3.1. bộ máy quản lý của công ty: a. cơ cấu tổ chức:
sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
quan hệ trực tuyến: quan hệ chức năng:
b. chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: b.1. phòng tổ chức cán bộ - hành chính quản trị:
- quản lý hồ sơ cán bộ, sắp xếp bộ máy, mở rộng, thu hẹp nhân sự do yêu cầu công việc của cơ quan.
- quản lý nhân sự tham mưu cho giám đốc trong việc đào tạo cán bộ, giải quyết các chính sách cho cbcnv.
b.2. phòng kế toán tài vụ:
tổng hợp dự án tài chính, kế hoạch thu chi ngoại tệ, kế hoạch dự tữ tài chính phối hợp các phòng ban thực hiện quản lý đúng mức các chế độ thu chi, kiểm tra kết toán tài chính đúng thời hạn qui định và phục vụ kinh doaqnh có hiệu quả.
thực hiện hạch toán kết quả kinh doanh rõ ràng, chính xác theo định kỳ và yêu cầu đột xuất, thực hiện hạch toán hàng năm đầy đủ.
b.3. phòng tnt:
chuyên cung cấp các dịch vụ chuyển phát nhanh (expre wordwide) các bộ chứng từ (cons), tài liệu, hàng mẫu đi toàn thế giới. với phương thức từ “bàn đến bàn”, tnt expre wordwide sẽ đảm trách toàn bộ các cung đoạn từ: nhận- chuyển- phát hàng, kể cả các thủ tục hành chính hải quan. giám đốc p. tổ chức hành p.giám đốc p.kế toán tài vụ phòn g tnt p.kd dịch vụ xnk phòn g v.tả i phòn g tổng hợp p.kd kho ngoạ i
b.4. phòng kinh doanh dịch vụ xnk:
- tham mưu cho ban giám đốc về các lĩnh vực kinh doanh nghiên cứu thị trường, quản lý hàng hoá cũng như thực hiện nhiệm vụ cung tiêu, ngoài ra phòng này còn làm nhiệm vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu của ban giám đốc cty.
tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể trong nước, ngoài nước, xnk theo uỷ quyền của bộ thương mại và của tổng công ty vietrans việt nam, giao nhận hàng hoá tại các cảng, ngoài ra còn tham mưu cho giám đốc thực hiện liên doanh theo đối tác, chấp hành luật pháp của nhà nước cũng như các qui định của bộ thương mại.
nghiên cứu thông tin về cung cầu, giá cả hàng hoá, thực hiện liên doanh thuộc lĩnh vực các mặt hàng của công ty, hướng dẫn kiểm tra giám sát các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty.
làm dịch vụ vận chuyển hàng hoá trong và ngoài nước (thuê tàu) làm các dịch vụ khai thuê hải quan cho hàng hoá xnk, giao nhận hàng hoá xnk tại cảng và kho hàng.
b.5. phòng vận tải quá cảnh:
thuê tàu biển vận chuyển hàng hoá xnk, lập bộ chứng từ, hoá đơn vận đơn... hoàn thành các thủ tục về vận chuyển hàng hoá.
b.6. phòng kinh doanh kho hàng: (kho thông quan, ngoại quan, kho nội điạ) làm công tác lưu giữ bảo quản hàng hoá xnk hoặc thực hiện một số dịch vụ đối với hàng hoá từ nước ngời đưa vào theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữa công ty và chủ hàng dưới sự giám sát của hải quan.
chủ kho bảo quản hàng hoá trong kho chờ xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, hàng hoá chờ chuyển tiếp đi nước ngoài hoặc chờ làm thủ tục hải quan nhập khẩu. quản lý hàng hoá nghiêm ngặt, mỗi lần xuất nhập khẩu hàng đều phải mời hải quan niêm chì quản ký.
b.7. phòng tổng hợp:
tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực: kế hoạch tổng hợp, kỹ thuật quản lý, xây dựng cơ bản và công tác đầu tư phát triển. xây dựng kế hoạch dài hạn, tổng hợp so sánh kết quả hàng năm và kế hoạch ngắn hạn. hướng dẫn kiểm tra xây dựng các luận chứng kinh tế tham mưu cho giám đốc lựa chọn đối tác kinh doanh. xây dựng các qui tắc, qui chế định mức kinh tế phụ thuộc chức năng tham mưu của phòng. dự thảo các hợp đồng kinh tế tổ chức pháp chế theo đúng pháp luật.
c . mối quan hệ giữa các phòng ban:
các phòng kinh doanh dịch vụ xnk, tnt, vận tải quá cảnh quan hệ với kế toán, tổ chức soạn thảo hợp đồng thương mại, uỷ thác giao nhận, được sự tham gia đóng góp ý kiến của các phòng khác, sau đó giám đốc ký hợp đồng, sau một thương vụ thanh quyết toán tại phòng kế toán, giám đốc chỉ đạo chung các hoạt động của các phòng, ban trong cty để thực hiện hoạt động nhịp nhàng hiệu quả.
nhìn chung, với cơ cấu tổ chức hiện nay công ty có khả năng điều hành mọi hoạt động có hiệu quả để thực hiện hoạt động của mình. đội ngủ cán bộ từ lãnh đạo các phòng ban đến các nhân viên, các nhiệm vụ trong công tác quản lý chuyên môn và các hoạt động kinh doanh, thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng cơ quan, có sự phù hợp giữa trình độ quản lý và nhân viên.