4.1 KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH THÁNG 03/2014 TẠI CÔNG TY TNHH THỦY SẢN BIỂN ĐÔNG
4.1.1 Kế toán hoạt động sản xuất, kinh doanh
a) Đặc điểm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng của Công ty bao gồm doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu bán hàng xuất khẩu các sản phẩm chế biến từ cá tra.
- Phương thức bán hàng: Công ty sử dụng bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng. Căn cứ vào đơn đặt hàng của đối tác hoặc hợp đồng bán hàng đã ký, Công ty sẽ tiến hành thuê dịch vụ vận chuyển chuyển hàng đến kho của đối tác hoặc một địa điểm được quy định trong hợp đồng.
Chi phí vận chuyển sẽ được thỏa thuận với đối tác trước khi giao hàng.
- Phương thức thanh toán tiền hàng: tùy thuộc vào thỏa thuận giữa khách hàng và Công ty sao cho phương thức thanh toán được thỏa thuận thống nhất và có lợi cho cả hai bên. Tại công ty có hai phương thức thanh toán tiền hàng chủ yếu là: Phương thức thanh toán ngay và thanh toán trả chậm.
+ Phương thức thanh toán ngay: Theo thỏa thuận của công ty với khách hàng mà tiền hàng được trả trước hoặc sau khi giao hàng. Phương thức thanh toán ngay gồm hai cách: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản (thanh toán bằng ủy nhiệm chi).
+ Phương thức thanh toán trả chậm: áp dụng với những khách hàng cũ của Công ty, đối với các hợp đồng xuất khẩu hoặc các khách hàng được bảo lãnh bởi các ngân hàng uy tín. Hợp đồng thanh toán tiền hàng trong trường hợp này là trả chậm trong 30 ngày kể từ ngày nhận hàng. Khi đến thời hạn nộp tiền khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Đối với hợp đồng xuất khẩu thì sử dụng thư tín dụng trong thanh toán tiền hàng.
b) Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Tài khoản cấp 2 của 511:
32
- TK 5111 – Doanh thu bán hàng nội địa - TK 5112 – Doanh thu bán hàng xuất khẩu c) Chứng từ và sổ sách sử dụn
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn bán hàng thông thường; hóa đơn xuất khẩu;
hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu số 01GTKT-3LL); các chứng từ kế toán liên quan khác: phiếu nhập kho hàng trả lại,...
Sổ sách sử dụng:
- Sổ nhật ký chung Mẫu số S03a-DN
- Sổ nhật ký bán hàng Mẫu số S03a4-DN
- Sổ cái tài khoản 511 Mẫu số S03b-DN
- Và một số sổ cái có liên quan: 131 chi tiết theo khách hàng,...
d) Luân chuyển chứng từ
Với hình thức bán hàng là bán buôn qua kho trình tự luân chuyển chứng từ gồm:
+ Bộ phận bán hàng (phòng kinh doanh xuất nhập khẩu): sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng cho Công ty qua email hoặc nhận trực tiếp. Và xét duyệt đơn đặt hàng của khách hàng. Quá trình xét duyệt gồm: đối chiếu số dư công nợ (nếu là khách hàng cũ), tìm hiểu khách hàng (nếu là khách hàng mới). Nếu đơn đặt hàng được xét duyệt, sẽ tiến hành lập hợp đồng bán hàng và lệnh bán hàng. Hợp đồng bán hàng được lập thành 03 liên: liên 01 lưu tại bộ phận bán hàng, liên 02 chuyển cho phòng kế toán, liên 03 giao cho khách hàng. Lệnh bán hàng được lập thành 02 liên: liên 01 lưu tại bộ phận bán hàng, liên 02 được chuyển đến kho.
+ Kế toán doanh thu: khi nhận được hợp đồng bán hàng (liên 03), kế toán liến hành lập hóa đơn GTGT thành 03 liên: liên 01 lưu tại đây, liên 02 chuyển sang cho kế toán phải thu, liên 03 giao cho bộ phận kho. Căn cứ liên 02 hóa đơn GTGT tiến hành ghi sổ nhật ký bán hàng. Và sau đó liên 01, 02 hóa đơn GTGT lưu tại đây.
+ Kho: sau khi nhận được liên 03 lệnh bán hàng, liên 03 hóa đơn GTGT. Thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu và tiến hành lập phiếu xuất kho, ghi thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 03 liên: Liên 03 phiếu xuất kho cùng với hàng, liên 03 hóa đơn GTGT sẽ được bàn giao cho bộ phận gửi hàng;
liên 02 phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán; còn liên 01 phiếu xuất kho và liên 02 lệnh bán hàng lưu tại đây.
+ Bộ phận gửi hàng (phòng kinh doanh xuất nhập khẩu): sau khi nhận được hàng và liên 03 phiếu xuất kho thì tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng với số lượng trên phiếu xuất kho. Nếu khớp đúng, tiến hành gửi hàng.
+ Bộ phận kế toán phải thu: căn cứ liên 02 hóa đơn GTGT nhận được từ bộ phận kế toán doanh thu chuyển sang, tiến hành ghi sổ chi tiết nợ phải thu theo từng khách hàng.
+ Kế toán tổng hợp: căn cứ phiếu xuất kho liên 02, sổ nhật ký bán hàng, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ doanh thu bán hàng: (Phụ lục 02) e) Nghiệp vụ doanh thu bán hàng
Trong tháng 03/2014, nghiệp vụ doanh thu bán hàng của Công ty tương đối nhiều. Nhưng chủ yếu có các dạng điển hình sau:
(1) Ngày 02/03/2014, xuất kho cá tra cắt khúc 60-120(g/pc) theo phiếu xuất kho số 000253 số lượng 11.200 kg, giá xuất kho 51.149 đồng/kg bán cho Công ty cổ phần Nam Việt theo hóa đơn GTGT số 000245. Giá bán 53.110 đồng/kg, VAT = 10%. Khách hàng chưa thanh toán. Chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt theo phiếu chi số 000267, đơn giá 7.200.000 đồng, VAT = 10%.
Chứng từ doanh thu phát sinh: (Phụ lục 03) - Hóa đơn GTGT số 000245
(2) Ngày 05/03/2014, xuất kho 19.500 kg cá tra fillet đông lạnh, theo phiếu xuất kho số 000284, để gửi đi xuất khẩu cho Công ty Gulf Cetral Co Ltd. Giá xuất kho 51.210 đồng/kg. Giá bán theo hóa đơn xuất khẩu số 0000191 là 2,46 USD/kg, thuế xuất khẩu 0%. Tỷ giá thực tế là 21.036 đồng/USD. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 15.000.000 đồng (chưa bao gồm 10% VAT) chi bằng tiền mặt theo phiếu chi số 000281.
Chứng từ doanh thu phát sinh: (Phụ lục 03) - Hóa đơn xuất khẩu số 0000191
(3) Ngày 11/03/2014, nhận được thông báo về lô hàng xuất khẩu ngày 05/03/2013 đã được tiêu thụ. Khách hàng chưa thanh toán.
Chứng từ doanh thu phát sinh:
- Hóa đơn xuất khẩu số 0000191(Phụ lục 03) - Xác nhận thông quan
Bảng 4.1 Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng của Công ty tháng 03/2014 Đơn vị tính: đồng
Số hiệu Ghi Nợ
Ghi Có
TK 111 TK 112 TK 131
5111 150.148.500 12.692.688 960.760.345 2.123.609.115
5112 - - 198.421.109.445 199.421.109.445
Tổng cộng 150.148.500 12.692.688 199.381.869.790 201.544.718.560
34
f) Kế toán chi tiết
Căn cứ hóa đơn GTGT số 000245 tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản 5111, và căn cứ vào hóa đơn xuất khẩu số 0000191 tiến hành ghi sổ 5112 (Phụ lục 04).
g) Kế toán tổng hợp
Sau khi được dùng để ghi sổ chi tiết của tài khoản 511, các hóa đơn GTGT số 000245 và hóa đơn xuất khẩu số 0000191 tiến hành ghi sổ nhật ký chung (Phụ lục 05).
Và sau đó là ghi sổ cái tài khoản 511:
4.1.1.2 Kế toán giá vốn hàng bán a) Đặc điểm giá vốn hàng bán
CÔNG TY TNHH THỦY SẢN BIỂN ĐÔNG Mẫu số: S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Địa chỉ: lô II, 18B1-18B2, khu công nghiệp Trà Nóc II,
phường Phước Thới, quận Ô Môn, thành phố Cần Thơ
SỔ CÁI (trích) Tháng 03 Năm 2014
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ Số hiệu tài khoản: 511
Đơn vị tính: Đồng Ngày
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh Số hiệu Ngày
chứng từ Nợ Có
Số dư đầu tháng 0
Số phát sinh trong tháng
02/03 HĐ-335 02/03 Doanh thu bán hàng cho công ty Nam Việt
131 594.832.000
11/03 HĐXK-
0000191 05/03 Doanh thu bán hàng cho Gulf Cetral Co Ltd
131 1.009.096.920
… … … ... … … ...
31/03 31/03 Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh
911 201.544.718.560 Cộng phát sinh cuối
kỳ 201.544.718.560 201.544.718.560
Số dư cuối kỳ 0
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký,họ tên, đóng dấu)
Tại công ty ACI giá vốn hàng bán được tính theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn. Vì vậy mỗi lần xuất kho kế toán tiến hành tính lại giá vốn hàng bán.
Căn cứ vào số hàng tồn và hàng nhập trong kỳ kế toán sẽ tính đơn giá bình quân tại thời điểm xuất kho theo của từng mặt hàng đúng công thức:
Đơn giá xuất kho lần thứ i =
Trị giá hàng hóa tồn
đầu kỳ + Trị giá hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i Số lượng của hàng
tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trước lần xuất i
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
- Tài khoản cấp 2 của tài khoản 632: 6321 – Thành phẩm c) Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng: Phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, biên bản vận chuyển, phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT),...
Sổ sách sử dụng:
- Sổ nhật ký chung Mẫu số S03a-DN
- Sổ cái tài khoản 632 Mẫu số S03b-DN
- Sổ chi tiết tài khoản 632: Công ty mở sổ 6321 – Thành phẩm, cho 07 mặt hàng sản phẩm của mình.
d) Luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán
- Luân chuyển chứng từ mua nguyên liệu sản xuất
+ Bộ phận mua hàng (trực thuộc kho): sẽ tiếp nhận phiếu yêu cầu nguyên liệu từ các phân xưởng sản xuất. Tiến hành xét duyệt, tiến hành mua hàng từ các hộ nông dân đã bao tiêu sản phẩm.
+ Kế toán kho: khi hàng được chuyển đến Công ty, kế toán kho căn cứ phiếu yêu cầu nguyên liệu đã được duyệt và hóa đơn được gửi đến cùng hàng tiến hành lập phiếu nhận hàng thành 02 liên. Liên 01 phiếu nhận hàng được dùng để ghi sổ nhật ký mua hàng và lưu tại đây. Liên 02 phiếu nhận hàng, cùng với hóa đơn, phiếu yêu cầu hàng đã được duyệt được chuyển sang cho Kế toán công nợ.
+ Kế toán công nợ: nhận được bộ chứng từ mua hàng, kế toán công nợ tiến hành đối chiếu và ghi sổ chi tiết công nợ phải trả theo khách hàng. Bộ chứng từ thanh toán ghi sổ xong sẽ được chuyển sang cho kế toán thu chi để tiến hành thanh toán.
+ Kế toán thu chi: nhận được bộ chứng từ mua hàng, kế toán thu chi tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết công nợ phải trả theo nhà cung cấp, và tiến hành xét duyệt công nợ phải trả. Nếu đủ điều kiện thanh toán: thời hạn chiết
36
khấu (đối với nhà cung cấp là một công ty),…tiến hành lập phiếu chi thành 03 liên. Liên 01, 02 được dùng để ghi sổ nhật ký chi tiền và lưu lại cùng với bộ hồ sơ mua hàng. Liên 03 cùng với tiền được chuyển đến nhà cung cấp.
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán: (Phụ lục 02) e) Nghiệp vụ giá vốn hàng bán
Trong tháng, tương ứng với các nghiệp vụ doanh thu bán hàng đặc trưng có các nghiệp giá vốn hàng bán sau:
(1) Ngày 02/03/2014, xuất kho cá tra cắt khúc 60-120(g/pc) theo phiếu xuất kho số 000253 số lượng 11.200 kg, giá xuất kho 51.149 đồng/kg bán cho Công ty cổ phần Nam Việt theo hóa đơn GTGT số 000245.
Chứng từ giá vốn phát sinh: (Phụ lục 02) - Phiếu xuất kho số 000253
(2) Ngày 05/03/2014, xuất kho 19.500 kg cá tra fillet đông lạnh, theo phiếu xuất kho số 000284, để gửi đi xuất khẩu cho Công ty Gulf Cetral Co Ltd. Giá xuất kho 51.210 đồng/kg.
Chứng từ giá vốn phát sinh:
- Phiếu xuất kho số 000284
Tổng giá vốn hàng bán của Công ty tháng 03/2014: tổng giá vốn của 7 mã hàng sản phẩm cá tra phi lê, cá tra cắt khúc,...
Nợ TK 6321 - 173.030.990.445 Có TK 155 - 173.030.990.445 f) Kế toán chi tiết
Căn cứ phiếu xuất kho số 000253 và 0000284 kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tài khoản 6321 (Phụ lục 04).
g) Kế toán tổng hợp
Các phiếu xuất sau khi được dùng để ghi sổ chi tiết tài khoản 6321, sẽ được dùng để ghi vào:
- Sổ nhật ký chung (Phụ lục 04)
- Sổ cái tài khoản 632
4.1.1.3 Kế toán chi phí bán hàng
a) Đặc điểm chi phí bán hàng tại Công ty
Với hình thức bán là bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng nên chi phí bán hàng của Công ty phát sinh khá nhiều. Gồm các nội dung như: chi phí dịch vụ thuê ngoài, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng,...
b) Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng - Tài khoản cấp 2 của tài khoản 641:
TK 6411 – Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412 – Chi phí nhiên liệu, sửa chữa TK 6414 – Chi phí khấu hao tài sản cố định
CÔNG TY TNHH THỦY SẢN BIỂN ĐÔNG Mẫu số: S03b-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Địa chỉ: lô II, 18B1-18B2, khu công nghiệp Trà Nóc II,
phường Phước Thới, quận Ô Môn, thành phố Cần Thơ
SỔ CÁI (trích) Tháng 03 Năm 2014 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Số hiệu tài khoản: 632
Đơn vị tính: Đồng Ngày
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số phát sinh Số hiệu Ngày
chứng từ Nợ Có
Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng
02/03 PXK-253 02/03 Xuất thành phẩm bán cho công ty CP Nam Việt
155 572.868.800 05/03 PXK-284 05/03 Xuất thành phẩm
xuất khẩu 155 998.595.000
… … … … … … …
31/03 31/03 Kết chuyển xác định
kết quả kinh doanh 911 173.030.990.445
Cộng phát sinh cuối
kỳ 173.030.990.445 173.030.990.445
Số dư cuối kỳ
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) (Ký,họ tên, đóng dấu)
38
TK 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418 – Chi phí bán hàng bằng tiền khác c) Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng: phiếu chi (Mẫu số 02-TT); giấy báo Nợ; phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT); hóa đơn GTGT; bảng thanh toán tiền lương; bảng phân bổ khấu hao TSCĐ;...
Sổ sách sử dụng:
- Sổ nhật ký chung Mẫu số S03a-DN
- Sổ cái tài khoản 641 Mẫu số S03b-DN
- Sổ chi tiết tài khoản 641
d) Luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng
- Bộ phận mua hàng (trực thuộc kho): sẽ tiếp nhận phiếu yêu cầu hàng hóa, dịch vụ từ các phân xưởng sản xuất. Tiến hành xét duyệt, tiến hành lập đơn đặt hàng gửi đến các công ty cung cấp dịch vụ tương ứng.
- Kế toán công nợ: nhận được bộ chứng từ mua hàng, kế toán côn. Bộ chứng từ thanh toán ghi sổ xong sẽ được chuyển sang cho kế toán thu chi để tiến hành thanh toán.
- Kế toán thu chi: nhận được bộ chứng từ mua hàng, kế toán thu chi tiến hành đối chiếu với sổ chi tiết công nợ phải trả theo nhà cung cấp, và tiến hành xét duyệt công nợ phải trả. Nếu đủ điều kiện thanh toán: thời hạn chiết khấu (đối với nhà cung cấp là một công ty),…tiến hành lập phiếu chi thành 03 liên.
Liên 01, 02 được dùng để ghi sổ nhật ký chi tiền và lưu lại cùng với bộ hồ sơ mua hàng. Liên 03 cùng với tiền được chuyển đến nhà cung cấp.
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng (đối với dịch vụ mua ngoài):
Chú thích:
NCC: Nhà cung cấp BP YC: Bộ phận yêu cầu HĐ: Hóa đơn
- Lưu đồ luân chuyển chứng từ chi phí bán hàng (đối với dịch vụ mua ngoài):
Hình 4.1 Lưu đồ chi phí bán hàng e) Nghiệp vụ chi phí bán hàng
Nghiệp vụ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ điển hình:
(1) Ngày 02/03/2014, xuất kho cá tra cắt khúc 60-120(g/pc) theo phiếu xuất kho số 000253 số lượng 11.200 kg, giá xuất kho 51.149 đồng/kg bán cho Công ty cổ phần Nam Việt theo hóa đơn GTGT số 000245. Chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt theo phiếu chi số 000267, đơn giá 7.200.000 đồng, VAT = 10%.
Chứng từ chi phí bán hàng phát sinh: (Phụ lục 03) - Phiếu chi số 000267
(2) Ngày 05/03/2014, xuất kho 19.500 kg cá tra fillet đông lạnh, theo phiếu xuất kho số 000284, để gửi đi xuất khẩu cho Công ty Gulf Cetral Co Ltd. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 15.000.000 đồng (chưa bao gồm 10%
VAT) chi bằng tiền mặt theo phiếu chi số 000281.
Chứng từ chi phí bán hàng phát sinh:
- Phiếu chi số 000281
40
(3) Ngày 28/03/2014, tiến hành phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. Số tiền phân bổ: 19.751.600 đồng.
Chứng từ chi phí bán hàng phát sinh:
- Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 03/2014
(4) Ngày 30/03/2014, kế toán tiến hành tính lương, các khoản trích theo quy định và tiến hành phân bổ cho bộ phận quản lý doanh nghiệp. Tổng số tiền 549.861.274 đồng.
Chứng từ phát sinh:
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 03/2014 (Phụ lục 03)
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương tháng 03/2014 f) Kế toán chi tiết
- Căn cứ phiếu chi số 000267, 000281 kế toán tiến hành ghi sổ tài khoản 6417 (Phụ lục 04).
- Căn cứ bảng phân bổ TSCĐ tháng 03/2014, kế toán tiến hành ghi sổ khoản 6414 (Phụ lục 04).
- Căn cứ bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 03/2014, kế toán tiến hành ghi sổ tài khoản 6411 (Phụ lục 04).
g) Kế toán tổng hợp
- Các phiếu chi 000267, 000281 và bảng khấu hao TSCĐ 03/2014, bảng ng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội tháng 03/2014 được dùng để ghi sổ nhật ký chung (Phụ lục 04).
- Ghi sổ cái tài khoản 641 (Phụ lục 06).
4.1.2 Kế toán hoạt động tài chính