CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM NÂNG CAO KHẢ NĂNG CẠNH TRANH TRONG ĐẤU THẦU XÂY DỰNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP VÀ ĐẦU TƯ SÔNG ĐÀ 3.1. Mục tiêu phát triển của Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà đến năm 2016
3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của Công ty Cổ phần Xây lắp và Đầu tư Sông Đà trong đấu thầu xây dựng
3.2.4. Giải pháp về nâng cao kỹ năng lập hồ sơ dự thầu
Kỹ năng lập hồ sơ dự thầu là hết sức quan trọng, nó đóng vai trò quyết định đến việc nhà thầu dự thầu có trúng thầu hay không. Do vậy, hồ sơ dự thầu phải được lập hết sức cẩn thận, chặt chẽ, hợp lý, tuân theo các quy định của pháp luật và đảm bảo yêu cầu phải hoàn thành trong một thời gian có hạn quy định trong hồ sơ mời thầu. Để nâng cao năng lực xây dựng hồ sơ mời thầu, đổi mới và hoàn thiện kỹ năng lập hồ sơ dự thầu, Công ty cần thực hiện
một số giải pháp cơ bản sau:
1. Tăng cường công tác tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích thông tin
Đất nước ta hiện đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hoá, các công trình xây dựng đang diễn ra ở khắp mọi nơi. Thông tin là yếu tố mang ý nghĩa sống còn đối với mỗi doanh nghiệp. Do vậy, Công ty phải tăng cường tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích thông tin về các dự án, các đối thủ cạnh tranh mà Công ty đang quan tâm. Nắm bắt và xử lý thông tin về dự án, về đối thủ cạnh tranh để xây dựng hồ sơ dự thầu là một việc làm có ý nghĩa hết sức quan trọng, tác động lớn đến việc thắng thầu ở các dự án. Để làm tốt công tác này, Công ty cần giao nhiệm vụ tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích thông tin về các dự án, gói thầu, về các đối thủ cạnh tranh cho bộ phận tiếp thị đấu thầu thuộc phòng Kinh tế - Đầu tư, làm tốt các việc sau:
- Tăng cường tìm kiếm thông tin từ các chủ đầu tư. Thông thường các nhà thầu tiếp cận được thông tin từ chủ đầu tư và các dự án chủ yếu thông qua hồ sơ mời thầu. Đây là nguồn thông tin rất quan trọng, liên quan đến gói thầu mà nhà thầu cần xử lý. Công ty phải giữ mối liên hệ, quan hệ tốt với các chủ đầu tư truyền thống và mở rộng quan hệ với các chủ đầu tư khác, chủ động tìm kiếm và khai thác thông tin. Phải nắm bắt được quy hoạch xây dựng cụ thể của từng khu vực, từng địa phương trong từng giai đoạn cụ thể, xác định được mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch hàng năm của các bộ, ngành, địa phương trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, thông qua các trang tin điện tử về đầu tư, báo Đấu thầu để tiếp cận thông tin;
- Tăng cường thu thập, cập nhật thông tin về các đối thủ cạnh tranh, phải phân tích được những điểm mạnh, điểm yếu của những nhà thầu đó khi tham gia đấu thầu, từ đó cân nhắc, quyết định đưa ra các giải pháp cụ thể trong quá trình xây dựng hồ sơ dự thầu;
- Tăng cường thu thập thông tin về địa điểm thực hiện dự án. Đó là các thông
tin như: vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội, giao thông, thông tin liên lạc, điện, nước, các nhà cung ứng vật tư, lao động phổ thông, khả năng khai thác vật liệu địa phương,…. Những thông tin này sẽ là cơ sở cho việc lập biện pháp tổ chức thi công, công nghệ và tiến độ thi công, phương án cung cấp vật tư, xác lập giá dự thầu.
2. Nâng cao chất lượng lập hồ sơ dự thầu
Việc xây dựng hồ sơ dự thầu hết sức quan trọng nhưng lại diễn ra trong một thời gian ngắn, đòi hỏi cần phải được những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện. Để xây dựng bộ hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng, cần quan tâm đến một số yếu tố sau:
- Đảm bảo tính pháp lý của bộ hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu phải đảm bảo tính pháp lý, đây là yếu tố quan trọng hàng đầu, bởi vì chủ đầu tư sẽ loại ngay những bộ hồ sơ không đảm bảo tính pháp lý mà không cần xem xét các nội dung khác của nhà thầu đưa ra. Để tránh việc hồ sơ dự thầu bị loại vì không đảm bảo tính pháp lý, ngoài việc nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật về đấu thầu xây dựng, bộ phận lập hồ sơ dự thầu phải nghiên cứu kỹ các yêu cầu, quy định của hồ sơ mời thầu do bên mời thầu đặt ra;
- Đảm bảo tính kỹ thuật của hồ sơ dự thầu, đây là một yếu tố hết sức quan trọng phản ánh chất lượng hồ sơ dự thầu. Trên cơ sở thông tin thu thập được về dự án, bộ phận kỹ thuật sẽ lập hồ sơ đề xuất các giải pháp kỹ thuật, tiến độ thi công theo yêu cầu của bên mời thầu. Hồ sơ kỹ thuật phải thể hiện được đầy đủ và hoàn chỉnh các nội dung sau:
+ Mặt bằng tổ chức thi công: Với một sơ đồ tổ chức thi công được bố trí hợp lý về lán trại, kho bãi tập kết vật liệu, máy móc, các hướng, các mũi thi công sẽ đảm bảo được tiến độ thi công và có cơ hội để giảm giá thành;
+ Phương án sử dụng máy móc: Trong một dự án xây dựng thường có nhiều hạng mục công việc khác nhau, mỗi hạng mục công việc thường đòi hỏi
sử dụng một loại máy móc khác nhau do đó cần phải có phương án thiết kế, phối hợp đưa thiết bị vào thi công sao cho vừa đúng như yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ thiết kế, vừa đảm bảo sử dụng đúng tiến độ để tận dụng hết công suất của máy móc thiết bị, đảm bảo hiệu quả kinh tế cao;
+ Vật tư, vật liệu, nhân công: Đây là nhân tố có tính quyết định đến giá thành, chất lượng và tiến độ thi công công trình. Đối với các công trình xây dựng thì việc tìm kiếm các nguồn nhân công lao động, vật liệu xây dựng tại địa phương để đẩy nhanh tiến độ thi công, giảm giá thành là một trong những yếu tố quan trọng. Cần phải lên kế hoạch cung cấp vật tư theo đúng tiến độ thi công và nờu rừ nguồn gốc, chất lượng vật liệu như yờu cầu của hồ sơ mời thầu. Đưa ra các biện pháp kiểm tra chất lượng vật liệu trước khi đưa vào thi công;
+ Bám sát hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công để đề xuất biện pháp thi công theo trình tự các phần việc, công nghệ thi công của từng hạng mục cụ thể và các biện pháp xử lý các phát sinh trong quá trình thi công, có tính khả thi cao.
Biện pháp tổ chức thi công sẽ quyết định đến giá thành công trình, giá dự thầu;
+ Lập tiến độ thi công: Tiến độ thi công và biện pháp thi công có mối quan hệ mật thiết với nhau. Từ biện pháp thi công và phương án sử dụng máy móc thiết bị sẽ xây dựng được tiến độ thi công. Mặt khác, từ tiến độ thi công định trước phải tìm biện pháp thi công thích hợp để đáp ứng được tiến độ đó;
+ Hồ sơ dự thầu phải nêu lên được các biện pháp an toàn lao động, an toàn giao thông, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường. Tuỳ theo từng công trình cụ thể mà có biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, một số nguyên tắc mà công trình nào cũng phải đáp ứng đó là: Trang bị cho công nhân kiến thức về an toàn lao động, các thiết bị bảo hộ lao động, kiến thức về phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường.
- Phải xây dựng được giá dự thầu hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu của Chủ đầu tư, có tính cạnh tranh, khả năng thắng thầu cao nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh của nhà thầu;
- Đảm bảo tính mỹ thuật, tính chính xác của hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu phải được trình bày một cách khoa học, đảm bảo tính kỹ thuật và mỹ thuật.
Để làm được điều này, Công ty nên chuyên môn hóa công tác lập hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu có nhiều nội dung khác nhau do đó cần phải chia nhỏ từng nội dung để đạt được hiệu quả và chất lượng của hồ sơ dự thầu, đáp ứng tiến độ lập hồ sơ. Vì thế cần phải có những cán bộ phụ trách từng nội dung và phải là những cán bộ có năng lực và kinh nghiệm trong việc lập hồ sơ dự thầu, tổ chức thi công, đội ngũ cán bộ làm công tác này phải thường xuyên học hỏi kinh nghiệm của các nhà thầu trong và ngoài nước về xây dựng hồ sơ dự thầu.
Mặt khác, cần tiến hành việc kiểm tra, rà soát lại hồ sơ dự thầu trước khi nộp cho bên mời thầu để đảm bảo không xảy ra lỗi, sai sót.
3. Xây dựng giá dự thầu hợp lý
Qua nghiên cứu các hồ sơ mời thầu xây dựng ở Việt Nam cũng như quốc tế thì giá dự thầu là một trong những tiêu chí quan trọng để chủ đầu tư đánh giá, xem xét trúng thầu. Giá dự thầu là yếu tố mang tính chất quyết định đối với việc giành thắng lợi hay thất bại trong đấu thầu xây dựng.
a. Giảm giá dự thầu:
Giảm giá dự thầu là một biện pháp khá phổ biến đối với các nhà thầu hiện nay thường áp dụng. Để có thể giảm được giá thành xây lắp, bắt buộc các nhà thầu phải tính toán, phân tích và quyết định các lợi thế cũng như các điểm yếu của mình để đưa ra được mức giá hợp lý, có khả năng thắng thầu cao nhưng phải đảm bảo thực hiện dự án có lãi khi trúng thầu.
Để làm tốt công tác này, đòi hỏi Công ty cần phải xây dựng một đội ngũ cán bộ, chuyên gia có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm về kinh tế
xây dựng, định giá và tổ chức thi công.
Giá dự thầu được tính theo công thức:
GDT = VL + NC + M + C + TL + VAT ( 3.1 ) Trong đó:
GDT : giá dự thầu VL : chi phí vật liệu NC : chi phi nhân công M : chi phí máy thi công C : chi phí chung
TL : thu nhập chịu thuế tính trước VAT: thuế giá trị gia tăng đầu ra
Căn cứ vào các yếu tố cấu thành nên giá dự thầu, Công ty cần đề ra biện pháp để tiết kiệm các chi phí, từ đó xác định giá dự thầu hợp lý nhất. Công ty có thể áp dụng các biện pháp để giảm giá dự thầu, cụ thể như sau:
* Giảm giá mua vật liệu đầu vào:
- Khi dự thầu, Công ty cần khảo sát kỹ giá vật liệu tại khu vực xây dựng công trình, tìm các đối tác cung ứng vật liệu có mức giá hợp lý. Công ty có thể sử dụng giá thực tế để tính giá dự thầu vì giá vật liệu trong đơn giá xây dựng cơ bản thường không sát với thực tế;
- Quan hệ tốt với nhà cung ứng để khai thác giá bán của họ. Công ty cũng nên có phương án cung ứng vật liệu cho nhiều công trình thi công một lúc để mua một khối lượng lớn nguyên vật liệu để được giảm giá;
- Sử dụng vật liệu tại địa phương (nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng), khai thác tối đa công suất của thiết bị vận chuyển để giảm chi phí vận chuyển vật liệu.
* Giảm chi phí nhân công:
- Thuê lao động phổ thông tại địa phương đối với những công việc đơn giản mà lao động phổ thông có thể làm được;
- Thiết kế tổ chức thi công hợp lý, giảm số thời gian nhân công nghỉ đợi việc, gián đoạn công việc;
- Sử dụng đan xen thợ bậc thấp để giảm chi phí tiền lương, giảm chi phí nhân công.
* Giảm chi phí máy móc thi công:
- Lựa chọn các tổ hợp máy thi công có công suất phù hợp với tính chất công việc trong lập dự toán và tổ chức thi công, tối đa công suất sử dụng máy móc thiết bị, tiết kiệm nguyên liệu, năng lượng phục vụ cho máy thi công;
- Sử dụng, bảo quản tốt, luân chuyển các dụng cụ thi công như cột chống, ván khuôn,… cho các hạng mục công việc, tránh lãng phí.
* Giảm chi phí chung:
Chi phí chung bao gồm: chi phí quản lý tại công trình và chi phí quản lý tại công ty. Công ty có thể giảm chi phí chung khi thực hiện cùng một lúc nhiều công trình để giảm chi phí quản lý cấp công ty. Vì vậy, khi lập giá dự thầu, Công ty có thể giảm chi phí chung bằng cách chỉ tính chi phí quản lý tại công trình (giảm hệ số chi phí chung).
b. Lựa chọn giá dự thầu hợp lý:
Công ty cần xây dựng các phương án đưa ra giá dự thầu hợp lý, lựa chọn phương án xây dựng giá thông qua việc xác định mức giá cao nhất, mức giá thấp nhất và dự kiến mức giá dự thầu có thể trúng.
Mức giá cao nhất Gmax được xác định trên cơ sở dự toán theo bản vẽ thiết kế thi công trong hồ sơ mời thầu.
Mức giá thấp nhất Gmin là mức giá tối thiểu mà nhà thầu có thể bù đắp được các chi phí đã bỏ ra. Trong thực tế, nhiều khi nhà thầu phải chấp nhận trúng thầu công trình với giá Gmin để giải quyết việc làm cho đội ngũ lao động
của mình.
Giá trúng thầu dự án là mức giá hợp lý nằm giữa Gmax và Gmin. Theo lý thuyết, giá trúng thầu không thể cao hơn mức giá trần và thấp hơn mức giá sàn. Do vậy, nhà thầu luôn phải lựa chọn mức giá bỏ thầu hợp lý nhằm đảm bảo vừa trúng thầu vừa có lợi nhuận, khoảng giá dự thầu sẽ là:
Gmax ≥ GDT ≥ Gmin ( 3.2 ) Trong đó:
- Gmax: Mức giá tối đa - Gmin: Mức giá tối thiểu - GDT: Mức giá dự thầu
Giá dự thầu do nhà thầu đưa ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố như địa điểm thực hiện dự án, tình trạng khấu hao máy móc, công nghệ thi công và các mục tiêu của nhà thầu đặt ra khi tham dự đấu thầu và thực hiện dự án.
Căn cứ vào tình hình thực tế khi tham gia đấu thầu một gói thầu cụ thể, nhà thầu đưa ra các mục tiêu sau đây để lựa chọn phương án giá dự thầu:
- Đạt lợi nhuận tối đa;
- Đạt lợi nhuận trung bình;
- Đạt lợi nhuận ở mức thấp;
- Tạo việc làm cho người lao động, phát triển mở rộng thị trường.
3.2.5. Một số giải pháp hỗ trợ nâng cao năng lực cạnh tranh