quan giám định ngoại thương:
phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện những cam kết và hàng hoá đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương. cơ quan này thực hiện giám định hàng hoá và kết quả giám định của họ về qui cách, số lượng, phẩm chất, bao bì... của hàng hoá ràng buộc những cam kết mà hai bên mua bán đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương. biên bản giám định của cơ quan này là cơ sở để người nhập khẩu khiếu nại người xuất khẩu về hàng hoá trong trường hợp cần thiết.
- đại diện hãng tàu:
đại diện hãng tàu sẽ cùng giám sát quá trình kiểm tra, giám định hàng bị tổn thất, chứng thực kết quả giám định của cơ quan giám định làm cơ sở để xác định lỗi gây ra tổn thất hàng hoá có thuộc về người vận chuyển hay không.
- đại diện cảng:
công ty ký hợp đồng xếp dỡ với cảng thì khi hàng hoá đến cảng, bộ phận quản lý cảng có trách nhiệm điều động công nhân, phương tiện của cảng dỡ hàng khỏi tàu. như vậy, cảng sẽ không chịu trách nhiệm về hàng hoá bên trong nếu bao, kiện, dai... hàng còn nguyên vẹn. việc có mặt của cảng trong quá trình kiểm tra giám định hàng hoá là để lập "biên bản xác nhận hàng hoá" thiếu hoặc thừa so với lược khai hàng hoá mà người xuất khẩu đã lập trong bản kê chi tiết hàng hoá (packing list) hoặc lập biên bản xác nhận hàng hoá bị đổ vỡ, hư hỏng trong quá trình xếp dỡ do công nhân cảng gây nên. như vậy cảng chỉ chịu trách nhiệm về việc rách vỡ bao kiện, dai hàng do cảng gây nên trong khi xếp dỡ.
nhóm 2:
nhóm cơ quan kiểm tra, giám định hàng hoá nhằm phục vụ cho việc giải quyết công việc thực hiện những văn bản luật pháp do nhà nước qui định. đó là cơ quan hải quan, cơ quan giám định do hải quan yêu cầu, cơ quan kiểm tra chất lượng nhà nước. các cơ quan này có nhiệm vụ kiểm tra việc chấp hành của công ty như chất lượng, số lượng, chủng loại hàng hoá xnk. sự phối hợp của các cơ quan này cuối cùng là việc giải quyết hoàn thành thủ tục hải quan và thông quan cho hàng nhập khẩu.
- cơ quan hải quan:
kiểm tra hàng hoá về số lượng, trọng lượng và cả phẩm chất. hàng hoá được hải quan kiểm tra khi dỡ hàng ra khỏi container và đối chiếu kiểm tra xem việc khai báo của công ty có đúng với thực tế hay không. công ty có thông báo cho hải quan về số lượng hàng đã ghi trên vận đơn nhưng vì một lý do nào đó không được
xếp lên tàu, hoặc xếp thừa so với khai báo khi người xuất khẩu gửi hàng. nếu trong trường hợp hàng thiếu thì công ty cần phải yêu cầu hải quan tính lại thuế và trừ ra số thuế của hàng hoá đã không đủ. nếu trong trường hợp hàng thừa và công ty (hay người nhập khẩu) tiếp nhận số hàng thừa đó thì phải tiến hành làm thủ tục hải quan và nộp thuế nhập khẩu cho số hàng thừa như một lần nhập khẩu.
đối với hàng nhập khẩu cần phải có giấy phép nhập khẩu, hải quan sẽ kiểm tra tính hợp pháp của lô hàng và đối chiếu với giấy phép nhập khẩu trong quá trình rút hàng ra khỏi container.
- cơ quan kiểm định chất lượng hàng hoá theo yêu cầu của hải quan.
cơ quan hải quan có quyền yêu cầu một cơ quan giám định mà bản thân họ tin tưởng để giám định hàng hoá trong những trường hợp sau:
+ nếu hải quan kiểm hoá bằng cảm quan không xác định được chất lượng hoặc số lượng, trọng lượng của hàng hoá.
+ khi hàng nk được một cơ quan, hay bộ quản lý chuyên ngành yêu cầu giám định chất lượng.
ví dụ: bộ gtvt qui định cho phép người nhập khẩu được nhập xe vận tải đã qua sử dụng nhưng chất lượng phải còn trên 80%. khi đó hải quan sẽ không xác định được như thế nào là một xe vận tải còn chất lượng trên 80%, tiêu chuẩn nào quy định điều đó, màu sơn hay tiếng nổ hay khói đen ở mức độ nào... hải quan có thể yêu cầu một cơ quan giám định chất lượng của nhà nước.
- cơ quan giám định chất lượng của nhà nước.
cụ thể là tổng cục đo lường chất lượng hàng hoá, có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch qui định của pháp luật về tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá, đảm bảo hàng hoá nhập khẩu phải an toàn không gây ra dịch bệnh hoặc thảm hoạ cho quốc gia. việc giám định của họ nhằm đảm bảo hàng nhập khẩu đủ tiêu chuẩn được lưu thông trên thị trường.
trong trường hợp sơ đồ 2 thì cơ quan giám định ngoại thương sẽ tiến hành kiểm tra giám định hàng hoá về tất cả các tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng, bao bì, đóng gói qui cách phẩm chất và mức độ tổn thất... và khi đó thì hàng hoá chỉ qua giám định một lần kết quả được tất cả các bên chấp nhận và công ty sẽ giúp cho người nhập khẩu giảm được đáng kể mọi chi phí so với việc phải kiểm tra giám định nhiều lần. và khi đó cơ quan giám định ngoại thương sẽ đảm nhận trách nhiệm giám định hàng hoá phục vụ tất cả các mục đích của công tác kiểm tra giám định.
còn nếu xảy ra như trường hợp sơ đồ 1 thì công ty phải cần bố trí đúng thời gian giám định, việc xếp dỡ hàng hoá chỉ xảy ra một lần mà tất cả các cơ quan đều
có thể giám định được, kết quả giám định của mỗi cơ quan phục vụ một mục đích riêng. do việc tổ chức thời gian, địa điểm kiểm tra giám định, sự phối hợp giữa các cơ quan giúp cho người nhập khẩu giảm được rất nhiều về chi phí và thời gian mà đảm bảo được yêu cầu của tất cả các bên liên quan.
trình tự kiểm tra giám định:
phương pháp kiểm tra chủ yếu là bằng cảm quan, bằng mắt thường quan sát đánh giá tình hình chung.
hàng trong tình trạng như thế nào? có dấu hiệu ẩm ướt, hư hỏng hay không? có vật gì lạ ngoài hàng hoá hay không?
- xem xét các bao hàng, thùng kiện, pallet trong container có được xắp xếp theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật dành cho loại hàng hoá đó hay không? các bao kiện, thùng (gỗ, carton) được xếp trong container có được chèn chặt, hoặc phải để rỗng bao nhiêu trên tầng... nếu hàng được xếp vào các pallet chồng lên nhau thì liệu cách xếp như vậy có đảm bảo được cho hàng hoá bên trong hay không? các pallet, thùng, kiện có đủ sức chịu đựng, có bị hư hỏng khi xếp chồng lên nhau hay không? thông qua sự đánh giá tình hình chung bên ngoài của hàng hoá thì người nk đã đóng hàng vào container theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật hay chưa? hàng hoá bị hư hỏng tổn thất là do nguyên nhân nào?
- việc kiểm tra quy cách, chủng loại và sơ bộ về chất lượng được tiến hành bằng phương pháp kiểm đại diện, trong mỗi container có thể tiến hành kiểm tra một số pallet, thùng đại diện.
đây là khâu quan tọng đối với người đại diện của cơ quan kiểm tra chất lượng nhà nước. dưới sự giám sát của hải quan và công ty, nhân viên của cơ quan giám định nhà nước có thể lấy mẫu mang về phòng thí nghiệm để kiểm định.
bất kỳ những chi tiết nào được đưa vào biên bản đều cần sự chứng thực của các bên tham gia. khi một bên phát hiện dấu hiệu bất thường và muốn lưu ý vào biên bản cũng phải có sự xác nhận của các bên khác thì sự lưu ý đó mới có giá trị.
công ty phải có trách nhiệm bao quát và cập nhật mọi vấn đề, đặc biệt là các văn bản được ban hành của cơ quan nhà nước, cần phải theo dõi, đôn đốc, yêu cầu các bên làm việc trung thực, đảm bảo các chứng từ được lập ra đầy đủ cơ sở pháp lý. hàng hoá được dỡ ra khỏi container có sự chứng kiến của các bên. có bao nhiêu kiện bị vỡ, rách, bó hàng bị đứt đai trong quá trình rút hàng đều được phản ánh bởi một nhân viên kiểm kiện. số liệu phản ánh này được các bên có mặt chứng thực. cán bộ giao nhận của công ty ghi lại đầy đủ các số liệu này để có sự điều chỉnh kịp thời khi có sự chênh lệch, không ăn khớp nào đó, sau mỗi đợt rút hàng, các bên
cần có sự đánh giá thống kê lại công việc đã thực hiện và lập biên bản để chứng nhận các vấn đề đã thống nhất.
một số chú ý trong quá trình giám định hàng nhập khẩu bị tổn thất: * kiểm tra ngoài bao bì cần chú ý:
- xem loại bao bì ký mã hiệu ngoài bao bì để xác định được đối lượng giám định. - ký hiệu đề phòng tổn thất ghi ngoài bao bì, phát hiện khả năng tổn thất có nguyên nhân do thiếu loại ký hiệu này.
- quy cách và chất lượng bao bì phù hợp với yêu cầu cần vận chuyển đường biển. - bao bì cũ/ mới (có phù hợp với tập quán và điều kiện mua bán vận chuyển không)
vật liệu làm ra bao bì (hàng hỏng có phải do khuyết điểm của nguyên vật liệu bao bì không).
- và các dấu hiệu khác cần phát hiện để tìm ra khả năng tổn thất là do bao bì hàng hoá hoặc còn do những nguyên nhân nào khác nữa.
* kiểm tra bên trong kiện hàng cần chú ý:
cách sắp xếp và bao bì hàng hoá bên trong kiện hàng cũng như vật liệu chèn lót (có phù hợp với tính chất hàng hoá không).
- tính chất hàng hoá.
- phát hiện dấu vết ướt, chỗ trống, vật lạ.
và các hiện tượng khả nghi khác để tìm ra nguyên nhân tổn thất có thể do: bao bì, chèn lót bên trong, đóng thiếu hàng hoặc nhầm hàng.
* phân loại tổn thất và xác định mức độ tổn thất:
sau khi phát hiện các dấu vết khả nghi bên ngoài và trong kiện hàng cần phân loại và xác định mức độ tổn thất, khi phân loại và xác định có thể tham khảo ý kiến của các chuyên viên mặt hàng được mời dự giám định.
việc xác định mức độ bị tổn thất phải chính xác, hợp lý và thiết thực, xác định riêng số lượng từng loại hàng thiếu; xác định riêng hàng hỏng với những mức độ thiệt hại khác nhau tuỳ theo hiện trạng hàng hoá. cân nhắc giá trị sử dụng và ước tính giá bán hàng kém phẩm chất để tránh hiện tượng giảm giá không phù hợp.
cần xác định tổn thất và mức độ giảm giá riêng khi hàng hỏng do những nguyên nhân khác nhau, thuộc các bên chịu trách nhiệm khác nhau và cần có sự