1. qui trình nhận hàng container nhập khẩu
1.2. ký booking note
sau khi lựa chọn tàu chuyên chở xong, công ty sẽ thông báo cho hãng tàu về lượng hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng và một số điều kiện khác để cùng hãng tàu thoả thuận và ký booking note.
booking note làm căn cứ, độ tin cậy và đồng thời là thông tin cho hãng tàu biết cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, cũng như các thông tin khác liên quan về lô hàng đó. về cơ bản nội dung của một booking note bao gồm các mục sau:
tên và địa chỉ của chủ hàng, người gửi hàng (shiper), người nhận hàng (consignee) hoặc theo lệnh của ai, địa chỉ thông báo. trong những mục trên, nếu thanh toán bằng l/c thì tên, địa chỉ thông báo phải được ghi hoàn toàn chính xác với
công ty đại lý hãng tàu (1 ) (2 ) (3 ) (4 )
l/c đến từng dấu phẩy, booking note là căn cứ lập b/l. nếu có sự sai lệch, ngân hàng sẽ không thanh toán cho người xuất khẩu gây ra khiếu nại, rắc rối sau này.
địa điểm xếp hàng (port of loading), dỡ hàng (port of discharge). trong booking note hai mục này được người giao nhận đề cập đến vì đây là căn cứ để tính cước của hãng tàu, do đó phải ghi chính xác và tính toán sao cho có lợi nhất.
* tên hàng hoá:
mô tả này phải sao y từ l/c để thuận lợi cho việc thanh toán. mô tả booking note có thể không chi tiết như trong l/c đôi khi cũng được chấp nhận nhưng phải chính xác vì đây là cơ sở để tính thuế xnk.
* giá cước vận chuyển:
được quyết định rất cụ thể trong booking note, bao gồm các yếu tố: đóng cước, đơn giá container, cước phí trả trước hay trả sau.
* số lượng, loại container:
đối với công ty, các mặt hàng uỷ thác giao nhận không cố định, điều này phụ thuộc vào từng lô hàng của chủ hàng uỷ thác cho công ty. do vậy, trong booking note phải ghi rõ container đóng loại hàng gì, bao nhiêu container, loại container, kích cỡ container. kèm theo đó phải ghi rõ nhiệt độ cần thiết của container khi chứa hàng. đây là mục tương đối quan trọng, vì nếu không ghi chú nhiệt độ, hàng hoá trong container sẽ không được đảm bảo chất lượng do hãng tàu không biết nhiệt độ phù hợp với hàng để cài đặt, đặc biệt là đối với mặt hàng thuỷ sản đông lạnh.
* các điều khoản khác:
booking note có giá trị như một hợp đồng vận chuyển xác nhận quyền và nghĩa vụ của công ty (trong trường hợp người xk, nk uỷ thác cho công ty) và chủ tàu, trên đó cũng ghi rõ mức cước cho lô hàng.
booking note không phải là chứng từ xuất trình. nó chỉ là một thoả thuận giữa người thuê vận chuyển và người vận chuyển, và chỉ có giá trị cho đến thời điểm vận đơn được cấp cho công ty. song, cần phải xác định mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của booking note đến việc lập b/l và đồng thời nó cũng là một căn cứ để nếu có xảy ra tranh chấp thì khiếu nại ai đúng, ai sai.
1.3. khai thuê thủ tục hải quan.
khai báo hải quan là một công đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hoá xnk, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà công ty có thực hiện việc khai thuê hải quan hay không. thông thường thì chủ hàng giao cho công ty làm trọn gói các dịch vụ,
nhưng cũng có trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục hải quan thì công ty chỉ thực hiện các công việc còn lại.
việc khai thuê hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. tuy người khai thuê hải quan được uỷ quyền hoặc có giấy giới thiệu đúng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh xnk, nhưng nếu người khai thuê không có giấy chứng nhận công nhận có đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do tổng cục hải quan cấp thì người khai thuê hải quan cũng không được phép thực hiện việc khai báo thủ tục hải quan.
đối với vietrans đà nẵng đã có đầy đủ chức năng và quyền hạn để thực hiện dịch vụ khai thuê hải quan thay mặt cho chủ hàng khai báo và làm thủ tục hải quan đối với hàng hoá xnk. ngoài ra, vietrans còn có địa điểm làm thủ tục hải quan ngoài cửa khẩu tại thọ quang, quận sơn trà với bộ phận hải quan làm việc ngay tại địa điểm thông quan cho các khâu nghiệp vụ: tiếp nhận và đăng ký lời khai, tính thuế cho hàng hoá xnk.
thông thường các công ty có nhu cầu xnk như sinaran, quốc bảo, nam phương khi họ uỷ thác giao nhận cho công ty thì họ sử dụng dịch vụ trọn gói của công ty và do đó công ty sẽ khai thuê hải quan cho họ và làm mọi thủ tục để nhận hàng, giá trị của dịch vụ khai thuê hải quan trong trường hợp này được tính luôn vào doanh thu giao nhận.
tuy nhiên cũng có 1 vài công ty chỉ sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan của vietrans nhưng không thường xuyên như công ty công trình giao thông 5, các khâu nghiệp vụ còn lại họ đều tự làm. trước đây thì đại lý hãng tàu viconship vẫn thường xuyên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan của vietrans để thực hiện dịch vụ giao nhận, nhưng từ năm 2000 trở lại đây họ đã ít dùng hơn dịch vụ này của vietrans và giá trị cũng không nhiều (khoảng từ 30 đến 50 bộ hồ sơ hải quan/năm). sau khi đã ký booking note xong, công ty tiến hành làm thủ tục hải quan liên quan đến lô hàng nhập khẩu nhằm mục đích xin phép hải quan được nhập lô hàng trên và đề nghị hải quan cử người đến giám sát và kiểm tra.
việc làm thủ tục hải quan được tiến hành trước ngày tàu đến để phòng trường hợp có những sự cố không lường trước xảy ra, người giao nhận có thể giải quyết nhanh chóng, không làm ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng.
thủ tục hải quan được tiến hành qua các bước sau:
1) điền vào tờ khai hải quan theo mẫu. hoàn thành bộ chứng từ và tính thuế cho hàng nk.
2) khai báo thủ tục hải quan (xuất trình bộ chứng từ)
4) hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực tế với khai báo.
5) thông quan cho hàng nhập khẩu (trong vòng 2 ngày nếu kiểm tra toàn bộ) hoặc trong vòng 1 ngày nếu kiểm tra đại diện).
tờ khai hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để hải quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hàng, phẩm cấp hàng, số lượng, trọng lượng hàng... để từ đó xác định hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế hay được miễn thuế, đồng thời nó cũng là cơ sở để hải quan giám sát khi hàng nhập khẩu qua biên giới.
trong tờ khai hải quan (hải quan/2002/nk), công ty ghi rõ đầy đủ mọi chi tiết liên quan đến lô hàng xnk, gồm 38 mục, trong đó 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. người khai thuê hải quan (công ty) phải điền vào 27 mục ở mặt trước, mục 25, 29 và 9 mục ở mặt sau do hải quan ghi, hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ hải quan sau khi đã đối chiếu xác nhận việc khai báo là hợp lệ và đầy đủ các chứng từ kèm theo (phù hợp với từng loại hình xnk).
đối với hàng hoá nk, bộ hồ sơ gồm có: - tờ khai hải quan hàng nk (2 tờ)
- bản kê chi tiết hàng hoá (2 tờ gồm :1 gốc + 1 bản sao) - hoá đơn (1 tờ gốc)
- hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao) - vận đơn (1 bản sao)
- giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), (chỉ cần cho những loại hàng được tính thuế suất ưu đãi)
- giấy phép xnk (chỉ cần cho những loại hàng hoá có hạn ngạch và chịu sự quản lý của bộ chuyên ngành)
- giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chuyên ngành (nếu có), ví dụ: văn hoá phẩm qua sở văn hoá thông tin.
- giấy phép ngành nghề kinh doanh.
nếu một lô hàng nk có từ 4 mặt hàng trở lên thì cán bộ lập chứng từ của công ty phải lập thêm phụ lục tờ khai, đóng dấu giáp lai với bản chính.
khi cán bộ của công ty xuất trình bộ hồ sơ hải quan, công chức hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. sau khi kiểm tra xong công chức hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực hiện đúng với thời gian như người khai đã đăng ký kiểm tra. việc kiểm tra hàng hoá chỉ được tiến hành sau khi lô hàng nk đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối không được
kiểm hoá hàng hoá xong rồi mới đăng ký tờ khai. chỉ được kiểm tra lô hàng ở cửa khẩu hoặc địa điểm ngoài khu vực cửa khẩu đã được hải quan qui định nhằm giám sát an toàn cho lô hàng. trong quá trình làm thủ tục hải quan, nếu do lỗi vô ý dẫn đến các công văn giấy tờ bị sai (số seal, số container bị viết nhầm), gặp trường hợp này, cán bộ của công ty không tự ý sửa chữa mà phải lập tức thông báo cho hãng tàu để họ tiến hành kiểm tra số seal, số container đúng thực tế và làm công văn cam kết sai số seal, số cont’ gửi đến cơ quan hải quan. khi có công văn này hải quan sẽ giải quyết theo luật định.
sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, công chức hải quan sẽ đóng dấu”đã hoàn thành thủ tục hải quan” vào tờ khai hải quan hàng nk và cán bộ của công ty sẽ nộp lệ phí hải quan.
nếu như hàng hoá được kiểm hoá ở khu vực ngoài cửa khẩu theo sự cho phép của hải quan, thì cơ quan hải quan sẽ giao cho cán bộ của công ty bộ hồ sơ hải quan và thông báo thuế để cán bộ công ty xuất trình cho hải quan giám sát cửa khẩu cho kiểm hoá và thông quan cho hàng hoá đúng như trong tờ khai.
1.4. hoàn thành bộ chứng từ nhận hàng nk
bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động nk vì nó là cơ sở để làm các thủ tục như: thủ tục hải quan, thủ tục với cảng, với đại lý hãng tàu, đồng thời nó cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng nk và cũng là cơ sở để người nk thanh toán cho người xk.
đối với công ty vietrans, khi nhận được sự uỷ thác của chủ hàng nk, công ty sẽ tự hoàn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.
với những loại hàng hoá có hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của các bộ chuyên ngành thì người nk phải xin được giấy phép nk sau đó trao lại cho công ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuê hải quan, còn nếu người nk uỷ thác toàn bộ quá trình nk hàng hoá cho công ty thì công ty sẽ có thể phải trực tiếp xin được giấy phép nk cho chủ hàng nk.
khác với hoạt động xk, người xk phải trực tiếp lập các chứng từ như: hoá đơn thương mại (invoice), bản kê chi tiết hàng hoá (packing list), xin giấy chứng nhận xuất xứ (certificate of original)... từ khi đóng hàng vào container và gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động nk, công ty (và cả người nk) sẽ không trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đó thông qua bộ chứng từ mà công ty nhận được từ người xk.
công việc còn lại của công ty là nhận bộ chứng từ do người xk gửi qua ngân hàng, sau khi chủ hàng nk đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh toán bằng
l/c) hoặc do người xk gửi thẳng cho người nk và lập lại những chứng từ cần thiết bằng tiếng việt để làm thủ tục hải quan và thủ tục nhận hàng với cảng.
bộ chứng từ mà công ty nhận được từ phía người xk gồm có: - vận đơn đường biển (bill of lading)
- hoá đơn thương mại (invoice)
- bản kê chi tiết hàng hoá (packing list) - phiếu gửi hàng.
- giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hoá được tính thuế ưu đãi) - giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu có)
- giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có).
khi nhận được bộ chứng từ nói trên,cán bộ giao nhận của công ty sẽ tiến hành lập packing list bằng tiếng việt. sau đó khi nhận được thông báo tàu đến và thông báo nhận hàng (notice of arrival và shiping advice), cán bộ giao nhận của công ty sẽ lấy giới thiệu từ ban giám đốc công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của công ty 3 bản lệnh giao hàng d/o (delivery order) khi cán bộ giao nhận của công ty xuất trình vận đơn gốc (bill of lading of original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của công ty.
khi đã có đầy đủ những chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương công ty sẽ hoàn thành bộ chứng từ để làm thủ tục hải quan.
bộ hồ sơ làm thủ tục khai thuê hải quan gồm có:
- tờ khai hải quan hàng nk (theo mẫu của tổng cục hải quan) - vận đơn gốc (bill of original)
- hoá đơn thương mại (invoice) - bản kê chi tiết hàng hoá (2 tờ) - giấy phép nk
- giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có)
- hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao và 1 bản bằng tiếng việt) - giấy phép hành nghề kinh doanh
mọi thủ tục hải quan được tiến hành như phần 3.
lưu ý rằng trước khi tàu đến, công ty sẽ phải hoàn thành mọi thủ tục với hải quan, với cảng để khi tàu đến công ty mới có thể nhận hàng theo đúng thông báo của hãng tàu. nếu như có sự chậm trễ nhận hàng thì công ty sẽ bị phạt theo điều khoản thưởng phạt của hãng tàu và chủ tàu.
khi đã hoàn thành mọi thủ tục với hải quan và tàu đã cập cảng thì công ty sẽ làm thủ tục với cảng trước 1 ngày khi tàu đến để cùng với cảng nhận hàng từ tàu.
1.5. dỡ hàng và giao hàng cho chủ hàng nk
sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng nk
(1) nếu hàng hoá phải lưu kho của công ty
(2) nếu hàng hoá không phải lưu kho của công ty.
để cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến cảng, cán bộ giao nhận của công ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận lệnh giao hàng d/o ( delivery order). khi cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận của công ty phải xuất trình vận đơn gốc (bill of lading original) và lệnh giao hàng (d/o) cho chủ tàu để nhận hàng.
trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của công ty cùng với cán bộ cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: biên bản dỡ hàng (cor: cargo on receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (roroc: report on receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất.
đối với hàng hoá nhập bằng container, khi tàu đến cảng thì không cần lập biên bản giám định hầm hàng. tuy nhiên cũng có một số trường hợp bắt buộc phải lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số hàng hoá yêu cầu phải được bảo quản trong một điều kiện môi trường nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đông lạnh là hai trường hợp điển hình, bởi vì đối với hai loại hàng hoá này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu không sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: hàng rau quả tươi sống tức là còn dưỡng khí, hút co2 và nhả o2, hơi nước, những chất hay mùi và khí nóng. sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt độ tới hạn” gần với những điểm đông kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hoá bị hư hỏng hoàn toàn. do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám
công ty